Как вести учет при использовании онлайн-кассы?

В повседневной деятельности большинство коммерческий компаний используют контрольно-кассовую технику. Из-за новизны 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» точной и понятной информации очень мало. Налоговики сами не знают всех тонкостей. Одно известно точно — ФНС в реальном времени может отслеживать все кассовые операции налогоплательщиков.

Бизнесу приходится действовать в условиях неопределенности и это приводит к ошибкам, караемые достаточно серьезными санкциями. Разбираем, как при недостатке информации организовать работу с онлайн-ККТ, что предпринять для защиты своей компании от штрафов и внеплановых проверок кассовой дисциплины со стороны ФНС.

Что говорит закон о переходе на электронные кассы?

Федеральный закон № 54-ФЗ от 22.05.2003 устанавливает новые правила работы с онлайн-кассами. Большинство налогоплательщиков обязаны пробивать чеки или выдавать электронные бланки строгой отчетности.

Реформа позволила установить полный контроль в реальном времени за всеми кассовыми операциями. Сотрудникам ФНС больше не нужно выходить на проверку, чтобы выявить нарушения. Достаточно проанализировать отчет о работе онлайн-кассы.

Но у медали всегда есть две стороны. Одновременно с ужесточением контроля, «умные машины» способны помочь владельцам бизнеса посмотреть выручку в реальном времени или получить актуальную информацию о складских остатках. Все это возможно, но только при условии, что в компании грамотно поставлен бухгалтерский учет кассовых операций.

Изменились ли требования к документам по кассе?

Введение онлайн-касс спровоцировало внедрение новых требований к документам, оформляющие операции по кассе. Поскольку сейчас у инспекторов есть доступ онлайн к большинству сведений о движении наличных денег, отменен ряд отчетов. Более не нужно оформлять формы КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9.

Вместо устаревших отчетов введены в действие новые документы.

• отчет об открытии смены;
• отчет о закрытии фискального накопителя;
• чек коррекции;
• чек с признаком «возврат прихода».

Чек коррекции

Данный чек поможет исправить ситуацию, когда обычный чек не был пробит. Это возможно, если в работе кассы произошли сбои или в момент расчета касса не использовалась. Особенно актуально использование таких чеков в розничной торговле или при предоставлении услуг общепита.

Налогоплательщик, который обнаружил ошибку, должен действовать по следующему алгоритму:

• Составляет акт в произвольной форме, где указывает расчет, произведенный без использования ККТ, наименование товара или услуги, причины произошедшего.
• Формирует чек коррекции с обязательным указанием признака расчета (приход или расход), основания для корректировки (самостоятельная операция или предписание ФНС), сумму, которую необходимо отразить в учете.
• Сообщает в ФНС об обнаружении факта неприменения кассы и формировании чека коррекции

При самостоятельном обнаружении и исправлении кассовой ошибки компания или предприниматель освобождены от наказания (примечание к ст. 14.5 КоАП РФ).

Чек «возврат прихода»

Чек с признаком возврата прихода применяется при возврате денег покупателю либо при исправлении ошибок, допущенных при пробитии чека. Если сумма полностью возвращается покупателю, кассир обязан сформировать возвратный чек, аналогичный ошибочному, указав в поле «дополнительные реквизиты чека» фискальный номер корректируемой операции.

Если необходимо исправить допущенную ошибку, вместе с чеком «возврат прихода» используют чек коррекции, который выбивают на правильную сумму. Чтобы связать все операции воедино, в поле «дополнительный реквизит чека» указывают номер ошибочного и возвратного чеков.

Как вести кассовый учет при онлайн-кассе?

Ведение кассового учета входит в обязанности каждой организации, где есть движение наличных денег. Касса — это традиционно сложный участок бухучета. Чтобы минимизировать риск ошибок, связанных с неправильным применением техники и учетом кассовых операций, необходима работа профессионалов высокого уровня.

При постановке учета, налогоплательщику следует руководствоваться правилами ведения документации по операционной кассе (указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014). Организации по-прежнему обязаны вести кассовую книгу, оформлять приходные и расходные ордера, ежедневно производить оприходование выручки в кассу компании.

Работа с наличными деньгами очень ответственна и серьезна. Проведя аудит более чем 500 компаний, эксперты 1С-WiseAdvice отмечают, что вероятность ошибок на этом участке бухгалтерии очень высока. Регулярная внутренняя проверка полноты и правильности отражения кассовых операций значительно уменьшает риск доначислений и штрафов в случае проведения мероприятий налогового контроля.

Проводки в бухучете кассовых операций

Для регистрации в учете движения наличности, используют счет 50 «Касса». При оприходовании (поступлении) делается запись по дебету, при выбытии — по кредиту счета.

Чтобы избежать ошибок, все проводки формируют только на основании первичных документов. Для кассового учета ими являются ордера, выписки, расчетные ведомости, договоры, авансовые отчеты и другие.

Дата формирования проводки в части регистрации розничной выручки должна всегда совпадать с датой проведения операции и подтверждаться ПКО и отчетом о розничной продаже.

Какие операции проводить по онлайн кассе обязательно?

Фискальный накопитель сохраняет информацию обо всех операциях, проводимых через кассу. Далее сведения через оператора фискальных данных передаются в инспекцию и используются при контроле налогоплательщиков.

Чтобы избежать ошибок в учете, необходимо понимать, какие операции обязательно проводить по онлайн-кассе, а при каких ККТ не используется.

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Наказание за нарушения правил учета

За ошибки кассира или бухгалтера чаще всего наказывают руководителя организации. Чтобы обеспечить качественный контроль за работниками, необходимо знать, какие действия могут повлечь претензии и штрафы контролирующих органов.

Компания будет признана нарушившей кассовую дисциплину и правила учета, если:

• Сведения учетных регистров (кассовой книги, книги учета доходов и расходов) противоречат данным первички (приходным ордерам, отчетам о закрытии смены и прочим).
• Превышен лимит остатка кассы.
• Сумма расчетов наличными вышла за установленный предел.
• Отсутствуют внутренние документы, которые устанавливают правила проведения кассовых операций в компании.
• Данные учета не соответствуют реальному остатку денежных средств.

За каждое из указанных нарушений предусмотрены штрафы. Особенность заключена в том, что компанию могут оштрафовать за каждое выявленную ошибку. Другими словами, если на протяжении нескольких месяцев бухгалтер допускал одну и ту же ошибку, налоговики зафиксируют каждое нарушение отдельно и наложат за него штраф.

Другая особенность состоит в том, что в большинстве случаев к ответственности привлекают одновременно должностное лицо (чаще всего руководителя) и саму компанию.

Ответственность генерального директора ООО

Нарушение	Штраф на должностное лицо	Штраф на юридическое лицо
Нарушение лимитов расчетов с организациями	4,0– 5,0 тыс. руб.	40,0–50,0 тыс. руб.
Неполное или несвоевременное оприходование выручки
Несоблюдение порядка хранения ценностей
Превышение лимита остатка кассы
Неприменение кассы тогда, когда это предписано законом	От ½ до ¾ от суммы непроведенного расчета (но не меньше 10,0 тыс. руб.)	От ¾ до полной суммы непроведенного расчета (но не меньше 30,0 тыс. руб.)
Повторное неприменение кассы, когда суммы расчета без использования кассовой техники больше или 1 млн. руб. (п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ)	дисквалификация на 1-2 года	приостановление деятельности до 90 суток
Использование кассовой аппаратуры, не соответствующей требованиям (например, это может быть неработающий кассовый аппарат или ККТ, которую неправильно поставили на учет/перерегистрировали и прочее) (п.4 ст. 14.5 КоАП РФ)	предупреждение или штраф от 1,5 до 3,0 тыс. руб.	предупреждение или штраф 5,0 до 10,0 тыс. руб.
Отказ в предоставлении налоговикам истребованных документов или нарушение срока их предоставления (п. 5 ст. 14.5 КоАП РФ)	предупреждение или штраф 2,0 тыс. руб.	предупреждение или штраф 10,0 тыс. руб.
Покупателю не направлен чек в ситуации, когда платеж проведен онлайн	предупреждение или штраф до 2,0 тыс. руб.	предупреждение или штраф до 10,0 тыс. руб.

Значительно уменьшить риск нарушений помогает передача кассовых операций на аутсорсинг.

Такое решение позволяет снизить расходы и повысить эффективность бизнеса. Получив запрос, мы подробно обоснуем, какие преимущества даст аутсорсинг именно для вашей компании и определим удобный порядок взаимодействия. Учетом будут заниматься профессионалы, а вы сможете сосредоточиться на своем деле. Подробнее об условиях сотрудничества вы можете узнать здесь.

Заказать услугу