Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу

В 2020 году компании столкнулись с ситуацией, в которой необходимость организации удаленной работы встала в полный рост. При этом обеспечение легитимности такой работы легла на плечи сотрудников, обеспечивающих взаимодействие персонала и компании – кадровых специалистов – нас с вами!

Ситуация:

Действующие сотрудники компании частично или полностью работают дистанционно (удаленно). Перед кадровыми специалистами стоит задача организовать юридически значимый обмен электронными кадровыми документами: заявлениями на отпуск, уведомлениями о неявке, больничном и т.п.

Решение:

Перевести сотрудников в юридическую категорию дистанционных работников. Для этого необходимо с каждым сотрудником подписать дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу.

Почему это нужно?

Трудовой Кодекс РФ разрешает обмен документами в электронной форме между дистанционным сотрудником и работодателем. Однако, текущие офисные сотрудники, по случаю переведенные на удаленную работу, не попадают под эти нормы (кроме тех случаев, когда это заранее предусмотрено в трудовом договоре).

Юридическая значимость

Чтобы электронный документ имел юридическую силу, его следует подписать с помощью электронной подписи (ЭП).

Существует две категории электронных документов, в отношении которых ЭП могут применяться:

• Кадровые документы, ИЗМЕНЯЮЩИЕ объем прав и обязанностей сторон: трудовой договор и дополнительные соглашения к нему, договор о материальной ответственности, ученический договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
• Все остальные кадровые документы: заявления об отпуске, о командировке, лист ознакомления с локальными нормативными актами и пр. документы, возникающие в ходе обычных кадровых операций.

Таблица 1. Доступные виды ЭП для участников трудовых отношений

Вид электронной подписи	Категория документа	Дистанционный (удаленный) сотрудник	Работодатель
Усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП)	Изменяющие права сторон	+	+
	Иные кадровые документы	+	+
Усиленная неквалифицированная ЭП (УНЭП)	Изменяющие права сторон	+	-
	Иные кадровые документы	+	+
Простая электронная подпись (ПЭП)	Изменяющие права сторон	-	-
	Иные кадровые документы	+	+

УКЭП обладает бескомпромиссными правами в отношении подписи вообще любых кадровых документов. Но она же является самой дорогой и трудоемкой для выпуска (выдается только после процедуры идентификации личности в удостоверяющем центре). Поэтому на практике сам работодатель подписывает кадровый документы УКЭП, а для своих сотрудников выпускается либо УНЭП, либо вовсе ПЭП.

Как на 100% юридически правильно перевести сотрудников на дистанционную работу

Если у сотрудника изначально есть квалифицированная электронная подпись, которую он создал самостоятельно в удостоверяющем центре, то ее можно использовать для подписания дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу. Это безрисковый вариант.

Если же у сотрудника квалифицированной электронной подписи нет, а в организации отсутствуют локальные нормативные акты, регулирующие порядок выпуска неквалифицированных подписей и их проверки, то мы рекомендуем обменяться с сотрудником бумажными экземплярами допсоглашений. Даже если у сотрудников нет физической возможности приехать в офис, обменяться документами с «живой подписью» можно обычной почтой.

Пока в организацию не поступит документ с «живой» подписью, электронный кадровый документооборот с сотрудником находится в «серой» зоне. Но, как правило, эти риски не слишком велики и краткосрочны – заказные письма с описью Почта России доставляет в приемлемые сроки, не говоря уже о специализированных коммерческих службах доставки.

Проект дополнительного соглашения о переводе сотрудников на дистанционный режим работы вы можете скачать по ссылке:

Заказать услугу