2019
(2 месяца)
18.07.2025
673
8 мин.
Как Olympus экономит до 4 млн рублей в год на кадровых процессах
Рассказываем о нашем опыте работы с компанией Olympus — как за 5 лет сотрудничества мы перевели клиента на КЭДО, внедрили Личный кабинет сотрудника и взяли на постоянное обслуживание.
О клиенте
OlympusКоличество сотрудников
150, из них 100 — работают удаленноОтрасль
Производство сложного медицинского оборудованияБолее 25 лет
на рынке РФ
Проблематика
Изначально сложности возникали из-за специфики работы клиента:
Большая часть сотрудников компании находится в регионах — документы обычно передавались по почте (что-то терялось или не подписывалось).
Разъездной характер работы у сервисной службы и врачей, работающих в компании — множество командировок и работы в выходные дни, что требовало правильного и своевременного оформления.
Особые условия оплаты труда — наличие районных коэффициентов и северных надбавок, различные ставки взносов на травматизм.
Большое количество сотрудников, работающих по договорам ГПХ.
Такие кадровые процессы означали высокие затраты времени и денег на кадровое обслуживание удаленных работников: каждое оформление, подписание документов, пересылка бумаг по почте требовали дополнительных усилий.
Это создавало определенные сложности в работе кадровой службы:
Огромный объем переписки: до 500 писем в день на 1 кадровика.
Высокая текучка: такая нагрузка привела к тому, что, например, за 8 месяцев 2019 года в компании сменилось 3 кадровика.
Согласования кадровых документов затягивались на 3−4 недели, поскольку согласование велось по электронной почте. Кроме того, какие-то документы терялись при передаче, а чего-то сотрудники просто не видели, и ситуация была в целом не управляемой.
Ошибки в кадровых документах. После проведения в компании кадрового аудита выяснилось, что многие документы не соответствовали ТК РФ, а ошибки в некоторых ЛНА копились с момента основания компании. При любой серьезной проверке компании пришлось бы заплатить крупные штрафы.
Кроме того, компанию не устраивало качество услуг по расчету зарплаты у другого провайдера. Клиент тратил массу времени на перепроверку расчетов за провайдером, поскольку регулярно были ошибки, связанные с применением районных коэффициентов и северных надбавок.
Руководство компании приняло решение о радикальной перестройке кадровых процессов, был проведен тендер, в котором по многим показателям предпочтение было отдано команде 1C-WiseAdvice.
ЦитатаТогда не стоял вопрос о какой-то стратегии, о каком-то развитии. Нужно было «базу» построить.
Оксана ГригорьеваДиректор по персоналу Olympus
Начало сотрудничества
Сотрудничество с 1С-WiseAdvice началось в 2019 году — с аутсорсинга расчета зарплаты. А за следующие 4 года команда 1С-WiseAdvice помогла компании Olympus перестроить, упростить и автоматизировать кадровые процессы.
Задачи, которые мы решали
Каждая задача вытекала из уже существующей проблематики и, решая ее, мы сталкивались с определенным профессиональным вызовом.
|
Вызовы |
Результаты |
|
За 2 месяца перенести все учетные данные из исторической программы IScala в 1С:ЗУП |
Уложились в установленный срок, развернули базу 1С:ЗУП в изолированном ИТ-контуре и настроили права доступа в соответствии с ролями пользователей и требованиями конфиденциальности |
|
Исправить ошибки в учете, накопившиеся за 12 лет, которые влияли на взаиморасчеты с сотрудниками |
Уже с первого месяца обслуживания клиент начал получать качественный сервис, и ошибки, которые у другого провайдера были регулярными, больше не возникают |
|
Внедрить КЭДО и подключить Личный кабинет сотрудника (ЛКС) в кратчайшие сроки |
Внедрили наш продукт EmplDocs, подключили сотрудников, провели обучение, перевели компанию на электронный документооборот — в результате оперативность кадровых процессов выросла в 10 раз |
|
Доработать Личный кабинет сотрудника под задачи клиента |
Кастомизировали функционал по Графику отпусков, что повысило прозрачность и позволило компании более осознанно подходить к резервированию средств для выплаты отпускных (до этого в среднем 3 млн рублей резервировались излишне) |
Далее расскажем обо всем подробнее.
Переход Olympus на аутсорсинг зарплатного учета от 1C-WiseAdvice
-
Сроки
-
Данныеобъединены в одной учетной системе
-
1С:ЗУПдоработана под требования клиента
-
100%соблюдение SLA
За 2 месяца команда 1С-WiseAdvice реализовала:
Развертывание базы 1С: ЗУП в изолированном ИТ-контуре. Под потребности клиента настроили инфраструктуру: закупили и настроили серверы, разграничили права доступа в программе учета.
Миграцию данных из IScala. За пару недель ИТ-специалисты разработали инструменты для автоматического переноса основных данных о сотрудниках, истории начислений, остатков отпусков и пр. Контроль переноса осуществляла группа методологов.
Кастомизацию 1С: ЗУП. Были разработаны и автоматизированы новые шаблоны трудовых договоров и приказов, соответствующие корпоративным стандартам Olympus, настроены нужные отчеты.
100% выполнение SLA по расчету зарплаты. SLA — это согласованный набор целевых показателей, определяющих ожидаемый уровень сервиса и материальную ответственность в случае нарушения обязательств по качеству.
Внедрение Личного кабинета сотрудника
-
Сроки2020-2021
(3 месяца) -
~3 000заявок обрабатывается через ЛКС в год
-
до 2-хдней сократились согласования
-
100%подписей собирает компания
Одним из запросов компании было внедрение Личного кабинета сотрудника (ЛКС), который был бы интуитивно понятен и прост в использовании. В 2020—2021 году этот проект был реализован.
ЦитатаОдна из проблем, выявленных при кадровом аудите — отсутствие подписей сотрудников. А это важная штука. Мы создаем эти документы, отправляем в регионы, а в ответ — тишина. А дальше начинаем за ними бегать: «Ну, пожалуйста, подпишите, предоставьте». А вдруг, проверка? А у нас подписей нет. И это конечно тоже было очень важно. Мы радовались, что наконец-то мы можем это реализовать.
Оксана ГригорьеваДиректор по персоналу Olympus
На помощь пришел веб-портал EmplDocs, интегрированный с базой 1С:ЗУП. Вот что изменилось с внедрением ЛКС:
|
До |
После |
|
— Заявления от сотрудников (по справкам, отпускам и т.д.) передавались лично или по электронной почте в виде сканов. — Руководители согласовывали документы по почте 3-4 недели. — Документы архивировались вручную. |
— Сотрудники получили возможность подавать заявления и запрашивать справки от кадровиков онлайн. — Руководители согласовывают заявления прямо в системе. Весь процесс строго регламентирован и занимает не более 2-х дней. — Теперь автоматически создается электронный архив, в котором любой документ можно легко найти и распечатать. |
|
При подготовке любых кадровых документов сотрудники выполняли двойную работу — распечатывали, сканировали, отправляли и после этого вручную заносили данные в 1С:ЗУП. |
Все заявления теперь оформляются сразу в электронном виде. Двухсторонняя синхронизация данных позволяет автоматически передавать данные из ЛКС в 1С:ЗУП. |
|
Чтобы согласовать документ, HR-специалисту нужно было перенаправлять их конкретным руководителям и регулярно напоминать о необходимости подписать заявление. Документы терялись или долгое время оставались без подписи. |
Была пересмотрена схема согласования документов — теперь система сама маршрутизирует документ нужным руководителям, отслеживает сроки и отправляет напоминания. Все документы теперь подписываются своевременно, компания всегда готова к проверке. |
Также эксперты 1C-WiseAdvice провели обучение сотрудников, объяснив, как будут выглядеть теперь процессы оформления, согласования документов. В результате ни один из сотрудников не отказался от взаимодействия с кадровиками через Личный кабинет.
ЦитатаМы хотели максимально убрать себя из процесса взаимодействия с сотрудником по ряду процессов. Например, тебе нужна справка 2-НДФЛ — нажми кнопку и получи ее сразу. Боже, я такая счастливая. Это потрясающе, это действительно высвобождает наше время.
Оксана ГригорьеваДиректор по персоналу Olympus
Переход на КЭДО
-
Сроки2022
-
~1 млн ₽экономия на кадровых процессах
-
в 10 разускорение подписаний
-
100%готовность к проверкам
В 2022 году совместно с 1C-WiseAdvice был реализован проект полного перехода на кадровый электронный документооборот.
Он состоял из нескольких этапов:
Анализ документов. Переход на КЭДО требовал аудита всех кадровых документов. Часть документов по закону нужно было оставить в бумажном виде, а часть — актуализировать и обновить, чтобы они соответствовали требованиям ТК для электронных документов.
Получение сотрудниками ЭЦП. Была реализована интеграция ПО удостоверяющего центра (выдающего ЭЦП) с Личным кабинетом сотрудника. Каждый сотрудник, включая руководителей, может выпустить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) мгновенно в своем Личном кабинете — либо с компьютера, либо со смартфона.
Перевод ключевых процессов в цифровой формат. Оформить отпуск и командировку, прием сотрудников, согласовать приказы теперь можно день в день без лишних усилий. Все уведомления сотрудникам рассылаются через систему автоматически. Настроена маршрутизация согласования. Удобный интерфейс позволяет отслеживать согласование заявок, контролировать рабочие статусы сотрудников (отпуск, отгул, отсутствие и пр.)
ЦитатаВсе согласования и отправка документов теперь происходят нажатием двух кнопок. Подписание происходит за пару кликов без сканов и пересылки по почте.
Оксана ГригорьеваДиректор по персоналу Olympus
Доработка модуля Учета рабочего времени для удаленных сотрудников. Теперь удаленные сотрудники отмечают время работы через ЛКС, а система сама формирует табели. Также реализовали отчетность по удаленным сотрудникам, чтобы соблюсти новые требования законодательства.
Результаты внедрения КЭДОМы получили много полезных эффектов.
Во-первых, половина наших сотрудников — зумеры и миллениалы. Для них КЭДО — это ощутимый плюс работодателя. Можно в телефоне все согласовать и ни с кем особо не общаться.
Во-вторых, Olympus — компания с множеством специфических выплат. Например, у нас есть отпуска на 1 сентября для родителей школьников, донорские и другие соцвыплаты.
Также сотрудники часто работают в выходные, т.к. компания взаимодействует с врачами, а врачи чаще всего могут на конференции приходить только в выходной.
Благодаря КЭДО и ЛКС получилось упростить оформление кадровых документов. Например, оформляя в ЛКС заявку на работу в выходные дни, сотрудник сразу может выбрать вариант компенсации — отгул или двойную оплату.
В-третьих, мы организовали обязательное ознакомление сотрудников с ЛНА — функционал ЛКС не будет доступен, пока сотрудник не подпишет эти документы. Таким образом, мы всегда готовы к проверкам.
Оксана ГригорьеваДиректор по персоналу Olympus
Доработка Графика отпусков
Завершив цифровизацию основных HR-процессов, команда разработчиков продолжила улучшать систему под индивидуальные процессы клиента.
Среди кастомных решений можно выделить График отпусков.
Исходная ситуация. График отпусков велся в Excel-таблице. Регулярно возникала путаница, кто когда уходит в отпуск и сколько дней отпуска остается у конкретного сотрудника. Из-за этого компания держала резервных средств для выплаты отпускных больше, чем было нужно.
ЦитатаЗнаете, в каждом веке есть свое средневековье — вот этот процесс как раз был про это.
Оксана ГригорьеваДиректор по персоналу Olympus
Задача. Процесс оформления отпусков нужно было автоматизировать и упростить как для руководства, так и для сотрудников. Руководитель должен был сразу видеть заявки и принимать решение (согласовать или отклонить отпуск), исходя из графиков сотрудников отдела и баланса отпусков. А сотрудники могли планировать свой отпуск, опираясь на актуальные данные. Или в случае необходимости перенести отпуск на другие даты, получив быстрое согласование.
Уведомления о предстоящем отпуске (исходя из Графика отпусков) приходят за 2 недели до отпуска, и автоматически запускается процедура согласования.
Результаты. Теперь можно видеть остатки отпусков на любую дату и более точно резервировать средства на отпускные. Благодаря понятному процессу оформления, компания смогла высвободить около 3 млн ₽/год.
Итоги проекта
-
1,3 млн ₽инвестировали в проект
-
~1 млн ₽сокращение косвенных расходов в год
-
~3 млн ₽высвобождено излишних резервов для уплаты отпускных в год
-
в 10 разускорили кадровый документооборот
Качественный кадровый учет = качественный расчет зарплаты. Все взаиморасчеты с сотрудниками производятся на основании актуальной кадровой информации. Бухгалтеры по расчету зарплаты на стороне 1C-WiseAdvice работают по SLA: выполняют все согласованные нормативы на 100%, не допуская ошибок и переплат.
