5 правил безопасности, если сотрудник угрожает жалобами и исками

Распространено мнение, что детальное ведение кадрового делопроизводства актуально только для крупных компаний с большой численностью штата. Если же в фирме работает чуть больше десятка человек и все они – родственники, друзья, знакомые, то такие формальности как кадровые документы можно и не соблюдать.

Главное, исполнять договоренности с персоналом на практике – выплачивать вовремя зарплату, своевременно предоставлять отпуск, оплачивать больничные листы, а как это отражается в документообороте, не имеет значения. Но мы на практике сталкиваемся с тем, что принцип «все свои, всё на виду» часто срабатывает как мина замедленного действия, готовая взорваться, как только сотрудник по какой-то причине перестаёт быть «своим». Экс-лояльный работник может угрожать работодателю, больше того, в союзниках коллеги, перешедшего «на другую сторону баррикад», оказываются суд, Трудовая инспекция, полиция, прокуратура, Роскомнадзор, а зачастую и налоговая инспекция.

События по такому алгоритму недавно начали разворачиваться у одного из наших клиентов. Небольшая производственная компания, десяток сотрудников, принятых в штат по рекомендациям или родственным связям; собственники всегда делали акцент на развитие основных процессов: совершенствовали продукт, расширяли сбыт, сотрудников мотивировали премиями и бонусами, отношением «по-человечески».

Нужно в отпуск завтра? Пожалуйста! Ой, приболел… Лечись! При этом в компании не было принято даже листки нетрудоспособности требовать у сотрудников – верили на слово и были уверены во взаимности, а потому не утруждали себя лишней бумажной волокитой. В компактном штате все на словах знали свои обязанности, размер зарплаты и даты выплат.

О финансовых трудностях в компании и сложном политическом решении – увольнении персонала – донесли до сведения сотрудников по стандартной схеме: в устной форме договорились, что работники напишут заявления «по собственному желанию». Все как один согласились и расписались под текстом «прошу уволить…». А на следующий день сотрудник (по понятным причинам не называем его имени) вернулся и принёс другое заявление – теперь уже об отзыве предыдущего заявления об увольнении по собственному желанию.

переговорах сотрудник угрожал жалобами в трудовую инспекцию, суд и все известные ему инстанции и сообщил условия, на которых он готов согласиться уволиться «по-доброму» – 500 тысяч рублей в качестве компенсации морального вреда. На этом этапе клиент обратился за консультацией к нам. Мы дали несколько рекомендаций, чтобы не только выйти из сложившейся ситуации с минимальными потерями, но и не усугубить положение неграмотными действиями.

Правило безопасности № 1

Не выплачивайте суммы, которые невозможно подтвердить кадровыми документами

Соглашаясь на требования сотрудника и выплачивая деньги в конверте, компания рискует «попасть» вдвойне. Если сотрудник написал заявление, а на следующий день его отозвал, где гарантия, что сегодня он возьмёт деньги, а завтра не затребует возмещение морального вреда через суд или не подаст жалобу в Роструд? Выплачивая «моральный ущерб» (а не зарплату, выходное пособие, оговоренное в трудовом договоре или другую выплату, которую можно подтвердить кадровым документом), в случае судебного разбирательства компания не сможет подтвердить обоснованность и факт передачи денег. Ниже – список предусмотренных законом при увольнении выплат и кадровых документов, которыми необходимо подтвердить факт их получения сотрудником.

В процессе изучения ситуации, сложившейся в компании нашего клиента, выяснились подробности, которые явно не добавляли «очков» работодателю. Как оказалось, сотрудник угрожает и требует компенсировать моральный вред, нанесенный ему не фактом увольнения, а … задержкой заработной платы на 5 дней!

Правило безопасности № 2

Рассчитывайте выплаты в соответствии с законодательством

Сотрудник, вступивший в конфронтацию, может требовать суммы, никак не коррелирующие с действительностью, и угрожать при этом исками и жалобами. Даже если вы понимаете, что риск штрафов/санкций госорганов в случае проверок велик и готовы выплатить «расширенное выходное пособие», соотнесите «аппетит» работника с реальным положением дел. Ниже список самых популярных требований и алгоритм расчёта выплат согласно законодательству.

Вид выплаты	Порядок расчёта
Денежная компенсация за задержку зарплаты
Денежная компенсация за неиспользованные ежегодные оплачиваемые отпуска   за весь период работы
Доплаты за вредные условия труда	Рассчитывается на основании специальной оценки условий труда
Доплаты за совмещение профессий, увеличенный объем работ	По согласованию сторон в соответствии с ПВТР

На этом этапе выяснилось, что график выплат авансов и зарплат не зафиксирован ни в одном внутреннем документе, все сотрудники знали даты выплат.  А работник, не согласившийся с увольнением «по собственному желанию», посчитал срок задержки по собственному умозаключению.

Правило безопасности № 3

Разработайте локальные нормативные акты (ЛНА)

В вопросе разработки ЛНА срабатывает принцип «лучше поздно, чем никогда». Даже если у вас нет вообще ни одного локального нормативного акта, разработайте и утвердите текущей датой Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), в которых опишите всё: график выплат аванса и зарплаты, режим работы, алгоритм расчёта заработной платы и т.д.

Чем больше нюансов мы узнавали от клиента, тем больше рисков видели опытным и профессиональным взглядом. Оказалось, что с сотрудниками не были подписаны трудовые договоры. Сущий пустяк! – посчитал собственник фирмы. Ведь условия – обязанности, должность, размер зарплаты, график – обговорили, сотрудник с ними согласился, обе стороны выполняли устные обязательства. Но как расценят такую ситуацию госорганы в случае проверки или судебного разбирательства?

Правило безопасности № 4

Подпишите документы, пусть и «задним» числом

Минимальный пакет документов и ЛНА для ознакомления при приёме на работу: 

• трудовой договор
• приказ о приёме на работу
• личная карточка по форме Т-2
• согласие на обработку персональных данных
• ознакомление с картой специальной оценки рабочего места
• вводный инструктаж по охране труда

Используйте ваш дипломатический талант на 100%, поговорите с сотрудником и предложите ему подписать документы. Если работник отказался наотрез, составьте Акт об отказе подписи. Имея на руках Акт, при самом пессимистичном раскладе (в случае проверок госорганов) вы сможете подтвердить, что фактически трудовые взаимоотношения возникли, с договоренностями все стороны согласны – выплачивается зарплата, с определенным графиком он ходит на работу, – но сотрудник отказывается подписывать документы. Такая ситуация не всегда может быть расценена проверяющими органами как нарушение, которое приводит к штрафам, возможно обойтись Предупреждением об устранении нарушений.

События этой истории развивались стремительно и неожиданно для работодателя. На имя руководителя от сотрудника пришло письменное требование предоставить целый перечень документов. Специалистам по кадровому сопровождению и юристам по трудовому праву 1С-WiseAdvice пришлось «поломать голову» над ответом! Многие документы, которые запрашивал юрист работника, могли стать для него явными козырями в случае разбирательства в суде. В то же время некоторые пункты внушительного списка содержали бумаги, обязательные для предоставления сотруднику в соответствии с ТК РФ и не предоставив их, работодатель мог ещё больше усугубить положение. В итоге мы подготовили обтекаемое письмо, в котором отказали в предоставлении отдельных Актов, сославшись на ФЗ-152 «О персональных данных».

По перечню запрашиваемых документов стало ясно, на что конкретно сотрудник намерен жаловаться в Роструд. Оценив положение дел, мы обозначили риски для клиента при самом худшем варианте развития событий:

• Штраф Роструда за ненадлежащее оформление трудового договора (от 50 000 до 80 000 рублей, ст. 5.27 КоАП)
• Штраф Роструда за нарушение требований охраны труда (от 50 000 до 80 000 рублей, ст. 5.27 ч. 1 КоАП)
• Штраф за неуплату зарплатных налогов (рассчитываются в соответствии с суммой недоплаченной в бюджет)
• Штраф ФСС и ПФР (в зависимости от конкретных нарушений)
• Моральный ущерб (в конкретном случае сотрудник требовал 500 000 рублей)
• Судебные издержки и оплата услуг адвоката в случае судебного решения в пользу сотрудника

Помимо финансовых потерь, будет нанесен существенный ущерб репутации компании. В открытом доступе на сайте Роструда есть список недобросовестных работодателей, с которым могут ознакомиться как соискатели, так и потенциальные контрагенты компании в рамках проверки благонадежности. В случае жалоб со стороны сотрудника, компания неминуемо пополнила бы этот «чёрный список».

Оценив важность кадрового делопроизводства постфактум, руководитель схватился за голову и в сердцах воскликнул: «Если мы в любом случае «попали», может, его проще уволить по какой-то другой статье?!»

Правило безопасности № 5

Не увольняйте сотрудника по инициативе работодателя, если не можете подтвердить неоднократное нарушение трудового распорядка

В этом случае работник легко восстановится в должности и сможет взыскать с работодателя:

• Среднюю зарплату за каждый день вынужденных прогулов
• Денежную компенсацию за дни неиспользованного отпуска
• Возможно, компенсацию морального ущерба

Письменное требование сотрудника неожиданно для него самого сыграло в пользу работодателя. Мы воспользовались случаем и вместе с ответом на требование предоставить документы направили на подпись трудовой договор, составленный нашим юристом. Сотрудник и его правозащитник, получив такой ответ, поняли, что работодатель обратился к профессионалам высокого уровня и отказались от притязаний. Работник наконец уволен, а руководитель получил бесценный опыт - прививку от халатного отношения к документам.

Слишком дорого обходится непрофессиональный подход к кадровому делопроизводству в случае трудового спора. Дешевле и разумнее исключить риски до их возникновения, передав ведение этого участка аутсорсинговой компании. Так вы сможете заниматься бизнесом, а мы возьмём на себя всю рутину, связанную с кадровыми бумагами и сделаем это профессионально.

Главное преимущество 1С-WiseAdvice – риск-ориентированный подход – заключается в том, что каждое кадровое изменение в компании клиента (приём/увольнение сотрудника, сокращение штата, введение новых должностей и пр.) мы рассматриваем на несколько шагов вперёд, объективно оцениваем риски и предлагаем способы, как предотвратить финансовые и репутационные потери, если вдруг конфликтная ситуация всё-таки произойдёт.