Бухгалтерский аутсорсинг

Важно не только то, ЧТО делает бухгалтер, но и КАК он это делает.

Бухгалтер в штате «сам себе голова». Учет он часто ведет как ему привычнее, понятнее или удобнее, а не как лучше для бизнеса. Он сам определяет что важно, а что нет. Может вести учет в отрыве от реальных бизнес-процессов и этим нанести компании ущерб.

О проблемах в бухгалтерии руководство компании узнает, как правило, по факту — от налоговых органов, от недовольных контрагентов или сотрудников, уставших бороться с мнением главбуха.

Руководить штатной бухгалтерией, которая для генерального директора часто является закрытым “черным ящиком” (поскольку нет ни времени, ни компетенций, чтобы проверить, что там происходит) и получать услуги, будучи Клиентом сервисной бухгалтерской компании — две большие разницы:

• в штате серьезной бухгалтерской фирмы всегда есть методологи, аудиторы, налоговые консультанты — и их консолидированный опыт определяет ценный для клиентов эффект от аутсорсинга бухгалтерского учета;
• бухгалтеры в такой компании работают по четким регламентам, и все процессы выстроены так, что каждый член команды знает: что, как, когда, в какой последовательности делать, чтобы услуга была качественной;
• чем больше у бухфирмы клиентов — тем больше она вкладывается в оцифровку финансовых и налоговых рисков, автоматизацию контрольных функций, менеджмент качества и позитивный клиентский опыт (в 1C-WiseAdvice регулярно проводится оценка удовлетворенности клиентов, и средний балл по нашим услугам редко опускается ниже 9 из 10 возможных).

Мы предлагаем разные модели аутсорсинга, умеем адаптировать учетные процессы под бизнесы самых разных масштабов.

Одно из наших подразделений осуществляет ведение учета у компаний с выручкой от 1 до 15 миллиардов рублей в год. Мы можем собрать команду численностью до 20 бухгалтеров, которая будет обслуживать только вашу компанию, не отвлекаясь на других клиентов. Если вам интересен этот наш опыт - мы можем организовать для вас референс-визиты к нашим клиентам, которые в свое время отказались от многочисленной бухгалтерской службы и передали объемные учетные процессы к нам на аутсорсинг.

Готовы честно поделиться с вами, при каких условиях бухгалтерия на аутсорсинге будет работать как часы, а когда лучше оставить ведение учета в штате.

Небольшие бухгалтерские фирмы мало чем отличаются от штатной бухгалтерии или бухгалтеров-фрилансеров:

• один бухгалтер оказывает все услуги по ведению учета конкретному кругу юрлиц, договоренности с клиентами хранятся в его личной переписке или в мессенджерах, нюансы их обслуживания он держит в голове - поэтому зависимость от человеческого фактора в таких бухгалтерских компаниях довольно высока;
• уход бухгалтера в отпуск или на больничный мгновенно сказывается на клиентах, поскольку качественно передать дела не представляется возможным;
• бухгалтеры, временно получающие “чужие” компании в нагрузку, занимаются этими ООО по остаточному принципу (у них и на свои ООО не всегда хватает времени).

В крупных аутсорсинговых компаниях учетные процессы выстроены иначе:

• детализация услуг, особенности аутсорсинга и нюансы ведения финансового учета конкретного ООО хранятся не в голове бухгалтера, а в автоматизированной системе;
• в компании всегда достаточно ресурсов, чтобы перераспределить нагрузку между сотрудниками на время их отпусков или больничных: для этого специально оставляются резервы;
• процесс приема-передачи дел от одного бухгалтера другому строго регламентирован.

Непрерывность учета и стабильное качество услуг обеспечивается благодаря единым стандартам и автоматизации работы бухгалтеров. Оказывать услуги бухгалтерского аутсорсинга таким образом можно только на определенных масштабах: в бухгалтерской компании уже должно быть несколько сотен сотрудников, чтобы она достигла определенной организационной зрелости.

По закону (№ 402-ФЗ) ответственность за достоверность бухгалтерского учета и корректность уплаты налогов несет генеральный директор: в налоговых декларациях даже не предусмотрена подпись главбуха — только директора.

Ответственность за ведение учета (и уж тем более за рискованные финансовые решения по своему ООО) переложить ни на аутсорсера, ни на штатного бухгалтера не получится (даже в рамках субсидиарки).

А вот разделить финансовую ответственность с бухгалтерской компанией в случае ошибок бухгалтера - возможно. В отличие от штатного бухгалтера, который защищен Трудовым кодексом и не отвечает своими деньгами за штрафы и пени от ФНС, бухгалтерская фирма обязана компенсировать финансовый ущерб, если он будет нанесен из-за недолжного качества услуг.

Другое дело, что небольшие бухгалтерские компании нередко ограничивают свою финансовую ответственность по Договору (как правило, в пределах 1-3 месячных чеков).Так что если вам важно, чтобы финансовая ответственность не превращалась в фикцию, смотрите в сторону более крупных провайдеров. И обязательно интересуйтесь застрахована ли профессиональная ответственность по всему перечню услуг.

Например, 1C-WiseAdvice имеет эксклюзивный полис страхования с расширенным перечнем рисков. И в случае штрафов / пени по вине бухгалтера мы гарантируем своим клиентам возмещение материального ущерба в полном объеме. Причем в течение 3-х лет с момента окончания отчетного периода (даже если к тому моменту Договор на бухгалтерское обслуживание вашего ООО уже не будет действовать).

Бухгалтерская фирма нанимает своих сотрудников на конкурентном рынка труда, платит им рыночную зарплату, несет расходы на налоги, аренду офиса, ИТ-инфраструктуру и т.п. Если штатный бухгалтер обходится работодателю по себестоимости, то цель бухфирмы - заработать на своих услугах. Поэтому аутсорсинг бухгалтерского учета никак не может быть дешевле, чем сотрудник в штате.

Откуда же берется ощущение «дешевле»?

В рекламе часто мелькает стоимость бухгалтерских услуг, которая в разы ниже зарплаты бухгалтера. Это связано с тем, что на аутсорсинге один бухгалтер может одновременно вести учет у многих мелких клиентов, распределяя между ними свое рабочее время. Однако это применимо только к бизнесам, где учет требуется в минимальном объеме. А если бухгалтерия у вас довольно трудоемкая - то стоимость услуг будет, как минимум, сопоставима со штатным бухгалтером.

Проверьте адекватность стоимости, которую на старте называет вам бухгалтерская фирма за свои услуги:

• возьмите среднюю зарплату квалифицированного бухгалтера в вашем регионе;
• добавьте сверху зарплатные налоги и накладные расходы;
• разделите полученную сумму на 21 рабочий день, чтобы понять во сколько такой сотрудник обходится ежемесячно;
• добавьте сверху небольшую маржу (бухгалтерский аутсорсинг - это все-таки бизнес);
• посмотрите на цену услуг в коммерческом предложении и прикиньте, сколько дней в месяц / квартал вами реально будет заниматься эта бухфирма: достаточно ли этого для ведения учета ваших масштабов.

Без сомнения, крупные бухгалтерские компании более эффективно утилизируют своих бухгалтеров за счет автоматизации учетных процессов, высокой интенсивности их труда, грамотного распределения задач между сотрудниками разной квалификации (дорогостоящие специалисты не занимаются работой, с которой справится и ассистент).

Но рассчитывать, что услуги бухгалтерского аутсорсинга для ООО или ИП - это обязательно дешево, не стоит. У аутсорсинга много иных преимуществ, помимо стоимости, которые мы раскрываем на этой и других страницах нашего сайта.