Проверка оформления командировочных документов

Пожалуй, нет такой организации, которая не направляла бы своих работников в командировки. Служебные поездки преследуют самые разные цели: представительство и заключение договоров, обслуживание оборудования, приобретение запасов, реализация продукции, обучение… Но при всём разнообразии они имеют общие черты документального оформления и учёта.

Если сотрудник куда-либо ездил по служебной необходимости, организация должна возместить его затраты. Но, конечно, все расходы по командировке должны быть подтверждены документально. Как бухгалтеру провести контроль командировочных расходов — рассмотрим в этой статье.

Перечень командировочных документов

Сотрудник едет в командировку, чтобы исполнить то или иное поручение руководства. Следовательно, все его обоснованные затраты — это расходы компании, связанные с коммерческой деятельностью.

Поэтому организация может уменьшить за их счет налоговую базу по налогу на прибыль. Но, конечно, для этого требуются первичные документы. Их можно разделить на две группы.

Документы, оформляемые в организации

• служебное задание и отчет (форма Т-10а);
• приказ (форма Т-9);
• командировочное удостоверение (форма Т-10);
• авансовый отчет (форма АО-1).

Если руководитель посчитает, что данные формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, они могут быть введены на предприятии внутренним распоряжением и должны быть отражены в учетной политике с приложением официально утвержденного образца.

Применение данных бланков очень эффективно для отражения расходов сотрудника и контроля за выполнением поставленных перед ним задач (в частности, факт пребывания в пункте назначения).

Например, если работник поехал на собственной машине, то без командировочного удостоверения с отметками работодателю будет сложно подтвердить длительность поездки, и, следовательно, обосновать сумму выданных суточных.

Чем рискуют иностранные компании, не оформляя отпуска, болезни и командировки по российским правилам

Документы, предоставленные сотрудником по возвращении из командировки

Все документы этой группы служат для того, чтобы подтвердить расходы, произведенные сотрудником. Это могут быть счета гостиниц, кассовые или товарные чеки, билеты и т.п.

Именно их и должен тщательно проверить бухгалтер, прежде чем проводить расчеты с сотрудником по итогам командировки.

Как проверить командировочные документы и что делать при подозрении на подделку

В первую очередь все полученные от сотрудника документы нужно подвергнуть визуальной проверке.

При любых сомнениях лучше направить контрагенту письменный запрос. Если ревизия командировочных расходов показала подделку, то с работника следует взыскать незаконно полученные суммы. Это можно сделать при следующих выплатах зарплаты в пределах 20% от ее размера.

Также работодатель может направить акт проверки командировочных расходов и в правоохранительные органы. Подделка документов предусмотрена п. 1 ст. 327 УК РФ (до 2 лет лишения свободы).

Наказание за укрывательство преступлений небольшой тяжести законом не предусмотрено. Сообщать о деянии сотрудника в полицию или ограничиться внутренним разбирательством и взысканием ущерба — выбор остается за руководством компании.

Расчеты с сотрудником и их отражение в бухучете

До отправления в командировку сотрудник должен получить авансом сумму, приблизительно соответствующую его предполагаемым затратам по следующим статьям:

• проезд;
• проживание;
• суточные;
• прочие расходы.

Затраты на проезд определяются, исходя из стоимости билетов. Иногда билеты в обе стороны приобретает сама организация и тогда эта сумма не входит в аванс.

Прочие командировочные расходы зависят от особенностей конкретной поездки. Это могут быть, например, визовые сборы, тарифы за проезд по платным дорогам и т.п.

ДТ 71 — КТ 50 (51) — выдача аванса.

По возвращении сотрудник должен отчитаться в течение трех дней.

ДТ 20 (23, 26…) — КТ 71 — затраты без НДС.
ДТ 19 — КТ 71 — НДС (при наличии).

Если расходы сотрудника признаны обоснованными, то бухгалтерия должна произвести с ним окончательный расчет:

ДТ 71 — КТ 50 (51) — возмещение перерасхода
или
ДТ 50 (51) — КТ 71 — возврат неиспользованного аванса.

Бюджетным организациям следует иметь в виду, что с 01.01.2019 действуют новые коды КОСГУ по командировкам (приказ Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н). Следовательно, для бюджетников изменился и порядок отнесения этих затрат на аналитические счета.

Налоговый учет

Командировочные включаются в расходы по налогу на прибыль, а при использовании спецрежимов — по иному аналогичному налогу, который исчисляется с учетом затрат (УСН, ЕСХН). Уменьшить налоговую базу можно на всю сумму подтвержденных расходов.

Вопрос может возникнуть только при оплате питания в гостинице.

Интересная ситуация складывается для «упрощенцев». В общем случае они признают свои затраты в момент оплаты.

Однако, чиновники считают, что при УСН нельзя включить подотчетные средства в расходы на дату выдачи аванса (письмо Минфина РФ от 16.02.2011 № 03-11-06/2/21). По мнению специалистов Минфина, «упрощенцы» могут признать их лишь после утверждения авансового отчета, т.е. по сути — аналогично тем, кто работает «по начислению».

Таким образом, «по оплате» те, кто используют УСН, могут учесть только часть расходов, если производят доплату уже после утверждения авансового отчета.

Бизнесмены, работающие на ОСНО, кроме налога на прибыль, платят еще один обязательный платеж, зависящий от оборотов, — НДС. Этот же налог с 2019 года распространяется и на крупных сельхозпроизводителей, использующих ЕСХН (п. 1 ст. 145 НК РФ).

Если суточные превысят установленный лимит (700 руб. в день для РФ и 2500 руб. — для зарубежных поездок), то они будут считаться доходом работника и облагаться НДФЛ, а также страховыми взносами, кроме «травматизма». Это установлено п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ.

Расчет налогов с зарплаты

Поэтому организации обычно устанавливают лимиты по суточным в указанных пределах, а сверхнормативные расходы компенсируют работникам другими способами.

Как не ошибиться при расчетах по командировочным

Учет и налогообложение расчетов по командировкам связаны со множеством нюансов. Обычно этими расчетами занимаются те же специалисты, которые начисляют зарплату.

Если вы сомневаетесь в компетентности штатных сотрудников и не уверены в отсутствии ошибок — обращайтесь за помощью в специализированную бухгалтерскую компанию. Так, аудит расчета зарплаты в 1C-WiseAdvice поможет вам проверить своего бухгалтера и оценить ситуацию на этом важном участке. Если будут найдены ошибки — мы исправим их и пересчитаем все выплаты.

Вывод

Сотрудник, вернувшийся из командировки, имеет право на компенсацию всех документально подтвержденных расходов.

Но произвести расчет по итогам командировки следует только после тщательной проверки привезенного «пакета».

Документы проверяются визуально, а, в случае необходимости — направляются запросы в организации, оказавшие услуги.

Если командировок много, возрастает риск пропустить подделку или ошибиться в начислении.

Хотите быть уверены, что на этом участке все в порядке — передайте расчеты с сотрудниками на аутсорсинг.

Заказать услугу