Организация структуры бухгалтерии

Бухгалтерский учет — один из важнейших бизнес-процессов в компании. Он «пронизывает» все сферы деятельности фирмы и во многом определяет ее финансовое благополучие и безопасность. А качество самого учета, в свою очередь, зависит от его грамотной организации.

Рассмотрим, какой может быть организация структуры бухгалтерии на предприятии и как она влияет на эффективность работы.

Способы ведения учета

Прежде чем говорить о типах организации структуры бухгалтерии, нужно отметить, что собственная учетная служба — это лишь один из возможных вариантов.

Закон предоставляет руководителю право не только сформировать бухгалтерский отдел, но и выбрать другие способы ведения учета:

1. Вести бухгалтерию самостоятельно. Напомним, по закону возложить на себя обязанности по ведению бухучета могут только руководители предприятий малого или среднего бизнеса и компании, применяющие упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность (Информация Минфина РФ № ПЗ-3/2012 [1]).
2. Заключить гражданско-правовой договор со сторонним специалистом.
3. Отдать учет на аутсорсинг, передав бухгалтерские функции консалтинговой фирме.

Численность сотрудников

Если владелец бизнеса решил создавать собственную бухгалтерскую службу, то в первую очередь встает вопрос о ее численности.

Штат работников бухгалтерии прямо не зависит ни от общей численности персонала, ни от оборотов компании. Учет — это в первую очередь обработка документов, поэтому его трудоемкость вытекает из количества «бумаг».

А ведь одна и та же выручка может складываться как из 2−3 отгрузочных документов, так и из нескольких сотен. А если взять, например, зарплату, то зачастую проще начислить ее для 100−150 офисных сотрудников, работающих на окладе, чем для 20−30 рабочих по сложным сдельным тарифам.

Для оценки трудоемкости можно взять нормативы, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 26.09.95 № 56 [2]. Они рекомендованы для бюджетных организаций, но могут использоваться и коммерческими в качестве ориентира.

Однако не стоит забывать о критериях отнесения компании к субъектам МСП, предусмотренных ст. 4 Федерального закона № 209-ФЗ [3]. На практике они нередко влияют на объем учетной нагрузки, ведь у малых предприятий обычно меньше контрагентов, проще расчеты и ниже доля нетиповой первички, поэтому трудоемкость учета может быть ниже, чем у сопоставимых по выручке крупных компаний.

Дополнительные рекомендации по организации учета на малых предприятиях указаны в Приказе Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н [4].

Специалисты Минтруда рекомендуют применять для оценки необходимой численности бухгалтерии следующую формулу:

Ч = (Т / 1910) х Кн, где

• Т — общая трудоемкость всех функций, выполняемых бухгалтерами в год;

• Кн — коэффициент невыходов: Кн = 1 + (Пн / (100), где Пн — предполагаемый процент невыходов (отпуска, больничные и т. п.);

• 1910 — среднее число рабочих часов в год, которое рекомендуют использовать разработчики инструкции.

Трудоемкость всех основных учетных работ приведена в таблицах (часть 3 нормативов).

Предположим, что общая плановая трудоемкость всех работ, выполняемых бухгалтерами за год, получилась равной 4000 часам. Коэффициент невыходов — 1,15.

Ч = (4 000 / 1910) х 1,15 = 2,40

По правилам арифметики расчетное количество специалистов нужно округлить до 2. Но здесь следует учесть и другие факторы. Упомянутое постановление № 56 было принято в 1995 году. На тот момент уровень автоматизации учетных процессов был существенно ниже, чем сейчас.

Поэтому, используя нормативы Минтруда, нужно учитывать, в какой мере реализована в вашей компании автоматизация учета, какой масштаб бизнеса, режимы налогообложения, количество филиалов. Во многих случаях это позволяет существенно снизить потребность в кадрах.

Какие факторы влияют на работу бухгалтерии:

• изменения законодательства — новые ФСБУ, требования ФНС;

• технологические тренды — электронный документооборот, защита данных и кибербезопасность;

• рынок труда — дефицит кадров, рост зарплатных ожиданий;

• внутренние факторы — расширение бизнеса, новые направления деятельности, смена контрагентов.

Результатами работы бухгалтерии становятся отчетность, налоговые платежи, управленческие данные и обеспечение информационной безопасности.

Именно поэтому при формировании штата нельзя ориентироваться только на объем текущей первички. Внедрение ФСБУ, переход на МСФО или усиление контроля регуляторов увеличивают нагрузку, поэтому может понадобиться отдельное подразделение или специалист по внутреннему контролю. Отчетность — это обратная связь для менеджмента, по ней выявляют узкие места и корректируют распределение ресурсов. Поэтому структура бухгалтерии должна быть гибкой, с возможностью масштабирования и быстрой адаптации к внутренним и внешним изменениям.

Структура бухгалтерии на предприятии

В зависимости от масштаба деятельности организация бухгалтерской службы возможна в трех основных вариантах.

Линейная организация структуры бухгалтерии является самой простой и применяется в небольших компаниях. В этом случае каждый работник отвечает за свой участок и отчитывается непосредственно перед главбухом. Этот вариант удобен, если численность сотрудников бухгалтерии не превышает 6−8 человек, т.к. при большем штате непосредственное управление уже затруднено.

Вертикальная структура применяется в более крупных организациях. В этом случае у главбуха есть несколько заместителей, каждый из которых курирует отдельное направление или несколько направлений.

В последнем случае структура работы бухгалтерии начинает «ветвиться». Вводятся должности других линейных руководителей, например, старших бухгалтеров. Они непосредственно руководят рядовыми специалистами, подчиняются заместителям главбуха и отвечают за отдельные участки.

При подобной системе могут быть выделены, например, следующие структурные подразделения бухгалтерии:

1. Расчетный: начисление заработной платы, прочих выплат сотрудникам и страховых взносов.
2. Финансовый: учет движения по расчетным счетам и кассе.
3. Производственный: калькулирование себестоимости.
4. Реализации: выписка документов покупателям.
5. Материальный отдел: оприходование документов от поставщиков и списание материалов.
6. Налоговый: начисление обязательных платежей.

Функциональная структура бухгалтерии характерна для крупных предприятий, включающих в себя обособленные подразделения. В этом случае в каждом из них производятся все учетные операции. Заместитель главного бухгалтера, контролирующий учет в подразделении, наделяется большинством функций главбуха. Сам же руководитель бухгалтерской службы осуществляет общую координацию и руководит процессом консолидации данных.

Бухгалтерский отдел организации в целом, включая главбуха, подчиняется непосредственно генеральному директору или другому представителю высшего руководства, курирующему финансовую область. Это может быть заместитель по экономике, финансовый директор и т. п.

Основные точки взаимодействия:

• Отдел кадров. Передает данные для расчета зарплаты, отпусков, больничных. Бухгалтерия подтверждает корректность начислений и удержаний.

• Склад и производство. Предоставляют первичные документы по движению ТМЦ, акты списания, отчеты по выпуску. Бухгалтерия сверяет данные, закрывает себестоимость, контролирует остатки.

• Юридический отдел. Согласовывает договоры, фиксирует особые условия расчетов, штрафы, гарантии. Бухгалтерия отражает обязательства и резервы, проверяет соответствие учетной политике.

• Планово‑экономический отдел и управленцы. Запрашивают управленческую отчетность, анализ затрат, прогнозы по налогам. Бухгалтерия дает фактические данные и помогает выявить отклонения.

• Договорная служба. Передает спецификации, графики оплат, изменения по сделкам. Бухгалтерия фиксирует исполнение, контролирует дебиторку и кредиторку.

Для усиления контроля в структуре можно предусмотреть отдельные роли:

• бухгалтер‑ревизор — проводит внутренние проверки, сверки, выявляет расхождения;

• специалист по внутреннему аудиту — оценивает риски, тестирует процессы, готовит рекомендации по улучшению учета.

Такой подход помогает избежать «слепых зон». Каждый документ проходит через нужные согласования, а ответственность распределена между отделами.

Аутсорсинговая компания 1C‑WiseAdvice сразу выстраивает эти связи в рамках бухгалтерского аутсорсинга. Мы фиксируем маршруты документооборота, распределяем зоны ответственности между отделами, настраиваем в 1С права доступа и отчеты. Наши специалисты учитывают специфику бизнеса, интегрируют бухгалтерию в процессы клиентов, чтобы не было задержек и неконтролируемых участков, а отчетность служила реальным инструментом управления.

Плюс аутсорсинга в том, что не надо подбирать штат, внедрять 1С, обновлять конфигурации и следить за изменениями законодательства. Все уже настроено — от маршрутов согласования до регламентных отчетов. Наш команда сразу закрывает типовые и нестандартные задачи — от первички до сложных расчетов или налоговых схем. Это экономит время руководителя и снижает операционные риски.

Альтернативный вариант ведения учета

Как видим, организация работы бухгалтерской службы — весьма непростой процесс. В итоге, даже когда все вроде бы налажено, могут возникнуть непредвиденные ситуации. Бухгалтер может заболеть, неожиданно уволиться, да и просто допустить ошибку в расчетах. Также возможны и конфликтные ситуации. Все это снижает эффективность работы. А в итоге за все упущения несут ответственность руководитель и собственники бизнеса. Особенно, если речь идет о неверном исчислении налогов.

Подобных проблем можно избежать, если бухгалтерский учет ведет аутсорсинговая компания. Она снимает риски форс‑мажоров при потере базы, срочном восстановлении учета или внезапной проверке. Профессиональная команда действует четко и по регламенту. Даже если ваши бухгалтеры добросовестно исполняют свои текущие обязанности, это еще не гарантирует отсутствие «сюрпризов». Штатные сотрудники могут не знать, как вести себя при визите инспекторов, и невольно выполнить незаконные требования. Это грозит компании убытками.

С 1C‑WiseAdvice вы всегда готовы к проверке — документы в порядке, база актуальна, все данные согласованы. Наша деятельность застрахована по расширенному перечню рисков, мы также несем финансовую ответственность за подготовленные нами отчеты. В своей работе мы придерживаемся принципа «невидимки» — контролируем доли вычетов по НДС, налоговую нагрузку и сотни контрольных соотношений при формировании бухгалтерской и налоговой отчетности, чтобы не привлекать лишнее внимание ФНС.

Расчет налогов проходит двойной контроль — сначала каждый расчет налогов автоматически проверяет «Электронный аудитор», затем идет ручная проверка эксперта. Такой подход и подключение узких специалистов исключают ошибки даже в сложных задачах.

Бухгалтерия с пользой для бизнеса — наш стандарт работы. Мы не ждем запросов от клиентов, а сами предупреждаем о рисках, разъясняем изменения в законодательстве и делимся инсайтами, которые помогают компаниям работать увереннее.

Передавая бухгалтерию на аутсорсинг в 1C‑WiseAdvice, вы получаете не просто учет, а экспертную поддержку в самых неоднозначных вопросах налогового законодательства. Вам не нужно выстраивать структуру бухгалтерии, внедрять и обновлять программы — мы берем это на себя. Наша команда с готовыми автоматизированными процессами закроет задачи любой сложности — от рутинных операций до международных сделок и работы с маркетплейсами.

Бухгалтерский аутсорсинг для компаний любого масштаба

Имеем большой опыт в разных отраслях, понимаем специфику бизнеса и умеем работать со сложными учетными системами

Подробнее

FAQ

Кто несет ответственность за ведение бухучета организации: гендиректор или главбух?

В соответствии со ст. 7 № 402‑ФЗ [5], гендиректор отвечает за организацию бухучета, а главбух — за его непосредственное ведение. Однако последнее слово в спорных ситуациях остается за руководителем, и он же несет итоговую ответственность за результат.

В каких случаях филиалам и производствам лучше выбрать централизованную, а в каких — децентрализованную бухгалтерию?

Централизованная бухгалтерия актуальна, если в компании:

• Единые процессы и типовая отчетность. Все филиалы работают по одинаковым алгоритмам, используют однотипные договоры, номенклатуру и схемы расчетов.

• Головной офис держит все под контролем. Руководство хочет видеть все проводки, согласования и платежи в одном месте.

• Схожая специфика подразделений. Филиалы выполняют похожие функции, например, сеть розничных магазинов или сервисных центров, не имеют отдельных технологических или налоговых особенностей.

• Единая ИТ‑среда. Все подразделения работают в общей базе.

Децентрализованная бухгалтерия уместна, если у подразделений компаний:

• Разная технологическая специфика. Например, в холдинге есть производство с позаказным учетом, логистика с транспортными накладными и розница с онлайн‑кассами. У каждого направления свои первичные документы, алгоритмы расчета себестоимости.

• Разные налоговые режимы. Филиалы применяют УСН, ОСНО, патент или совмещают режимы. В этом случае бухгалтеры подразделений быстрее реагируют на требования региональных инспекций и специфику отчетности.

• Территориальная удаленность и разные часовые пояса. Подразделения расположены в разных регионах, из‑за чего централизованная обработка документов затягивается, а согласование срочных операций становится неудобным.

• Отдельная управленческая отчетность и локальные балансы. Руководство филиалов несет ответственность за финансовые результаты подразделения, поэтому важно вести синтетический учет и формировать отчетность на местах, а головному офису получать консолидированные данные.

• Высокая нагрузка по первичной документации. В филиалах большой объем кассовых и складских документов.

На практике в каждом подразделении есть свой бухгалтер или небольшой отдел, который ведет синтетический и аналитический учет, формирует отчетность и закрывает период. Главный бухгалтер в головном офисе консолидирует данные, контролирует методологию, сверяет межфилиальные обороты и готовит сводную отчетность.

Какие обязательные внутренние документы должны быть в компании для организации бухгалтерии?

Для четкой организации работы бухгалтерии в компании должны быть следующие документы.

Обязательные:

• Учетная политика. Задает принципы учета, порядок признания доходов и расходов, амортизацию, учет запасов и т. д. (ст. 8 № 402‑ФЗ [6]). Все прочие внутренние регламенты конкретизируют ее положения и не могут им противоречить.

• Регламент внутреннего контроля. Фиксирует, кто, как и с какой периодичностью проводит проверки, а также контрольные точки на критических участках — кассе, зарплате и налогах. По ст. 19 закона № 402-ФЗ [7] компания обязана организовать внутренний контроль фактов хозяйственной жизни, а при обязательном аудите еще и контроль ведения бухучета и составления отчетности, кроме случая, когда руководитель ведет учет сам. Такой регламент подтверждает, что система внутреннего контроля в компании организована.

Рекомендуемые организационно‑распорядительные документы:

• Положение о бухгалтерской службе — локальный нормативный акт, который закрепляет статус отдела, его задачи, структуру, права и ответственность сотрудников, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями.

• Регламент документооборота. Прописывает маршрут каждого документа, кто его создает, проверяет, в какие сроки операция отражается в учете, кто подписывает и как исправляются ошибки.

• Должностные инструкции для каждой позиции. В них фиксируют конкретные обязанности, права и ответственность бухгалтера, кассира, расчетчика и других специалистов. Это снижает риски из‑за «размытой» ответственности и помогает при оценке качества работы.

• График документооборота и отчетности. Показывает, какие отчеты формируются ежемесячно, ежеквартально и ежегодно, а также кто за это отвечает.

• Порядок работы с первичными документами. Фиксирует требования к реквизитам в соответствии со ст. 9 № 402‑ФЗ [8], правила сканирования и хранения, а также процедуру инвентаризации.

• Регламент замещения. Особенно важен для таких участков, как касса и расчеты с персоналом. В нем указано, кто временно берет на себя обязанности сотрудника в отпуске, на больничном или при увольнении.

• Регламент взаимодействия с аутсорсером. Если часть функций передана внешней компании, нужно зафиксировать порядок передачи данных, сроки обратной связи и зоны ответственности.

Дополнительные организационно‑распорядительные документы:

• Приказы и распоряжения руководителя. Ими оформляют назначение ответственных лиц, утверждают учетную политику, состав инвентаризационной комиссии, порядок доступа к базе и т. п.

• Служебные записки. Используются в качестве запросов между подразделениями организации, согласования спорных операций и передачи информации, которая не попадает в основной маршрут документооборота.

• Бухгалтерская справка. Применяется для оформления корректировок, пояснений к проводкам, исправления ошибок и внутренних расчетов. Это полноценный первичный документ, который должен содержать все обязательные реквизиты по ст. 9 № 402‑ФЗ [8].

Какой вариант организации бухучета лучше: штатный бухгалтер или аутсорсинг?

Оптимальный вариант организации бухгалтерии зависит от задач бизнеса. Чтобы упростить решение, собрали основные критерии двух вариантов в таблице:

Для многих компаний оптимальна гибридная модель. На аутсорсинг передают конкретные трудозатратные участки — зарплату, отчетность и первичные документы, а в штате оставляют специалиста по работе с клиентами.

Список источников

1. Минфин РФ. Информация № ПЗ-3/2012 «Об упрощенной системе бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности для субъектов малого предпринимательства».
2. Минтруд РФ. Постановление от 26.09.95 № 56 «Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях».
3. Федеральный закон от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации». Статья 4.
4. Минфин РФ. Приказ от 21.12.1998 № 64н «О типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства».
5. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Статья 7.
6. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Статья 8.
7. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Статья 19.
8. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Статья 9.