Возмещение из ФСС и возмещение НДС или Где зависают деньги компаний

Практически каждая компания сталкивается с такой проблемой, как нехватка оборотных средств. Пополнять их за счет банковских кредитов — дорого. На практике многие компании располагают финансовыми резервами, о которых даже не знают. Между тем, эти «скрытые» оборотные средства могут исчисляться миллионами.

Итак, где чаще всего «спрятаны» оборотные средства компании? Таких источников несколько:

• невозмещенный НДС;

• невозмещенные выплаты в ФСС;

• переплата по налогам.

Возмещение НДС — головная боль штатного бухгалтера и огромный резерв финансовых средств

В случае, если по итогам прошедшего квартала сумма налоговых вычетов (НДС на товары/услуги, которые компания «купила» у поставщиков) превышает общую сумму налога, исчисленную по облагаемым НДС операциям (налог в стоимости проданных товаров/услуг), то полученную разницу можно вернуть или, другими словами, возместить из бюджета.

Процесс возмещения можно описать так: компания подает декларацию по НДС, инспекторы проводят камеральную проверку этой декларации — проверяют обоснованность суммы, заявленной к возмещению, запрашивают документы (если у них в ходе проверки возникают какие-либо вопросы) и даже могут прийти в компанию с осмотром!

Отказ в возмещении НДС является довольно распространенной практикой, так как декларации, в которых заявлено возмещение налога (особенно, если речь идет о миллионных суммах), инспекторы проверяют с особым пристрастием.

Поэтому бухгалтеры стараются не провоцировать налоговые органы и не подавать декларации, где сумма НДС заявлена к возмещению, а переносить вычеты на следующие периоды.

Возмещение НДС — абсолютно законная практика, но большинство бухгалтеров им не занимаются, либо получают отказ в возмещении НДС и не оспаривают решение инспекции.

Причин этому может быть множество:

• Недостаток ресурсов для сбора документации к налоговой проверке и приостановление текущей работы, так как срок для сбора документов по требованию ИФНС составляет 10 дней.

• Беспорядок в документах (или их отсутствие), на основании которых будет принято решение ИФНС о возмещении НДС.

• Взаимодействие с недобросовестными поставщиками.

• Пристальное внимание и давление со стороны ИФНС.

• Некомпетентность бухгалтера в области налогового законодательства и порядка возмещения НДС.

Главная проблема — понять в моменте ситуацию с документами (их качеством и количеством) не представляется возможным, а, следовательно, — нет понимания готовности документов к проверке.

Для того чтобы возмещение НДС в Вашей компании прошло успешно, необходимо:

• Регулярно проводить инвентаризацию расчетов НДС (правильность расчета налога и суммы к возмещению).

• Постоянно проводить инвентаризацию документов, причем не только первичных, которые заносятся в базу, но и регистров учета, договоров, транспортных накладных и др.

• Составлять реестры документов: все ли в наличии, в каком они качестве, что нужно исправить, в какой стадии находится работа с документом, что отксерокопировано, подписано и сшито для предоставления в ИФНС для возмещения, а что — еще нет. Все описанные процедуры — очень трудоемкие, как, впрочем, и весь процесс ведения учета вновь поступающих документов в «ручном» режиме.

• Проявлять должную осмотрительность при выборе партнеров.

• Самое главное — найти профессионального провайдера бухгалтерских услуг, для которого возмещение НДС является обычной отработанной на десятках клиентов процедурой, а не форс-мажором, которого так боится штатная бухгалтерия.

Почему у клиентов нашей компании не бывает проблем с возмещением НДС?

Благодаря особой организации процесса в компании 1C-WiseAdvice:

• Все документы сканируются отдельно выделенными сотрудниками на промышленных сканнерах (что позволяет делать это с минимальными временными затратами, в больших объемах и с максимальным качеством).

• Дальнейшая бухгалтерская работа ведется только с электронными копиями (документы не «гуляют» по кабинетам и столам бухгалтеров, а оперативно обрабатываются, не покидая пределов одного помещения).

Благодаря нашим доработкам системы 1С:

• Можно прикреплять сканы первичных документов в бухгалтерскую базу, и сразу видеть, какой именно документ использован в учете.

• В базе данных 1С создается систематизированный электронный архив документов, которым легко и удобно пользоваться; любой документ можно найти в один «клик» — распечатать цифровые копии в любом количестве. Все это бесценно при налоговых проверках, сверках с контрагентами и пр.

• Учет замечаний к качеству и наличию необходимых документов ведется сразу в системе 1С, что позволяет готовить сводный отчет о качестве и наличии документов, а также о необходимых правках — отчет о недочетах и «недостаче» в документах готовится в режиме онлайн (оперативнее уже не бывает!).

• Контролируется правильность классификации и интерпретации документов, а также следование согласованному с вами стандарту ввода и учета документов в 1С. Ручные операции и выбор неверного варианта учета операции исключены.

Наша технология работы с документами позволяет:

• Делить цикл обработки документов (например, мы только набиваем документы в программу, а клиент — их акцептует и проводит)

• Иметь в базе всегда актуальную, последнюю версию документа (при появлении нового или обновленного документа проводится автоматизированная проверка наличия этого документа в базе и в случае наличия — происходит его замена на более свежий для исключения дублей.

• Исключить ситуации ввода документов определенного вида в закрытом периоде, т. е. без ведома главбуха какие-то документы не смогут вводиться «задним числом». При этом остается возможность работать в прошлых периодах (ограничения по вводу настраиваются только для конкретных пользователей).

• Предоставлять клиенту копию базы и электронный архив (т.е. материальный результат нашей работы хранится у клиента).

Возмещение из ФСС: почему бухгалтеры компаний забывают о миллионах в фонде соцстраха?

Практически каждая компания и предприниматель, у которых есть наемные работники, выплачивают своим сотрудникам по мере возникновения потребности:

• пособия по временной нетрудоспособности;

• пособия по беременности и родам;

• единовременные пособия женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности;

• единовременные пособия при рождении ребенка;

• ежемесячные пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет;

• социальные пособия на погребение.

Зачастую получается так, что сумма выплаченных пособий превышает сумму взносов, подлежащих уплате в бюджет. В такой ситуации компания или ИП вправе обратиться в ФСС, чтобы зачесть разницу в счет будущих платежей по взносам или вернуть переплату на свой расчетный счет.

Как получить возмещение из ФСС

Если буквально следовать закону, то для получения возмещения достаточно собрать необходимый пакет документов и подать его в ФСС по месту регистрации компании в качестве страхователя.

Чтобы получить возмещение расходов, компания должна представить в ФСС следующие документы:

• заполненное заявление на возмещение в ФСС;

• расчет по исчисленным и выплаченным взносам на соцстрах, а также данные по своим затратам на уплату страхового обеспечения;

• копии документов, обосновывающих суммы, отраженные в формулярах, а именно: больничные листки, справки, документы и выписки из женских консультаций, с мест работы родителей, свидетельства о рождении детей и иные формы, предусмотренные актами нормотворчества России.

И вот с последним пунктом чаще всего возникают самые большие проблемы. Начнем с того, что для каждого вида выплаченного пособия требуется собрать свой пакет подтверждающих документов. Однако, как показывает наша практика, этих документов бывает недостаточно, и для получения возмещения собирать приходится куда больше бумаг.

Казалось бы обкатанная на практике процедура становится реальной проблемой, сопровождается конфликтами и спорами с сотрудниками фонда, потерей времени, а зачастую заканчивается отказом фонда возместить компании деньги.

Проблемы, с которыми сталкиваются компании, обратившиеся за возмещением из ФСС

Наш продолжительный опыт «общения» с ФСС позволяет выделить наиболее частые проблемы, с которыми рискует столкнуться компания или ИП в случае обращения за возмещением расходов в ФСС.

• Затягиваются сроки рассмотрения документов.

• Документы и расчеты отправляют на доработку и исправление отсутствующих в реальности ошибок.

• У каждого филиала того или иного отделения существуют свои «внутренние» требования к составу документов, способу заверения копий и даже к сшиванию документов (!).

• Запрашивают документы, которые не предусмотрены перечнем.

• Документы теряются, и сотрудники фонда требуют заново собирать весь пакет документов, представленных ранее.

Самые популярные причины отказа в возмещении средств из ФСС

Основные причины, по которым ФСС может не принять пакет документов или которые могут стать аргументами при отказе возмещения:

• ошибки при оформлении больничных листов;

• неполный пакет документов;

• сотрудник принят в компанию незадолго до наступления страхового случая (болезни, беременности);

• увеличение оклада сотрудницы менее чем за два месяца до отпуска по беременности и родам;

• экономически необоснованный размер зарплаты.

К сожалению, это далеко не полный перечень всех придирок и претензий. Очевидно, что возмещение ФСС расходов на выплату страхового обеспечения для многих компаний и ИП становится реальной проблемой, отнимает необоснованно много времени, сил, нервов.

Причем, в случае необоснованного отказа многие просто не хотят связываться с фондом и расходовать ресурсы еще и на судебные разбирательства с ФСС.

Именно поэтому многие бухгалтеры не хотят заниматься возмещением расходов и делают зачет переплаты в будущие платежи, пени или штрафы, либо просто не указывают социальные выплаты сотрудникам в отчетности.

В результате компания теряет деньги, которые могла бы получить от государства для своей текущей деятельности.

Вот почему в данном вопросе наши клиенты находятся в самом выгодном положении — всю «грязную» работу, связанную с «общением» с ФСС, подготовкой документов и расчетов, снятием разногласий и прочее — мы берем на себя.

Наши специалисты имеют астрономический опыт работы по данному вопросу, знают практически все негласные требования того ли иного филиала ФСС в Москве и ряде регионов.

Более того, если нижестоящее подразделение фонда по тем или иным причинам оттягивает возврат нашему клиенту денег по пособиям, мы готовы дойти до регионального Управления ФСС, а если и оно не поможет, — то и до суда.

Переплата по налогам — зачастую бесплатное кредитование государства

Необходимость получить возврат переплаты по налогам (или зачета) возникает в связи с излишне уплаченными налогами и другими налоговыми платежами, либо как заключительный этап успешного возмещения НДС.

Основными причинами излишней уплаты налогов являются:

• неправильный расчет налогов (ошибки при исчислении налоговой базы, применение неверной налоговой ставки и т. п.), что, как правило, сопровождается подачей уточненных деклараций;

• ошибки при заполнении платежных поручений на уплату налогов, повлекшие перечисление в бюджет излишних сумм;

• исчисление налога к уменьшению по итогам текущего налогового периода (как правило, касается налога на прибыль в связи с действующим порядком уплаты авансовых платежей).

К процессу возврата переплаты по налогам мы подходим индивидуально, так как в данном вопросе многие аспекты имеют важное значение: обстоятельства и момент возникновения переплаты, документальная подтвержденность переплаты, наличие либо отсутствие формальной позиции ИФНС по данному вопросу и пр.

Поэтому к возврату переплаты по налогам следует готовиться так же тщательно, как и к возмещению НДС из бюджета: провести аудит, спланировать подачу уточненных налоговых деклараций, пройти сверку, погасить недоимки по другим видам налогов и т. д.

Вы можете заказать наши услуги по возврату переплаты по налогам либо взысканию процентов с ИФНС на любом этапе.