Консалтинг в управлении документами, как организовать документооборот в организации

Консалтинг в управлении документами

Большинство средних и крупных компаний могут существенно снизить свои финансовые риски и затраты на персонал, пересмотрев сложившуюся в компании систему работы с документацией. Однако это непростая работа: необходимо собрать воедино все имеющиеся в компании процессы, связанные с документами; оценить их эффективность и необходимость; найти возможности оптимизации; и ввести новые регламенты и процедуры, облегчающие и систематизирующие работу.

Мы предлагаем вам не тратить ресурсы на эту кропотливую работу, а воспользоваться нашей новой услугой – консалтингом в управлении документами. В результате вы получите полностью налаженный и систематизированный документооборот, с которым просто и удобно работать. А если вы захотите перейти на систему электронного документооборота, Ваши документы уже будут готовы к этому!

Ошибки и риски при работе с документами

Не выстроенная система документооборота неизбежно приводит к рискам при работе с документами. Ниже мы собрали перечень самых распространенных проблем, с которыми сталкивались наши клиенты. Предупрежден – значит, вооружен!

Документы теряются

Административные штрафы до 300 000 р. при любой проверке и запросе документов
Неисполнение договорных обязательств

Документы создаются с ошибками

Потеря юридической силы документов
Финансовые потери

Документы долго согласуются

Потеря клиентов
Нерациональное расходование фонда оплаты труда

Не выстроенная система хранения и уничтожения документов

Невозможность быстрого поиска документов
Уничтожение документов, сроки хранения которых еще не вышли

Документы не защищены от влияния человеческого фактора

Дублирование документов
Превышение допустимого времени на обработку документов
Неэффективное использование рабочего времени

Проверьте свою компанию

Нужен ли вашей компании консалтинг в управлении документами?

Управление документами налажено

Кто ведет учет документов?
Отдельный сотрудник или отдел.
Сколько времени занимает поиск документов?
Не более 3 минут, они не теряются.
Как организовано хранение документов?
В удобном архиве.
Каков порядок действий сотрудников при поступлении документов?
Сотрудники всегда знают, что им делать (есть регламенты).
Как создаются новые документы?
По шаблонам, без ошибок.
Каков срок согласования документов?
Прогнозируем и известен руководителю.
Как контролируется рабочее время сотрудников?
Налажен его учет, оценивается эффективность труда, поручения выполняются вовремя.
Какое влияние на работу оказывают болезнь, увольнение и отпуск сотрудников?
Не ведут к простою в делах, потери информации или документов.
Как настроены ограничения доступа к документам?
Каждый сотрудник видит только документы, связанные с его работой.

Требуется консалтинг

Кто ведет учет документов?
Лично руководитель, или каждый сотрудник по-своему, или он не ведется вовсе.
Сколько времени занимает поиск документов?
Много времени, они могут не найтись вообще.
Как организовано хранение документов?
В кабинетах или на столах сотрудников, каталога нет, доступ третьих лиц к документам не ограничен.
Каков порядок действий сотрудников при поступлении документов?
Новые сотрудники не знают, пока их не обучат. Регламенты отсутствуют или устарели. Документы могут по ошибке быть направлены другому сотруднику.
Как создаются новые документы?
Оформляются в произвольной форме (если нет установленной законодательством формы), из-за ошибок нередко переделываются.
Каков срок согласования документов?
Не регламентирован, отчего ожидаемая дата готовности документов часто переносится.
Как контролируется рабочее время сотрудников?
Учет отсутствует или не анализируется, план задач сотрудников не составляется, эффективность труда условна.
Какое влияние на работу оказывают болезнь, увольнение и отпуск сотрудников?
Ведут к простою и потере информации, если только сотрудники не передали ее заранее.
Как настроены ограничения доступа к документам?
Сотрудник имеет доступ к документам, не относящимся к его работе, порой даже после ухода из компании.

	Управление документами налажено	Требуется консалтинг
Кто ведет учет документов?	Отдельный сотрудник или отдел.	Лично руководитель, или каждый сотрудник по-своему, или он не ведется вовсе.
Сколько времени занимает поиск документов?	Не более 3 минут, они не теряются.	Много времени, они могут не найтись вообще.
Как организовано хранение документов?	В удобном архиве.	В кабинетах или на столах сотрудников, каталога нет, доступ третьих лиц к документам не ограничен.
Каков порядок действий сотрудников при поступлении документов?	Сотрудники всегда знают, что им делать (есть регламенты).	Новые сотрудники не знают, пока их не обучат. Регламенты отсутствуют или устарели. Документы могут по ошибке быть направлены другому сотруднику.
Как создаются новые документы?	По шаблонам, без ошибок.	Оформляются в произвольной форме (если нет установленной законодательством формы), из-за ошибок нередко переделываются.
Каков срок согласования документов?	Прогнозируем и известен руководителю.	Не регламентирован, отчего ожидаемая дата готовности документов часто переносится.
Как контролируется рабочее время сотрудников?	Налажен его учет, оценивается эффективность труда, поручения выполняются вовремя.	Учет отсутствует или не анализируется, план задач сотрудников не составляется, эффективность труда условна.
Какое влияние на работу оказывают болезнь, увольнение и отпуск сотрудников?	Не ведут к простою в делах, потере информации или документов.	Ведут к простою и потере информации, если только сотрудники не передали ее заранее.
Как настроены ограничения доступа к документам?	Каждый сотрудник видит только документы, связанные с его работой.	Сотрудник имеет доступ к документам, не относящимся к его работе, порой даже после ухода из компании.

Этапы проекта и результаты

Этап 1. Аудит
Этап 2. Внедрение

В любой компании сформирована система работы с документами. Чаще всего, она формировалась хаотично, исходя из производственной необходимости, поэтому в ней есть и устаревшие регламенты, и избыточные процедуры работы с документами. Мы исследуем всю действующую систему, выявим слабые места и точки роста. По итогу вы получите рекомендации, направленные на корректировку всех процессов и приведению системы к единообразию.

Оценка состояния
документооборота
Постановка
документооборота

Что делаем:

Опрашиваем подразделения;
Анализируем текущее состояние документооборота;
Оцениваем готовность к внедрению электронного документооборота.

Результат:

Аналитическая справка о состоянии документооборота с описанием текущих процессов и оценкой готовности к электронному документообороту;
Рекомендации по подготовке документооборота к автоматизации.

Что делаем:

Формируем рекомендации по постановке документооборота;
Разрабатываем или корректируем номенклатуру дел.

Результат:

Состав рекомендаций для постановки документооборота:
- виды документов, их шаблоны и правила оформления, регистрации и хранения;
- правила согласования, утверждения и исполнения документов;
- функции сотрудников, распределение ответственности и доступа; система контроля;
- локальные нормативные акты;
- KPI сотрудников (оценка эффективности персонала).
Сводная номенклатура дел

Наша цель – помочь вам довести до конца работу по систематизации документооборота, а не просто оставить вас с набором рекомендаций. Их практическое внедрение требует системного подхода и комплексного взгляда на документооборот в организации. Мы готовы помочь вам с этим непростым делом и самостоятельно привести рекомендации в действие.

Регламентация
документооборота
Организация службы
делопроизводства

Что делаем:

Разрабатываем локальные нормативные акты и распорядительные документы;

Результат:

Положения:
- о делопроизводстве;
- о работе с распорядительной документацией;
- о договорной работе;
- о работе с локальными нормативными актами;
Документы:
- распорядительные;
- регламентирующие (локальные нормативные акты);
- технологические карты операций;
- другие (по вашему заданию);

Что делаем:

Высчитываем оптимальную численность персонала;
Создаем организационную структуру службы делопроизводства;
Регламентируем работы службы.

Результат:

Положение о службе делопроизводства
Должностные инструкции работников службы делопроизводства

3 преимущества

систематизированного документооборота

1

Удобство

Нужные документы всегда под рукой, их поиск и работа с ними становятся быстрыми и простыми. Известны сроки согласования документов, что позволяет спланировать свою работу. Топ-менеджмент обеспечивается достоверной и своевременной информацией, что повышает качество и оперативность управленческих решений.
2

Выгода

Минимизируются финансовые риски, затраты на персонал и на управленческие процедуры. За счет того, что на обработку документов уходит меньше рабочего времени, повышается эффективность труда. В результате снижается себестоимость выпускаемой продукции и предоставляемых услуг.
3

Защищенность

Не возникает проблем при сверке с налоговой и контрагентами – в документах нет ошибок, они все на месте и легко доступны. Минимально влияние «человеческого фактора» при работе с документами. Повышается адаптируемость компании к изменениям на рынке. Руководители уверены в том, что работа будет сделана качественно и своевременно, а переделывать ее не придется.

Откуда мы все это знаем?

Методика консалтинга в управлении документами является запатентованной разработкой компании 1С. Она использует только решения, доказавшие свою эффективность на практике.

Цель методики – не оставить вас с набором сложных материалов, а помочь сделать первый шаг к автоматизации документооборота.