Когда «маленькие» ошибки в программе оперативного учета приводят к большим проблемам. Часть 1

Руководство компании часто принимает решение автоматизировать оперативный учет с помощью отдельной программы, не связанной с бухгалтерским учетом. Это так называемая программа оперативного учета. Обычно в такой программе работают сотрудники, осуществляющие приемку или реализацию товара (это может быть «1С:Управление торговлей», например). Отсюда данные передаются в бухгалтерскую базу через настраиваемый обмен.

Хотим обратить внимание наших читателей на то, что данные в программу 1С (оперативный учет) оперативного учета должны вводиться по очень жестким правилам. Иначе возникают искажения в бухгалтерском и налоговом учете, которые в свою очередь влекут за собой серьезные проблемы для компании.

В идеале, в штате фирмы должен быть специалист, ответственный за выработку этих правил и за контроль их соблюдения сотрудниками. Если такого человека нет, то, как показывает наша практика, данные оперативного учета в целях бухгалтерского и налогового учета можно использовать с большими оговорками. Либо использовать вообще нельзя.

Неправильно ввел данные контрагента – создал проблемы бухгалтерии

Очень часто менеджеры в системе оперативного учета ведут учет расчетов не с самой компанией, а с контактным лицом. То есть для сотрудника неважно название юридического лица, поскольку он работает с конкретным человеком, которого хорошо знает. Так в программе оперативного учета вместо контрагента «Компания А» появляется контрагент «Вася Иванов».

Наверное, для отгрузок это и удобно. Но при выгрузке данных из «Управления торговлей» в бухгалтерию никто не может догадаться, что «Вася Иванов» – это «Компания А».

Если с такой или с другой подобной ситуацией вы уже сталкивались, вашим сотрудникам просто необходима примерно вот такая

1. В карточке контрагента должны указываться сведения реально существующего, имеющего государственную регистрацию контрагента, а не его псевдоним или ФИО контактного лица.
2. Краткое название контрагента всегда пишется с большой буквы (например: Перекресток, а не перекресток).
3. Первое слово в кратком названии должно быть наиболее значимым (например: Перекресток ТД, а не ТД Перекресток).
4. Нельзя использовать кавычки (например: Перекресток ТД, а не «Перекресток ТД»).
5. Не нужно указывать организационно-правовую форму (ООО, ЗАО и пр.).
6. Обязательно указывайте ИНН и КПП контрагента (у индивидуального предпринимателя – только ИНН).
7. При необходимости ведения расчетов с покупателями – физ. лицами (в разрезе ФИО), каждому покупателю присваивается условный ИНН (его можно придумать). Иначе при передаче данных в бухгалтерскую программу все расчеты с физ. лицами будут объединены в одного контрагента.
8. Перед созданием в справочнике нового контрагента, во избежание возможных «задвоений», проверьте по его ИНН – нет ли уже такого контрагента в базе.

Ввел не все данные Договора – спровоцировал конфликт с контрагентом

Очень важно при работе в программе оперативного учета указывать условия Договора.

Например, Договор заключен в условных единицах, а в программе это не отражено. Соответственно, бухгалтерия не учитывает колебания курса валют и изменение обязательств по оплате. Когда же бухгалтерия увидит Договор и поймет, что расчеты по нему проходили в условных единицах, возникнет большая проблема – придется разбираться с контрагентом, возвращать ему деньги или, напротив, требовать с него дополнительные средства. В любом случае, это чревато конфликтом с контрагентом.

Отсюда следующие правила:

1. Данные Договора должны содержать не только номер, но также его суть и дату (например: Договор поставки № 25 от 15.05.2015).
2. Если Договор в иностранной валюте - заполнение справочника валют производится согласно ОКФ (Общероссийскому классификатору валют).
3. Если Договор в условных единицах, то курс у.е. привязывается к любой реально существующей валюте (например, к евро). Либо ведется история курса своей расчетной единицы (например, курс евро в ЦБ РФ + 3%) на дату совершения операции с этой условной валютой и на последний день месяца.

Неправильно назвал товар – исказил данные управленческого учета

С номенклатурой товаров также связано много ошибок. Например, компания покупает «кружку», а продает «чашку», потому что бизнес-название выглядит лучше. Отсюда возникают проблемы, связанные с тем, что необходимо установить соответствие, что же во что «превратилось».

Если покупки и продажи идут массово, то выявить ошибки в данных оперативного учета внутри какой-то конкретной позиции чрезвычайно тяжело. Они будут накапливаться, и проблема тут не только в искажении данных по налогу на прибыль, но и в недостоверных данных для менеджмента. То есть руководство будет думать, что себестоимость, прибыль и финансовый результат у компании одни, а на самом деле они будут другие. И все потому, что искажены данные по остаткам на складе.

Чтобы подобных ошибок не возникало, в программах оперативного учета существует механизм переименования – в 1С он называется «Комплектация и разукомплектация». Благодаря этому механизму, количество и сумма по номенклатуре с «покупным» наименованием корректно переносится на номенклатуру с «продажным» наименованием, что позволяет правильно сформировать финансовый результат.

Данный механизм надо использовать и в случае, когда покупается два разных наименования товара, а потом они продаются одним комплектом (как единая позиция).

Также важно следить за тем, чтобы номенклатура не дублировалась по наименованию. Вмените в обязанность вашему сотруднику проверять наличие номенклатуры в базе при вводе новой позиции в программу оперативного учета.

При ведении учета в нескольких базах оперативного учета наименование товара должно быть одинаковым во всех базах.

Продолжение следует….