Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Причины такого положения дел различные

• 1

  Не хватает времени и ресурсов

  на подготовку большого объема кадровых документов. Когда в компании:

  • работает свыше 100 человек (оформление приема/увольнения сотрудников, больничных, отпусков, внесение изменений в персональные данные происходит чаще одного раза в неделю),
  • часто изменяются условия труда (например, сотрудники ездят в командировки или работают вахтовым методом),
  • есть расширенный социальный пакет (надбавки за стаж, доплаты за вредность производства и пр.),
  • высокая текучка/смена кадров (большой процент низкоквалифицированного персонала, работники принимаются в штат для выполнения ограниченных по времени задач и т.д.);
  • и организация кадрового делопроизводства возложена на единственного кадровика или кадровый учет в качестве дополнительной нагрузки ведут сотрудники HR-отдела.
• 2

  Не хватает знаний и квалификации

  для разработки нетиповых кадровых документов, соответствующих специфике деятельности компании. Когда есть необходимость:

  • вносить индивидуальные условия с сотрудниками в трудовые договоры (нетиповые обязанности, выходное пособие, передача смежных прав на результаты деятельности и пр.),
  • отражать в локальных нормативных актах особую систему оплаты труда/премирования сотрудников (почасовая оплата, проценты от сделок, «полярки» и т.д.),
  • принимать на работу иностранцев («дорогих» топовых специалистов или «бюджетных» низкоквалифицированных сотрудников),
  • график сотрудников отличается от стандартного (скользящий или сменный, рабочий день больше 8 часов, вахты и т.д.);
  • при этом штатный юрист не специализируется на трудовом праве, а кадровик не имеет достаточного профессионального опыта и компетенций.
• 3

  Планируется увольнение

  текущего кадровика или сокращение штата в целом. Когда ситуация требует сопровождения специалиста, обладающего специфичным опытом:

  • грамотного взаимодействия с персоналом в условиях реализации непопулярных политических решений (сокращение, перевод персонала на сокращенный рабочий день, ликвидация компании и т.д),
  • результативного досудебного улаживания трудовых споров с сотрудниками,
  • продуктивного общения с контролирующими органами по жалобам сотрудников (Трудовая инспекция, Роскомнадзор, прокуратура, полиция, миграционная служба, суд).
  • ведение кадровых документов – участок с повышенными рисками для компании в целом и руководителя лично. Беспрерывное ведение кадрового делопроизводства и независимость от человеческого фактора – залог безопасности.

Ваши кадровые документы соответствуют действующему законодательству, компания в любой момент готова к проверке/судебному разбирательству в случае трудового конфликта

Суть проблемы

Российское трудовое законодательство – самое изменчивое и априори защищает права работника, а не работодателя.

Если ведением кадрового делопроизводства занимается специалист, не обладающий детальными знаниями ТК РФ и смежных нормативных актов, он не может разработать/актуализировать в соответствии с законодательством локальные нормативные акты (отразить в Положении о премировании все виды бонусов для сотрудников и алгоритм их расчетов; разработать документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников и т.д.).

Главная проблема

Понять ситуацию с документами (их качеством, количеством, соответствием действующему законодательству) не представляется возможным в сжатые сроки, а, следовательно, – нет понимания готовности компании к плановым проверкам Роструда, проверкам по жалобам сотрудников контролирующих органов, к судебным разбирательствам в случае исков со стороны сотрудников.

Почему у нас по-другому

В рамках услуги по кадровому аутсорсингу мы применяем риск-ориентированный подход:

• анализируем потенциально опасные для компании участки/ситуации,
• прогнозируем различные варианты развития событий и просчитываем возможный материальный ущерб,
• определяем необходимые изменения в кадровой политике

и выстраиваем кадровое делопроизводство так, чтобы исключить все возможные риски – репутационные, финансовые и судебные.

Внутренняя служба экспертной поддержки оперативно отслеживает и анализирует изменения в законодательстве, регулярно информирует о них сотрудников. Специалисты по кадрам тестируются на понимание и усвоение этого материала. Штатные эксперты и юристы, обладающие широкой судебной практикой по трудовым вопросам, всегда готовы проконсультировать наших сотрудников по любым профессиональным вопросам и нестандартным ситуациям.

Мы глубоко понимаем специфику трудового законодательства и обладаем разноплановым практическим опытом, в том числе знаем, как действовать в спорных ситуациях и защитить Клиента.

Вы высвобождаете рабочее время сотрудников и ресурсы в пользу главного

Суть проблемы

Ведение кадрового учета – рутинный и трудоемкий участок, при этом оформление документов нельзя откладывать «на потом».

Уверены, вам знакомы ситуации, когда документы:

• теряются
• не подписываются сотрудниками (например, приказ о приеме на работу/на отпуск)
• не предоставляются сотрудниками (например, документы об образовании, военные билеты)
• предоставляются в некачественном виде (например, неверно заполненные листки нетрудоспособности, поддельные трудовые книжки, паспорт с истекшим сроком действия)
• сотрудник уже уволился, а кадровые документы так и остались не подписаны с его стороны

Главная проблема

Единственный специалист по кадрам не может обеспечить беспрерывность кадрового делопроизводства, грамотно распределить задачи по приоритетам, контролировать собственную деятельность и эффективно совмещать работу с документами и непосредственно коммуникации с персоналом.

Почему у нас по-другому

Аутсорсинг отдела кадров – это команда профильных специалистов, время которых тратится пропорционально вашим задачам:

• Юрист по трудовому праву
• Эксперт по миграционному законодательству
• Специалист по кадровому сопровождению
• Кадровый аудитор

Поскольку для наших специалистов по кадровому сопровождению это не дополнительная, а основная профессиональная функция, у нас всегда есть время на контроль качества документов, анализ и проверку данных.

Нам достаточно сообщить о факте кадрового события (прием/увольнение, командировка и тд.) и мы предоставим полный пакет всех необходимых документов (Приказы, Положения, Договоры и пр.).

В части внесения изменений в локальные нормативные акты мы занимаем проактивную позицию и инициируем правки в имеющиеся документы/разрабатываем те, которые ранее отсутствовали в компании.

Теперь вы можете переложить ответственность на нас

Суть проблемы

По законодательству (трудовому / административному / уголовному) конечная ответственность за нарушение норм трудового и смежного законодательства, расчет зарплаты сотрудников на основании кадровых документов и уплату «зарплатных» налогов лежит на генеральном директоре. При этом руководитель не может объективно оценить корректность кадровых документов, которые он подписывает ежедневно, в силу нехватки времени/знаний законодательства. Корректность ведения кадрового делопроизводства полностью отдана на откуп штатному кадровику.

Главная проблема

Если кадровик допустит ошибку, которая приведет к финансовым/репутационным потерям (штрафам, проверкам по жалобам и пр.), взыскать ущерб со штатного специалиста, который ведет кадровое делопроизводство, невозможно.

Почему у нас по-другому

Договор на услуги по ведению кадрового делопроизводства с нашей компанией гарантирует компенсацию всех существующих в Кодексе об административных правонарушениях и Трудовом кодексе штрафов, если они произошли по нашей вине.

Как юридическое лицо, мы несем ответственность перед вами в соответствии с Гражданским кодексом, а не с Трудовым (как у штатного кадровика). Кроме того, у нас больше связей, ресурсов и возможностей, чтобы предотвратить или исправить ситуацию.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства решит задачи, которые стоят конкретно перед Вами. На этапе перехода методологи моделируют формат обслуживания, отвечающий всем потребностям клиента, даже если…

• 1

  Ведение кадрового учета на высоком профессиональном уровне

  Эксперты, специализирующиеся на отдельных функциях, знают свою работу глубже. Вы получаете действительно профессиональных исполнителей, ответственных за качество и результат. В зависимости от специфики кадрового учета в вашей организации, мы подберем нужных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву.

• 2

  Отсутствие человеческого фактора

  Все нюансы кадровой политики и правила обслуживания конкретной компании хранятся в CRM, что позволяет даже в случае замены специалиста продолжить обслуживание с учетом всех озвученных ранее пожеланий / достигнутых договоренностей (гарантируем преемственность дел, заменяем сотрудников безболезненно для Клиента).

  Единые стандарты оказания услуги по ведению кадрового делопроизводства, высокий профессионализм, а также наличие достаточного количества персонала позволяет перераспределить ресурсы и привлечь дополнительных сотрудников в случае выполнения срочной / объемной задачи по запросу Клиента.

• 3

  Оптимизация процессов внутри компании

  Передавая на аутсорсинг рутинные, трудоемкие процессы, вы освобождаете ресурсы для выполнения основных функций, ваши сотрудники сконцентрированы на главных процессах.

  Мы со своей стороны качественно организуем процесс ведения кадровых документов - разноплановый практический опыт позволяет внедрять разработки, уже зарекомендовавшие себя при обслуживании других клиентов. Высокий уровень автоматизации дает возможность масштабировать процессы и минимизировать ручной труд в выполнении типовых задач.

• 4

  Мы несем финансовую ответственность за качество услуг

  Совместно с андеррайтерами СК «Альфастрахование» мы разработали эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности. Он включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний. Это дает нашим Клиентам гарантию того, что даже если наши ошибки приведут к финансовым потерям Клиента, мы компенсируем ущерб в полном объеме.

• 5

  Вы себя чувствуете Клиентом с большой буквы

  Ведение кадрового делопроизводства удаленно, в крупной аутсорсинговой компании, имеет свои преимущества. Ваши обращения и вопросы оперативно обрабатываются, поручения исполняются. Вам предоставляются все возможности для оперативного контроля нашей работы.

  По договору на обслуживание в отличие от штатных сотрудников, мы несем ответственность за результат как юридическое лицо в соответствии с Гражданским кодексом РФ.

Аутсорсинг налогового учета или бухгалтерской отчетности постепенно становится привычным. Все больше компаний доверяют ведение учета профессионалам. Однако еще один важный предмет учета – кадры, почему-то традиционно обходится стороной. Он считается неважным, хотя за нарушение правил учета кадров предусмотрена серьезная ответственность. Перевести кадровое сопровождение на аутсорсинг значительно проще и не менее важно, чем другие обязанности бухгалтерии.

Оформлением документов, связанных с работой сотрудников – кадровым делопроизводством, как правило, в компаниях занимаются самые разные специалисты. Настоящие отделы кадров есть только на самых крупных предприятиях. Причем они систематически заказывают аудит для проверки своей работы.

Без серьезного отношения к ведению кадрового делопроизводства и регулярного аудита обнаружение нарушений и последующие неприятности – вопрос времени. Гораздо спокойнее и дешевле передать его на аутсорсинг.

Когда пора передавать ведение кадрового делопроизводства на аутсорсинг?

Пока компания маленькая и в ней работает всего несколько наемных работников, особых проблем с оформлением документов нет. С ними справляется единственный бухгалтер, который ведет и остальные документы. Это становится привычным, руководство не замечает момента, когда ситуация начинает выходить из-под контроля. Все тонкости ведения делопроизводства просто физически не может знать человек, занимающийся еще и налогами, и бухучетом.

Признаки того, что пора создавать отдел кадров или заключать договор на оказание услуг аутсорсинга учета кадров с компанией 1С-WiseAdvice:

• постоянно растет штат;
• наблюдается текучка кадров, возникают конфликтные ситуации;
• привлекаются работники на выполнение отдельных работ, не входящие в штат;
• принимаются на работу иностранные граждане;
• сотрудники стали регулярно ездить в командировки;
• специалист, который вел документы, уволился, и есть основания полагать, что с работой он не справлялся.

Если руководство компании ставит цель оптимизации расходов, в том числе, на заработную плату работников и зарплатные налоги, а также на организацию дополнительных рабочих мест, то преимущество оплаты стоимости услуг аутсорсинга кадровой службы очевидно.

Сколько стоит аутсорсинг кадровых услуг и от чего зависит цена?

В нашей компании стоимость ведения кадров начинается от 3000 рублей в месяц, однако итоговая цена рассчитывается индивидуально в каждом конкретном случае

Без предварительного анализа назвать точную цифру невозможно. Не зависит она и от оборота или штата компании. Стоимость оказания услуг аутсорсинга кадрового делопроизводства складывается из количества оформляемых документов, их разнообразия и сложности. Дополнительно оплачивается аудит и восстановление учета кадров, если они необходимы.

Например, в компании, где работает около сотни человек, никто никогда не уезжает в командировки, все сотрудники – граждане РФ, иногда болеют или уходят в декрет, вовремя отдыхают в отпусках. В этом случае ведение кадрового учета объемно, но особых сложностей не представляет, цена аутсорсинга будет небольшой. В другой компании, в штате которой всего десять человек, работают постоянно два иностранца, сотрудники регулярно ездят в командировки по России и за границу, еще и привлекают удаленных работников по всему миру для выполнения заказов по договору. В этом случае компания маленькая, а кадровое сопровождение сложное и объемное. В данной ситуации может оказаться, что цена ведения кадрового делопроизводства на аутсорсинге большой компании обойдется дешевле, чем маленькой.

Чтобы точно узнать стоимость аутсорсинга кадровых услуг, достаточно пригласить представителя 1С-WiseAdvice для предварительной оценки.