Камеральная проверка 6-НДФЛ

Подходит к концу второй год, как налоговая проверка 6-НДФЛ стала источником пополнения бюджета 20-процентными штрафами от суммы налога в камеральном режиме (ст. 123 НК РФ). Как уменьшить риски огромных штрафов – читайте в нашей статье.

Особенности камеральной проверки 6-НДФЛ: сроки, порядок, этапы проверки

С момента представления 6-НДФЛ в налоговый орган начинает действовать следующий алгоритм:

1. Срок проведения камеральной проверки: отдел камеральных проверок обязан приступить к проверке 6-НДФЛ в течении трех месяцев.
2. Налоговики проверяют сведения, указанные в 6-НДФЛ на предмет обнаружения различных расхождений. Это могут быть: ошибки или противоречия между указанными в 6-НДФЛ сведениями (далее – сведения); несоответствие сведений данным самого налогового органа.
3. Следующий этап зависит от результатов проверки:
   • Расхождения не обнаружены – проверка будет завершена, так же, как и начата – без каких-либо извещений налогового агента.
   • При обнаружении расхождений – инспекция сообщит об этом налоговому агенту. Например, так:

После описания расхождений налоговому агенту предлагают несколько рекомендаций по дальнейшим действиям.

1. Срок ответа на требование налоговой – 5 рабочих дней. Однако, если речь идет о доплате, то налоговики нередко срок до 10 дней. Например, так:

Отсчет любого из сроков необходимо начать на следующий день после получения требования. Дата получения будет указана:

• на экземпляре требования (при его вручении лично, под подпись о получении);
• в квитанции о приеме отправленной налоговым агентом по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) в ответ на требование, поступившее в электронном виде (пп. 6, 12, 13 Порядка, утв. приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168, ст. 19 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Отправить квитанцию о приеме необходимо не позднее 6-го рабочего дня после поступления требования по ТКС. Таким образом у налогового агента есть дополнительное время.

Хуже всего, когда налоговая использует почтовые отправления. В этом случае требования будет отнесено к полученным по истечении 6-ти рабочих дней с даты направления заказного письма (п. 1 ст. 93 и п. 4 ст. 93.1 НК РФ).

С учетом арбитражной практики, при наличии доказательств получения требования налогоплательщиком, срок все же можно начать отсчитывать со дня фактического получения требования. Например, такой вывод содержит Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 22.07.2016 № 09АП-21552/2016 по делу № А40-6290/16. Речь в указанном постановлении идет о сроках, используемых ФСС, однако выводы сделаны на основании налогового законодательства.

Контрольные соотношения

Основа работы камерального отдела – проверить контрольные соотношения между данными расчетов 6-НДФЛ, 2-НДФЛ и по страховым взносам (далее – РСВ). При камеральной проверке годовой 6-НДФЛ также используют показатели декларации по налогу на прибыль.

Взаимоувязка внутри расчета и с 2-НДФЛ

До появления 6-НДФЛ компаниям начисляли 20-процентый штраф по НДФЛ нечасто: для этого нужна была выездная проверка (2-НДФЛ не отнесена к декларациям, и камеральная налоговая проверка этой формы невозможна). Сейчас к штрафу компанию может привести запрос от налоговиков об информации, связанной с расчетом и уплатой налогов (ст. 31 НК РФ). Основное отличие такого запроса от требования в рамках камеральной проверки в том, что:

• налоговое законодательство не устанавливает предельный срок для выявления недостоверных сведений;
• производство по делу о фактах представления 2-НДФЛ, содержащих недостоверные сведения, регулирует статья 101.4, а не статья 88 Налогового кодекса РФ.

За недостоверные сведения штраф составит 500 рублей за каждую справку, указанную в акте об обнаружении фактов налоговых правонарушений. Штраф 20% могут начислить только по результатам камеральной налоговой проверки 6-НДФЛ. В том числе при выявлении расхождений с формой 2-НДФЛ.

Взаимоувязка с РСВ и особенности камеральной налоговой проверки годовой 6-НДФЛ

При наличии 6-НДФЛ камеральные отделы обязательно проверяют, чтобы компания сдала и РСВ. Контрольное соотношение при взаимоувязке 6-НДФЛ с РСВ – одно:

строка 020 6-НДФЛ – строка 012 6-НДФЛ ≥ строки 030 подраздела 1.1 раздела 1 РСВ.

Годовую отчетность по НДФЛ проверяющие обязательно сверят с декларацией по прибыли из-за выплаты дивидендов. Контрольные соотношения также установлены письмом № БС-4-11/3852@. При наличии дивидендов строки 020 и 040 6-НДФЛ сверяют суммой показателей:

• соответствующих строк 2-НДФЛ;
• строк 020 и 030, соответственно, приложения 2 декларации по налогу на прибыль.

Если дивиденды не начислены, то показатели декларации по прибыли не участвуют в камеральной налоговой проверке 6-НДФЛ. Проконтролировать, в каком размере заработная плата отражена в расходной части по налогу на прибыль, камеральщики пока не могут.

Минимизируем риски

Стандартные бухгалтерские программы и программы операторов электронной отчетности проверяют взаимоувязку всех показателей внутри 6-НДФЛ. Однако проверка взаимоувязок с другими отчетами в налоговую пока вне возможностей стандартных программ.

Несмотря на трудоемкость, проверка взаимоувязки нужна, без нее бухгалтер рискует потратить время на:

• пояснения при камеральной налоговой проверке 6-НДФЛ;
• составление уточненки.

Помимо увеличения трудозатрат вполне возможны доначисления и штрафы.

Конечно, не всегда проверочные формулы Письма № БС-4-11/3852@ работают корректно. В этом случае можно заранее подготовить объяснения для камеральной проверки.

Частые ошибки, которые находят налоговики в расчете 6-НДФЛ

Ошибки, которые чаще всего допускают налоговые агенты, рассмотрены в Письме ФНС России от 01.11.17 № ГД-4-11/22216@. Примечательно, что 2018 год не привнес ничего нового в перечень нарушений, который налоговики для удобства оформили в виде таблицы в Приложении к данному письму.

Приведем формулировки из реальных требований налоговиков:

Такое требование могут получить бухгалтеры, которые заполняют 6-НДФЛ не в автоматическом режиме, либо при разноске банковской выписки допущена неточность. То есть причина чаще всего в уже упомянутом человеческом факторе.

Иногда присланные требования явно составлены в автоматизированном режиме, и налоговая вдруг требует пояснения о расхождении в 0,9 рубля.

Приведенные примеры наиболее простые, но и они требуют от бухгалтера немалых трудозатрат. Оптимизировать взаимодействие с налоговой можно за счет регулярных сверок.

После введения 6-НДФЛ налоговый агент перестал видеть в своей карточке расчетов с бюджетом только переплату и начисления (доначисления) по результатам выездной налоговой проверки. Проставляя оплаты в 6-НДФЛ, необходимо проверять, отражены ли они в вашей карточке расчетов и с каким ОКТМО.

Особенно проверка разноски ОКТМО важна, когда компания сменила инспекцию (даже в пределах одного города). Даже видя оплату, но с другим ОКТМО, отдел камеральной проверки сообщит компании о несвоевременной оплате.

Как подготовить пояснение по противоречиям в 6-НДФЛ

Бухгалтеру, позвонившему сообщить, что требование явно некорректно (например, упомянуто расхождение о пресловутых 0,9 руб.), инспекторы нередко говорят, что это ошибка программы, и присылать им ничего не нужно, так как почта и так перегружена.

Понятно, что из-за копеек может быть и не стоит тратить свое время, однако лучше все же отправить в налоговую пояснение, указав в нем, что уже в самом требовании обозначены границы допустимой погрешности, и 90 копеек входят в эти границы.

Чаще всего налоговые агенты дают такие пояснения:

Образец пояснений по расхождениям в 6-НДФЛ

При отправке пояснения по ТКС обязательно укажите в теме письма не только реквизиты требования, но и ФИО инспектора, указанного исполнителем по требованию (обычно в самом конце требования, мелким шрифтом). Реестр приложенных документов программа оператора ТКС сформирует автоматически, поэтому называйте приложенные файлы наглядно. Например, «Платежное поручение_НДФЛ 5677 от 01.10.2018».

Последствия «камералки» 6-НДФЛ для налогового агента

Бухгалтеры, которые не успевают подготовить пояснения в 5-дневный срок, нередко сдают уточняющий 6-НДФЛ с минимальными правками, не влияющими на суммы налогов. Однако если нестыковки, указанные инспекторами, не устранены, – придет еще одно требование или же сразу акт налоговой проверки по 6-НДФЛ. Например, такой:

Акт налоговой проверки по 6-НДФЛ

Вместе с актом придет извещение о времени и месте рассмотрения материалов проверки:

В нашем примере на представленный акт бухгалтер отправил такие возражения (орфография сохранена).

На рассмотрение возражений бухгалтер не явился. Только в декабре инспектор позвонил и попросил прислать уточнение к возражениям с приложением платежных поручений.

Несмотря на то, что информация о всех платежах была разнесена в КРСБ, бухгалтер отправил платежные поручения, и на этом камеральная налоговая проверка для него благополучно закончилась.

Отметим, что на личное присутствие при рассмотрении возражений время все же находить нужно. В противном случае может возникнуть необходимость в обжаловании уже не акта, а решения налогового органа.

Как сократить время на подготовку к камеральной проверке

Специалисты компании прекрасно знают:

• что именно проверяют налоговики;
• какие показатели требуют взаимоувязки;
• как избежать ненужных вопросов о расхождениях в отчетности (самое простое – вести бухгалтерский учет по правилам налогового).

Специализация на камеральных проверках позволяет анализировать и выдерживать сотни контрольных соотношений в формах отчетности, на которые опирается ИФНС, принимая решение, в том числе и о выездной налоговой проверке.

Конечно, ни одной фирме не грозит выездная проверка 6-НДФЛ, однако налоговики проверят вместе с НДФЛ и другие отчисления от зарплаты. Возможности крупной компании позволяют 1C-WiseAdvice:

• работать с лучшими методологами 1С;
• поддерживать такую систему автоматизированного контроля, которая позволяет снизить риск влияния человеческого фактора до минимума.

Программа жестко контролирует последовательность и правильность учетного процесса. А «интеллектуальную» часть работы бухгалтера контролируют внутренние аудиторы, которые:

• консультируют специалистов в процессе подготовки отчетности;
• тщательно проверяют ее качество отчетов до отправки в налоговую.

Такой двусторонний контроль (программный и интеллектуальный) гарантирует оказание услуг на высочайшем профессиональном уровне.