Кассовый разрыв и средства его прогнозирования

Бизнес зачастую связан с преодолением различных трудностей:

• Как выстроить прибыльную финансовую модель?
• Как избежать налоговых проверок?
• Как расплатиться по всем счетам и остаться с деньгами? И т.д.

Часть этих рисков можно предсказать, часть нет.

Многие предприниматели сталкиваются со следующей ситуацией: компания прибыльна, а денег на счетах нет. Такое временное отсутствие денег называется кассовый разрыв.
Кассовый разрыв – это состояние временное и проходит, когда компании поступают денежные средства по уже подписанным актам. Риск наступления кассового разрыва прогнозируется и его можно избежать. Кассовые разрывы могут возникать абсолютно в любом бизнесе по различным причинам. Важно выявить проблемы, предугадать наступление кассового разрыва и оперативно найти средства для его покрытия.

Однако, если на счетах не остается денежных средств, потому что компания генерирует убытки – это не кассовый разрыв, а дефицит денежных средств. Такая компания находится на грани банкротства, и для выхода из такой ситуации необходимо полностью пересмотреть существующие бизнес-процессы.

Кассовый разрыв – что это значит?

Компания при этом прибыльна, может работать по нескольким контрактам, но, если не следить за финансами и не планировать платежи, в определенный момент можно понять, что денег в наличии не хватит, чтобы рассчитаться по текущим обязательствам. При этом причин возникновения кассовых разрывов и способов их покрытия может быть несколько.

Причины возникновения кассового разрыва предприятия

Основная причина возникновения кассового разрыва заключается в отсутствии планирования и балансирования денежных потоков. Планирование движения денежных средств заключается в расчете остатка денег с учетом будущих поступлений и выплат на несколько недель, месяцев вперед.

Например, фирма заключила договор, в котором прописан аванс и поэтапная оплата за выполненные работы. Для выполнения этих работ компания планирует привлекать помимо собственных сотрудников еще сторонних поставщиков. Планирование в этом случае заключается в распределении в платежном календаре поступлений от клиента, в соответствии с графиком выполнения работ. Так же необходимо указать в какие даты и в каком размере будут произведены выплаты поставщикам, в соответствии с заключенными договорами, зарплата сотрудникам и остальные постоянные платежи.

Балансирование денежного потока состоит в равномерном распределении выплат и поступлений в течении прогнозного периода. Балансирование необходимо для устойчивого развития компания и финансового положения.

Например, в компании выплата зарплаты производится два раза в месяц: 20 и 10 числа. Крайне нежелательно прописывать эти даты в договорах аренды, лизинга и других крупных платежей, так как денег может не хватить. Желательно распределить крупные платежи в течении всего месяца.

Следующая по значимости причина возникновения кассовых разрывов – неплатежи заказчиков. Ситуация может быть точечная, когда один какой покупатель не платит по счету. Предупреждение таких рисков основывается в первую очередь на первоначальной оценке платежеспособности клиента.

Перед заключением договора, особенно с постоплатой, необходимо убедиться в финансовой устойчивости контрагента:

• изучить учредительные документы
• проверить контрагента на доступных открытых источниках
• рассчитать показатели финансовой устойчивости по бухгалтерской отчетности.

Если происходят массовые задержки платежей, то скорее всего причиной являются общеотраслевые проблемы или макроэкономические изменения – кризис или санкции. Предугадать наступление кризиса – задача не тривиальная, поэтому в этом случае на первый план выходит оперативное управление дебиторской и кредиторской задолженностями.

Помимо перечисленных причин источником возникновения кассового разрыва предприятия могут стать непредвиденные расходы, например, вследствие поломки основного оборудования.

Как спрогнозировать кассовый разрыв?

Прогноз кассового разрыва осуществляется с помощью платежного календаря или отчета по движению денежных средств. В корректно составленном отчете информация по временному кассовому разрыву будет заметна сразу, так как в том случае остаток будет отрицательным.

Формула расчета кассового разрыва

Формула расчета кассового разрыва может изменяться в зависимости от размера и специфики конкретного предприятия, но в большинстве случаев используется следующая формула:

ДС+П-О=ОДС

Где:

ДС - остаток денежных средств на начало дня

П - поступления в течение дня

О - оплата и расходы

ОДС - остаток денежных средств

Если получившаяся сумма меньше нуля – наступает кассовый разрыв. Рассмотрим возникновение кассового разрыва предприятия на примере: Ваша компания занимается проектами по проектированию. Вы получили крупный заказ на 1,5 млн. руб. без НДС, в договоре предусмотрено 3 этапа, срок проекта 6 мес., оплата по договору в течении 14 дней после акта.

Таблица актирования и оплат по договору:

Этап	Сумма акта, тыс. руб. без НДС (% от общей суммы)	Сумма оплаты, тыс. руб. с НДС (% от общей суммы)
Аванс		360 т.р. с НДС (20%)
1 этап – предпроектное обследование	300 т.р. без НДС (20%)	288 т.р. с НДС (16%)
2 этап – формирование концептуальной модели	300 т.р. без НДС (20%)	288 т.р. с НДС (16%)
3 этап – сдача проекта	900 т.р. без НДС (60%)	864 т.р. с НДС (48%)
Итого	1 500 т.р. без НДС	1 800 т.р. с НДС

Ежемесячные затраты в компании.

Расходы	Сумма, тыс. руб. с НДС
Зарплата с налогами	120 т.р.
Аренда	50 т.р.
Дополнительные расходы	5 т.р.
Итого	175 т.р.

Рассчитав, что за 6 месяцев Ваши затраты будут
175 т.р. * 6 мес = 1 050 тыс. руб.,
таким образом вы получите 750 т.р. по итогам проекта.

Рассмотрим подробнее каким образом будет меняться остаток денежных средств по итогам каждого месяца проекта.

Месяц 1 – У Вас на счету 200 т.р, Вы только заключили договор и в течении 14 дней Заказчик заплатил аванс в размере 360 т.р. Ваши затраты составили 175 т.р.

Остаток к концу месяца на счету можно посчитать так:

Остаток на начало 200 т.р.
+ Поступление аванса 360 т.р.
- Оплата расходов 175 т.р.

Остаток денег на конец месяца 385 т.р.

Месяц 2 – Вы выполняете работу по договору по первому этапу, но пока его не сдали.

Остаток на начало 385 т.р.
+ Поступление денег 0 т.р.
- Оплата расходов 175 т.р.

Остаток денег на конец месяца 210 т.р.

Месяц 3 – Вы сдали первый этап, получили за него деньги и приступили к следующему. И снова выдаете зарплаты и платите за офис.

Остаток на начало 210 т.р.
+ Поступление денег 288 т.р.
- Оплата расходов 175 т.р.

Остаток денег на конец месяца 323 т.р.

Месяц 4 – Вы додели концепцию проекта, согласовали с заказчиком и уже начали работать над основным проектом.

Остаток на начало 323 т.р.
+ Поступление денег 288 т.р.
- Оплата расходов 175 т.р.

Остаток денег на конец месяца 436 т.р.

Месяцы 5, 6 – Вы работали над разработкой проекта и к концу 6 месяца закончили проектирование. Однако, заказчик не хочет принимать работу и просит устранить замечания. Срок Проекта увеличивается, наступает срок оплаты зарплаты и арендных платежей.

Остаток на начало 436 т.р.
+ Поступление денег 0 т.р.
- Оплата расходов (за 2 месяца) 350 т.р.

Остаток денег на конец месяца 86 т.р.

Месяц 7 – Исправление ошибок и согласование заняло полмесяца, и к середине месяца акт с заказчиком подписан. Однако, в соответствии с договором заказчик может оплатить счет в течении 14 дней. При этом вам необходимо заплатить сотрудникам и аренду.

Остаток на начало 86 т.р.
+ Поступление денег 0 т.р.
- Оплата расходов 175 т.р.

Остаток денег на конец месяца -89 т.р.

Если не удаться договориться с заказчиком об ускорении оплаты денег на счете не хватит и случится кассовый разрыв. Вы откладываете какие-то оплаты, прибегаете к дополнительному финансированию компании или используете другие способы выхода из кассового разрыва.

Месяц 8 – Заказчик полностью оплачивает Ваши услуги, вы выплачиваете остатки задолженности по зарплате и аренде или погашаете кредит, оплачиваете расходы за очередной месяц.

Остаток на начало -89 т.р.
+ Поступление денег 864 т.р.
- Оплата расходов (за 2 месяца) 175 т.р.

Остаток денег на конец месяца 600 т.р.

Проект окончен – на счету 600 т.р., чистый денежный поток составил +400 т.р. Динамику изменения остатка денежных средств можно посмотреть на графике.

Рис.1 График остатков денежных средств

Чтобы избежать кассовых разрывов в проектном бизнесе необходимо тщательно балансировать денежный поток и внимательно следить за сроками выполнения работ. Для балансировки платежей в договоре необходимо предусмотреть большее количество этапов, чтобы поступление денег было сопоставимо с затратами. Увеличение сроков проекта может резко сказаться на его рентабельности – например, в нашем примере первоначально планировался денежный поток от проекта в размере 750 т.р., а по факту составил 400 т.р.

Для осуществления прогнозирования остатка денежного остатка можно воспользоваться табличкой в excel, но осуществлять планирование на длительный срок, иметь возможность оперативного изменения последовательности платежей, формировать график платежей удобнее в сервисе «Управленка».

Рис.2 График платежей в сервисе «Управленка»

Платежный календарь в сервисе позволяет контролировать текущие оплаты и поступления. Сервис работает в связке с бухгалтерией – из нее загружаются в автоматическом режиме:

• счета на оплату, как планируемые поступления денег;
• ближайшие платежи по налогам;
• прогноз выплаты зарплаты с налогами.

Дополнительно, Вы можете завести проекты и предстоящие платежи по договорам с заказчиками и поставщиками. В результате, Вы получите платежный календарь, с помощью которого можно управлять денежным потоком компании.

Что делать, если кассовый разрыв уже случился?

Если кассовый разрыв наступил и денег нет, то разбираться почему так случилось уже нет времени. Необходимо срочно закрыть кассовый разрыв. Понять причины возникновения можно после выхода из него, и то при условии, что в компании ведется управленческий учет и данных будет достаточно. Ниже мы опишем необходимые меры по предотвращению и планированию источников покрытия кассовых разрывов.

Путь выхода из сложившейся ситуации можно представить в виде последовательности шагов.

1. Исключение низкоприоритеных платежей

В первую очередь необходимо распределить, какие платежи являются обязательными, а какие можно заплатить позже без существенных штрафов. Счета с наибольшим приоритетом оплачиваются в первую очередь – налоги, кредиты, аренда и другие платежи с определенной датой, нарушение которой может повлечь такие санкции, как пени, штрафы или другие взыскания. Так же к первой группе можно отнести оплату сырья, без которого компания не может продолжать выполнять текущие обязательства.

Оплата персонала, выплаты поставщикам и некоторые обязательные офисные платежи не имеют определенных сроков выплат – такие платежи возможно сдвинуть на несколько дней.

В третью группу попадают все необязательные платежи, от которых можно отказаться – затраты на обучение, представительские расходы и другие. Платежи из этой группы можно не осуществлять вообще.

2. Получить оплату раньше

Проведите работу с дебиторской задолженностью – обзвоните всех клиентов, должников. Если клиент просрочил платеж, можно разослать письма с претензиями, приостановить работы или задержать отгрузку, обратиться в суд.

Если выплата только предстоит, то можно договорится об оплате сейчас под гарантийные обязательства доделать все в срок или раздробить платеж в соответствии с уже проделанной и принятой работой.

3. Увеличить сроки оплаты поставщикам

Если компании необходимо оплатить в ближайшее время крупную сумму поставщикам – договоритесь об отсрочке или постарайтесь разбить платеж на более мелкие суммы. При этом желательно, несмотря на нехватку денег, платить своим поставщикам постоянно, хоть и меньшими суммами. Таким образом, Вы покажете свою заинтересованность в продолжении партнерских отношений и покажите, что прикладываете все силы для погашения задолженности. В противном случае, кредиторы могут обратиться в суд и тогда по решению суда со счетов компании могут списать полную сумму задолженности.

4. Стимулирование продаж

В ситуации, когда деньги в бизнесе не на расчетном счету, а в запасах на складах, может помочь проведение маркетинговых акций, предоставление скидок на сезонные товары, распродажи. Затоваривание одна из основных причин выпадения денежных средств из оборота торговых компаний. Чтобы деньги возвращались быстро обратно необходимо контролировать закупки и вовремя избавляться от лишнего товара.

5. Использование собственных средств

Финансирование деятельности компании за счет собственных средств компании, например, собственники направляют дивиденды на финансирование бизнеса.

Кроме чистой прибыли компания может продать или сдать в аренду неиспользуемое оборудование, автомобили и другое имуществу. Рассмотреть возможность сдачи в аренду помещений, которые принадлежат компании или собственнику.

Для выхода из кассового разрыва собственники могут внести собственные средства на расчетный счет компании, это поможет оперативно закрыть кассовый разрыв в случае его возникновения.

6. Использование заемных средств

Кредит на погашение задолженности - хоть и очевидное решение, но крайне нежелательное. Получить кредит на хороших условиях в кратчайшие сроки крайне проблематично, когда кассовый разрыв уже наступил. Поэтому кредит с такими может и не помочь, а только усугубить ситуацию, когда подойдет срок платить по кредиту и процентам.

Помимо кредита можно воспользоваться и другими финансовыми инструментами: овердрафтом и факторингом. Факторинг позволяет получать деньги сразу после подписания акта за вычетом комиссии фактора. А овердрафт к расчетному счету позволяет уходить в минус при нехватке средств на согласованный лимит. При этом в счет погашения овердрафта будут списываться все последующие поступления на расчетный счет.

Как избежать кассовых разрывов в будущем?

В деятельности предприятия основная причина наступления кассового разрыва – это некачественное планирование денежных потоков.

Существенно уменьшить риск наступления кассового разрыва можно с помощью внедрения систем планирования и контроля ДДС. Одним из таких средств является платежный календарь – инструмент для балансирования денежных потоков таким образом, чтобы предстоящие поступления от контрагентов гарантировали оплату будущих расходов.

Создать простой платёжный календарь можно в Excel, но такой подходит имеет ряд серьезных ограничений, с которыми компания столкнется по мере развития бизнеса или даже начальном этапе, например, в Excel нет возможности быстрой смены аналитики для группировки платежей.

Например, в проектных организациях удобно смотреть кэш фло по каждому проекту отдельно, и уже потом анализировать аналитические статьи. Но при этом условие наличия положительного денежного потока в рамках каждого проекта не обязательно должно соблюдаться, и тогда необходимо провести анализ уже в рамках всей компании.

В качестве удобной замены Excel можно использовать специализированный веб-сервис по управлению денежными средствами «Управленка», в котором наглядно на графике виден результирующий денежный поток с учетом предстоящий платежей.

Рис.3 График движения денежных средств

Помимо планирования Платежный календарь позволяет сбалансировать условия договоров в рамках одного проекта, контролировать платежную дисциплину, оценить степень влияния проектов (сегментов бизнеса) на приток и отток денег.

В качестве профилактики кассовых разрывов, кроме оперативного управления денежными средствами с помощью платежного календаря, необходимо:

• Следить за прибыльностью компании и ее отдельных сегментов, направлений и проектов. Если направление генерирует убытки, то может быть принято решение его закрыть.
• Учитывать постоянные расходы и риски при подготовке графика оплат в договорах
• Строки оплат у поставщиков должны быть больше, чем сроки оплаты заказчика
• Проверять заказчиков и поставщиков на предмет финансовой устойчивости
• Контролировать сроки выполнения проектов, так как увеличение сроков приводит снижению его прибыли
• Не допускать затоваривание складов
• Контролировать и анализировать дебиторскую задолженность

При выполнении всех рекомендаций вы сможете предотвратить кассовые разрывы, так как информация об их возникновении будет у вас не по факту отсутствия денег, а заблаговременно.