Управленческий учет в малом бизнесе

Цель управленческого учета – предоставить собственникам информацию для принятия взвешенных бизнес-решений. Руководство компанией без финучета похоже на управление «вслепую» – непонятно, что нужно сделать в текущий момент, но что-то надо: купить оборудование, вложить деньги в рекламу, нанять или уволить сотрудников. Большинство предпринимателей ответят, что им действительно нужна такая система, но нет времени заниматься его постановкой.

В основном это происходит потому, что внедрение финансового учета в малом бизнесе – это прежде всего задача собственника, который помимо этого должен решить еще множество других проблем. Для того, чтобы время, потраченное на постановку учета, не было напрасным, необходимо соблюдать основные правила:

1. Отчеты должны отражать понятные собственнику показатели
2. Их количество и детализация должны быть достаточны для принятия управленческих решений и не перегружать информацией
3. Ведение учета должно быть удобным и непрерывным
4. Информация из разных отчетов должна быть сопоставима между собой

Задачи управленческого учета

Основной задачей управленческого является предоставление информации собственникам и руководителям для более эффективного управления компанией. Эта информация может включать данные по всем сферам деятельности компании, выраженные в большинстве случаев в деньгах.

В этом основное отличие управленческого учета от бухгалтерского, ведь бухучет – лишь часть управленческого учета и служит только для предоставления отчетности в налоговую. Круг задач управленческого учета гораздо шире:

• Формирование управленческой отчетности, в том числе МСФО
• Планирование деятельности компании и бюджетирование
• Управление денежными потоками и казначейство
• Контроль показателей деятельности в реальном времени
• Составление инвестиционных финансовых моделей

В зависимости от размера бизнеса меняется и перечень конкретных задач, стоящих перед управленческим учетом. Для малого бизнеса характерно в первую очередь формирование управленческой отчетности и бюджетов на их основе:

1. Отчет по прибылям и убыткам (финансовый результат, P&L)
   Позволяет оценить финансовый результат деятельности компании за отчетный период. Структура доходов и расходов определяется необходимой степенью детализации. Используется не только по компании в целом, но по отдельным ЦФУ (центры финансового учета – сегменты бизнеса, проекты, организационная структура) для анализа эффективности их деятельности.
2. Движение денег (cash flow)
   Состоит из 3 разделов по следующим видам деятельности: операционная, финансовая и инвестиционная. Данный отчет показывает возможность компании осуществлять инвестиционные и финансовые вложения за счет денежного потока от операционной деятельности.
3. Управленческий баланс
   Назначение и структура управленческого баланса часто совпадает с бухгалтерским, но в нем отражаются экономическое состояние компании по управленческому учету, показывается взаимосвязь между предыдущими отчетами и проверяется корректность их составления. Основное правило составления Управленческого баланса - разница между Активами и Пассивами должна равняться нулю.

Состав комплекта управленческой отчетности может меняться в зависимости от конкретных потребностей руководителей и необходимого уровня финансового контроля компании.

Особенности управленческого учета субъектов малого предпринимательства

Особенностью управленческого учета малого бизнеса заключается в том, что степень проработки учета очень зависит от конкретных потребностей каждого собственника. Например, часто достаточно составить план и факт ДДС (движения денежных средств), чтобы получить в кратчайшие сроки инструмент по контролю за оплатами, обязательными платежами и кассовыми разрывами. В результате собственник получает полную картину – сколько компания получила денег, на что потратила, сколько осталось.

По мере развития у компании возникает дебиторская и кредиторская задолженности, в договорах появляются различные условия для отгрузки и оплаты, и тогда факт получения выручки уже не совпадает с поступлением денег, а факт признания расходов расходится с оплатой. И тогда в компании необходимо для корректного расчета прибыли использовать метод начисления – то есть включать доходы и расходы в отчет по прибылям и убыткам (ОПУ), по мере их осуществления (подписания актов), независимо от их фактической оплаты. ОПУ показывает результаты деятельности компании - ее выручку и прибыль.

Управленческий баланс – сводный, состоит из первых двух отчетов и помогает контролировать правильность их формирования. В Балансе отображаются: кредиторская и дебиторская задолженности, объем незавершенного производства у организации, объем налогов, которые необходимо уплатить.

Для автоматизации управленческого учета можно использовать таблицы Excel. Excel – одна из самых популярных программ для управленческого учета малых предприятий. Использование дорогостоящих программ управленческого финансового учета не всегда оправдано в небольших компаниях. Excel имеет достаточный функционал для формирования перечисленных отчетов. Но гораздо проще и удобнее использовать готовые онлайн сервисы автоматизации финансового учета, например, наш сервис «Управленка».

С помощью этого сервиса можно получить оперативную информацию по финансам как по компании в целом, так и по каждому проекту в отдельности, рассчитать прибыль и рентабельность кассовым способом.

В сервисе можно запланировать платежи по компании, вести платежный календарь и избегать кассовых разрывов в компании. Постоянные и налоговые платежи загружаются из 1С Бухгалтерии. На основе этих данных строится прогноз движения денежных средств и платежный календарь, который позволяет управлять наличием денежных средств.

Также сервис предлагает ряд возможностей для качественной автоматизации финансового учета в малом бизнесе:

• Автоматическая синхронизация с банками
• Формирование информации по прибыльности различных проектов
• Планирование предстоящих платежей и поступлений ДС

Сервис сразу решает ряд проблем внедрения управленческого учета:

• Настроенный управленческий учет для небольших компаний
• Продуманная визуализация основных показателей бизнеса
• Платежный календарь с обязательными платежами
• Синхронизацию с аутсорсингом бухгалтерского учета
• Управление с мобильного телефона через чат-бот Telegram
• Высокая отказоустойчивость облачного решения

Рис.1 Финансовый учет в сервисе «Управленка»

Дополнительно заказав услугу аутсорсинга управленческого учета, вы поручите решение методологических вопросов команде аналитиков, сосредоточившись на управлении бизнесом. В объем консультационной поддержки входит:

• Помощь в первичной настройке Системы, добавления статей движения денежных средств, проектов, помощь в настройке шаблонов;
• Внесение данных о движении денежных средств по банковским счетам;
• Внесение данных о движении наличных денежных средств по мере получения соответствующей информации;
• Присвоение статей движения денежных средств и проектов каждой операции движения денежных средств на основании согласованных правил (шаблонов);
• Персональное обучение ваших сотрудников работе с Системой.