Как выбрать системы КЭДО

Для чего нужны системы КЭДО и как выбрать подходящую

В последние годы с распространением удаленного формата работы переход на систему кадрового электронного документооборота стал закономерной тенденцией. Такое решение не только значительно увеличивает кадровые возможности для компаний, но и улучшает работу специалистов отдела кадров. Большинство подобных систем включают в себя интеграцию с 1С и поддерживают разные виды документов.

Использование подобных сервисов позволяет перевести в электронный формат большую часть документооборота, упростить работу с удаленными сотрудниками и ускорить все кадровые процессы. Системы предлагают маршруты согласований и подписи документов несколькими лицами – и сотрудник, и руководитель, и кадровик могут все подписать нажатием одной кнопки на компьютере или смартфоне.

Переход на электронный кадровый документооборот сокращает расходы компании – стоимость лицензии любой систему КЭДО ниже, чем затраты на печать, бумагу, пересылку документов и организацию архива документов.

На рынке представлено уже довольно много систем для КЭДО, и при выборе подходящей необходимо проанализировать несколько факторов:

• Возможность интеграции с 1С и другими системами
• Виды поддерживаемых подписей
• Виды поддерживаемых кадровых документов
• Наличие готовых шаблонов и возможность разработки собственных
• Безопасность
• Способы размещения ПО и данных
• Удобство интерфейса
• Стоимость

Существуют рейтинги сервисов, но любой из них может быть заказным и необъективным, поэтому ориентироваться только на них не стоит. Ниже приведены описания наиболее популярных систем кадрового электронного документооборота.

EmplDocs

Сервис EmplDocs состоит из двух частей — расширения к 1С для кадровых специалистов и веб-интерфейса для рядовых сотрудников. Таким образом, кадровик работает в привычном интерфейсе 1С, а сотрудники используют браузер на компьютере или смартфоне для доступа в личный кабинет. Благодаря своей архитектуре EmplDocs полностью интегрирован в 1С, все изменения в базе 1С мгновенно отражаются в веб-интерфейсе.

Важным пунктом является безопасность сервиса – данные базы 1С хранятся только на локальном сервере клиента и не передаются во внешние системы, что исключает возможность утечки. Веб-интерфейс можно развернуть как на сервере компании, так и на защищенном облаке EmplDocs.

EmplDocs позволяет работать со всеми видами кадровых документов и отслеживать статусы этапов согласования как в 1С, так и пользовательском интерфейсе. В сервисе предусмотрена библиотека преднастроенных шаблонов заявок и пакет шаблонов ЛНА для быстрого старта работы. Также в сервисе можно создавать собственные шаблоны заявок и настраивать сложные маршруты согласования.

Сервис поддерживает все виды электронных подписей – ПЭП, УНЭП, УКЭП, подписание через «Госключ» и сервис «Работа в России».

Основные возможности платформы:

• доступ сотрудников к своим персональным и зарплатным данным;
• библиотека преднастроенных заявок и автозаполнение данных;
• контроль подписания ЛНА и прочих нормативных документов;
• учет рабочего времени и отслеживание рабочих статусов сотрудников;
• планирование рабочих процессов: график отпусков, командировки.

Для онлайн-трудоустройства предусмотрен модуль «Портал кандидата», который позволяет получить все документы от будущего сотрудника, где бы он ни находился. Всё взаимодействие происходит в веб-портале: данные кандидата напрямую передаются в учетную систему будущего работодателя, а система проверяет корректность заполнения и формирует пакет документов для трудоустройства.

Сервис EmplDocs рекомендуется для компаний от 50 сотрудников с большим количеством типовых кадровых событий, сложной структурой согласований, а также для компаний, заинтересованных в удобном HRM-решении для управления командой. EmplDocs предусматривает гибкие прозрачные тарифы лицензий, в зависимости от количества сотрудников и необходимых модулей.

HRlink

HRlink интегрируется с системой 1С:ЗУП. Помимо этого, HRlink можно интегрировать в «Битрикс», «Босс-Кадровик» и SAP через API. HR-link поддерживает все виды электронных подписей: ПЭП, УКЭП, УНЭП и «Госключ».

Сервис дает возможность работать со всеми видами кадровых документов, добавлять шаблоны и подписывать документы при помощи одноразового кода по SMS. Также через систему можно отправлять сотрудникам уведомления о необходимости подписания документов разными способами: SMS, email, WhatsApp, Telegram, Viber.

Система HRlink поддерживает облачную систему размещения и локальную. Данные хранятся в электронном архиве, с удобной системой поиска документов. Интерфейс системы интуитивно понятный и адаптивный, пользователь может работать с любого устройства – ноутбук, планшет или даже смартфон.

В HRlink осуществляют техподдержку через Телеграм-бот, можно обращаться за помощью не только по телефону или электронной почте.

Стоимость годовой лицензии HRlink зависит от количества сотрудников компании и подключения дополнительных сервисов, например, модуля для приема сотрудников на работу. HRlink подойдет средним и крупным компаниям с территориально разнесенными филиалами.

DIRECTUM HR PRO

В системе Directum HR Pro предусмотрена интеграция с 1С:ЗУП, БОСС-кадровик и SAP, а также есть возможность выгружать документы через портал «Работа в России».

Сервис поддерживает все виды электронных подписей и «Госключ», дает возможность работать со всеми видами кадровых документов и имеет функционал интеллектуального распознавания документов. В системе уже есть шаблоны заявлений, которые могут использовать сотрудники.

При помощи данной системы можно выполнять контролировать все кадровые процессы и оперативно получать подписи от сотрудников. Работать с документами сотрудник может даже в мобильном телефоне – система отправляет уведомления через SMS, email, WhatsApp, Telegram, Viber.

В базовую лицензию включены выпуск ЭЦП и модуль для управления заявками и согласованием документов, а все остальные возможности нужно добавлять через модули отдельно. Дополнительно нужно подключать интеграцию с 1С или другой системой, модули работы с договорами, делопроизводством, финансовым архивом, организацией совещаний и управления проектами.

СБИС

СБИС имеет готовые модули интеграции для 1С и SAP. Помимо этого подписанные документы можно выгружать на портал «Работа с России» и использовать API для интеграции с другими системами. Важно понимать, что хранение всех документов возможно только в облаке, хранение данных на сервере заказчика не предусмотрено.

СБИС поддерживает все виды электронных подписей: ПЭП, УНЭП и УКЭП, который можно получить удаленно по биометрии, не посещая удостоверяющий центр. Использовать СБИС можно при помощи компьютера, а также через приложение для смартфона.

Сервис поддерживает работу со всеми видами кадровых документов, позволяет электронно оформлять отпуска, больничные и прочие кадровые процессы. В системе есть готовые шаблоны для разных типов документов, а также конструктор для создания новых.

Стоимость полноценного внедрения системы зависит от количества сотрудников и подключенных модулей. СБИС подходит крупным компаниям, с большим штатом, где на одного сотрудника приходится больше 10 кадровых документов в год и постоянно используются сложные маршруты с большим количеством подписантов.

EasyDocs

Система интегрируется с 1С:ЗУП, поэтому сотрудник отдела кадров может работать только в 1С, сервис не требует переключения между интерфейсами. Для других НRM-систем интеграция настраивается через API. Сотрудники могут пользоваться сервисом не только с компьютера или смартфона, но и с помощью бота в Telegram.

Через EasyDocs можно отправлять сотрудникам на подпись любые формы из 1С и отслеживать статусы этих документов. В сервисе есть конструктор для создания разных типов документов, а также есть готовые шаблоны.

Сервис поддерживает электронные подписи ПЭП, УНЭП и УКЭП. Чтобы получить доступ к порталу удостоверяющего центра, работодатель загружает данные сотрудников в сервис EasyDocs, где сотрудники должны оставить заявку на выпуск ЭЦП.

Сервис подойдет для компаний с небольшим штатом сотрудников, например до 100 человек. Стоимость рассчитывается исходя из количества сотрудников, специалистов по кадрам и вида электронной подписи для работников.

КОНТУР.КЭДО

Контур.Диадок – это часть экосистемы «Контур». Она интегрируется с 1С:ЗУП и дает возможность загружать документы и работать прямо там, не переключаясь между программами. Сотрудники в свою очередь могут подписывать документы в приложении на смартфоне или компьютере.

В начале работы необходимо загрузить полный список сотрудников и настроить для них единый вход, чтобы каждый работник мог входить в систему по корпоративный учетной записи.

Через Контур.Диадок можно работать со всеми видами кадровых документов, самостоятельно создавать необходимые шаблоны. Хранить документы можно на облачном сервере «Контура» или настроить автоматическую выгрузку в локальный архив организации.

Стоимость рассчитывается под конкретный проект и зависит от количества сотрудников, системы для интеграции и подключаемых модулей. Техподдержка сервиса работает круглосуточно.

СБЕР.КОРУС

Сервис СБЕР.Корус имеет готовый модуль для интеграции с 1С:ЗУП и доступен для интеграции через API с другими системами. Для сотрудников предусмотрено приложение, а специалист отдела кадров может пользоваться привычным интерфейсом 1С.

В СБЕР.Корусе предусмотрено бесплатное и упрощенное получение электронной подписи УНЭП. Пользователю нужно сформировать заявление и получить SMS с одноразовым кодом. Для пользователей СберID есть упрощенная форма трудоустройства и входа в учетную запись.

Интеграторы СБЕР.Коруса помогают унифицировать шаблоны для компании клиента.

Сервис удобен для внедрения в первую очередь в компаниях, где уже используют различные интеграции инфраструктуры СБЕР. Стоимость использования зависит от размера компании.

LEXEMA

Сервис Lexema имеет встроенный модуль интеграции с 1С:ЗУП, для интеграции с другими системами используется API. Хранить документы можно как на облаке, так и локально на собственном сервере. Сервисом можно пользоваться с любого устройства, а также настроить автоматическую систему уведомлений для сотрудников, что позволит ускорить процесс подписания документов.

В Lexema есть готовые шаблоны кадровых документов, а также оператор может добавить новые в случае необходимости. В сервисе предусмотрен модуль распознавания документов вместе с реквизитами, который поддерживает восемь типов документов, что сокращает время работы с первичной документацией.

Lexema позволяет выпустить электронные подписи внутри приложения благодаря сотрудничеству с удостоверяющим центром «Контура», что упрощает процедуру получения УНЭП.

Этот сервис подойдет для средних и крупных компаний. Стоимость решения зависит от количества сотрудников, а хранилище данных оплачивается отдельно от внедрения.

Как выбрать правильно?

При выборе системы КЭДО нужно ориентироваться на функционал сервиса и его оптимальность для каждой отдельной организации. В разных источниках можно найти рейтинги таких систем, однако не стоит забывать, что любой подобный рейтинг можно заказать и подсветить преимущества отдельного сервиса. Лучше ориентироваться на реальные кейсы, рейтинг в каталоге приложений, а также всегда проверять отзывы реальных компаний перед тем как принимать решение о внедрении того или иного продукта.

Сервис должен отвечать требованиям конкретной компании и быть оптимальным по стоимости и функционалу, тогда работа отдела кадров будет действительно эффективной.

Заказать услугу