Программы 1С для автоматизации бюджетирования

Сегодня без планирования деятельности не обходится ни одна компания, многие руководители составляют планы закупок и продаж. Самый простой вариант планирования и управленческого учета можно реализовать в Excel, однако он подойдет только небольшим организациям. При увеличении бизнеса, появлении подразделений и росте оборотов Excel и подобные ему программы могут не справиться с возросшим объемом информации. Это приводит к ошибкам в учете и некорректным управленческим решениям.

Повысить контроль над финансовым результатом деятельности компании, определить вклад каждого центра финансового учета (ЦФУ) в достижение запланированных финансовых целей и сформировать стратегию развития бизнеса помогает бюджетирование.

Зачем нужно бюджетирование

Использование бюджетов позволяет прогнозировать деятельность компании, согласовывать деятельность различных ЦФУ внутри организации, управлять финансовыми потоками, контролировать ее расходы и рентабельность.

В большинстве случаев бюджетирование состоит из трех бюджетов:

• Бюджет доходов и расходов (БДР)
• Бюджет движения денежных средств (БДДС)
• Бюджет баланса (или Бюджет по балансовому листу, ББЛ)

В зависимости от потребностей финансового менеджмента компании формы бюджетов могут быть различными: с укрупненными статьями или более подробные, разбиты на длительные периоды (например, годовой бюджет по кварталам) или на более короткие периоды (например, месячный бюджет по неделям), консолидированные или составленные для каждого ЦФУ.

Бюджетирование – гибкий инструмент, позволяющий выделять в качестве объектов следующие ЦФУ:

• сегменты бизнеса, направления деятельности;
• проекты;
• элементы организационной структуры (подразделения организации, компании холдинга, центры финансовой ответственности).

Составление корректных бюджетов может быть довольно сложным процессом, включающим в себя несколько этапов подготовки бюджетов отдельных ЦФУ и их консолидацию, согласование бюджетов на различных уровнях организации, подготовку первоначальных данных о деятельности компании. Поэтому для бюджетирования используют как уже внедренные на предприятии комплексные типовые системы 1С, так и специализированные программы для составления бюджетов.

Бюджетирование в типовых и нетиповых конфигурациях 1С

На сегодняшний день на рынке представлено несколько типовых продуктов фирмы 1С, решающих задачи комплексной автоматизации и включающих функцию бюджетирования. Использование таких программ для составления бюджетов может быть оправдано, если подобная конфигурация уже используется в компании или планируется комплексная автоматизация ее деятельности.

Наиболее подходящими являются следующие программы:

«1С:Управление холдингом» «1С:ERP» «1С:Комплексная автоматизация».

Для целей бюджетирования можно использовать «1С:Управление торговлей» и «1С:Управление нашей фирмой», в которых также имеются соответствующие блоки.

Если необходимо решить единственную задачу автоматизации бюджетирования в 1С, то для автоматизации подойдут специализированные программы, такие как «WA: Финансист» или «Бит.Финанс».

1С:Управление нашей фирмой

Бюджетирование в «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) включается в разделе «Настройки» с помощью флага «Использовать бюджетирование». После этого появляется возможность сформировать три главных бюджета:

• Бюджет доходов и расходов
• Бюджет движения денежных средств
• Управленческий баланс

Программа позволяет учитывать и контролировать расчеты с покупателями и поставщиками в разрезе контрагентов, договоров, заказов, документов. Доступен учет материального и нематериального имущества с длительными сроками использования.

Для формирования бюджета доходов и расходов можно выбрать один из двух методов: начисления (по отгрузке) и кассовый (по оплате).

В качестве аналитики бюджетов используется следующая:

• направления деятельности;
• заказы покупателей;
• статьи.

Для оперативного финансового планирования в программе предусмотрен платежный календарь, который позволяет сформировать приоритетность платежей для исключения кассовых разрывов и информирует о просроченных платежах.

1С:Комплексная автоматизация / 1С:ERP

Для доступа к разделу «Бюджетирование» в «1С:Комплексная автоматизация 2» необходимо выполнить настройку в разделе «НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов - Бюджетирование и планирование».

Программа поддерживает применение схем многовариантного (сценарного) планирования с привлечением данных из планов продаж, закупок, планов производства и других.

Модель бюджетирования представляет собой набор бюджетных форм и отчетов для ввода и анализа данных, а также определяет систему используемых для этого показателей. В качестве показателей могут выступать:

• статьи бюджетов, по которым собираются обороты;
• фактические показатели (денежные средства, материальные запасы и др.);
• нефинансовые показатели и нормативы (площадь арендуемых помещений, выработка, количество сотрудников и др.);
• произвольные вычисления.

В бюджетную форму эти показатели могут вводиться вручную или рассчитываться на основании данных программы. Помимо непосредственно ввода бюджетов, в системе можно моделировать перспективные финансовые состояния предприятия с учетом имеющихся ресурсов, а также рассматривать возможности по привлечению дополнительного капитала.

При построении бизнес-модели предусмотрены следующие критерии:

• регулируемая глубина детализации до организаций и подразделений предприятия;
• индивидуальная настройка каждой из моделей с использованием подчиненных бюджетов произвольного уровня сложности;
• неограниченное количество одновременно используемых моделей.

В 1С:ERP специальный монитор бюджетного процесса наглядно показывает отклонения от поставленных управленческих задач и отставание от сроков бюджетной кампании. То есть в целом упрощает контроль за своевременным выполнением бюджетов и принятие управленческих решений по повышению эффективности бизнеса.

WA:Финансист

На рынке существует большое количество программ на платформе «1С: Предприятие», которые решают задачи автоматизации бюджетирования. Одной из лучших является «WA: Финансист» – отдельный программный комплекс, среди преимуществ которого можно выделить:

1. Использование произвольных и стандартных аналитик составления бюджетов (организация, ЦФО, сценарий планирования, контрагент и др.).
2. Поддержку мультивалютности во всех бюджетах.
3. Удобную загрузку подготовленных бюджетов из Excel.
4. Согласование и утверждение (маршрутизация) бюджетов.
5. Моделирование и автозаполнение бюджетов.
6. Планирование начислений и платежей по договорам, с актуализацией соответствующих бюджетов.
7. Формирование и утверждение заявок на денежные средства, использование сложных маршрутов согласования заявок.
8. Мощнейшие механизмы загрузки данных из любых систем на платформе 1С.
9. Комплекс отчетности для план-фактного анализа исполнения бюджетов.
10. Гибкое разграничение прав доступа к данным.

Ввод плановых показателей в системе производится с помощью гибкого произвольно настраиваемого документа «Бюджет». Форма ввода бюджета (БДР, БДДС) максимально приближена к формату в Excel, что обеспечивает комфортный переход пользователя к работе с системой.

Некоторые статьи бюджета, которые зависят от другой статьи (например, поступления денежных средств от покупателей – от статьи дохода «Выручка»), можно планировать с помощью механизма зависимых оборотов. Он представлен в виде документов «Регистрация зависимостей оборотов по статьям».

При необходимости можно корректировать утвержденный бюджет специальными документами «Корректировка бюджета» и отслеживать внесенные изменения в отчетах с видом «Выводить корректировки бюджета отдельно». Также есть возможность настроить распределение бюджета, вести учет бюджетных заявок.

Таблица. Сравнение конфигураций 1С для бюджетирования

Преимущества и недостатки бюджетирования в 1С

Бюджетирование в 1С имеет свои положительные и отрицательные стороны. Если процесс непрерывен во всех периодах – до составления бюджетов, во время их составления и после этого, – то это принесет неоспоримые выгоды в виде устойчивого развития компании и точности прогнозирования финансовых результатов. Вместе с тем программы для бюджетирования и автоматизация процессов бесполезны при отсутствии методологической концепции и сформированных регламентов бюджетирования.

Основными достоинствами бюджетирования в 1С являются:

• Уход от ручных операций, связанных со сбором и передачей данных, а также консолидацией бюджетов.
• Вовлечение в процесс планирования руководителей всех подразделений, что побуждает их планировать деятельность на длительный срок и быть ответственными за достижение результата.
• Координация работы компании в целом, с учетом деятельности подразделений, выполнения проектов и разделения бизнеса на сегменты.
• Возможность детального контроля отдельных ЦФУ, так и деятельности компании в целом.
• Оптимизация распределения ресурсов внутри компании для достижения заложенных финансовых целей.
• Анализ план-фактных отклонений позволяет сравнить достигнутые и желаемые результаты, что помогает постоянно совершенствовать модели бюджетирования и повышать качество прогнозирования деятельности компании.

В то же время использование бюджетирования может иметь и недостатки:

• Дополнительные затраты на внедрение системы 1С для автоматизации этого процесса.
• Существенные временные затраты финансовых и операционных подразделений как на этапе составления бюджетов, так и их последующей корректировки.
• Увеличение требований к руководителям подразделений, что может приводить к конфликтам внутри компании.
• Неточность при формировании бюджетов на начальном этапе может привести неэффективному использованию ресурсов компании.

Итак, бюджетирование является достаточно сложным процессом, требующим обработки большого объема информации. Однако, несмотря на высокую стоимость специализированных систем, их внедрение окупается и позволяет повысить экономическую эффективность компании и прозрачность бизнеса в целом.