Чем рискуют иностранные компании, не оформляя отпуска, болезни и командировки по российским правилам

Самая досадная ошибка, которую допускают практически все иностранные компании, работающие в России, – это незнание тонкостей российского трудового законодательства и нежелание в него погружаться.

Иностранные руководители переносят на российскую почву практику трудовых взаимоотношений с работником, принятую за рубежом. И в этом кроется основная проблема.

Например, в иностранных компаниях принято, чтобы работник ежемесячно получал фиксированную сумму, невзирая на отпуска, командировки и больничные. Однако по российскому законодательству каждый из этих вариантов оформляется отдельным  кадровым документом, а расчет заработка в этот период производится по разным правилам. Так, для расчета зарплаты в период отпусков и командировок во внимание принимается средний заработок сотрудника за предыдущий год. А в случае болезни учитывается средний заработок за 2 последних года. В итоге, сумма, которую сотрудник получает за время вынужденного отсутствия в офисе, нередко получается меньше обычного.

Иностранцы стараются избегать этих сложных расчетов и последующих разбирательств с недовольным сотрудником по поводу меньшего размера зарплаты, и поэтому идут самым легким путем – просто не оформляют и не проводят в расчетах периоды болезни, отпусков и командировок.

К каким неприятным последствиям это приводит, рассмотрим ниже.

Если сотруднику не оформляются отпуска…

То, что фактически сотрудник в отпуск ходил, компания подтвердить не смогла, т.к. никакие кадровые документы не оформлялись. Отказ в денежной компенсации автоматически приводил к нарушению трудового законодательства и применению санкций со стороны контролирующих органов. Компенсацию пришлось заплатить.

Как избежать финансовых потерь?

Оформлять отпуск соответствующим Приказом. Делать расчет отпускных, исходя из норм российского законодательства.

Если в расчете зарплаты не учитываются больничные листы…

Пример из нашей практики. В ходе кадрового аудита, который проводился в одной из компаний, мы заметили, что с каждым годом количество дней, когда сотрудники отсутствовали на рабочем месте по болезни, растет. При этом численность сотрудников  не меняется.  

Оказалось, компания решила оплачивать больничные дни в том же размере, что и рабочие. В итоге люди стали чаще «болеть», поскольку ничего не теряли в деньгах.

Более того, хотя компания и принимала от сотрудников больничные листы, официально их не проводила. В итоге не смогла возместить из ФСС более 3 млн руб.

Когда мы поинтересовались причинами такой практики, получили традиционный ответ бухгалтера: слишком долго и сложно оформлять документы, необходимые для возмещения пособий из ФСС по временной нетрудоспособности.

Мы, как бухгалтерская компания, регулярно возмещающая десяткам клиентов многомиллионные суммы, официально заявляем: это не сложно.   

Когда риск особенно высок?

Самый опасный риск – это непроведение больничного листа, если сотрудник получил травму на производстве. Проверяющими органами это может быть расценено, как попытка скрыть несчастный случай и может привести к тяжелым последствиям для руководства, вплоть до уголовной ответственности.

Если не оформляются командировки…

Пример из нашей практики. Сотрудники недавно открывшейся в России иностранной компании часто ездили в командировки. Однако никакие кадровые документы не оформлялись, зарплата начислялась в том же объеме, как если бы сотрудники весь месяц находились в офисе.

При этом ежемесячно компания несла серьезные командировочные расходы: оплачивала дорогу, питание, проживание и пр.

Чем все закончилось?

Компания лишилась возможности учесть эти расходы при расчете налогооблагаемой базы и уменьшить налог на прибыль.

Итак, почему так важно официально проводить и оплачивать больничные, отпуска и командировки:

1. Вы не будете «мотивировать» сотрудников болеть
2. Появится возможность получить из ФСС возмещение по больничным расходам
3. Снизится риск наложения штрафных санкций со стороны трудовой инспекции
4. Снизится риск судебных разбирательств с сотрудниками из-за неполученных компенсаций за якобы неотгулянный отпуск
5. Компания сможет снизить налог на прибыль, приняв в расходы траты на командировки

Как соблюсти интересы сотрудников?

Если компания хочет, чтобы сотрудники не теряли в деньгах из-за расчета среднего заработка, можно предусмотреть соответствующие доплаты. Для этого в Положение об оплате труда достаточно внести следующую формулировку:

Будем рады помочь вам в оформлении кадровых документов,  разработке внутренних Положений и Политик компании.

С удовольствием возьмем на себя все, что связано с расчетом зарплаты и межрасчетными выплатами ваших сотрудников

Наш профессиональный опыт и глубокое знание российского законодательства – всегда на страже ваших интересов.

Заказать услугу