Расчет зарплаты, особенно при внушительной численности персонала — весьма трудоемкий процесс, при котором случаются и досадные ошибки, например, начисление и выплата излишней суммы.
Если работнику переплатили заработную плату, порядок возврата переплаты зависит от причин, по которым она возникла. В одних случаях излишне выплаченную сумму можно удержать из выплат сотруднику, в других — переплату придется доказывать в суде. Еще одна сложность — может возникнуть необходимость пересчета налогов и взносов. Обо всем по порядку — в нашей статье.
Законодатели стоят на страже интересов персонала компаний и достаточно строги к вопросу взыскания излишне выплаченных сумм заработка.
Удержать их без письменного согласия работника можно лишь в случаях, перечень которых представлен в статье 137 ТК РФ [1]:
излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки бухгалтера.
ВажноПонятие «счетная ошибка» на законодательном уровне не закреплено. Ранее было принято считать, что это ошибка при арифметических подсчетах выплат (письмо Роструда
от 01.10.2012 № 1286−6-1 [2]).Однако Верховный
Суд РФ в определенииот 18.08.2025 № 46‑КГ25‑8‑К6 [3] уточнил, что счетной ошибкой также считается ошибочный ввод числового показателя, который привел к неверному арифметическому подсчету.Таким образом, это расширило понятие счетной ошибки и усилило защиту интересов работодателей в подобных судебных спорах.
сотрудник не выполнил нормы труда или виновен в простое. При этом вина работника должна быть доказана. То есть, установлена комиссией по трудовым спорам или судом;
ошибка в расчете зарплаты вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. К примеру, если работник подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ. Эти обстоятельства также должны быть подтверждены судом.
Дополнительно отметим, что статья 137 ТК РФ предусматривает также случаи взыскания и других сумм, которые формально зарплатой не являются. Так, произвести удержания из ЗП сотрудника можно для погашения его задолженности перед работодателем:
по неотработанному авансу, выданному в счет зарплаты;
по неизрасходованному авансу, выданному на командировку или в связи с переводом на работу в другую местность;
по отпускным, выплаченным за неотработанные дни отпуска (при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск).
В случаях, не предусмотренных статьей 137 ТК РФ, удержать переплату без согласия работника нельзя. Так, не получится взыскать с сотрудника излишне выплаченную ЗП если, например:
переплата возникла из-за технической ошибки сбоя в компьютерной программе. Такой вывод следует из определения Верховного суда РФ
работнику ошибочно выплатили ЗП за один и тот же месяц дважды. К примеру — один раз перечислили на карту, а другой — выдали из кассы;
бухгалтер неправильно применил закон или локальный акт. Например, ошибся в расчете среднего заработка или начислил премию без распоряжения;
переплата возникла из-за ошибок в табеле учета рабочего времени, например, в него внесли лишние часы или дни.
В подобных случаях возместить переплату работник может только по собственному желанию. То есть, работодатель вправе предложить сотруднику вернуть излишне полученные деньги добровольно. При этом целесообразно попросить работника оформить свое согласие письменно.
Гражданский кодекс в таких случаях на стороне сотрудника. Деньги, выплаченные как зарплата, нельзя взыскать как необоснованное обогащение (п. 3 ст. 1109 ГК РФ [5]), если нет недобросовестности или просчета. Они остаются у работника и считаются его обычным доходом, как и любая другая выплата за труд.
Обратите вниманиеЕсли переплата не относится к случаям, когда закон допускает взыскание излишне выплаченной зарплаты, работодатель не вправе взыскать ее только на том основании, что выплата была ошибочной. Судебное взыскание возможно, если доказаны предусмотренные законом исключения — в частности, счетная ошибка либо недобросовестность или неправомерные действия работника в соответствующих случаях.
Предотвратите ошибки в расчетах
В 85% случаев неправильный расчет зарплаты происходит из-за счетных ошибок бухгалтеров или технических сбоев.
Чтобы избежать проблем, передайте расчет зарплаты на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice. Мы внедрили ряд контрольных процедур, поэтому ошибки в расчете и перечислении зарплаты практически исключены. И даже если ошибемся, наша ответственность застрахована по полису с расширенным перечнем страховых рисков.
Решение об удержании излишне выплаченных сумм работодатель должен принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного сотруднику для возврата переплаты. Удержание возможно, только если сотрудник не оспаривает факт и сумму переплаты. Такой порядок предусмотрен статьей 137 ТК РФ.
При обнаружении переплаты зарплаты действуйте по четкому алгоритму. Это поможет вернуть деньги без нарушений и лишних судов.
Размер взысканий переплаты по заработной плате ограничен. При каждой выплате зарплаты (то есть ежемесячно) с работника можно удержать не более 20%. Это установлено статьей 138 ТК РФ [8].
Пример 1В январе 2026 года бухгалтер допустил арифметическую ошибку при начислении заработной платы сотруднику. В результате работник получил излишнюю сумму в размере 20 000 рублей.
Выплата зарплаты за январь произведена 5 февраля 2026 года. Ошибку обнаружили 10 февраля. Руководителем организации издан приказ об удержании переплаты из доходов сотрудника, начиная с зарплаты за февраль 2026 года. Оклад сотрудника — 50 000 ₽. Налоговые вычеты по НДФЛ ему не полагаются.
Произведем необходимые вычисления:
Так как размер задолженности превышает максимально допустимое ежемесячное удержание, долг будет погашаться частями в течение нескольких месяцев.
Расчет заработной платы к выдаче на руки:
За февраль 2026 года: 50 000 ₽ (оклад) − 6 500 ₽ (НДФЛ) − 8 700 ₽ (удержание) = 34 800 ₽. Остаток долга после февраля: 17 400 ₽ − 8 700 ₽ = 8 700 ₽.
За март 2026 года: 50 000 ₽ − 6 500 ₽ − 8 700 ₽ = 34 800 ₽.
Долг полностью погашен.
Необходимость пересчета налогов и взносов зависит от того, по какой причине переплатили заработную плату.
Важно!Корректировку налогов и отчетности производят лишь тогда, когда само удержание уменьшает прошлый доход. Если начисленный за прошлый период доход остается правомерным, а из текущей заработной платы удерживается долг сотрудника, корректировку проводить не нужно.
Если переплата заработной платы произошла в результате ошибочных действий бухгалтерии в прошлых отчетных (налоговых, расчетных) периодах, то придется скорректировать налоговую базу по:
НДФЛ;
взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
налогу на прибыль.
Если сотрудник согласен на удержание или излишне выплаченная зарплата возникла из-за счетной ошибки, налоги и взносы корректируют так.
НДФЛ с переплаты. После удержания заработок сотрудника уменьшается. Значит, НДФЛ с этого дохода надо пересчитать. Излишне удержанную сумму налога по правилам ст. 231 НК РФ [9] засчитывают в счет будущих платежей по этому сотруднику. Возвращать деньги не нужно, кроме случаев, когда зачет невозможен, например, при увольнении или ошибке в конце года. Налоговую базу по подоходному налогу считают нарастающим итогом с начала года (п. 3 ст. 226 НК РФ [10]). Поэтому в течение года переплату налога можно просто зачесть.
НДФЛ при удержании. Само удержание из зарплаты по соглашению работника базу по НДФЛ не уменьшает. Начислять налог нужно с полной суммы начисленного дохода (абз. 2 п. 1 ст. 210 НК РФ [11]). Удержанная сумма считается фактически полученной работником, так как он распорядился ею в счет погашения долга (п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ [12]). Никаких корректировок в учете и отчетности из-за этого не делают.
Страховые взносы. Само удержание долга из текущей зарплаты не уменьшает базу по страховым взносам: база формируется из облагаемых выплат, начисленных в пользу работника. Если первоначальное начисление заработной платы не сторнируется и не исправляется, размер текущих взносов нельзя уменьшать только из-за удержания долга. Если же исправляется ошибочно начисленная выплата прошлых периодов, необходимо отдельно определить порядок корректировки базы и отчетности за соответствующий период.
База для исчисления взносов включает суммы выплат и вознаграждений, которые начислены в течение месяца, а не выплачены (п. 1 ст. 421 НК РФ [13]). Если бухгалтерия отразила в расчете завышенные суммы взносов, ошибки нет, поскольку эти суммы действительно начислены в пользу работника. В таком случае подавать уточненный расчет не нужно (п. 1 и 7 статьи 81 НК РФ [14]).
Те же правила действуют для взносов на травматизм. Данные в ЕФС-1 корректировать не нужно. Исключение — если вы хотите обеспечить полное соответствие показателей РСВ и ЕФС-1 с 6-НДФЛ.
Если работник не согласен на удержание, но готов вернуть деньги добровольно, ситуация меняется.
Минфин в письмах
Какой вариант выбрать, зависит от договоренности с сотрудником — возвращает он переплату с НДФЛ или без него.
Страховые взносы. Фактический возврат денег работником сам по себе не определяет базу по страховым взносам. Нужно установить, отменяется (исправляется) ли первоначальное начисление выплаты. Если ошибочное начисление сторнируется, база и отчетность корректируются по правилам НК РФ. Если начисление сохраняется, а возврат представляет собой погашение долга, оснований автоматически исключать сумму из базы нет.
Налог на прибыль. При расчете налога на прибыль начисленную зарплату и суммы взносов включают в состав расходов. Значит, излишние начисления увеличивают сумму затрат и уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль. Поэтому по налогу на прибыль в данном случае возникнет недоимка, и в инспекцию нужно будет сдать уточненную декларацию. Основание — пункт 1 статьи 81 НК РФ [14].
Пример 2При начислении зарплаты за март 2026 года бухгалтер допустил счетную ошибку. Сотруднику выплатили излишне заработную плату размером 20 000 ₽. Зарплату выдали 1 апреля. Ошибку обнаружили 11 августа.
Бухгалтер пересчитал налоги и взносы с переплаты. За март излишне начислено 6 040 ₽. НДФЛ излишне удержали — 2 600 ₽. (20 000×13%).
Бухгалтер сдал уточненные РСВ и 6-НДФЛ за полугодие 2026 года.
В расходах по налогу на прибыль ошибочно учтены зарплата и взносы: 20 000 ₽ + 6 040 ₽ = 26 040 ₽. Недоимка по налогу на прибыль за полугодие составила 6 510 ₽. (25%). Бухгалтер представил уточненную декларацию, перечислил недоимку и пени.
Это возможно, если переплата произошла:
из-за того, что сотрудник не выполнил нормы труда или виновен в простое (что установлено комиссией по трудовым спорам или судом);
в результате неправомерных действий сотрудника (например, он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ). Это подтверждено судом.
В подобных случаях пересчитывать налоги (взносы) и подавать «уточненки» не нужно. Ведь здесь не идет речи об исправлении ошибок прошлых периодов. Взыскание излишне выплаченной зарплаты — это удержания по инициативе администрации, которые она произвела в положенное время (после комиссии или суда). Значит, такие удержания участвуют в расчете налогов и взносов текущего, а не прошлых периодов.
Избавиться от проблем с пересчетом налогов, уточненными декларациями и штрафами вполне возможно, если передать расчет зарплаты на аутсорсинг.
Специалисты 1С-WiseAdvice обеспечат:
Автоматизированный контроль. Каждый расчет зарплаты и налогов сначала проверяет «Электронный аудитор» — наша собственная технология, которая выявляет расхождения по любым заданным параметрам. После автоматической проверки расчеты анализируют эксперты по зарплатному учету. Каждый сотрудник следует внутренним инструкциям — сотни регламентов и чек-листов не дают пропустить ни одного этапа.
Методологическую поддержку. Отдельная команда экспертов по зарплатному учету мониторит все изменения законодательства. Если что-то поменялось, они сразу доносят новые правила до исполнителей, перекладывают теорию в практику. Штатный бухгалтер постоянно находится в операционке, поэтому может пропустить нововведения, но мы этого не допустим.
Настройку 1С: ЗУП без сбоев. Когда выходят новые правила, но 1С еще не обновилась, мы внедряем собственные доработки, чтобы программа клиента считала зарплату и налоги корректно.
Финансовые гарантии. Наша деятельность застрахована по расширенному перечню рисков на 45 млн рублей.
Безупречный расчет зарплаты (заключение SLA). В международной компании Olympus мы взяли на себя расчет зарплаты со 100% выполнением SLA,
Ниже представлены ответы на частые вопросы об излишне выплаченной зарплате.
Да, можно. Согласно определению ВС
Работодатель может попытаться вернуть переплату. По ст. 137 ТК РФ [1] он вправе удержать сумму за неотработанные дни отпуска при увольнении, но не более 20% от выплат — ст. 138 ТК РФ [8]. Если сумма больше или удержать ее невозможно, предложите работнику вернуть деньги добровольно. Взыскать переплату через суд нельзя согласно определению ВС
Кроме того, в ряде случаев удержания за неотработанные дни отпуска запрещены. Например, если сотрудника призывают в армию, или он не справляется с работой по состоянию здоровья
Если работодатель уже взыскал переплату из зарплаты сотрудника, возвращать ему НДФЛ не нужно. Вместо этого нужно провести зачет излишне удержанного налога в счет будущих платежей.
Да, сотрудник может попросить удерживать 5% от зарплаты в счет погашения переплаты, если это его добровольное решение. Размер удержаний ограничен — не более 20% от суммы зарплаты после вычета НДФЛ (ст. 138 ТК РФ [8]). Однако если работник сам разрешает удержать большую или меньшую сумму, он должен подать письменное заявление с указанием конкретного размера удержания.
Нет, пробивать кассовый чек при возврате сотрудником наличных в счет погашения переплаты зарплаты не нужно. Операция не относится к расчетам, которые оформляют через ККТ, согласно ст. 1.1 закона № 54-ФЗ [18]. Если же работник рассчитывается с организацией через кассу за приобретенные товары, работы или услуги в форме удержания из зарплаты, то в этом случае нужно выдать кассовый чек.
Если переплатили сотруднику и не хотите судиться, можно простить долг. Это самый простой вариант, потому что корректировки в учете будут минимальными. Списать сумму можно через один год. На основании ст. 392 ТК РФ [7] именно столько длится срок исковой давности по трудовым спорам. Отсчет идет со дня, когда работодатель узнал или должен был узнать о переплате.
Переплата зарплаты чаще всего возникает из-за больничных — информация о них поступает в бухгалтерию с опозданием. Бухгалтер получает чистый табель и начисляет и выплачивает заработную плату за дни, когда сотрудник уже болел. То же бывает, если работник заболел в командировке. В табеле дни болезни не отразили вовремя, и ему выплатили средний заработок.
В этом случае необходимо сначала исправить учет рабочего времени и определить, должна ли быть скорректирована ранее начисленная заработная плата (или средний заработок) за дни болезни. Налоговые последствия зависят от результата этого перерасчета и от дальнейшей судьбы переплаты.
