Кадровый аудит для организаций: цели и методы проведения, итоговая оценка эффективности

Для грамотного и эффективного ведения бизнеса все процессы в организации требуют оптимизации. Но зачастую акцент приходится на производство или продажи, то есть основную деятельность, которая приносит прибыль компании. Нужно понимать, что результативность любых процессов напрямую зависит от сотрудников. А потому HR-подразделение с его массой документов и рутинных процедур также необходимо своевременно оптимизировать. Рассказываем в деталях, на что обратить внимание при организации аудита кадрового учета и как проверка кадров может помочь развитию бизнеса.

Аудит кадров в компании – что это

Кадровый аудит — это процедура проверки ведения кадровой документации и анализа эффективности работы участвующих в этом сотрудников. Во время такого мероприятия оцениваются возможные риски при оформлении документов кадровой службой компании. Возможен внутренний HR-аудит, когда компания самостоятельно осуществляет проверку, и внешний, когда аудит проводится отдельной профильной компанией, специализирующейся на этой деятельности. Проверка помогает не только выявить и исправить ошибки, но и предотвратить возникновение новых проблем.

Важность аудита кадровых процессов состоит в:

• защите от проблем с контролирующими органами;
• оптимизации рабочих процессов с помощью выявления слабых мест;
• приведении кадрового делопроизводства в полное соответствие с актуальными требованиями закона;
• повышении качества работы работников HR-отдела.

В некоторых сферах деятельности проведение кадрового аудита — это обязательная процедура, закрепленная в законодательстве, например, для банковского сектора. Для проведения такой проверки приглашается внешняя аудиторская компания. Те предприятия, в которых HR-аудит не является обязательным, могут проводить проверку самостоятельно по собственному желанию. Достаточно организовать правильное ведение кадровых документов для соблюдения норм законодательства, иначе за нарушениями последует трудовой спор или штраф.

Кадровый аудит в организации может способствовать и повышению удовлетворенности сотрудников условиями работы. Нередко возникают случаи, когда работники обращаются в трудовую инспекцию и сообщают о нарушениях со стороны работодателя, например, о неправильном оформлении отпуска или испытательного срока. Чаще всего такую компанию ждет проверка. В случае, если правонарушения действительно будут выявлены, организации начислят штраф от 30 000 до 50 000 рублей. При повторных нарушениях штраф может вырасти до 200 000 рублей.

HR-аудит в организации: виды и методы проведения

HR-аудит — один из вариантов названия кадровой проверки, которая бывает разной по виду и своим особенностям:

Внешний кадровый аудит зачастую предпочтительнее, чем внутренний. Он осуществляется независимо и объективно, на результаты не влияют межличностные и трудовые отношения. На мнении внутренних специалистов может сказываться корпоративная политика, внешние же проверяющие не имеют личной заинтересованности в определенных результатах проделанной работы.

Также внешние аудиторы обладают более глубокими знаниями и обширным профессиональным опытом, что позволяет предлагать более действенные решения. Такие специалисты обеспечивают более свежий взгляд на кадровые процессы, а также сохраняют конфиденциальность и доверие к себе.

Проведение кадрового аудита может осуществляться разными методами, прежде всего это аналитика рабочей документации и работы сотрудников кадровой службы. Но иногда проверка бизнес-процессов и персонала выходит за рамки документов, и применяются другие методики, например:

• Социально-психологическая. Осуществляется с помощью прямого контакта с сотрудниками. Оценивается их удовлетворенность рабочими условиями, атмосфера в коллективе, уровень управления персоналом и мотивация. Также проводится анкетирование и наблюдение за рабочим процессом, включая индивидуальные и групповые собеседования.
• Экономическая. Сравниваются показатели предприятия с общеустановленными нормами и стандартами развития. Позволяет выявить конкурентоспособность организации.

Законодательная база при организации проверки кадров

Единый нормативный правовой акт в области аудита кадровой работы не принят. Проверяющие опираются на разные законы, постановления и нормативы, связанные с трудовой деятельностью на предприятии:

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках».
• Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».
• Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
• Трудовой кодекс РФ.

Еще КоАП РФ содержит статьи, относящиеся к трудовому праву, за нарушение которых предусмотрена ответственность:

Нарушение	Штраф для должностного лица, тысяч рублей	Штраф для юридического лица, тысяч рублей	Статья КоАП РФ
Неправильное оформление трудового договора	10–20	50–100	п. 4 ст. 5.27
Нарушение трудового законодательства	1–5	30–50	п. 1 ст. 5.27
Неправильная защита персональных данных	10–20	от 60	ст. 13.11
Нарушение требований по оплате трудовой деятельности	10–20	30–50	п. 6 ст. 5.27
Неправильная организация найма иностранных сотрудников	–	400–1 000	ст. 18.15
Нарушение воинского учета	–	40–50	ч. 3 ст. 21.4
Нарушения при специальной проверке условий труда	5–10	60–80	п. 2 ст. 5.27.1
Нарушения в локальной документации предприятия	1–5	30–50	п. 1 ст. 5.27

Руководитель также будет нести ответственность за правонарушения, связанные с сотрудниками:

• Уклонение от участия в переговорах о заключении договора, нарушение сроков.
• Скрытие информации, которая необходима для ведения переговоров.
• Невыполнение обязательств, прописанных в договоре.
• Неправильное хранение документации.
• Увольнение работника по необъективным причинам.
• Нарушение прав инвалидов в области трудовой деятельности.
• Распространение персональных данных других сотрудников.
• Уклонение от исполнения административного наказания.

В каких случаях необходимо проводить аудит кадров компании

Провести кадровый аудит компании можно в любое время, но бывают случаи, когда проверка особенно необходима:

• Реорганизация или реструктуризация предприятия, введение новых бизнес-стратегий.
• Смена руководства или собственника бизнеса.
• Переход всей деятельности по контролю кадров в управление должностного лица, которое не специализируется на этой работе (например, бухгалтер).
• Увольнение сотрудника, занимающего должность главы внутренней кадровой службы.
• Приближающийся визит инспекции с проверкой. Аудит кадровой документации позволяет заблаговременно оценить готовность компании к надзорным проверкам.
• Изменение законодательства в сфере трудового права, организации найма персонала.
• Групповые увольнения работников, высокая текучесть кадров.
• Необходимость создания архива кадровых документов.
• Подготовка бизнеса к продаже.
• Утечка персональных данных.
• Расширение или сокращение бизнеса.
• Частые жалобы от сотрудников на нарушение ТК РФ, например, на касательно расчета размера оплаты труда или графика отпусков.
• Слияние или поглощение другой компании. При интеграции организаций важна комплексная оценка кадрового потенциала.

В большинстве случаев объектом аудита кадров выступает деятельность компании в области организации кадрового делопроизводства. Проверке подвергаются все процессы, связанные с оформлением документов. При этом аудитор не только выявит ошибки, но и предложит оптимальное решение обнаруженных проблем. После этого максимально повышаются шансы успешно пройти инспекцию контролирующих органов.

Факторы, влияющие на регулярность кадрового аудита

Рекомендуется проводить аудит кадровой службы регулярно с определенной периодичностью. Желательно осуществлять проверку не самостоятельно, а привлекать к этой деятельности сторонних специалистов. О преимуществах такого способа мы говорили выше. При этом частота мероприятий зависит от вида деятельности, которой занимается предприятие, от количества работников в штате, от выбранной системы оплаты труда и так далее.

Систематический аудит позволяет своевременно выявить проблемы на стадии их зарождения и предпринять меры для их устранения. Также регулярный аудит кадров помогает отследить результативность и эффективность новых внедряемых изменений, например, реализацию рекомендаций после предыдущей проверки в области организации кадрового делопроизводства.

На регулярность аудита влияет частое внедрение изменений в бизнес-стратегии. Ведение кадровой документации должно соответствовать общим целям предприятия. Кадровая политика может меняться вместе с задачами компании, законодательством и изменениями на рынке труда.

Цели кадрового аудита на предприятии

Причиной провести аудит кадров в компании могут стать разные ситуации. Список основных задач аудита:

• Проверить соответствие организации рабочих процессов действующему законодательству. При этом лучше для аудита кадровых документов привлекать лиц, которые отлично разбираются в трудовых законах РФ.
• Выявить потенциальные риски. Неправильная организация документооборота в кадровой службе приводит к крупным штрафам и ухудшению репутации компании.
• Определить количество сотрудников кадровой службы и оценить, нужно ли нанимать новый персонал или, наоборот, штат переполнен работниками, которых необходимо сократить. Это комплексная проверка ресурсов предприятия.
• Проверить наличие всех обязательных кадровых документов и их содержание.

Из чего состоит проверка кадров

Аудит кадрового делопроизводства в организации включает разные мероприятия. Во-первых, анализируется кадровая документация. Она должна соответствовать требованиям законодательства, содержать актуальные и полные сведения. Для этого необходимо оценить, как служба готовит, регистрирует и хранит документы, все ли есть в наличии.

Во-вторых, аудитор выявит, насколько работники HR-отдела компетентны и профессиональны. При необходимости составляется план развития подразделения — повышение квалификации или сокращение существующих сотрудников, найм нового персонала, обновление структуры по должностям и обязанностям.

Дополнительно к полному аудиторскому заключению по документообороту в кадровой сфере можно проконсультироваться о налоговых рисках или оптимизации при начислении заработной платы. Нередко ошибки в учете кадров вызывают проблемы в смежных направлениях бизнеса.

Особенности применяемых методик в КА

Ведение документов — это ключевая задача HR-подразделения и соответственно основное направления кадрового аудита. Для этого специалисты используют организационно-аналитический метод исследования. Он включает проверку наличия документов за установленный срок, правильность их оформления, регистрации и хранения. Качество проделанной работы позволяет оценить эффективность сотрудников отдела, выявить их сильные и слабые стороны. Отчет аудитора содержит полный перечень проверяемых зон с результатами анализа и рекомендациями. На его основании компании устраняет недочеты, организовывает надлежащий кадровый учет.

Порядок проведения проверки кадров

Пошаговый алгоритм кадрового аудита в организации состоит из нескольких этапов:

1. Издание приказа о проведении кадрового аудита. Документ должен содержать основные задачи и цели мероприятия, список документов, которые необходимо проверить, и сроки выполнения.
2. Анализ уставных документов. Устав должен содержать информацию о наименовании компании на русском и английском языке, наличии сокращенных наименований, использовании собственной печати предприятием, полномочиях исполнительного органа юрлица.
3. Проверка наличия кадровых документов и локальных нормативных актов. Они должны соответствовать актуальному трудовому законодательству, также должны соблюдаться правила хранения и архивации кадровой документации. Документы лучше распределить на три категории: документ отсутствует, документ требует исправлений и проблем с документом нет.
4. Анализ штатного расписания и структуры организации. Для каждой должности должны быть прописаны ее обязанности и инструкции. Также нужно проверить их актуальность и соответствие стандартам при наличии. В компании должны быть ответственные лица за пожарную безопасность, воинский учет, охрану труда, ГО и ЧС.
5. Проверка трудовых книжек и других документов персонала, например, трудовых договоров.
6. Составление заключения по проделанной работе. Письменный отчет должен быть заверен всеми членами комиссии.
7. Презентация результатов руководству и другим сотрудникам. Для более эффективного решения проблем важно не просто сообщить сотрудникам их новые задачи и тактику работы, но и объяснить, как это поможет решить возникшие трудности. Это стимулирует персонал искать другие пути решения в своей деятельности, которые могут оказаться более эффективными.

В отчете должна содержаться информация не только о текущем состоянии предприятия с перечислением ошибок, но и практические рекомендации для их исправления. В документе указаны ссылки на законодательную базу. Также должны быть прописаны риски и возможные последствия, если ошибки не будут устранены.

Частые ошибки в КА

При проведении кадрового аудита компания нередко допускает ошибки, которые непосредственно отражаются на качестве и результатах этого процесса:

• Недостаточный охват проверки. Нередко кадровый аудит в организации ограничивается только поверхностной проверкой соответствия учета законодательству. Важно проводить комплексное мероприятие, которое поможет оценить все аспекты делопроизводства и управления персоналом HR-отдела, в том числе соответствие документации внутренним ЛНА, политикам и в принципе убедиться в их наличии.
• Недостаточная компетентность лиц, осуществляющих аудит. Проведение проверки лучше доверять профессионалам, которые знают все тонкости и нюансы. Неквалифицированный или неопытный сотрудник предоставит некачественные результаты аудита отдела кадров.
• Неполный перечень результатов аудита. По итогам проверки формируется отчет, который в подробной форме содержит все недочеты, выявленные во время анализа. Если были зафиксированы не все обнаруженные проблемы, в дальнейшем они останутся неисправленными.
• Сообщение результатов аудита только руководству. Итоги проведенного мероприятия должен знать не только заказчик, но и работники, которых непосредственно касается проверка. Так можно повлиять на эффективность их деятельности, отдел кадров будет осведомлен об ошибках и недочетах, которые нужно исправить.
• Отсутствие рекомендаций в заключении или их общий характер. Предписания должны быть подробными и содержать конкретные советы по совершенствованию ведения кадровой документации и управления персоналом HR-подразделения. Также в заключении должны быть подробно описаны последствия, к которым приведут допущенные ошибки, если их не исправить.
• Пренебрежение мониторингом изменений. После реализации рекомендаций необходимо отслеживать эффективность проделанной работы, чтобы оценить результативность аудита.
• Отсутствие четких целей аудита и критериев оценки. Чтобы получить объективные и полезные результаты проверки, необходимо грамотно сформулировать цели и желаемые результаты после внедрения рекомендаций.

Как аудит кадров может помочь развитию бизнеса

Кадровый аудит помогает оптимизировать структуру и штатную численность HR-службы. Выявляются нерациональные и избыточные должности, дублирующие функции или наоборот недостаток сотрудников, то есть реальные недостатки в кадровых процессах. Через результаты работы оцениваются компетенции и знания персонала, определяются потребности в обучении и развитии. Становится понятно, что требуется сделать в первую очередь, чтобы повысить производительность труда и увеличить ценность отдела кадров — обучить, сократить, нанять, перевести на другую должность.

Аудит кадров позволяет понять, насколько компания готова к проверке со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов. Своевременное выявление подобных рисков помогает не только уберечь бюджет от крупных штрафов и других переплат, появляется шанс избежать более серьезных проблем. Деятельность компании может быть приостановлена на срок до 90 суток, а за повторные нарушения грозит дисквалификация должностного лица. Разбирательства с недовольными работниками приводят к судебным искам, претензиям со стороны прокуратуры, и опять же к финансовым издержкам.

В результате проведения проверки улучшается ведение рабочих процессов и документации, что в свою очередь способствует повышению лояльности со стороны собственного персонала. Готовность к проверкам и минимум замечаний от трудовой инспекции, отсутствие скандалов с судами и штрафами — все это позволяет сфокусироваться на основных задачах бизнеса и повысить собственную конкурентоспособность на рынке.

Как провести надежный кадровый аудит

Важно доверить проверку профессионалам, которые имеют большой опыт работы в этой сфере. Они помогут также в формулировании задач и целей аудита, если сам заказчик с этим затрудняется.

Специалисты из 1C-WiseAdvice оперативно проведут проверку кадров в соответствии с установленными законодательством нормами, предложат оптимальные и эффективные пути решения возникших проблем. Обеспечивается детальная работа с документами и анализ деятельности сотрудников кадрового отдела.

Стоимость услуги от 1C-WiseAdvice зависит от объема проводимой работы, количества сотрудников, целей и вида аудита и других факторов. Цена полномасштабного кадрового аудита, включающего проверку сотен документов и детальное описание существующих кадровых процессов, начинается от 130 000 рублей.

1C-WiseAdvice гарантирует достоверность и полноту заключения, которое будет соответствовать федеральным стандартам и требованиям ТК РФ.

Заказать услугу