Обычно бухгалтерию в компании ведет штатный бухгалтер, но одного специалиста может не хватать для своевременного и качественного выполнения всех задач. В результате бизнесу приходится искать замену или самостоятельно решать возникшие вопросы.
Чтобы обеспечить непрерывную работу бухгалтерии и получить доступ к дополнительной экспертизе, компания может обратиться за бухгалтерскими услугами к сторонней организации.
Рассказываем, что такое бухгалтерский аутсорсинг, какому бизнесу он полезен, и как выбрать компанию для ведения бухучета, чтобы не столкнуться с претензиями со стороны налоговой.
Что такое бухаутсорсинг
Бухгалтерский аутсорсинг — это организация и ведение бухгалтерского учета сторонней компанией, которая полностью или частично выполняет функции бухгалтерии заказчика, оставаясь юридически самостоятельной.
Бухгалтерский аутсорсинг позволяет бизнесу законно вести предпринимательскую деятельность без претензий со стороны контролирующих органов и без найма штатных сотрудников. Это выгодно фирмам, которые не хотят собирать собственную бухгалтерию и зависеть от наемных работников.
Какому бизнесу полезен бухгалтерский аутсорсинг
Потребность в бухгалтерском аутсорсинге может возникнуть у компаний разного масштаба и профиля. Тем не менее, есть предприятия, которые прибегают к услугам сторонних компаний и специалистов для ведения бухгалтерии чаще всего.
Стартапы
Передача бухгалтерии на аутсорсинг позволяет начинающему бизнесу сосредоточиться на управлении бизнесом и его развитии. Предпринимателю не нужно самому разбираться в нюансах бухучета или нести ответственность за ошибки — все задачи берут на себя профессиональные бухгалтеры с профильным образованием и опытом.
Малые и средние предприятия
Малые и средние компании часто передают бухгалтерский учет на аутсорсинг, поскольку объем бухгалтерских задач может меняться в зависимости от текущих потребностей бизнеса. При этом держать в штате специалистов на полный объем работы бывает нерационально.
Аутсорсинг позволяет передать внешней компании весь бухгалтерский учет или отдельные участки и привлекать специалистов в зависимости от фактического объема и состава задач.
Холдинги
Часто к услугам сторонних бухгалтерских фирм прибегают группы компаний. Обычно у холдингов уже есть сформированная команда, поэтому на аутсорс отдают не весь бухгалтерский учет, а его отдельные участки. Крупные предприятия передают сторонним специалистам узкие и специфические задачи, которые требуют профильных знаний и опыта: обработка первички, авансовые отчеты или расчеты зарплат.
Компании в специфических нишах
Если бизнес ведет деятельность в сложной, специфической сфере, например, занимается импортом и экспортом или производством пищевых продуктов, его бухгалтерский учет осложняется дополнительными факторами. Государство предъявляет к таким компаниям особые требования по уплате налогов и сборов, а также обязывает предоставлять дополнительную отчетность, что повышает риск ошибок в учете.
Бухгалтеры на аутсорсе обычно знают нюансы ведения учета в разных нишах, так как работают с самыми разными клиентами, и могут подготовить документацию с учетом специфической деятельности фирмы. В результате компания может не тратить ресурсы на самостоятельное изучение всех требований законодательства.
Кейс: как мы сэкономили 20 млн рублей на налогах IT-компании EXBO
Одна из самых специфичных отраслей — IT-бизнес, которому доступны льготы по налогам и взносам. Эти льготы нужно регулярно подтверждать и отслеживать соответствующие критерии компании, чтобы не «слететь» с льготы.
Так, для одного нашего клиента, разработчика игр EXBO, мы взяли на себя всю работу с льготами [1], включая контроль документов по доходам и расходам компании.
Благодаря нашим внутренним регламентам? мы обнаружили ошибку в данных контрагентов и предотвратили потерю льгот, а также переплату налогов:
по налогу на прибыль — около 6 млн рублей;
по НДС для российского ПО — около 14 млн рублей.
Сезонный бизнес
Сезонному бизнесу: отелям, туроператорам и агрокомплексам бухгалтер нужен только на период финансовой активности. В остальное время содержать специалиста в штате невыгодно, поэтому предприятия прибегают к бухгалтерскому аутсорсингу.
В каких случаях используют бухгалтерский аутсорсинг
Необходимость в бухгалтерском аутсорсинге может возникнуть по множеству причин. Чаще всего к этому приводят следующие факторы:
штатный бухгалтер не может продолжить работу из-за увольнения или болезни;
сотрудники допустили ошибку в ведении бухучета, и бизнес получил штраф или блокировку счета;
в компании нет ресурсов для найма штатных бухгалтеров;
компания не может нагрузить штатного сотрудника работой и переплачивает за простои;
сотрудники или подрядчики стали иметь претензии к штатной бухгалтерии;
команда бухгалтеров не справляется с объемом работы, не владеет достаточными знаниями, опытом или ресурсами для ведения бухучета;
бухгалтеров заподозрили в мошенничестве;
компания резко нарастила обороты и не успела нанять достаточное количество сотрудников;
бухгалтерия работает по устаревшим методам, не отслеживает изменения в законодательстве и не адаптируется к новым условиям;
учет усложнился(например, появился НДС), поэтому к квалификации бухгалтера теперь предъявляются более высокие требования.
Часто к аутсорсингу бухгалтерии обращаются, когда штатные специалисты некачественно выполняют работу: медленно работают, совершают ошибки и упускают важные детали. Еще одна причина — в бизнесе изначально нет сформированного штата бухгалтеров или их ресурсов не хватает для ведения учета.
Кейс: как главбух «завалил» переход с УСН на ОСНО и чуть не подставил компанию на 6 млн рублей
Один наш клиент превысил лимиты по упрощенке и перешел на ОСНО. Гендиректор заподозрил, что главбух не справился с переходом и обратился к нам за инициативным аудитом. В рамках этой процедуры мы проверяем, все ли в порядке с учетом и не несет ли компания финансовых потерь.
В итоге главбух действительно неправильно перевел компанию на новую систему. Что обнаружили:
20 млн ₽ неоплаченной «дебиторки»;
50 млн ₽ неучтенных расходов.
Неучтенные доходы и расходы могли бы привести к переплате налога на прибыль на сумму 6 млн рублей. К счастью, команда 1С-WiseAdvice взяла компанию на обслуживание [2], подала корректирующую отчетность и уберегла клиента от переплат и проверок.
Кто выполняет услуги по бухгалтерскому аутсорсингу
На рынке внештатного учета существует устойчивая терминологическая путаница. Слово «аутсорсинг» часто ошибочно используют как синоним любой удаленной работы, подменяя им наем обычных фрилансеров-бухгалтеров.
Однако в строгом бизнес-понимании удаленный бухгалтер и системный аутсорсинг — это две принципиально разные модели.
Удаленный бухгалтер или аутсорсинговая компания: в чем разница
Юридическая и финансовая ответственность
При работе с частным бухгалтером ответственность за ошибки определяется договором и статусом исполнителя. У профессиональной аутсорсинговой компании условия ответственности также фиксируются в договоре, однако дополнительным уровнем защиты может быть действующий полис страхования ответственности.
Взаимозаменяемость специалистов
При работе с частным бухгалтером бухгалтерский учет зависит от одного специалиста, а в аутсорсинговой компании за ведение учета отвечает команда. При необходимости задачи могут быть перераспределены между разными специалистами, что позволяет организовать замену и поддерживать непрерывность работы.
Экспертиза
Опыт частного бухгалтера ограничен его собственной практикой. При аутсорсинге же компания получает доступ к специалистам с разным опытом и компетенциями. Сложные вопросы могут решаться с привлечением профильных экспертов, например, налоговых специалистов или методологов по разным видам учета.
Резюмируя
Удаленный бухгалтер — это лишь формат организации рабочего места (альтернатива креслу в офисе).
Полноценный аутсорсинг — это модель организации бухгалтерской функции, при которой внешняя компания берет на себя выполнение согласованного объема задач, обеспечивает необходимую экспертизу, ресурсы и непрерывность процессов.
Категории исполнителей на рынке бухгалтерского аутсорсинга
Компании могут передавать бухгалтерский учет на сторону разным исполнителям. У каждого формата свои особенности, возможности и ограничения.
Частные специалисты
Самозанятые бухгалтеры, ИП и специалисты, работающие по договору ГПХ. Как правило, учет ведет один человек, поэтому объем задач и доступная экспертиза зависят от его опыта и ресурсов. При временном отсутствии специалиста компании может потребоваться самостоятельно организовать замену и передачу дел.
Бухгалтерские и аутсорсинговые компании
Специализированные компании, которые передают задачи команде бухгалтеров и других профильных специалистов. Это могут быть небольшие и средние бухгалтерские фирмы, которые обычно работают со штатными командами из нескольких специалистов. Или крупные аутсорсинговые компании, которые располагают большим штатом и строят свою работу на формализованных процессах, распределении функций между сотрудниками и использовании специализированных ИТ-систем.
Онлайн-сервисы и автоматизированные решения
Сервисы, которые позволяют частично или полностью автоматизировать ведение бухгалтерского учета. Например, бухгалтерские сервисы банков, которые интегрированы с расчетным счетом и автоматизируют часть учетных операций. Или сервисы онлайн-бухгалтерии, где пользователь самостоятельно вносит данные, а система автоматизирует расчеты и подготовку отчетов.
Возможности таких сервисов зависят от конкретного продукта.
Компании смежного профиля
Аудиторские, юридические и консалтинговые компании могут предлагать ведение бухгалтерского учета как дополнительную услугу. Такой формат может быть удобен бизнесу, которому одновременно требуется бухгалтерская, налоговая, аудиторская или юридическая экспертиза.
Виды бухгалтерского аутсорсинга
Компания может передать внешнему исполнителю весь комплекс бухгалтерских функций или только отдельные участки — в зависимости от своих задач и потребностей.
Какие услуги входят в бухгалтерский аутсорсинг
Бухгалтерский аутсорсинг может включать разные направления работы — от обработки первичных документов до общения с налоговой службой. В зависимости от задач бизнеса отдельные услуги оказываются самостоятельно или объединяются в комплексное обслуживание.
Расчет зарплаты, отпускных, больничных и других выплат, а также связанных с ними налогов и взносов.
Оформление кадровых документов и ведение кадрового учета.
Подготовка платежей, контроль расчетов.
Прочие услуги: восстановление учета, консультации и другие услуги в зависимости от задач компании.
На аутсорсинг можно передать один или несколько участков, чтобы разгрузить бухгалтера
Команда 1С-WiseAdvice может взять на себя какой-то один участок учета, чтобы освободить время штатного бухгалтера для других задач. Например, аутсорсинг расчета зарплаты с многоуровневым контролем выплат.
Полный аутсорсинг бухгалтерии
Полный или комплексный бухгалтерский аутсорсинг — это полная передача бухгалтерского учета в руки сторонней организации. Услуга также называется «бухгалтерией под ключ». При полном бухгалтерском аутсорсинге все задачи по бухучету в бизнесе выполняют специалисты бухгалтерской фирмы. Штатные бухгалтеры при такой схеме работы обычно отсутствуют.
Выборочный аутсорсинг
Почти всегда инициатором передачи части бухгалтерских задач сторонним специалистам выступает главный бухгалтер.
У него есть множество причин отдавать функции на аутсорс:
недостаток знаний и компетенций в узких областях бухгалтерского учета;
нежелание расширять штат, участвовать в процессах найма и адаптации персонала, заниматься мотивацией сотрудников;
недостаток технологий из-за ограниченных материальных возможностей бизнеса;
желание делегировать механические функции, чтобы сосредоточиться на стратегических задачах бизнеса с позиции финдиректора;
необходимость в сторонней экспертизе, которая поможет избежать ошибок;
потребность разделить с исполнителем ответственность за ведение особо сложных или высокорисковых участков бухгалтерии.
В зависимости от собственной специфики компания выбирает, какие функции оставить штатным сотрудникам, а какие — делегировать бухфирме. Каким-то предприятиям может временно потребоваться дополнительная помощь с бухгалтерией, в таком случае также полезно воспользоваться аутсорсингом.
Передайте бухгалтерский учет в 1C-WiseAdvice — профессиональную аутсорсинговую компанию
Входим в ТОП-3 бухгалтерских провайдеров России по версии RAEX
Часто бухгалтеров на аутсорсе используют, чтобы закрыть определенный участок бухгалтерии под руководством главного бухгалтера фирмы. Но бывает и противоположная ситуация, когда бизнес оставляет своим сотрудникам только рядовые задачи, а бухгалтерский менеджмент передает сторонней организации.
Обычно потребность в главном бухгалтере на аутсорсинге возникает, когда:
прежний главбух резко заболел или уволился;
компания долго и безрезультатно ищет главного бухгалтера в штат;
в компании не налажены процессы, связанные с бухучетом, отсутствуют стандарты и регламенты;
качество ведения бухгалтерского учета страдает из-за недостатка сильного управленца;
все процессы бухгалтерии держатся на одном человеке, который разрывается между множеством задач.
Главный бухгалтер на аутсорсе берет на себя управление всеми процессами в бухгалтерии. Он организует работу штатных специалистов таким образом, чтобы задачи выполнялись в срок и без ошибок. Главбух также внедряет в бизнес-процессы стандарты и регламенты, которые упрощают труд штатных специалистов.
Бухгалтерское консультирование
У предпринимателей почти всегда есть вопросы, которые касаются разных аспектов бухгалтерии: налогообложения, кадрового учета или валютного контроля. Поэтому в рамках бухгалтерского аутсорсинга подрядчик предоставляет не только услуги по бухучету, но и информационную поддержку бизнеса.
Обычно бухгалтерские фирмы включают экспертную поддержку в дополнение к ведению бухучета и не берут дополнительной платы за информацию. Однако важно узнать, в каком объеме будет предоставляться консультирование по договору обслуживания.
Ниже представили, в какой ситуации подойдет тот или иной вид аутсорсинга:
Вид аутсорсинга
Кому подойдет (пример)
Полный аутсорсинг бухгалтерии
Импортеру товаров из России в Китай. Аутсорсер поможет такой компании не только вести стандартные операции, но и решить сложные задачи учета, например, возмещение НДС, оформление таможенных деклараций и т. д.
Частичный аутсорсинг
Сети общественного питания с сотрудниками в разных регионах можно передать расчет зарплаты на аутсорсинг для снижения затрат на штатную бухгалтерию и упрощения начисления выплат сотрудникам, рассредоточенным по всей стране.
Функция главного бухгалтера
У международных банков есть жесткие требования к ведению бухгалтерии в своих филиалах и представительствах в разных странах. Для контроля множества регламентов головной организации филиал может передать функцию главного бухгалтера на аутсорсинг — такой же уровень управления и проверки будет затратно организовать своими силами.
Консультации по бухгалтерии и смежным вопросам
Обычно за консультациями обращаются фирмы с усложненным учетом и льготами: IT-компании, экспортеры/импортеры, компании с госзаказами и т. д.
Непрерывность работы: при болезни, отпуске или увольнении одного специалиста задачи можно перераспределить между сотрудниками аутсорсинговой компании.
Экономия на инфраструктуре: при аутсорсинге компании не нужно самостоятельно приобретать специализированное ПО, оборудование и организовывать рабочие места для бухгалтеров.
Многопрофильная экспертиза: в бухгалтерских компаниях работают специалисты разных профилей: бухгалтеры, специалисты по расчету зарплаты, налоговые консультанты, юристы и другие эксперты.
Ответственность: ответственность аутсорсинговой компании за ошибки и причиненные ими убытки определяется законодательством и условиями договора.
Гибкий состав услуг: компания может передать на аутсорсинг весь бухгалтерский учет или отдельные участки и менять состав услуг в зависимости от своих задач и потребностей.
Контроль сроков: сроки выполнения работ и ответственность за их соблюдение фиксируются в договоре.
Масштабируемость команды: при изменении объема задач аутсорсинговая компания может перераспределить ресурсы или привлечь дополнительных специалистов.
Меньше кадровых задач: компания не занимается поиском, наймом и адаптацией бухгалтеров, а также организацией их рабочих мест.
Технологическая инфраструктура: аутсорсинговые компании используют специализированные программы и ИТ-системы для ведения учета, обмена документами, контроля сроков и других рабочих процессов.
Что учесть при переходе на бухгалтерский аутсорсинг
Перед переходом на бухгалтерский аутсорсинг у бизнеса могут возникнуть вопросы, связанные с безопасностью данных, ответственностью подрядчика, сроками и стоимостью услуг. Большинство из них можно оценить еще до заключения договора.
Риск утечки данных
Важно заранее убедиться, что у подрядчика выстроена система управления информационной безопасностью: определены правила доступа к данным, защищен обмен документами и предусмотрены меры для предотвращения утечек.
Материальные риски
В договоре на обслуживание обычно прописывают ответственность подрядчика за ошибки, возникшие по его вине, и условия компенсации причиненных убытков. Дополнительным уровнем защиты может быть действующий полис страхования ответственности. При выборе подрядчика стоит проверить перечень покрываемых рисков, размер страхового покрытия и срок действия полиса.
Срывы сроков
Несвоевременная подготовка документов или отчетности может создать проблемы для бизнеса. Поэтому до начала работы важно уточнить, как подрядчик контролирует сроки, распределяет задачи между специалистами и организует замену сотрудников при их отсутствии.
Репутационные риски
Ошибки в бухгалтерском и налоговом учете могут повлиять не только на финансовые показатели, но и на деловую репутацию компании. При выборе подрядчика стоит оценить его опыт работы с компаниями похожего профиля, состав команды и порядок внутреннего контроля качества.
Непрозрачное ценообразование
На этапе выбора не всегда очевидно, какие работы входят в стоимость обслуживания, а какие — оплачиваются отдельно. Чтобы избежать разногласий, до заключения договора важно зафиксировать состав услуг, стоимость дополнительных работ и порядок изменения цены.
Сложности выбора подрядчика
На рынке представлено много компаний, предлагающих бухгалтерское обслуживание, и их условия могут существенно различаться. Поэтому сравнивать подрядчиков стоит не только по стоимости, но и по составу услуг, экспертизе команды, организации работы, ответственности, информационной безопасности и другим условиям, важным для бизнеса.
Сравнение аутсорсинга со штатным бухгалтером
Одни компании предпочитают вести бухучет силами штатного бухгалтера, а другие — с помощью сторонних специалистов. Есть миф, что к своим сотрудникам у бизнеса больше доверия. Однако многие организации передают бухгалтерию на аутсорсинг именно потому, что бухгалтерская фирма дает им гарантии и берет оплату не за отработанное время, а за выполненную работу.
Выбирая бухгалтерию на аутсорсе, владелец бизнеса избавляет себя от кадровых и организационных вопросов. Ему больше не приходится самостоятельно нести расходы за возможные штрафы и пени, которые начислили по вине бухгалтера, и оплачивать время специалиста в периоды простоев.
При выборе между бухгалтером на аутсорсе или в штате также важно учитывать специфику бухгалтерского учета, потребности команды и материальные возможности компании. В одних случаях бизнесу будет выгоднее держать в команде собственного специалиста, а в других — работать с бухгалтерами со стороны.
Кто несет ответственность за отчетность и ведение бухгалтерии на аутсорсинге
Отчетные документы при бухгалтерии на аутсорсе по-прежнему подписывает руководитель юридического лица. Обычно это делается дистанционно с использованием электронной подписи. При этом аутсорсинговая компания отвечает за ошибки, допущенные по ее вине. Условия и размер ответственности сторон определяются договором и законодательством.
При работе с аутсорсинговой компанией ее ответственность за ошибки и причиненные убытки можно заранее закрепить в договоре. Дополнительным уровнем защиты может быть действующий полис страхования ответственности.
Ответственность за свою работу
1C-WiseAdvice несет финансовую ответственность за свою работу по расширенному перечню рисков в течение 3-х лет после сдачи отчетности — даже если сотрудничество с компанией уже прекращено.
Как контролировать бухгалтерский учет на аутсорсе
В зависимости от организации работы заказчик может получать информацию о текущих задачах, сроках и результатах работы, согласовывать необходимые операции и получать доступ к документам и отчетности. За взаимодействие с клиентом обычно отвечает закрепленный специалист или менеджер, который координирует работу команды.
Для контроля работы подрядчика важно заранее определить, как отслеживаются сроки, кто сообщает о возникающих вопросах и проблемах, в каком виде предоставляется отчетность и как согласуются важные операции. Это позволяет собственнику контролировать ключевые процессы, не погружаясь в выполнение каждой бухгалтерской задачи.
Технологии, которые используются на аутсорсинге
Обычно в профессиональной бухгалтерской фирме применяются свои системы автоматизации, которые не только упрощают учет, но и существенно оптимизируют процессы для предотвращения ошибок.
Например, в 1С-WiseAdvice используются следующие собственные разработки.
«Процессинг». Система обработки первичных документов, которая позволяет контролировать наличие и качество документов в системе. Такой электронный архив также поможет всегда иметь документы под рукой во время налоговых проверок и избежать претензий со стороны госорганов.
Система обработки первичных документов «Процессинг»
Рабочая среда бухгалтера. Внутренняя CRM-система, в которой фиксируются задачи, исполнители и сроки выполнения. Сроки и активность задач регулярно отслеживаются, чтобы не допустить просрочек и невыполнения.
Внутренняя рабочая среда 1C-WiseAdvice
«Электронный аудитор». Автоматическая система проверки качества учета. Аудитор позволяет проверять бухгалтерские проводки и любые другие данные по множеству заданных параметров. Если программа заподозрит расхождения, данные перепроверит вручную эксперт и исправит ошибку при наличии. Таким образом обеспечивается многоуровневый контроль каждой операции.
Собственная технология 1С-WiseAdvice «Электронный аудитор»
Что должно быть в договоре на аутсорсинг бухгалтерских услуг
Образец договора на бухгалтерский аутсорсинг должен обязательно содержать общие пункты: стороны договора, условия, сроки, цены на услуги, а также права и обязанности сторон соглашения.
Важно, чтобы в договоре был пункт о материальной ответственности подрядчика. В идеале, исполнитель должен гарантировать, что в случае ошибок возместит ущерб в течение трех лет с момента подачи отчетов. Обычно налоговая проверка охватывает именно трехлетний срок, поэтому штрафы и пени начисляются за этот период времени.
Перед соглашением важно проверить следующие пункты договора с подрядчиком:
Гарантии. Как подрядчик гарантирует, что выполнит услуги в должном объеме и с соблюдением всех условий.
Формат оказания услуг. Только консультирование или ведение бухгалтерского учета.
Порядок оплаты. За какой период необходимо оплачивать услуги: месяц или квартал.
Услуги. Перечень работ, которые обязуется выполнить фирма.
Конфиденциальность данных. Как подрядчик будет работать с закрытыми коммерческими сведениями, которые получит в процессе ведения бухучета.
Порядок взаимодействия. Как будет происходить выполнение обязательств с обеих сторон.
Также в договоре должно быть закреплено обязательство предоставлять бухгалтерской фирме всю необходимую документацию для ведения бухучета.
Если договор составлен подробно, и в нем описаны все перечисленные пункты, подрядчик с большей вероятностью качественно окажет услуги по ведению бухгалтерии.
Ценообразование услуг по бухаутсорсингу
Бухгалтерские компании обычно формируют ценовую политику по-разному. Часто бухфирмы рассчитывают размер услуг в зависимости от системы налогообложения и объема хозяйственных операций за определенный период, например, месяц.
При расчете стоимости опираются на следующие критерии:
выручка клиента за период;
объем первичной документации;
действующая система налогообложения;
число штатных работников;
специфика учета;
текущая учетная система клиента и необходимость ее интеграции с другим ПО.
При любом подходе к подсчету итоговая цена ведения бухучета также зависит от фактического объема работ, который был выполнен подрядчиком за месяц.
Как найти компанию для ведения бухгалтерии на аутсорсе
При выборе компании для бухгалтерского аутсорсинга стоит обратить внимание на ряд критериев.
Опыт и квалификацию сотрудников
Хорошо, если в команде есть эксперты разных направлений: бухгалтеры, кадровые специалисты, методологи, юристы и налоговые консультанты.
Срок существования и масштаб организации
Масштабная команда с большим опытом на рынке позволяет обеспечить взаимозаменяемость специалистов и высокий уровень квалификации. Поэтому имеет смысл рассматривать компании, которые работают на рынке более 7−10 лет и имеют в штате более 50 сотрудников.
Материальнаяответственность аутсорсера
У добросовестной бухгалтерской фирмы всегда есть действующий полис страхования профессиональной ответственности. Также компания должна прописать свою ответственность в договоре.
Наличие отзывов и рекомендаций
У бухгалтерской аутсорсинговой фирмы, которая качественно оказывает услуги, в открытом доступе всегда есть рекомендательные письма от клиентов. Также организация может привести примеры предприятий, с которыми работала.
Технологии
Специализированные решения помогают контролировать качество работы, обеспечивать сохранность бухгалтерской базы и защищать конфиденциальную информацию.
Стоимость обслуживания
Не стоит ориентироваться только на цену, которую называют по телефону. Без встречи и подробного изучения задач и особенностей бизнеса она, скорее всего, будет предварительной и может отличаться от итоговой стоимости. Надежнее, когда бухгалтерская компания сначала оценивает объем и сложность работы, а затем фиксирует стоимость услуг в договоре. Также стоит настороженно относиться к предложениям, которые значительно дешевле рынка: слишком низкая цена может быть следствием экономии на специалистах и качестве работы.
Черные и серые схемы работы
Не доверяйте фирмам, которые предлагают вам снизить налоги собственными нелегальными методами. Если вы будете нечестно вести бухучет, обман может раскрыться, и бизнесу придется выплачивать штрафы.
Личные ощущения
Стоит отдавать предпочтение компаниям, сотрудники которых производят приятное впечатление. Такие организации всегда открыты к диалогу, оперативно решают проблемы и придерживаются сроков. Если же в поведении фирмы появляются тревожные «звоночки» — лучше избегать работы с ней.
Выберите надежного партнера
Подготовили для вас удобный чек-лист из 10 пунктов, который поможет выбрать аутсорсера, подходящего именно вам
Выберите надежного партнера
План по переходу на аутсорсинг
Переход каждой компании на аутсорсинг индивидуален, т.к. зависит от конкретных запросов клиента.
Однако стандартные и обобщенные шаги по переходу выглядят так:
Аудит учета прошлых периодов. Эксперты аутсорсера проверяют, как велся учет ранее. Если специалисты обнаружат ошибку, ее исправляют, прежде чем приступить к работе.
Организация процесса обслуживания. На этом этапе провайдер назначает ответственных, устанавливает сроки выполнения задач, подготавливает регламенты учета для дальнейшей работы.
Предоставление доступов. Открываются доступы в программы 1С, банковские личные кабинеты, внутренние системы клиента, чтобы у аутсорсера не было препятствий для ведения учета. Если база ведется на стороне провайдера, то, наоборот, клиенту открывают доступы к облачной бухгалтерии, чтобы он мог в любой момент посмотреть, как ведется работа.
Ввод данных в бухгалтерскую базу. На этом этапе провайдер автоматически забирает данные из внутренней системы учета компании в 1С либо вручную вводит информацию по прошлым периодам.
Начало обслуживания. После всех подготовительных работ аутсорсер начинает полноценное ведение бухгалтерии.
Отдайте учет на аутсорсинг и занимайтесь развитием бизнеса
Доверьте аутсорсинг бухгалтерии специалистам 1C-WiseAdvice. Наша компания входит в топ-3 бухгалтерских компаний по данным RAEX [4] и ведет бухгалтерию для малого, среднего и крупного бизнеса уже более 18 лет. В штате 1C-WiseAdvice работают свыше 500 квалифицированных специалистов, среди которых бухгалтеры, налоговые консультанты, юристы, кадровики.
Есть 6 причин доверить бухгалтерский учет команде 1C-WiseAdvice:
Собираем команду под ваш бизнес
С вашими бухгалтерами работают несколько специалистов разных профилей — от бухгалтеров до специалистов по 1С. Задачи распределяются между сотрудниками, поэтому работа не зависит от одного специалиста.
Работаем со сложными участками учета
Наши бухгалтеры обладают компетенциями для ведения бухгалтерии в любом бизнесе даже самой сложной и узкой направленности, будь то ВЭД или нововведения учете маркетплейсов.
Адаптируемся к изменениям
При изменении объема или состава задач можем перераспределять ресурсы и подключать дополнительных специалистов. Работа строится по единым стандартам и регламентам, что позволяет поддерживать непрерывность процессов при изменениях в команде или бизнесе клиента.
Предоставляем информацию для управления
Предоставляем руководству компании информацию, которая важна для принятия управленческих решений. Формируем подробные отчеты для топ-менеджеров, партнеров и инвесторов.
Несем ответственность
В течение трех лет несем финансовую ответственность по договору с расширенным перечнем рисков, даже если клиент прекратил сотрудничество.
Используем собственные технологии в работе.
Значительная часть бухгалтерских процессов 1C-WiseAdvice автоматизирована. Например, используем автоматизированную обработку первичных документов; CRM для отслеживания задач, электронный аудит для проверки на соответствие стандартам учета и другие решения.
Уже более 700 компаний доверили 1C-WiseAdvice аутсорсинг бухгалтерии, чтобы заниматься развитием бизнеса [5].
FAQ
Как именно перейти на бухгалтерский аутсорсинг?
Стандартные шаги перехода включают:
Предварительный аудит.
Организацию работы аутсорсера.
Предоставление доступов к программам, банкам, внутренним системам клиента.
Передачу документов и перенос данных в бухгалтерскую базу провайдера.
Непосредственное ведение учета после всех подготовительных этапов.
Кто реально отвечает за ошибки и штрафы — аутсорсер или я?
Ответственность за ошибки и штрафы закрепляется в договоре на индивидуальных условиях — за них может отвечать как клиент, так и исполнитель.
Например, 1С-WiseAdvice покрывает штрафы в рамках полиса с расширенным перечнем рисков и отвечает за бухгалтерскую и налоговую отчетность в течение 3-х лет с момента подачи (даже если договор на аутсорсинг уже расторгнут).
Какие есть модели аутсорсинга, кроме «полного»?
Помимо полного бухгалтерского обслуживания, компания может использовать следующие модели:
Выборочный аутсорсинг или аутсорсинг участков бухгалтерии — аутсорсер берет на себя только конкретный участок(кадры, зарплата и т. д.)
Функция главного бухгалтера — провайдер контролирует ведение бухгалтерии на стороне клиента.
Консультации по бухучету, налогам, юридическим вопросам без непосредственного ведения бухгалтерии.
Как технически устроен аутсорсинг: где хранятся мои документы, как я вижу учет и что происходит с данными?
Документы могут храниться у вас и передаваться аутсорсеру в установленные сроки, либо провайдер может взять на себя весь процесс сбора и обработки первичных документов.
Если провайдер сам собирает документы и ведет базу на своей стороне, вам предоставляются доступы к 1С аутсорсера, чтобы вы могли в любой момент посмотреть, как ведется работа.
Как рассчитать реальную стоимость аутсорсинга под мои объемы? И почему цена не может быть одинаковой для всех?
Невозможно рассчитать цену на аутсорсинг, опираясь лишь на объемы первичных документов или хозяйственных операций — это не единственные критерии. Стоимость для каждой компании будет индивидуальна и может зависеть от: системы налогообложения, усложняющих факторов в учете и других индивидуальных условий.
