Как восстановить бухгалтерский учет без потерь

Все компании и индивидуальные предприниматели должны вести бухгалтерский учет. Это обязательное требование закона. Бизнес любого уровня обязан своевременно обновлять информацию о деятельности предприятия, а все доходы и расходы должны отражаться в документации. Кроме этого, бухгалтерский учет предоставляет управленческому составу компании информацию, необходимую для планирования бюджета, прогнозирования доходов и расходов и контроля за финансовым состоянием бизнеса.

Отчет о бухгалтерской и налоговой деятельности должен регулярно и без опозданий направляться в соответствующие органы — в ИФНС и Росстат. При ведении бухучета необходимо опираться на Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ. Однако нередко предприниматели испытывают трудности при организации бухгалтерского учета или в документации появляются ошибки. На возникшие нарушения нельзя закрывать глаза, потому что это может привести к крупным проблемам для бизнеса.

Подробно рассказываем о наведении порядка в бухгалтерии и минимизации связанных с этим финансовых потерь.

Случаи, требующие восстановления бухучета

Разные ситуации могут потребовать восстановление бухучета. Обычно возникшая проблема связана с человеческой ошибкой. Это может быть как случайная невнимательность сотрудника, так и пренебрежение трудовыми обязанностями. Разберем основные причины, по которым необходимо восстановить учет за прежний период.

Компания изначально не вела бухучет

Средние и крупные предприятия не допустят такой ошибки, но малый бизнес иногда пренебрегает обязанностями и не ведет бухучет совсем. Кроме этого, у микробизнеса часто не хватает финансов для того, чтобы оплатить работу полного штата бухгалтеров. Из-за этого учетом занимается сам предприниматель или бухгалтер на полставки, что значительно увеличивает нагрузку на одного человека и повышает риск ошибиться или упустить что-то важное.

При таком распределении обязанностей учет может вообще не вестись некоторое время, например, если предприниматель и без того сильно загружен основным бизнесом. Или единственный бухгалтер решил взять отпуск, уволиться, либо ему понадобился больничный. Возникшие пропуски обязательно нужно восполнить, так как бухучет — это непрерывный процесс, а восстановление данных займет много времени и сил.

Выявлены серьезные ошибки в учете

В процессе работы или во время проверки могут быть обнаружены различные нарушения в бухгалтерском отчете:

• Неправильная классификация транзакций.
• Опечатки в документации, отсутствие важных реквизитов.
• Дублирование записей в учете, что может привести к завышению или занижению финансовых показателей компании.
• Недостаток первичных документов по операциям.
• Ошибки при расчете налогов, зарплаты, амортизации и других финансовых показателей.
• Нарушения при составлении налогового и бухгалтерского отчета.

Подобные проблемы могут возникнуть, если на должность бухгалтера поставили некомпетентного сотрудника, либо работники постоянно сменяются, от чего каждый новый бухгалтер может упустить важную информацию. Если руководство периодически не проверяет работу бухгалтерского отдела, это может привести к крупным ошибкам. Безусловно, для компании будет лучше, если руководитель заметит нарушения раньше, чем налоговая служба.

Изменился налоговый режим

Малый бизнес может вести отчет по деятельности упрощенно и платить налоги по УСН. Однако это возможно только при соблюдении определенных условий. Так, в штате предприятия не должно насчитывается свыше 130 сотрудников, а доходы за год должны быть меньше 265,8 млн рублей (лимит на 2024 год). Если бизнес переступает установленный порог, предприятие обязано перейти с упрощенной (УСН) на основную систему налогообложения (ОСН).

Если бизнес по собственному желанию меняет режим или больше не может работать по упрощенной системе из-за лимитов, необходимо подать уведомление в налоговую службу о переходе на ОСН.

После перехода на ОСН бизнесу нужно уплачивать дополнительные налоги, в том числе на имущество, на добавленную стоимость и на прибыль. В целом у предприятия меняется бухгалтерский учет, а в документах содержится больше информации, которую нельзя упустить. Теперь учет доходов и расходов нужно вести по другой форме, компания выставляет счета-фактуры и так далее.

Пропала база

Неожиданно предприятие может потерять базу бухгалтерии полностью или частично. От такого происшествия никто не застрахован.

Бухгалтерская документация может быть:

• утрачена, повреждена или уничтожена в результате стихийного бедствия, пожара, кражи, компьютерного сбоя или вирусной программы
• нередки случаи, когда увольняется бухгалтер, а вместе с ним «исчезает» и часть информации или отчетов

Для защиты электронного учета рекомендуется хранить резервную копию базы, а для размещения первичной документации в бумажном виде важно организовать подходящее и максимально защищенное место.

Законодательно установлено, что в случае потери документации по бухгалтерскому учету в первую очередь предприятие должно собрать комиссию, которая будет разбираться в причинах утраты бухучета. Помимо сотрудников в комиссию нужно включить представителей компетентных органов. Например, полиции или МЧС, в зависимости от происшествия. Так, допустим, в случае пожара понадобится установить причину возгорания и сделать опись утраченного имущества и документации.

После окончания расследования предприятие направляет в ФНС и фонды уведомление об утрате базы с подтверждающими причины события справками, чтобы сообщить, что сдача отчетов задержится. Сделать это необходимо в течение недели после потери базы. Когда вся документация и бухгалтерский учет будут восстановлены, об этом также надо будет уведомить налоговую инспекцию и СФР.

Типы восстановления бухучета

Компания может столкнуться с потребностью в полном или частичном восстановлении бухгалтерского учета в зависимости от возникшей проблемы. Чаще необходимо частичное восстановление определенного участка бухгалтерии, например:

• Один блок заработной платы сотрудников
• Восстановление всего учета, исключая блок зарплаты
• Отчеты по данным предприятия
• Нулевые отчеты
• Учет банковских операций
• Учет товарно-материальных ценностей

Советы по восстановлению учета

Для оптимизации процесса восстановления бухучета рекомендуем следующее:

• Восстанавливать документацию в хронологическом порядке. Нужно определить, с какого периода необходимо воссоздать утраченную или незаполненную информацию и действовать последовательно, от более ранних событий к поздним.
• Отправьте корректирующие отчеты в налоговую и фонды. При сопоставлении расчетов по обязательным платежам нужно учитывать, что в налоговой и СФР содержится не обновленная информация, а те данные, которые предприятие предоставило ранее. Соответственно, если документация содержит ошибки, могут возникнуть неточности при сверке расчетов.
• В случае, если первичная документация не подлежит восстановлению, например, контрагент ликвидировал организацию, пересчитывать налоги следует без учета этих документов. Потребуется уточнить в декларации этот нюанс.

Этапы восстановления бухгалтерии

При восстановлении бухучета требуется сначала проанализировать текущую обстановку в бухгалтерии, после чего составляется план действий. Разберем подробнее каждый этап.

1 Этап. Анализ текущей ситуации

Если принято решение, что необходимо восстанавливать бухгалтерию, важно оценить, масштаб работы. При утрате данных нужно определить причину и объем потери. Для оценки проблемы нужно ответить на несколько вопросов:

• Какая документация сохранена и не требует исправления или восстановления, в каких документах требуется исправить ошибки, а какие документы необходимо полностью восстановить?
• Сколько есть времени на восстановление бухгалтерского учета? Обычно ориентиром выступает ближайшая дата сдачи налоговой отчетности.
• Какие нарушения допущены в документах? Это могут быть как мелкие ошибки, которые можно быстро исправить, так и крупные нарушения.

При оценке сохранившейся документации значительно упрощает решение проблемы наличие электронной базы. Тогда понадобится только оценить, какие документы отсутствуют в бумажном виде, после чего их можно будет просто повторно распечатать. Возможно понадобится запросить у партнеров копии договоров, актов или счетов-фактур. Но в случае, если утрачены и бумажный, и электронный варианты, либо учет не велся вообще, понадобится помощь контрагентов, а именно сверка за нужный период.

Чтобы быстро понять, какие документы требуют восстановления, нужно оценить, когда они нужны для учета:

• Формирование или запрос у партнера накладной по получению или отгрузке продукции.
• Составление соответствующего акта после выполнения или получения услуги.
• Выставление счет-фактуры по каждому предоставленному товару или услуге при работе на ОСН. Соответственно, если партнер также платит НДС, нужно запросить копии счет-фактур, накладных и актов.
• Составление платежной ведомости при выдаче заработной платы.
• Сохранение банковской выписки после совершения финансовой операции с контрагентом. Документ подтвердит совершение трат или получение доходов.

2 Этап. План восстановления учета

Восстановление бухгалтерского учета в разных организациях может отличаться, но примерный план предстоящей работы будет аналогичным:

• Опись имеющегося в наличии имущества, денег, долговых обязательств.
• Сбор доступной информации, резервных копий данных и другой сохранившейся документации. Проведение предварительной сверки с контрагентами, налоговой и СФР.
• Сравнение доступной информации с расчетами партнеров, документами в налоговой и других организациях, с которыми работает предприятие.
• Восстановление учета, исправление ошибок и недочетов, внесение недостающих данных в базу. Все восполненные сведения должны совпадать с предшествующими и последующими данными.
• Проведение заключительной сверки с партнерами, налоговой и СФР, устранение ошибок.
• Сдача отчетности в соответствующие инстанции, оплата недоимок и пеней при необходимости.

Что будет, если все оставить как есть

Наличие грубых ошибок и отсутствие бухгалтерского учета считается нарушением законодательства. За это может грозить административная, уголовная и налоговая ответственность. Отвечать за правонарушения будут руководитель предприятия и главбух.

Зачастую за наличие нарушений предприятию необходимо выплачивать административные штрафы. Например, если неправильно вести учет в одном налоговом периоде, оштрафуют на сумму от 10 000 рублей по статье 120 НК РФ. А за ошибки в балансе можно получить штраф вплоть до 50 000 рублей.

Стоимость услуг по восстановлению бухучета

Стоимость услуг внештатных бухгалтеров сложно установить заранее, она складывается в зависимости от разных факторов. Так, на цену влияет промежуток времени, за который требуется восстановить базу, установленная организационно-правовая форма предприятия, выбранная система налогообложения, объем нарушений, сроки, за которые нужно выполнить работу и другие показатели.

Более точный расчет можно получить после проведения анализа текущего состояния дел.

К кому обратиться за помощью, чтобы восстановить бухучет

Восстановлением бухгалтерского учета можно заняться силами своих сотрудников, если руководитель уверен, что коллектив справится с этой задачей. Это обойдется дешевле, чем привлечение сторонних специалистов, но есть и минусы.

Справиться самостоятельно реально, если восстановления требует небольшой участок или выявленные ошибки не значительны. При более серьезных проблемах лучше воспользоваться услугами бухгалтеров на аутсорсе, которые не будут отвлекаться на текущие обязанности, как штатный персонал. Внештатные специалисты просто необходимы, если работу нужно закончить в короткие сроки.

Аутсорсинговая компания 1С-WiseAdvice поможет восстановить бухучет без риска для текущей деятельности предприятия. Бухгалтеры компании регулярно занимаются решением подобных задач, разных по сложности, поэтому умеют грамотно восстанавливать утраченную базу и исправлять ошибки.

Заказать услугу