Чем рискуют иностранные компании, не оформляя отпуска, болезни и командировки по российским правилам
Сотруднику не оформляются отпуска В расчете зарплаты не учитываются больничные листы Не оформляются командировки Как соблюсти интересы сотрудников?
Самая досадная ошибка, которую допускают практически все иностранные компании, работающие в России, – это незнание тонкостей российского трудового законодательства и нежелание в него погружаться.
Иностранные руководители переносят на российскую почву практику трудовых взаимоотношений с работником, принятую за рубежом. И в этом кроется основная проблема.
Например, в иностранных компаниях принято, чтобы работник ежемесячно получал фиксированную сумму, невзирая на отпуска, командировки и больничные. Однако по российскому законодательству каждый из этих вариантов оформляется отдельным кадровым документом, а расчет заработка в этот период производится по разным правилам. Так, для расчета зарплаты в период отпусков и командировок во внимание принимается средний заработок сотрудника за предыдущий год. А в случае болезни учитывается средний заработок за 2 последних года. В итоге, сумма, которую сотрудник получает за время вынужденного отсутствия в офисе, нередко получается меньше обычного.
Иностранцы стараются избегать этих сложных расчетов и последующих разбирательств с недовольным сотрудником по поводу меньшего размера зарплаты, и поэтому идут самым легким путем – просто не оформляют и не проводят в расчетах периоды болезни, отпусков и командировок.
К каким неприятным последствиям это приводит, рассмотрим ниже.
Если сотруднику не оформляются отпуска…
То, что фактически сотрудник в отпуск ходил, компания подтвердить не смогла, т.к. никакие кадровые документы не оформлялись. Отказ в денежной компенсации автоматически приводил к нарушению трудового законодательства и применению санкций со стороны контролирующих органов. Компенсацию пришлось заплатить.
Как избежать финансовых потерь?
Оформлять отпуск соответствующим Приказом. Делать расчет отпускных, исходя из норм российского законодательства.
Если в расчете зарплаты не учитываются больничные листы…
Пример из нашей практики. В ходе кадрового аудита, который проводился в одной из компаний, мы заметили, что с каждым годом количество дней, когда сотрудники отсутствовали на рабочем месте по болезни, растет. При этом численность сотрудников не меняется.
Оказалось, компания решила оплачивать больничные дни в том же размере, что и рабочие. В итоге люди стали чаще «болеть», поскольку ничего не теряли в деньгах.
Более того, хотя компания и принимала от сотрудников больничные листы, официально их не проводила. В итоге не смогла возместить из ФСС более 3 млн руб.
Когда мы поинтересовались причинами такой практики, получили традиционный ответ бухгалтера: слишком долго и сложно оформлять документы, необходимые для возмещения пособий из ФСС по временной нетрудоспособности.
Мы, как бухгалтерская компания, регулярно возмещающая десяткам клиентов многомиллионные суммы, официально заявляем: это не сложно.
Когда риск особенно высок?
Самый опасный риск – это непроведение больничного листа, если сотрудник получил травму на производстве. Проверяющими органами это может быть расценено, как попытка скрыть несчастный случай и может привести к тяжелым последствиям для руководства, вплоть до уголовной ответственности.
Если не оформляются командировки…
Пример из нашей практики. Сотрудники недавно открывшейся в России иностранной компании часто ездили в командировки. Однако никакие кадровые документы не оформлялись, зарплата начислялась в том же объеме, как если бы сотрудники весь месяц находились в офисе.
При этом ежемесячно компания несла серьезные командировочные расходы: оплачивала дорогу, питание, проживание и пр.
Чем все закончилось?
Компания лишилась возможности учесть эти расходы при расчете налогооблагаемой базы и уменьшить налог на прибыль.
Итак, почему так важно официально проводить и оплачивать больничные, отпуска и командировки:
- Вы не будете «мотивировать» сотрудников болеть
- Появится возможность получить из ФСС возмещение по больничным расходам
- Снизится риск наложения штрафных санкций со стороны трудовой инспекции
- Снизится риск судебных разбирательств с сотрудниками из-за неполученных компенсаций за якобы неотгулянный отпуск
- Компания сможет снизить налог на прибыль, приняв в расходы траты на командировки
Как соблюсти интересы сотрудников?
Если компания хочет, чтобы сотрудники не теряли в деньгах из-за расчета среднего заработка, можно предусмотреть соответствующие доплаты. Для этого в Положение об оплате труда достаточно внести следующую формулировку:
«В случае, если средний заработок сотрудника за период командировки (отпуска, болезни) меньше оклада, работнику производится доплата в сумме разницы между окладом и средним заработком».
Будем рады помочь вам в оформлении кадровых документов, разработке внутренних Положений и Политик компании.
С удовольствием возьмем на себя все, что связано с расчетом зарплаты и межрасчетными выплатами ваших сотрудников
Наш профессиональный опыт и глубокое знание российского законодательства – всегда на страже ваших интересов.
Подпишитесь на обновления блога
-
Особенности бухгалтерского учета представительства иностранной компании
в России15 августа 2019 -
Кадровое делопроизводство с нуля
18 сентября 2019
-
5 правил безопасности, если сотрудник угрожает жалобами и исками
26 января 2018