Аудит расчетов с покупателями и заказчиками

Любой бизнесмен что-то продает: товары, продукцию, услуги, а иногда — все это вместе. Именно выручка от реализации и позволяет компании генерировать прибыль, да и вообще функционировать. Поэтому достоверность учета в этой области напрямую влияет на безопасность бизнеса. Рассмотрим, как следует проводить аудит учета расчетов с покупателями и заказчиками.

Цели и задачи аудита

Аудит вообще решает задачу подтверждения достоверности учета. Но т.к. дело касается взаимодействия с контрагентами и выручки, то у проверки появляются и другие специфические цели. Контроль расчетов с покупателями состоит из следующих основных разделов:

• анализ договорной базы;

• проверка правильности оформления первички;

• контроль за переносом сводных данных о расчетах в учетные регистры;

• анализ задолженности;

• проверка ценовой политики.

  Подробнее

Компания может как проводить аудит покупателей самостоятельно, так и обращаться в специализированные фирмы.

Как выбрать аудиторскую компанию и почему рейтинг крупнейших не единственный критерий?

Кроме того, организация аудита расчетов с покупателями и заказчиками обязательна для отдельных категорий компаний. Это уже упомянутые представители крупного бизнеса, а также акционерные общества, финансовые организации и т.п.

Методика аудита расчетов с покупателями

Любая проверка начинается с инвентаризации. Аудит расчетов с заказчиками и покупателями — не исключение. Методика здесь проста — каждому контрагенту направляется акт сверки.

При проверке первички максимально точный результат достигается при использовании сплошного метода, т.е. анализа каждого документа. Но для средних и крупных компаний это часто невозможно физически.

План аудита также обычно включает в себя и анализ задолженности: по контрагентам, регионам, срокам и т.п.

Порядок проведения проверки

План ревизии расчетов с покупателями состоит из следующих этапов:

1. Анализ общих документов
   В первую очередь рассматривают учетную политику. В ней должны быть отражены особенности ведения всех разделов учета, в т.ч. и касающихся расчетов с поставщиками. Но обычно в компании существуют и другие документы, регулирующие процесс реализации. Это различные прайс-листы, регламенты предоставления скидок и т.п.
2. Изучение договоров
   Факт заключения сделки можно подтвердить и без оформления стандартного договора, например, путем оплаты по счету или по накладной. Но в большинстве случаев, чтобы избежать возможных конфликтов, компании все-таки формируют типовые документы. А иногда их необходимо составлять по закону, например, при экспорте.
3. Контроль первички
   При заполнении счетов-фактур нельзя отклоняться от правил, установленных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Остальные отгрузочные документы (накладные, акты выполненных работ, счета и т.п.) компания может разработать самостоятельно, с учетом требований ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
4. Проверка расчетов с покупателями
   Здесь необходимо сопоставить данные компании и сведения от контрагентов (акты сверки). Также на этом этапе осуществляется контроль правильности отражения в учете первичных документов.
5. Анализ просрочки
   Нужно выявить причины возникновения просроченной задолженности и наметить способы ее закрытия. Также следует отдельно проверить наличие безнадежных долгов и правильность их списания.
6. Анализ цен реализации
   В каждой компании существуют регламенты, регулирующие работу с покупателями. При анализе расчетов следует проверить всегда ли коммерческие службы соблюдают их.

Какие ошибки могут быть выявлены в ходе аудита

После выполнения программы аудита проверяющие составляют акт, в котором могут быть отражены следующие нарушения:

• Отсутствие необходимых документов. Здесь речь идет в первую очередь о договорах, в тех случаях, когда они необходимы.
• Нарушения при заполнении первички. Возможно использование форм, не утвержденных законом или отсутствие необходимых реквизитов в самостоятельно разработанных документах.
• Ошибки в учете расчетов. Отклонения могут возникать как при взаимодействии с контрагентами, так и внутри компании. Например, это могут быть утеря документов при пересылке или технические ошибки при отражении данных первички в учете.
• Неверное исчисление НДС. Здесь особенно важно помнить о переходном периоде, связанном с ростом ставки НДС с 01.01.2019.
• Нарушения сроков оплаты или отгрузки. Причиной могут быть как халатность сотрудников, так и объективные факторы: недостаток средств или проблемы производственного характера.
• Нарушения порядка ценообразования, предоставления отсрочек и т.п. Отклонения от существующих прайс-листов могут возникнуть как из-за невнимательности, так и вследствие умышленных действий специалистов коммерческих служб.

Решения по итогам проверки

Технические ошибки исправляются достаточно просто. Если, например, в накладной нет подписи покупателя, то достаточно направить ему запрос и получить оформленный документ (конечно, если контрагент в принципе не оспаривает сумму).

Когда же искажены учетные данные — ситуация сложнее. Если отчет еще не утвержден, то ошибки, можно исправить задним числом. Но если баланс уже сдали, то изменения следует вносить текущим годом (ПБУ 22/2010).

Налоговые ошибки ведут к необходимости корректировать декларации. При занижении налога придется доплатить пени, а при завышении — нужно подготовить пояснения для налоговиков, которые обязательно заинтересуются декларацией с уменьшенной суммой. Если вы сами нашли ошибку, которая привела к переплате, сдавать уточненку не обязательно. Но во многих случаях это единственный способ вернуть переплату.

Как вернуть переплату по налогам юридических лиц?

Просроченная дебиторка может появиться как из-за невнимательности специалистов, так и вследствие объективных причин — финансовых трудностей контрагента. Нужно выяснить ее причину и принять решение: провести принудительное взыскание или предоставить покупателю дополнительную отсрочку.

При возникновении просроченной кредиторки по полученным авансам также нужно уточнить ее причины. Это могут быть трудности, связанные с производством или логистикой. Когда проблема будет ясна, нужно связаться с контрагентом и согласовать меры по закрытию долга.

Отклонения от прайс-листов — это не бухгалтерское нарушение. Если все документы оформлены корректно, то здесь задним числом изменить уже ничего нельзя. Возможно только наказать виновных и принять меры для недопущения подобных ситуаций в будущем, т.е. усилить внутренний контроль.

Как избежать проблем в учете

Бухгалтерский учет и аудит расчетов с заказчиками скрывает в себе немало подводных камней.

Взаимодействие с покупателями — основа любого бизнеса. Поэтому проверка достоверности учета в этой области имеет особое значение.

Заказать услугу