Платежный календарь: назначение, планирование и исполнение

Распространенная ситуация, с которой сталкиваются практически все бизнесмены: пришло время платить по счетам, а свободных денег для перечисления зарплаты, налогов и других обязательных сборов в бюджет, платежа по кредиту, аренды и др. не оказалось. Все задачи и проекты бросаются, собственникам уже не до стратегических планов – судорожно начинается поиск денег, отправляются запросы на очередные кредиты, перекредитование и так далее.

Всех этих текущих проблем с деньгами и «горячки» с их поиском можно легко избежать, если есть платежный календарь. Так удастся избавиться от ситуации, когда в целом по месяцу у компании с деньгами все в порядке, но в конкретный день месяца не оказалось нужной суммы для перечисления каких-то обязательных и неотвратимых платежей.

Для чего нужен платежный календарь?

Обычно платежный календарь составляется ежедневно с прогнозом на один или несколько месяцев. Особенностью формирования платежного календаря является его постоянная актуализация, в соответствии с фактическими данными.

Основной целью составления платежного календаря является балансирование денежных потоков таким образом, чтобы предстоящие поступления гарантировали оплату грядущих расходов, что позволяет избежать кассовых разрывов. Важно отметить, что составление платежного календаря не будет оправдано, если в компании нет обязательного регламента по платежам.

Планирование платежного календаря организации

Как составить платежный календарь? Для эффективного планирования платежного календаря мы предлагаем воспользоваться новым сервисом управления финансами в компании – «Управленка».

Все данные стекаются в «Управленку» автоматически. В сервисе клиент может видеть:

• готовую аналитику текущих расходов;
• календарь обязательных платежей;
• прогноз кассовых разрывов;
• отчетность по проектам.

Доступ к сервису осуществляется круглосуточно в режиме онлайн в личном кабинете клиента 1С-WiseAdvice.

Для целей прогноза платежей в «Управленке» есть специальный инструмент – «Платежный календарь», который позволяет планировать потоки денежных средств в наглядной и удобной форме.

В календаре можно задать два вариант отображения: «по дням» и «по неделям».

Вариант «по дням» удобен для оперативного планирования на несколько недель, вариант «по неделям» подходит для среднесрочного планирования.

Рис. 1 Платежный календарь

В платежном календаре «Управленки» могут отображаются текущие регулярные платежи компании и рассчитанные налоговые платежи из «1С:Бухгалтерия». Добавление планируемых операций списания и поступления денежных средств осуществляется, не выходя из календаря. Операция автоматически заполнится данными выбранной строки (дата, наличные/безналичные, счет/касса, статья движения денежных средств).

Использование платежного календаря позволяет сбалансировать денежные потоки в компании простым перемещением платежей мышкой между датами и счетами.

Анализ платежного календаря организации

Проводить анализ платежного календаря в сервисе «Управленка» удобно с помощью сводного графика по денежным средствам.

Рис. 2 Сводный график по денежным средствам

Диаграмма отображает текущий по всем счетам и кассам остаток с учетом данных планирования. Если график опускается ниже нуля, запланированных поступлений недостаточно для покрытия всех выплат по организации. Прогнозирование движения денежных средств способствует оперативному принятию мер по недопущению кассового разрыва. Также, если на счете долгое время хранится крупная сумма денежных средств, можно запланировать ее более оптимальное использование.

Рис. 3 Операция в Предприятии

Для корректировки итогового сальдо движения денежных средств в платежном календаре можно:

• перенести платеж, перетащив значение суммы операции на нужную дату;
• открыть операцию, и внести правки непосредственно в документ – для это достаточно дважды нажать правой клавишей мыши на сумму;
• не открывая документа, изменить дату или счет/кассу, с которых будет проведена оплата, с помощью контекстного меню.

Исполнение платежного календаря

После подготовки платежного календаря казначей формирует реестр платежей, в соответствии с запланированными операциями. Его исполнение происходит на основании платежных поручений, отправленных в банк.

При выполнении платежа операция исключается из платежного календаря, изменяя текущий остаток денежных средств. В платежном календаре сервиса «Управленка» выводятся только запланированные суммы.

При недостатке денежных средств для выполнения всего плана платежей возможно:

• Изменить дату планируемых платежей на более поздний срок;
• Разделить крупные расходы на несколько платежей;
• Запланировать получение дополнительного банковского краткосрочного кредита;
• Использовать прочие возможности осуществления расчетов, например, расчет с помощью векселей и товарного кредита.

Автоматизация платежного календаря предприятия

Платежный календарь можно составить с помощью таблиц Excel. Такой вариант формирования платежного календаря позволяет реализовать базовые инструменты для информирования собственников и принятия управленческих решений. Но Excel используется в основном для базового финансового планирования. При росте количества платежей, настройка платежного календаря становится более трудоемкой задачей.

После автоматизации составления платежного календаря компания может полностью использовать все возможности оперативного управления денежными средствами. Внедрение специализированных систем позволяет планировать денежный поток с необходимой детализации, внесение оперативных изменений и существенного сокращения срока подготовки реестра платежей.

Для составления платежного календаря и достижения вышеописанных целей можно использовать сервис «Управленка», функционал которого включает интерактивное управление платежным календарем. Причем использовать его можно сразу, без настроек.

Если необходим более широкий функционал для управления денежными средствами, можно использовать различные программы, разработанных на базе «1С Предприятие». Их функционал подбирается для каждой организации в процессе внедрения. Например, продукт группы компаний WiseAdvice «WA Финансист» с модулем «Управление денежными средствами».

«Платежный календарь WA:Финансист» позволяет сформировать данные оперативного планирования на основании информации о плановых поступлениях и списаниях денежных средств в виде графика платежей в наглядной форме с возможностью настройки аналитики любой глубины.

Настройки платежного календаря позволяют:

• Установить период формирования, задать его периодичность;
• Быстро переключиться между уровнями группировок выводимых данных
  Одним кликом можно вывести либо сводную информацию, либо детализировать ее до документа оперативного планирования движением денежных средств;
• Выбрать тип платежного календаря
  В системе можно сформировать платежный календарь предприятия двух типов:
  
  • обычный – формируется по данным документов оперативного планирования;
  • предварительный – составляется согласно плану (бюджету) движения денежных средств.
• Настроить группировки вывода информации;
• Установить отборы.

Платежный календарь формируется на основании согласованных заявок на расход денежных средств и заявок на их поступление. Для каждой заявки можно указать:

• приоритет, с помощью которого заявки можно ранжировать, если денежных средств недостаточно для оплаты всех заявок;
• вид оплаты (наличные/безналичные).

Данная система позволяет автоматически проверять заявки на соответствие бюджетам компании, бюджету договора и выполнять согласование заявки по настроенным маршрутам.