Компанию проверяет полиция: как обезопасить себя и свой бизнес от негативных последствий проверки. Часть 2

Очень сложно предложить универсальный алгоритм действия на случай, если в компанию нагрянула полиция, т.к. многое зависит от того, из-за чего проводится проверка. Однако для всех клиентов мы предлагаем самый простой и самый правильный алгоритм действий на случай прихода полиции: вызвать адвоката; прекратить работать; ожидать приезда адвоката, не помогая и не противодействуя проверяющим; фиксировать возможные нарушения в том числе с применением средств аудио-, видеофиксации.

Но, к сожалению, далеко не всегда бывает возможным следовать именно этой инструкции. Поэтому ниже предлагаем основные правила, которые помогут уменьшить негативные последствия полицейской проверки.

Итак, в офисе появились сотрудники полиции, которые утверждают, что сейчас будет проводиться проверка.

Главное — не паниковать! Следуйте нашим рекомендациям — что и как делать, если у вас полиция с проверкой.

1. Проверить документы самих проверяющих

Сотрудники полиции обязаны предъявить свои служебные удостоверения, представиться и пояснить причину их прихода. Если сделать это они отказываются — можно смело вызывать полицию по 02. Данные удостоверения желательно сфотографировать и тщательно переписать всю содержащуюся в них информацию.

2. Выяснить основания проверки

Помимо удостоверений сотрудники полиции должны предъявить постановление о проведении обследования помещений, о проведении обыска (выемки). Из документа всегда можно выяснить причину интереса полиции к компании.

Если речь идет об обыске, рекомендуем выписать из документа дату постановления, данные следователя и краткую информацию об уголовном деле с основаниями для проведения следственных действий или получить копию данного документа.

3. Убедиться, что полиция не ошиблась

В документах о проведении проверки внимательно изучайте реквизиты (наименование организации, ОГРН, ИНН и др.). При несовпадении или даже незначительной ошибке в наименовании организации можно не пускать полицейских в офис. Даже если это чисто техническая ошибка (опечатка) и проверка в любом случае пройдет, появится дополнительное время на подготовку к визиту полиции.

4. Отпустить домой сотрудников, если нет прямого запрета покидать помещение

Имеет смысл отпустить с работы большую часть сотрудников компании на время проведения полицейской проверки. Речь идет о рядовых сотрудниках, в присутствии которых нет необходимости. Для этого есть несколько причин:

• проверка — стресс для сотрудников, а самые слабые могут подвергнуться грубому психологическому воздействию;

• излишне общительные сотрудники, сами того не желая, могут поделиться с полицией чем-то «сокровенным», о чем проверяющим знать совсем не надо;

• в ходе проверки все равно отсутствуют условия для полноценной работы.

5. Записать действия полицейских на видео

Очень важно фиксировать все действия полицейских — записывать на камеру мобильного телефона или хотя бы на диктофон. В случае, если проверяющие выйдут за пределы своих полномочий (будут осуществлять действия, которые не указаны в постановлении, например, копаться в шкафах в кабинете директора при осмотре помещений), записи послужат доказательством незаконных действий проверяющих. Их можно будет приложить к жалобе в вышестоящий орган полиции либо в прокуратуру.

6. Отдавать документы только по описи, и только если изъятие законно

Изъятие документов производится в присутствии руководителя организации (ее уполномоченного представителя) и двух понятых. При этом надо проследить, чтобы была составлена подробная опись изъятых документов и заверена обеими сторонами.

7. Фиксировать свои замечания и внимательно изучать протокол

Если есть хоть малейшие сомнения в законности тех или иных действий сотрудников полиции, необходимо записать замечания при составлении протокола обследования, а после — внимательно прочитать протокол. Он должен быть подписан всеми участниками, в том числе, уполномоченным представителем компании. Если в документе что-то записано неверно или вовсе не зафиксировано, также стоит внести и зафиксировать все замечания.

Что можно сделать до того, как пришла полиция

Основная цель полицейской проверки — получить доказательства, подтверждающие совершение преступления. Поэтому чаще всего полиция приходит без предупредительных действий — запросов документов, вызова к себе руководства компании и проч. — так, чтобы компания не успела вывезти или уничтожить улики и подготовить сотрудников к проверке.

Тем не менее, есть набор определенных действий, которые помогут заранее подготовиться к полицейской проверке, а значит свести к минимуму ее негативные последствия.

1. Организовать удаленное хранение документов и информации

Хранить все документы, «первичку», налоговую и бухгалтерскую отчетность непосредственно в компании опасно. Вот почему передача бухгалтерии на аутсорсинг в данном ракурсе имеет еще одно важное преимущество — внезапно нагрянувшим полицейским можно сказать, что все требуемые бумаги находятся у обслуживающей компании, и через несколько дней бумаги будут предоставлены для проверки. Естественно, полицейские поспешат к провайдеру аутсорсинговых услуг, однако будет достаточно времени подготовиться к их визиту.

2. В отношении особо важных документов ввести режим коммерческой тайны

Режим коммерческой тайны может быть распространен на любые сведения, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу их неизвестности третьим лицам. Например, содержание сделок с контрагентами, отчеты сотрудников, содержание деловой переписки и т. д. Тайной не могут быть лишь сведения, содержащиеся в учредительных документах, численность и состав работников, задолженность по выплате заработной платы и т. п.

Информацию, составляющую коммерческую тайну, полиция вправе изымать только после обращения в суд и на основании вынесенного судьей решения об обоснованности изъятия. В противном случае они не смогут использовать ее в качестве доказательств — такие доказательства будут считаться полученными с нарушением закона.

Процесс внедрения коммерческой тайны является весьма трудоемким (необходимо определиться с перечнем информации, разработать и утвердить специальные правила маркировки и хранения «секретных» документов, внести изменения в должностные инструкции сотрудников и др.), поэтому лучше заранее озаботиться защитой сведений.

3. Хранить информацию на внешних носителях и удаленных серверах

Оптимально работать только с внешними носителями (в том числе серверами) и не хранить ничего на жестких дисках компьютеров. Сервер должен находиться в отдельном помещении. При изъятии техники полиция не сможет обнаружить данные, которые находятся на удаленных серверах, так как они физически хранятся в другом месте. Кроме того, для такой информации можно установить дополнительную защиту, а при необходимости быстро стереть сведения или перенести их на другой удаленный сервер.

С точки зрения безопасности данных самым эффективным и выгодным решением является передача бухгалтерии на аутсорсиг. У крупных провайдеров данных услуг все данные хранятся на серверах, размещенных в надежных и защищенных дата-центрах, что исключает возможность какого-либо стороннего вмешательства в информационную систему компаний-клиентов.

4. Исключить пользование нелицензионным программным обеспечением

Далеко не все компании могут позволить себе покупку и регулярное обновление лицензированного программного обеспечения. Использование же контрафактного ПО связано с серьезными финансовыми, репутационными и юридическими рисками — есть риск не только потерять важную информацию, но и стать жертвой мошенников, которые при любой возможности используют полученную конфиденциальную информацию против компании и ее руководства.

В данном случае все, кто сделал выбор в пользу аутсорсинга бухгалтерии, также находятся в более выгодном положении, так как крупные аутсорсинговые компании пользуются исключительно легальным ПО и передают его в аренду своим клиентам.

5. Не хранить в офисе документы и печати более одной компании

Когда в ходе проверки полиция находит в офисе или на складе компании печати разных юридических лиц и предпринимателей, то у проверяющих сразу возникают подозрения в использовании схем минимизации налогов с участием фирм-однодневок. А значит, придется давать правдоподобные пояснения по поводу их происхождения.

Очевидно, что если те же печати и документы будут найдены в офисе аутсорсинговой компании, то вопросов и претензий не возникнет. Все будет выглядеть вполне логично.

6. Установить систему видеонаблюдения в помещениях офиса, где расположены особо важные бумаги и финансовая документация

В случае прихода полиции в офис система будет фиксировать все действия проверяющих, в том числе незаконные.

7. Провести инструктаж сотрудников

Необходимо рассказать всем и каждому, как вести себя на случай внезапного появления в офисе сотрудников полиции. Отдельным работникам надо дать четкое указание покинуть офис, а другим — всюду сопровождать проверяющих и фиксировать их действия.

8. Проиграть ситуацию внезапного появления в офисе сотрудников полиции

Очень важно заранее подготовить сценарий поведения сотрудников в случае внезапной проверки и проиграть ситуацию. Этот план действий поможет не паниковать, действовать быстро и эффективно. Каждый будет знать, что ему делать и как реагировать. Также необходимо определить работника, который будет вести все переговоры с полицией. В роли «переговорщика» должен выступать заранее определенный и подготовленный работник.

9. Найти хорошего адвоката

Настоятельно рекомендуем всегда иметь под рукой номер телефона квалифицированного адвоката, а еще лучше — заранее с ним договориться о том, что в час «Х» адвокат, имея доверенность и понимание существующих в компании бизнес-процессов, незамедлительно прибудет в офис. Выполнение хотя бы этого условия, по нашему мнению, снижает риск возникновения неблагоприятных последствий полицейской проверки примерно на 40%.

10. Заранее выяснить телефоны местных прокуратуры и УСБ

(они пригодятся в том случае, если сотрудники полиции допускают нарушения в офисе компании и никак не реагируют на замечания).

FAQ по полицейским проверкам

Что делать, если полиция обнаружила внушительную сумму наличных денег?

Одно из основных правил безопасности бизнеса — не хранить в офисе сверхнормативную «наличку». Если почему-то решили хранить, то хотя бы отдельно в конверте с пометкой «личные средства» и фразой директора (главного бухгалтера и т. д.): «Дома ненадежно и все годовые сбережения держу здесь». Также можно попытаться убрать наличность в личную сумку сотрудника — если речь не идет об обыске, то досматривать личные вещи полиция не вправе.

Но вообще, это ошибка, которую сложно исправить. Если еще не изъяты кассовые документы, то лучше срочно составить договор займа с директором (и естественно, оформить «приходник»). Если изъяты, то можно сказать, что это личные средства или заем, который не успели оформить. Версии плохие, но хороших в такой ситуации нет.

Что делать, если на складе товара больше, чем по документам?

Конечно, хранить на «белом» складе неучтенный товар, — не самое хорошее решение, проще обеспечить «левый» склад. Но если хватило смелости поместить на склад «неучтенку», а проверяющие ее обнаружили, то есть несколько обоснований на такой случай:

• «Не оприходовали по вине кладовщика или поставщика, он привез излишний товар, собираемся возвратить» (конечно, если вы договоритесь с поставщиком об этой версии). Кстати, возможно, что этот товар действительно несогласованный, с какими-либо недостатками, не прошедший осмотр и т. д. То есть излишек не всегда свидетельствует о нарушении.

• «Опять склады перепутали, на другом складе сейчас недостача» (и быстро звоним на этот склад). Вообще, наличие нескольких складов — это основа для торговли (естественно, запас на каждом складе не должен превышать общий по организации).

• «Только что привезли» (при возможности согласования с поставщиком или подготовки относительно надежных накладных).

• «Это не наш товар, а на ответственном хранении» (только заранее подготовьте договор о возможности такого хранения с третьим лицом).

Какие незаконные действия со стороны полиции возможны в ходе проверки?

• требование того, чего не вправе требовать, либо вправе, но мы не обязаны это исполнять;

• при осмотре (обследовании) обычно открывают шкафы, тумбочки и т. д., хотя не вправе самостоятельно этого делать;

• досмотр личных вещей в рамках совершенно другого мероприятия;

• изъятие не относящихся к проверке предметов и документов;

• угрозы, убеждение в том, чего нет, моральное давление;

• ограничение свободы передвижения работников под видом необходимости получения объяснений;

• банальные кражи;

• проведение проверочных мероприятий без соответствующих документов.

• непредставление копий документов, служащих основанием для проведения проверочных мероприятий.

Что делать, если начался полицейский беспредел?

Зачастую проверяющие, наспех представившись полицейскими, сгоняют всех в один кабинет, отбирают телефоны, и остановить этот беспредел кажется нереальным. Однако все зависит от ситуации, уровня полицейских, которые приехали и т. д. Обычно такой напор идет первые полчаса-час.

При неадекватном поведении проверяющих можно позвонить в полицию и пожаловаться. Все обращения на этот телефон записываются. Позднее можно истребовать запись и обжаловать действия этого полицейского. Сотрудники полиции об этом знают и станут намного серьезнее относиться к требованиям компании. Конечно, данный способ сработает, если у кого-то из сотрудников остался на руках телефон.

Иногда напор сбивается примитивной «игрой в идиота». Так, в ходе одной проверки директор просто сказал: «Ничего отвечать и делать не буду, а в офисе у нас стоят камеры, установленные не мной, а „безопасником“, с которым сейчас не могу связаться, так что давайте поспокойней». Таким образом первый порыв был сбит (а он самый опасный), потом в полицию было сдано встречное заявление на тех, кто требовал возбуждения уголовного дела, и стороны перешли от запугивания к переговорам.

Еще один, проверенный на практике, вариант на случай, если полиция закрывает всех в одном помещении и отбирает средства связи, — сослаться на то, что кому-то из сотрудников компании (которого необходимо срочно «эвакуировать» с места проведения проверки), стало плохо со здоровьем. В данной ситуации полицейские обязаны вызвать «неотложку».

Почему проверки полиции зачастую заканчиваются плачевно

Наш опыт показывает, что при появлении в офисе компании сотрудников полиции выявляются следующие функциональные пробелы:

• отсутствие единого алгоритма действий для всех сотрудников компании, что может привести к дезорганизации деятельности компании, и, как результата — возникновение хаоса, облегчающего неправомерный доступ сотрудников полиции к ценной информации;

• некомпетентность работников компании при идентификации подлинности предъявляемых документов, и, как следствие, риск проникновение в компанию лиц, которые не являются сотрудниками правоохранительных органов;

• невозможность самостоятельного выявления и пресечения незаконных действий полицейских.

• отсутствие мер профилактики, позволяющих своевременно выявлять проблемные зоны компании, привлекательные для проверяющих;

• отсутствие мотивации сотрудников компании защищать интересы компании и незнание своих прав, в связи с чем они легко поддаются психическому давлению со стороны недобропорядочных сотрудников правоохранительных органов;

• отсутствие контактных данных структур и подразделений, куда можно обратиться on-line при нарушении проверяющими законов и норм поведения;

• отсутствие срочной квалифицированной юридической поддержки.

И наконец, немного о том, что сулит компании проведение в ее офисе проверки с участием представителей правоохранительных органов.

Среди прочих можно выделить основные негативные последствия:

• похищение ценной информации;

• заморозка деловой активности компании;

• потеря репутации;

• подготовка для реализации рейдерского захвата;

• огромные расходы на адвокатов и (или) «отступные» расходы силовым структурам;

• арест активов, убытки, упущенная выгода;

• возбуждение уголовного дела в отношении собственников бизнеса или сотрудников компании.

Но всего этого негатива можно избежать, если заранее подготовиться к визиту полиции и заручиться поддержкой компетентного юриста или адвоката.