Как правильно возмещать расходы главе иностранного представительства

Нередко главе иностранного представительства возмещаются расходы на аренду жилья, эксплуатацию личного автомобиля и пр. С одной стороны такая компенсация в глазах государства является доходом и должна облагаться подоходным налогом (НДФЛ). С другой – существуют вполне законные способы этот налог не платить.

Если удерживать налог, то как?

Большинство бухгалтеров либо забывают удержать подоходный налог, либо не задумываются, как при его удержании действовать в интересах сотрудников.

В последнем случае с глав представительств иностранных компаний, которые являются:

• гражданами России,
• иностранными гражданами со статусом резидента России,
• иностранными гражданами со статусом высококвалифицированного специалиста,

удерживается подоходный налог в размере 13%.

Если же для работы в представительстве приглашается сотрудник из-за рубежа (не имеющий статуса резидента), с него удерживается подоходный налог 30%.

Допустим, иностранное представительство решило дополнительно к зарплате выплачивать главе-нерезиденту 50 000 руб. в месяц для ежемесячной оплаты квартиры или аренды автомобиля.
С этой суммы сразу удерживается подоходный налог в размере 15 000 руб. (50 000 *30%), т.е. на руки глава-нерезидент получит только 35 000 руб.

Но здесь главный вопрос: как сделать так, чтобы глава представительства не «терял» часть компенсации в виде НДФЛ?

Для этих целей необходимо грамотно выполнить gross up (т.е. рассчитать сумму компенсации с учетом удерживаемого налога) по следующей формуле:

50 000 / 0,7 (при ставке НДФЛ 30%)
либо
50 000 / 0,87 (при ставке НДФЛ 13%)

Именно с получившейся суммы должен удерживаться подоходный налог, чтобы глава представительства избежал «налоговых потерь». И именно эта сумма должна быть прописана в Трудовом Договоре в качестве компенсации.

А можно вовсе не платить?

Выше мы рассмотрели подход, который близок бухгалтерам. Мы же являемся экспертами не только в бухучете, но и в налогах. Поэтому всегда ищем законные пути оптимизации налоговых выплат. Если наши клиенты могут законно не платить налоги, мы всегда подскажем, как это сделать правильно.

Сразу оговоримся, что свое мнение мы подкрепляем обширной судебной практикой (т.е. при налоговых спорах российские суды придерживаются именно такого мнения).

Так, если глава представительства приглашается на работу из другого города, то НДФЛ можно не начислять, опираясь на Трудовой кодекс. Статья 169 ТК РФ прямо указывает на обязанность работодателя компенсировать сотруднику расходы, связанные с переездом и обустройством на новом месте. При этом под обустройством вполне может пониматься предоставление сотруднику квартиры на весь период работы (либо – денежная компенсация за аренду жилья).

Если же иностранное представительство официально (т.е. по специально оформленному документу) приглашает главу из-за рубежа, оно обязано гарантировать иностранному гражданину соответствующее материальное, медицинское и жилищное обеспечение (п. 5 ст. 16 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ). Т.е. компенсация аренды квартиры логично вытекает из обязанности представительства обеспечить иностранного сотрудника жильем.

В Трудовом кодексе также предусмотрена возможность компенсации расходов, связанных с использованием личного имущества сотрудника (статья 188 ТК РФ). Эту норму закона можно применять, чтобы не начислять НДФЛ при возмещении расходов на личный автомобиль.

Самое главное, правильно сформулировать соответствующие пункты в Трудовом Договоре / специальном Приказе / Положении о компенсациях.

И даже возьмем на себя общение с контролирующими органами при возникновении претензий или налоговых споров.

Надеемся, наши рекомендации будут Вам полезны.

Обращайтесь! Мы всегда рядом с Вами!

Связаться с экспертом