Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Ведение кадровых документов – утомительный процесс, часто второстепенный для HR-отдела. Казалось бы, с кадровым делопроизводством может справиться любой ответственный сотрудник! И документооборот доверяют непрофильному специалисту на «полставки». Хорошо работающий кадровик внешне ничем не отличается от плохо работающего – оба готовят бумаги, подписывают их у сотрудников, а затем архивируют. Реальное положение дел и ошибки в кадровой политике часто становятся неприятным сюрпризом в случае проверки Роструда/Роскомнадзора или разбирательства прокуратуры/полиции/миграционной службы. Сотни тысяч рублей штрафов и весомый удар по репутации компании – цена формального документооборота «для галочки».

Уверены, что кадровое делопроизводство в вашей компании ведется корректно?

Пройдите онлайн тест и оцените текущую ситуацию объективно

Причины такого положения дел различные

Кадровое делопроизводство – задача, для качественного выполнения которой в организации не хватает:

  • времени и ресурсов
  • узкоспециализированных сотрудников
  • понимания важности

Ведение кадровых документов – дополнительная нагрузка для специалистов, прямые задачи которых совсем иные:

  • подбор и адаптация персонала
  • разработка системы мотивации сотрудников
  • расчет зарплаты

Существенные риски

которые несет компания в случае некачественного ведения кадрового делопроизводства
Финансовые и налоговые
  • Финансовые и налоговые
  • Судебные
  • Репутационные

Пример 1

Если работодатель отказался зарегистрировать иностранного работника, который не встал на учет по месту фактического проживания, компания нарушает 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации».
Размер штрафа: для должностного лица – до 50 000 руб.; для компании – до 500 000 руб.; для ИП - до 500 000 руб. (ч. 4 ст. 18.9 КоАП РФ).

Пример 2

Если трудовой договор с сотрудником оформлен ненадлежащим образом (например, в договоре с иностранным работником нет реквизитов полиса ДМС или реквизитов документа, на основании которого он имеет право вести трудовую деятельность на территории РФ – патент/разрешение на работу), компания нарушает ТК РФ (ст. 327.2 ч.2).
Размер штрафа: для должностного лица – до 20 000 руб.; для компании – до 100 000 руб.; для ИП – до 10 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Пример 3

Если при приеме на работу вы требуете у сотрудника копии документов (об образовании, личных и т.д.), а затем храните их, но при этом не подписываете с ним согласие на обработку персональных данных, такие действия расцениваются как нарушение 152-ФЗ «О защите персональных данных».
Размер штрафа: для руководителя компании – до 20 000 руб.; для компании – до 75 000 руб.; для ИП – до 75 000 руб. (ст. 13.11, ч.2 КоАП РФ).

Пример 4

Если вид начислений для сотрудников не определен в Положении о премировании, но регулярно выплачивается сотрудникам, выплаты не могут быть приняты в расходы компании. Соответственно, компания систематически переплачивает или недоплачивает налог на прибыль.

Пример 1

Иностранца приняли на работу по срочному договору на период действия разрешения на работу. Такого основания для заключения срочного, а не бессрочного договора, не существует. Если иностранный гражданин будет уволен по истечению срока действия договора, сотрудник через суд восстановится на работе, а компании придется возместить судебные издержки, средний заработок за каждый день вынужденного прогула, рабочие дни войдут в стаж для расчета ежегодного оплачиваемого отпуска, а, возможно, сотрудник потребует возместить еще и моральный ущерб.

Пример 2

Увольнение сотрудников в связи с сокращением штата – процесс, при котором большую роль играет правильность оформления кадровых документов. В частности, если штатное расписание не ведется должным образом, сокращенный сотрудник может опротестовать сокращение через суд и восстановиться в должности, доказав, что ему не были предложены все возможные вакансии. Компания возместит средний заработок за все дни вынужденного прогула, отпускные, судебные издержки.

Пример 3

Работодатель старается предусмотреть все возможные риски и принимает в качестве типового трудовой договор, скачанный из Консультанта/Гаранта и дополненный индивидуальными пунктами. Многостраничный документ выглядит внушительно и серьезно! Но если возникнет трудовой спор, излишне подробный трудовой договор может навредить компании в случае судебного разбирательства. Только опытный практикующий юрист способен определить, какие пункты представляют собой лишнюю «воду», какие – могут сыграть в пользу сотрудника, а какие – необходимы и защитят сторону работодателя.

Пример 1

Если сотрудники компании на практике понимают, что кадровое делопроизводство ведется в компании «через раз», страдает репутация работодателя и снижается лояльность работника. Будучи уверенным в том, что по большей части кадровые бумаги подписываются с опозданием, а некоторые не подписываются совсем, сотрудник может пойти на конфликт при увольнении и предпринять попытки шантажа.

Пример 2

До 2002 года ТК РФ позволял в штатном расписании указывать «вилки» окладов для должностей. Например, оклады менеджеров отдела продаж могли варьироваться от X до XX. Теперь такая практика незаконна, в штатном расписании необходимо указывать только точный размер оклада, равный для всех сотрудников, работающих на одинаковых должностях. Если в компании остается локальный нормативный акт старого образца, где указаны «вилки» окладов, а сотрудникам известен размер зарплаты коллег, это вызовет ненужные кулуарные разговоры.

Пример 3

Отпуск сотрудников, работающих вахтовым методом, не должен выпадать на межвахтовый отдых. Если в компании нет календаря отпусков, учитывающего этот аспект организации графика, или календарь не соблюдается, это неминуемо вызовет недовольство сотрудников, хорошо знающих свои права.

3 веских повода

рассмотреть аутсорсинг кадрового учета
  • 1

    Не хватает времени и ресурсов

    на подготовку большого объема кадровых документов. Когда в компании:

    • работает свыше 100 человек (оформление приема/увольнения сотрудников, больничных, отпусков, внесение изменений в персональные данные происходит чаще одного раза в неделю),
    • часто изменяются условия труда (например, сотрудники ездят в командировки или работают вахтовым методом),
    • есть расширенный социальный пакет (надбавки за стаж, доплаты за вредность производства и пр.),
    • высокая текучка/смена кадров (большой процент низкоквалифицированного персонала, работники принимаются в штат для выполнения ограниченных по времени задач и т.д.);

    и организация кадрового делопроизводства возложена на единственного кадровика или кадровый учет в качестве дополнительной нагрузки ведут сотрудники HR-отдела.

  • 2

    Не хватает знаний и квалификации

    для разработки нетиповых кадровых документов, соответствующих специфике деятельности компании. Когда есть необходимость:

    • вносить индивидуальные условия с сотрудниками в трудовые договоры (нетиповые обязанности, выходное пособие, передача смежных прав на результаты деятельности и пр.),
    • отражать в локальных нормативных актах особую систему оплаты труда/премирования сотрудников (почасовая оплата, проценты от сделок, «полярки» и т.д.),
    • принимать на работу иностранцев («дорогих» топовых специалистов или «бюджетных» низкоквалифицированных сотрудников),
    • график сотрудников отличается от стандартного (скользящий или сменный, рабочий день больше 8 часов, вахты и т.д.);

    при этом штатный юрист не специализируется на трудовом праве, а кадровик не имеет достаточного профессионального опыта и компетенций.

  • 3

    Планируется увольнение

    текущего кадровика или сокращение штата в целом. Когда ситуация требует сопровождения специалиста, обладающего специфичным опытом:

    • грамотного взаимодействия с персоналом в условиях реализации непопулярных политических решений (сокращение, перевод персонала на сокращенный рабочий день, ликвидация компании и т.д),
    • результативного досудебного улаживания трудовых споров с сотрудниками,
    • продуктивного общения с контролирующими органами по жалобам сотрудников (Трудовая инспекция, Роскомнадзор, прокуратура, полиция, миграционная служба, суд).

    Ведение кадровых документов – участок с повышенными рисками для компании в целом и руководителя лично. Беспрерывное ведение кадрового делопроизводства и независимость от человеческого фактора – залог безопасности.

Почему мы лучше штатного кадровика?

И чем отличаемся от других аутсорсинговых компаний
Ваши кадровые документы соответствуют действующему законодательству, компания в любой момент готова к проверке/судебному разбирательству в случае трудового конфликта
Суть проблемы

Российское трудовое законодательство – самое изменчивое и априори защищает права работника, а не работодателя.

Если ведением кадрового делопроизводства занимается специалист, не обладающий детальными знаниями ТК РФ и смежных нормативных актов, он не может разработать/актуализировать в соответствии с законодательством локальные нормативные акты (отразить в Положении о премировании все виды бонусов для сотрудников и алгоритм их расчетов; разработать документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников и т.д.).

Главная проблема

Понять ситуацию с документами (их качеством, количеством, соответствием действующему законодательству) не представляется возможным в сжатые сроки, а, следовательно, – нет понимания готовности компании к плановым проверкам Роструда, проверкам по жалобам сотрудников контролирующих органов, к судебным разбирательствам в случае исков со стороны сотрудников.

Почему у нас по-другому

Мы применяем риск-ориентированный подход:

  • анализируем потенциально опасные для компании участки/ситуации,
  • прогнозируем различные варианты развития событий и просчитываем возможный материальный ущерб,
  • определяем необходимые изменения в кадровой политике

и выстраиваем кадровое делопроизводство так, чтобы исключить все возможные риски – репутационные, финансовые и судебные.

Внутренняя служба экспертной поддержки оперативно отслеживает и анализирует изменения в законодательстве, регулярно информирует о них сотрудников. Специалисты по кадрам тестируются на понимание и усвоение этого материала. Штатные эксперты и юристы, обладающие широкой судебной практикой по трудовым вопросам, всегда готовы проконсультировать наших сотрудников по любым профессиональным вопросам и нестандартным ситуациям.

Мы глубоко понимаем специфику трудового законодательства и обладаем разноплановым практическим опытом, в том числе знаем, как действовать в спорных ситуациях и защитить Клиента.

Вы высвобождаете рабочее время сотрудников и ресурсы в пользу главного
Суть проблемы

Ведение кадрового учета – рутинный и трудоемкий участок, при этом оформление документов нельзя откладывать «на потом».

Уверены, вам знакомы ситуации, когда документы:

  • теряются
  • не подписываются сотрудниками (например, приказ о приеме на работу/на отпуск)
  • не предоставляются сотрудниками (например, документы об образовании, военные билеты)
  • предоставляются в некачественном виде (например, неверно заполненные листки нетрудоспособности, поддельные трудовые книжки, паспорт с истекшим сроком действия)
  • сотрудник уже уволился, а кадровые документы так и остались не подписаны с его стороны
Главная проблема

Единственный специалист по кадрам не может обеспечить беспрерывность кадрового делопроизводства, грамотно распределить задачи по приоритетам, контролировать собственную деятельность и эффективно совмещать работу с документами и непосредственно коммуникации с персоналом.

Почему у нас по-другому

С каждым Клиентом работает целая команда узкопрофильных специалистов:

  • Юрист по трудовому праву
  • Эксперт по миграционному законодательству
  • Специалист по кадровому сопровождению
  • Кадровый аудитор

Поскольку для наших специалистов по кадровому сопровождению это не дополнительная, а основная профессиональная функция, у нас всегда есть время на контроль качества документов, анализ и проверку данных.

Нам достаточно сообщить о факте кадрового события (прием/увольнение, командировка и тд.) и мы предоставим полный пакет всех необходимых документов (Приказы, Положения, Договоры и пр.).

В части внесения изменений в локальные нормативные акты мы занимаем проактивную позицию и инициируем правки в имеющиеся документы/разрабатываем те, которые ранее отсутствовали в компании.

Теперь вы можете переложить ответственность на нас
Суть проблемы

По законодательству (трудовому / административному / уголовному) конечная ответственность за нарушение норм трудового и смежного законодательства, расчет зарплаты сотрудников на основании кадровых документов и уплату «зарплатных» налогов лежит на генеральном директоре. При этом руководитель не может объективно оценить корректность кадровых документов, которые он подписывает ежедневно, в силу нехватки времени/знаний законодательства. Корректность ведения кадрового делопроизводства полностью отдана на откуп штатному кадровику.

Главная проблема

Если кадровик допустит ошибку, которая приведет к финансовым/репутационным потерям (штрафам, проверкам по жалобам и пр.), взыскать ущерб со штатного специалиста, который ведет кадровое делопроизводство, невозможно.

Почему у нас по-другому

Договор на услуги по ведению кадрового делопроизводства с нашей компанией гарантирует компенсацию всех существующих в Кодексе об административных правонарушениях и Трудовом кодексе штрафов, если они произошли по нашей вине.

Как юридическое лицо, мы несем ответственность перед вами в соответствии с Гражданским кодексом, а не с Трудовым (как у штатного кадровика). Кроме того, у нас больше связей, ресурсов и возможностей, чтобы предотвратить или исправить ситуацию.

Кадровое делопроизводство на аутсорсинге

Текущий кадровый документооборот
  • Текущий кадровый
    документооборот
  • Локально-нормативные акты
  • Трудовые конфликты/
    спорные ситуации
  • Миграционный и воинский
    учет

Что делаете вы:

Сообщаете нам о кадровых событиях: прием/увольнение сотрудников, командировки, отпуска и пр.

Что делаем мы:

  • Оказываем экспертную поддержку – консультируем, что должен, а что не должен делать работодатель, какие документы нужны, а какие не нужны в соответствии с трудовым и смежным законодательством
  • Готовим полный пакет необходимых документов
  • Контролируем подписание/неподписание документов сотрудниками

Что делаете вы:

Сообщаете нам о произошедших/планируемых изменениях в компании: введении новых должностей, сокращении штата, изменении зарплат сотрудников и пр.

Что делаем мы:

  • Разрабатываем ЛНА, которых нет в компании
  • Актуализируем ЛНА, имеющиеся в компании, в соответствии с изменениями в законодательстве
  • Вносим коррективы в ЛНА, имеющиеся в компании, в соответствии с изменениями в кадровой политике

Что делаете вы:

Задаете нам вопросы и информируете о текущей ситуации

Что делаем мы:

  • Эксперты (юристы по трудовому праву, специалисты по кадровому сопровождению, бухгалтеры по расчету заработной платы) дают устные консультации. Мы прогнозируем течение трудового спора/развитие спорной ситуации, оцениваем последствия (просчитываем риски, штрафы, выплаты) и предлагаем работодателю на выбор несколько вариантов решений.
  • Готовим письменные ответы в госорганы в случае проверок
  • Готовим необходимые документы, чтобы минимизировать/исключить риски для работодателя
  • Представляем интересы работодателя в госорганах (Роструд, прокуратура, суд и пр.)

Что делаете вы:

Сообщаете нам о том, что у Вас в штате есть военнообязанные /иностранные граждане

Что делаем мы:

  • Ведем кадровый учет в соответствии с законодательством
  • Готовим необходимый пакет документов для отчетности
  • Подаем сведения в Миграционную службу, Военкомат

Аутсорсинг кадрового делопроизводства решит задачи, которые стоят конкретно перед Вами. На этапе перехода методологи моделируют формат обслуживания, отвечающий всем потребностям клиента, даже если…

Вы хотите экономить на зарплате/зарплатных налогах/обеспечении рабочего места штатного специалиста по кадровому сопровождению и сократить эту должность в компании

Мы предоставим кадровика-импланта, которого будем самостоятельно контролировать, повышать его профессиональную квалификацию, оперативно и безболезненно для вас заменять в случае болезни/отпуска в рамках услуги «аутсорсинг кадров»

Вы хотите избавиться от хранения на своей стороне архива кадровых документов

Возьмем на себя архивирование/хранение кадровой документации в соответствии с требованиями законодательства. Аутсорсинг кадровых услуг позволяет даже провести выездную проверку госорганов вне офиса Клиента (на территории аутсорсера).

Кадровое делопроизводство в прошлых периодах велось некорректно/совсем не велось

Проведем бесплатный экспресс-аудит, оценим риски и проведем восстановление кадрового учета за прошлые периоды

Ваши выгоды от ведения кадрового учета
нашей компанией

  • 1

    Ведение кадрового учета на высоком профессиональном уровне

    Эксперты, специализирующиеся на отдельных функциях, знают свою работу глубже. Вы получаете действительно профессиональных исполнителей, ответственных за качество и результат. В зависимости от специфики кадрового учета в вашей организации, мы подберем нужных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву.

  • 2

    Отсутствие человеческого фактора

    Все нюансы кадровой политики и правила обслуживания конкретной компании хранятся в CRM, что позволяет даже в случае замены специалиста продолжить обслуживание с учетом всех озвученных ранее пожеланий / достигнутых договоренностей (гарантируем преемственность дел, заменяем сотрудников безболезненно для Клиента).

    Единые стандарты оказания услуги по ведению кадрового делопроизводства, высокий профессионализм, а также наличие достаточного количества персонала позволяет перераспределить ресурсы и привлечь дополнительных сотрудников в случае выполнения срочной / объемной задачи по запросу Клиента.

  • 3

    Оптимизация процессов внутри компании

    Передавая на аутсорсинг рутинные, трудоемкие процессы, вы освобождаете ресурсы для выполнения основных функций, ваши сотрудники сконцентрированы на главных процессах.

    Мы со своей стороны качественно организуем процесс ведения кадровых документов - разноплановый практический опыт позволяет внедрять разработки, уже зарекомендовавшие себя при обслуживании других клиентов. Высокий уровень автоматизации дает возможность масштабировать процессы и минимизировать ручной труд в выполнении типовых задач.

  • 4

    Мы несем финансовую ответственность за качество услуг

    Совместно с андеррайтерами СК «Альфастрахование» мы разработали эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности. Он включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний. Это дает нашим Клиентам гарантию того, что даже если наши ошибки приведут к финансовым потерям Клиента, мы компенсируем ущерб в полном объеме.

  • 5

    Вы себя чувствуете Клиентом с большой буквы

    Ваши обращения и вопросы оперативно принимаются, поручения исполняются. Вам предоставляются все возможности для оперативного контроля нашей работы.

    По договору на обслуживание в отличие от штатных сотрудников, мы несем ответственность за результат как юридическое лицо в соответствии с Гражданским кодексом РФ.

Остались вопросы? Пообщайтесь с нами ;)

Комментарии временно не доступны
false