Аутсорсинг расчета заработной платы

Считается, что с расчетом зарплаты может справиться любой более-менее опытный бухгалтер. Однако наш опыт оказания услуг показывает, что в каждом втором случае клиент приходит к нам с проблемами.

Правильно посчитать

• Правильно посчитать
• Правильно заплатить
• Вовремя отчитаться

Основные проблемы:

• неоперативно собирается и некорректно вводится информация по рабочему / не рабочему времени сотрудников (в т.ч. больничным, отпускам, отгулам, переработкам, командировкам и пр.)
• в 70% случаев делается неверный расчет среднего заработка (из-за несоблюдения либо незнания методики расчета по разным видам выплат)
• неправильный расчет зарплаты (в т.ч. среднего заработка) ведет к неверному расчету налогов
• в 50% случаев делается неверное исчисление налогов (из-за незнания налогового законодательства либо непонимания практики его применения в конкретных ситуациях)

Последствия:

• Недоплата/переплата зарплаты сотруднику (-кам)
• Недоплата/переплата «зарплатных» налогов по сотруднику (-кам)
• Неверный расчет зарплаты (в пользу сотрудника) влечет за собой необоснованное занижение налога на прибыль; придется либо подавать уточненные декларации, либо ждать доначислений налога, выставления штрафов и пени в ходе проверки

Почему с нами такого не бывает:

• Поскольку для наших бухгалтеров по расчету зарплаты – это не дополнительная, а основная профессиональная функция, у нас всегда есть время на анализ и проверку расчетных данных
• Для выявления возможных несоответствий в процессе оказания услуги мы внедрили ряд контрольных процедур, на основании которых мы запрашиваем информацию для верного расчета (мы все считаем правильно с первого раза)
• Мы глубоко понимаем специфику налогового законодательства, в том числе знаем, как действовать в спорных ситуациях либо снизить / не переплачивать налоги

Основные проблемы:

• В момент выплаты зарплаты упускаются из виду другие взаиморасчеты с сотрудниками (командировочные и другие подотчетные средства, займы и пр.)
• «Зарплатные» налоги заплатили, но деньги по назначению не дошли (из-за ошибки в реквизитах либо вообще уже не актуальных реквизитов, которые меняются с завидной регулярностью)
• При заполнении платежных поручений нарушаются специфические (отличные от арифметических) правила округления сумм налогов, подлежащих уплате

Последствия:

• Недоплата/переплата сотруднику (-кам); причем в случае переплаты уволенному сотруднику – деньги вернуть уже невозможно, наносится ущерб компании
• Задолженность перед бюджетом грозит:
  • блокировкой счета (плюс на эту задолженность начисляются пени)
  • безакцептным списанием денег со счета (инкассо)
  • проблемами на этапе сдачи отчетности
• Если деньги ушли на ошибочные реквизиты – придется активно заниматься их возвратом до полугода (при этом придется погасить существующую задолженность, взяв повторно нужную сумму из оборотных средств компании)

Почему с нами такого не бывает:

• У нас разработаны специальные чек-листы, по которым расчетчик зарплаты проверяет все виды выплат (чтобы ни одна из них не была забыта)
• Регулярная сверка с ИФНС и внебюджетными фондами на отсутствие задолженностей входит в стандарт оказания наших услуг
• Зная, что налоговые инспекции регулярно меняют платежные реквизиты, мы даже выделили специального человека, который ежемесячно (перед уплатой налогов) проверяет актуальность данных ИФНС
• В штате нашей компании есть методолог, который следит за изменениями в законодательстве, благодаря чему клиенты, которые воспользовались нашей услугой, всегда получают корректные суммы для уплаты налогов (с учетом правильного округления)

Основные проблемы:

• В программу для расчета зарплаты вводятся некорректные либо не полные персональные данные по сотрудникам
• Сотрудники, ответственные за сдачу отчетности (для которых расчет зарплаты не является основной функцией), не успевают следить за изменениями в порядке составления и сдачи отчетности

Последствия:

• При составлении отчетности допускаются ошибки, она сдается не с первого раза; на подготовку отчетности тратится гораздо больше времен и сил, чем у профессионального расчетчика зарплаты
• Штраф за несвоевременную сдачу персонифицированной отчетности в ПФР - 20% от суммы уплаченных взносов

Почему с нами такого не бывает:

• Мы воспринимаем подготовку и сдачу персонифицированной отчетности как проект, к которому надо готовиться заранее. На всех этапах ее подготовки мы контролируем достаточность информации, ничего не оставляя на последний момент (поскольку не всегда есть время исправить ситуацию в моменте, например, изготовить свидетельство пенсионного страхования).
• Имея многолетний опыт оказания услуги расчета зарплаты, мы знаем, на чем можно споткнуться, и усиливаем заблаговременный контроль во всех проблемных местах
• Мы доработали программу по расчету зарплаты, автоматизировав все контрольные процедуры при вводе данных в систему. Если данные вводятся некорректно или не в полном объеме – программа блокирует работу, пока ошибка не будет исправлена
• Поскольку для наших бухгалтеров по расчету зарплаты это профильное направление – мы всегда в курсе всех последних изменений, инструкций (и в силу разнопланового профессионального опыта знаем, как действовать в сложных и нестандартных ситуациях)

• Передаете нам нелюбимую, рутинную функцию (90% бухгалтеров занимаются расчетом зарплаты только в силу необходимости и были бы рады от этого отказаться)
• Высвобождаете время и ресурсы в пользу главного и интересного
• С вас снимается личная и профессиональная ответственность за качество и результат (теперь все спрашивается с нас как с провайдера услуги)
• Не надо решать кадровые вопросы (нанимать, учить человека для расчета зарплаты, думать, кем его заменить во время отпуска, больничного и пр.)
• Не нужно контролировать сотрудника (как, что, когда он делает)

Контроль

• Ежеквартальное проведение сверок с внебюджетными фондами
• Регулярный контроль ваших взаиморасчетов с налоговыми органами, чтобы у вас не было долгов перед государством
• Оперативный контроль обратной связи от налоговых органов через систему электронной сдачи отчетности (еще до того, как на ваш юридический адрес придут письма-запросы ИФНС)

Консалтинговые услуги

• Разъяснения по ранее сделанным расчетам
• Письменные разъяснения требований законодательства в отношении расчета заработной платы и налогов, а также сопутствующего документооборота
• Устное консультирование по трудовому законодательству — в неограниченном объеме

Взаимодействие с госорганами

• Возмещение из ФСС денег, выплаченных в качестве пособия по временной нетрудоспособности
• Взаимодействие с налоговыми органами и внебюджетными фондами при возникновении вопросов к отчетности вашей компании

• 1

  Работа в «1С: Зарплата и управление персоналом» (ЗУП)

  При оказании услуги мы используем универсальный и общепризнанный программный продукт «1С: Зарплата и управление персоналом». Это позволит вам перейти на аутсорсинг зарплаты без дополнительных затрат и обеспечить полную преемственность при завершении сотрудничества с нами.

• 2

  Возможность удаленной работы в единой базе

  Мы предоставляем удаленный доступ к базе, в которой считается зарплата. Это особенно важно, если вы предпочитаете сами вести кадровый учет.

  Совместная работа в единой базе исключает дублирование функций и упрощает обмен информацией.

• 3

  Материальная ответственность за результат

  Наша профессиональная ответственность застрахована в одной из крупнейших страховых компаний России на 30 млн. руб. Мы имеем не просто страховой полис, а эксклюзивный договор страхования, разработанный исключительно в интересах наших клиентов.

  В случае, если при оказании услуги по нашей вине будут сделаны налоговые доначисления по налогу на прибыль, выставлены штрафы, пени и пр., мы не только компенсируем ущерб за свой счет, но и бесплатно переделаем работу (в отличие от штатного бухгалтера, с которым отношения выстраиваются в рамках Трудового, а не Гражданского, кодекса, и, значит, взять с него нечего).

  Более того, мы отвечаем перед вами материально не только в период действия договора, но и в течение 3-х лет после сдачи отчетности за соответствующий период, даже если договор на оказание бухгалтерских услуг уже прекратит свое действие.

Почему стоит проверить текущего подрядчика?

• В 25%
  случаев делается неверный расчет среднего заработка
  (из-за несоблюдения либо незнания методики расчета по разным видам выплат).
• до 5%
  от ФОТ - именно столько обычно составляют отклонения при расчете среднего заработка
  (не в пользу сотрудников)

Последствия:

• Неправильный расчет зарплаты (в т.ч. среднего заработка) ведет к неверному расчету налогов
• Недоплачивается/переплачивается зарплата сотруднику (-кам); причем в случае переплаты уволенному сотруднику – деньги вернуть уже невозможно, наносится ущерб компании
• Недоплачиваются/переплачиваются «зарплатные» налоги по сотруднику (-кам)
• Неверный расчет зарплаты (в пользу сотрудника) влечет за собой необоснованное занижение налога на прибыль; придется либо подавать уточненные декларации либо ждать доначислений налога, выставления штрафов и пени в ходе проверки
• Страдает репутация компании, как работодателя (при недоплатах сотрудникам)

У каждой компании, предлагающей аутсорсинг зарплаты, свой подход к работе. Если вы уже передали на аутсорсинг расчет зарплаты – сравните, как ваше обслуживание происходило бы у нас.

• 1

  Более выгодная цена

  Сообщите нам свой текущий бюджет на аутсорсинг (расчет заработной платы), и мы найдем способ значительно его оптимизировать при сохранении и даже улучшении качества обслуживания. Стоимость аутсорсинга расчета заработной платы будет оптимальной именно для вашей компании.

• 2

  Всегда активная позиция

  Мы работаем, что называется, не за страх, а за совесть. В нашем лице вы получаете инициативного союзника, который готов анализировать возникающие проблемы, предлагать взвешенные решения и непрерывно совершенствовать процесс обслуживания вашей компании.

• 3

  Работа в «1С: Зарплата и управление персоналом» (ЗУП)

  Наши бухгалтеры по расчету зарплаты используют универсальный и общепризнанный программный продукт «1С: Зарплата и управление персоналом». Это позволит вам встать на обслуживание без дополнительных затрат и обеспечить полную преемственность при завершении сотрудничества с нами (вы не будете заложником компании, предоставляющей услуги по расчету заработной платы).

• 4

  Возможность удаленной работы в единой базе

  Мы предоставляем удаленный доступ к базе, в которой считается зарплата. Это особенно важно, если вы предпочитаете сами вести кадровый учет. Совместная работа в единой базе исключает дублирование функций и упрощает обмен информацией.

• 5

  Бережное отношение к финансам компании

  • в силу высокой организации процесса расчета зарплаты, налогов и сдачи отчетности (вероятность образования задолженности перед бюджетом, налоговых доначислений, штрафов, пени, блокировки расчетного счета и пр. - сводится к минимуму; уменьшается контроль и внимание со стороны налоговых органов)
  • оптимизируются неэффективные выплаты в пользу сотрудников (в связи с которыми компания несет неоправданные расходы)
  • снижаются налоговые потери, поскольку мы постоянно ищем пути для безопасного снижения «зарплатных» налогов и налога на прибыль
• 6

  Материальная ответственность за результат

  Наша профессиональная ответственность застрахована в одной из крупнейших страховых России на 30 млн. руб. Мы имеем не просто страховой полис, а эксклюзивный договор страхования, разработанный исключительно в интересах наших клиентов.

  Более того, мы отвечаем перед вами материально не только в период действия договора на аутсорсинг расчета зарплаты, но и в течение 3-х лет после сдачи отчетности за соответствующий период, даже если договор на оказание бухгалтерских услуг уже прекратит свое действие.