Кто несет ответственность при бухгалтерском аутсорсинге

Задумываетесь о том, чтобы сконцентрироваться на бизнесе, а непрофильные функции, в частности бухгалтерский учет выделить на аутсорсинг? Это решение, требующее перестройки части бизнес-процессов вашей компании и в некоторых случаях предоставляющее ей существенные преимущества.

Прежде чем сделать этот важный шаг руководитель должен выяснить, кто несет ответственность за неточности, ошибки в бухгалтерском учете, и кто будет покрывать расходы, связанные с этими ошибками. Об этом расскажем в нашем материале.

Кто несет ответственность за бухгалтерский учет в компании

Напомним, в первую очередь ответственность за ведение бухучета в компании ложится на плечи руководителя. И уже потом спросят с финдира, главбуха, бухгалтерской компании, которой передан учет, и иных лиц, причастных к ситуации. Поэтому и санкции фискальные органы прежде всего предъявляют юридическому лицу и генеральному директору лично. Данное положение предусмотрено п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ и п. 6 приказа Минфина от 29 июля 1998 года № 34н.

К слову, санкции могут быть различными: от штрафа до реального срока. Что грозит руководителю компании, зависит от масштабов и продолжительности деяния. Конечно, законодательство предусмотрело, что и главбух отвечает за свои ошибки, подробнее об этом мы рассказывали здесь. Но статистика последних лет свидетельствует о том, что количество возбужденных дел за налоговые правонарушения растет, доля же привлеченных главбухов все так же ничтожна.

Можно ли переложить всю ответственность на аутсорсера

По закону за ошибки в учете отвечает непосредственно сама организация. Другой вопрос: как снизить «градус» этой самой ответственности? При каком способе организации учета генеральный директор может максимально себя обезопасить: штатная бухслужба, бухгалтер-фрилансер, бухгалтер по договору ГПХ или специализированная компания?

Оптимальным представляется вариант аутсорсинга. Но даже в случае передачи учета в полном объеме вовсе не означает, что весь груз ответственности переложен на провайдера.

Ответственность клиента бухгалтерской компании предусмотрена за невыполнение/ некорректное выполнение ряда обязанностей:

• правильность регламентированного учета налогов;
• своевременное перечисление налоговых платежей (напомним, за неуплату налогов и сборов установлена административная ответственность, при особо крупной недоимке виновному лицу грозит уголовная ответственность. Отвечать за придется не только руководителю компании, но и бухгалтеру, финансовому директору или иному лицу, чья вина будет доказана. Бухгалтерская компания не несет ответственность за неуплату налогов клиентом);
• обеспечение надлежащего хранения бухгалтерских документов (документация может храниться у в офисе компании, либо в офисе аутсорсинговой или архивной организации. В любом случае ответственность за документы компании несет сама компания).

Таким образом, даже при заключенном договоре с бухгалтерской организацией (обычный договор возмездного оказания услуг (п. 2 ст. 779 ГК РФ), в случае обнаружения ошибок в бухгалтерском учете, штрафы и пени придется платить компании, в чьей отчетности была обнаружена ошибка. Именно поэтому в договоре с бухгалтерской компанией нужно обратить особое внимание на пункт о компенсациях и учитывать при выборе аутсорсера наличие полиса страхования.

Ответственность бухгалтерской фирмы

Бухгалтер на аутсорсинге можно призвать к ответственности в нескольких случаях. Среди них:

• несоблюдение сроков сдачи отчетности;
• некорректное исчисление налогов;
• потеря или нарушение целостности документа в результате неправильного архивирования.

Большинство бухгалтерских фирм заявляют, что несут ответственность за результат своей работы. Однако объемы этой ответственности сильно различаются.

Ответственность бухгалтерской компании за ошибки в учете, которые привели к претензиям ФНС, может быть ограничена в случае, если эти неточности были допущены по вине клиента. Привлечь к ответственности аутсорсинговую фирму не выйдет, если:

• компанией-клиентом были предоставлены подложные документы;
• предоставлены не все первичные документы;
• клиент поздно перечислил налоги, хотя информация была доведена до него своевременно.

Рассмотрим несколько примеров.

Наша компания добровольно расширила перечень страховых случаев, финансовая компенсация которых не является страховым случаем и осуществляется из личных средств 1С-WiseAdvice.

Например, если допущены ошибки в платежных реквизитах для уплаты налогов, либо ошибки в статистической отчётности, то мы компенсируем штрафы и пени, возникшие в результате этих ошибок из собственных средств.

Может ли бухгалтерская фирма отказаться нести ответственность?

Солидная бухгалтерская компания дорожит своей репутацией и доверительными отношениями с клиентами. И в случае, если к заказчику были применены штрафные санкции по ее вине, она всегда компенсирует убытки.

Конечно, возможна ситуация, когда аутсорсер отказывается возмещать финансовые потери. В таких ситуациях можно попробовать взыскать убытки через суд. Но лучше еще на старте, до начала сотрудничества, получить максимум информации о потенциальном провайдере:

• каким образом бухфирма намерена возмещать урон, причиненный действиями ее сотрудников/программного обеспечения, в каком объеме;
• есть ли полис страхования профессиональной ответственности и какие риски он включает;
• срок действия полиса (да, это важный пункт, ведь может получиться так, что срок действия полиса закончится через неделю после подписания договора);
• сумма страхового покрытия.

Итоги

При бухгалтерском аутсорсинге ответственность за корректное ведение учета лежит на самой организации и в случае появления претензий налоговых органов решать вопросы с ними будет сама компания. Однако аутсорсинговая фирма поможет отстоять позицию клиента в контролирующих органах, а также возместит штрафы и пени, которые возникли по ее вине.

Так, договор на ведение учета в нашей организации (передаваемого в наши руки полностью или частично) содержит пункты, указывающие, что мы компенсируем финансовые потери клиента, возникшие по вине специалистов 1C-WiseAdvice. Срок ответственности — три года с даты последнего отчета, даже в случае окончания срока действия договора.

Заказать услугу