Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Почему руководители выбирают аутсорсинг?

1. Не хватает времени на ведение кадрового делопроизводства. Когда в компании:
   • работает свыше 100 человек (оформление приема/увольнения сотрудников, больничных, отпусков, внесение изменений в персональные данные происходит чаще одного раза в неделю),
   • часто изменяются условия труда (например, сотрудники ездят в командировки или работают вахтовым методом),есть расширенный социальный пакет (надбавки за стаж, доплаты за вредность производства и пр.),
   • высокая текучка/смена кадров (большой процент низкоквалифицированного персонала, работники принимаются в штат для выполнения ограниченных по времени задач и т.д.);
   • кадровое делопроизводство полностью ведет бухгалтер по расчету заработной платы или передача кадровой работы на него частична;
   • организация кадрового делопроизводства возложена на единственного кадровика или кадровый учет в качестве дополнительной нагрузки ведут сотрудники HR-отдела.
2. Не хватает знаний и квалификации для разработки нетиповых кадровых документов, соответствующих специфике деятельности компании. Когда есть необходимость:
   • вносить индивидуальные условия с сотрудниками в трудовые договоры (нетиповые обязанности, выходное пособие, передача смежных прав на результаты деятельности и пр.),
   • отражать в локальных нормативных актах особую систему оплаты труда/премирования сотрудников (почасовая оплата, проценты от сделок, «полярки» и т.д.),
   • принимать на работу иностранцев («дорогих» топовых специалистов или «бюджетных» низкоквалифицированных сотрудников),график сотрудников отличается от стандартного (скользящий или сменный, рабочий день больше 8 часов, вахты и т.д.);
   • при этом штатный юрист не специализируется на трудовом праве, а кадровик не имеет достаточного профессионального опыта и компетенций.
3. Планируется увольнение текущего кадровика или сокращение штата в целом. Когда ситуация требует сопровождения специалиста, обладающего специфичным опытом:
   • грамотного взаимодействия с персоналом в условиях реализации непопулярных политических решений (сокращение, перевод персонала на сокращенный рабочий день, ликвидация компании и т.д),
   • результативного досудебного улаживания трудовых споров с сотрудниками,
   • продуктивного общения с контролирующими органами по жалобам сотрудников (Трудовая инспекция, Роскомнадзор, прокуратура, полиция, миграционная служба, суд).
   • ведение кадровых документов – участок с повышенными рисками для компании в целом и руководителя лично. Беспрерывное ведение кадрового делопроизводства и независимость от человеческого фактора – залог безопасности.

Если руководство компании ставит цель оптимизации расходов, в том числе, на заработную плату работников, зарплатные налоги, а также на организацию дополнительных рабочих мест, то преимущество оплаты стоимости услуг аутсорсинга кадровой службы очевидно.

1. Ведем кадровый учет на высоком уровне. Кадровая работа требует экспертизы. В зависимости от специфики кадрового учета в вашей компании, мы подберем нужных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву. Эксперты, специализирующиеся на отдельных функциях кадрового делопроизводства, знают свою работу глубже, поэтому вы получаете профессиональных исполнителей, ответственных за качество и результат.
2. Снижаем зависимость от человеческого фактора. Нюансы кадровой политики и правила обслуживания клиентов хранятся в CRM. Это позволяет в случае замены специалиста продолжать обслуживание с учетом всех пожеланий и договоренностей, гарантировать преемственность дел и замену сотрудников безболезненно для клиента. Единые стандарты и наличие достаточного количества кадровых специалистов позволяет нам перераспределять ресурсы и привлекать дополнительных сотрудников для выполнения срочных или объемных задачи.
3. Освобождаем вас от рутинных задач по ведению делопроизводства. Передавая на аутсорсинг рутинные, трудоемкие процессы, вы освобождаете ресурсы ваших сотрудников для выполнения основных функций. Мы со своей стороны качественно организуем процесс ведения кадровых документов. Высокий уровень автоматизации позволяет нам масштабировать процессы и минимизировать ручной труд в выполнении типовых задач. Функции по найму персонала именно в отдел кадров также переходят к нам.
4. Берем на себя финансовую ответственность. Совместно с андеррайтерами СК «Альфастрахование» мы разработали эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности. Он включает в себя расширенный перечень рисков, которые обычно не предусмотрены стандартным полисом и большинством бухгалтерских компаний не страхуются. Это дает нашим клиентам гарантию, что в случае нашей ошибки, мы компенсируем финансовый ущерб в полном объеме. Так, вы застрахованы от непредвиденных расходов — цена ошибки покрывается нами.
5. Аутсорсинг с надежным партнером. Ведение кадрового делопроизводства удаленно, в крупной аутсорсинговой компании, имеет свои преимущества. Ваши обращения и вопросы оперативно обрабатываются, поручения исполняются. Вам предоставляются все возможности для оперативного контроля нашей работы. По договору на обслуживание в отличие от штатных сотрудников, мы несем ответственность за результат как юридическое лицо в соответствии с Гражданским кодексом РФ.
6. Работаем по всей России, включая Москву и регионы. Для клиентов из Москвы доступны выездные встречи при заключении договора аутсорсинга.
7. Прозрачная цена — наше преимущество. Стоимость услуги рассчитывается индивидуально, но вы всегда понимаете, за что платите. Любая услуга, выходящая за рамки пакетного обслуживания, также имеет свою понятную цену.

Аутсорсинг налогового учета или бухгалтерской отчетности постепенно становится привычным в Москве и других крупных городах. Все больше компаний доверяют ведение учета профессионалам в сфере бухгалтерии. Однако еще один важный предмет учета – кадры, почему-то традиционно обходится стороной. Кадровое сопровождение считается неважным, хотя за нарушение правил учета кадров предусмотрена серьезная ответственность. Передача кадрового делопроизводства на аутсорсинг так же важна, как и бухгалтерский аутсорсинг. Услуга от компании-аутсорсера страхует вас от штрафов до 500 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП).