Снижение расходов на штатную бухгалтерию

Этапы проекта 

или как достичь цели со 100%-ным результатом

Все клиенты делают это… 

или 3 типичные ошибки в общении с аутсорсерами

Что дает аутсорсинг 

помимо привлекательной цены


3 важных «если»…

или когда есть смысл переходить на аутсорсинг
  • 1

    Если:

    бухгалтерия вашей компании насчитывает более 3-х специалистов

  • 2

    Если:

    значительную часть (либо 100%) зарплаты сотрудники бухгалтерии получают «в белую»

  • 3

    Если:

    бухгалтерия давно перестала быть вашей союзницей в плане:

    • оптимизации налоговой нагрузки
    • защиты ваших интересов перед ИФНС, ФСС, ПФР...
    • накопления и анализа данных учета с максимальной пользой для бизнеса (а не для сдачи отчетности)

Этапы проекта

или как достичь цели со 100%-ным результатом
Постановка задачи
  • Постановка задачи
  • Экспертная диагностика
  • Подготовка предложения
  • Аутсорсинг бухгалтерии

Казалось бы, чего проще: вам нужно снизить расходы на штатную бухгалтерию – это и есть ваша задача.

Однако на практике вместо того, чтобы с помощью аутсорсера искать резервы экономии, клиенты начинают обсуждать цену бухгалтерского обслуживания.

В результате происходит подмена понятий:

  • Бухгалтерское обслуживание - это типовая услуга с определенным (типовым) набором опций и типовым расчетом стоимости.
  • Снижение расходов на бухгалтерию – это проект, предваряющий аутсорсинг (проектная работа предполагает построение особой, разработанной именно под вас, модели аутсорсинга).

Только оптимизируя затраты на каждом из участков вашей бухгалтерии возможно снизить и расходы на бухгалтерию в целом.

Неправильная постановка задачи:

С помощью аутсорсинга мы хотим снизить расходы на штатную бухгалтерию. Рассчитайте нам стоимость бухгалтерского обслуживания, мы сравним ваш чек со своими текущими расходами на бухгалтерию и поймем, насколько это выгодно.

Правильная постановка задачи:

С помощью аутсорсинга мы хотим снизить расходы на свою бухгалтерию на Х%.
1. Найдите способы, как этого добиться
2. Обозначьте резервы для еще большей экономии (если это возможно)

Кто работает на проекте?

Эксперты по бухгалтерскому аутсорсингу (с большим опытом работы главбухами в крупных компаниях)

Сколько на это нужно времени?

1-3 дня в зависимости от масштабов компании

Что изучается во время проекта?

  • Ваши текущие расходы на бухгалтерию (ФОТ + налоги + накладные расходы)
  • Особенности вашего учета (что важно / что не важно / чем можно пренебречь)
  • Реальная трудоемкость процессов

Что понимаем по итогам проекта?

  • Как можно перестроить ваш текущий учет (чтобы с одной стороны приносить максимальную пользу бизнесу, с другой – сократить «лишние» операции)
  • Есть ли резервы в оптимизации текущего документооборота
  • Какие участки лучше автоматизировать (чтобы устранить вероятность ошибок и сделать работу дешевле)
  • Какова оптимальная численность штатных сотрудников при передаче дел на аутсорсинг (возможно, что-то будет дешевле выполнять вашими силами)
  • Как лучше поделить работу на участки на нашей стороне, удешевив обслуживание за счет сотрудников разной квалификации и специализации

Сколько это стоит?

Бесплатно (если от нас не потребуется письменных заключений и методологических документов)

P.S.

Чтобы не нервировать специалистов вашей бухгалтерии во время диагностики, мы можем провести его в виде инициативного аудита от лица аудиторской компании (с официальной аудиторской лицензией).

Если же присутствие наших специалистов в вашем офисе категорически не приемлемо, мы готовы предложить вам альтернативные варианты реализации проекта.

Сколько потребуется времени на подготовку?

1-2 недели в зависимости от объемов и полноты полученной нами информации

Что вы получите в итоге?

  • Обоснование возможности сокращения текущих расходов на бухгалтерию в рамках обозначенных вами ожиданий по экономии
  • Описание резервов для дополнительной экономии (если они будут)
  • Финальную стоимостью бухгалтерского обслуживания, исходя из разработанной под вас модели аутсорсинга
  • Алгоритм частичного или полного перевода штатной бухгалтерии на аутсорсинг

С момента перехода на аутсорсинг к вашим услугам - целая команда специалистов (бухгалтеров, бизнес-консультантов, налоговых экспертов, аудиторов), которые сделают все для того, чтобы вы получили обслуживание высочайшего качества.

За вами будет закреплен персональный эксперт-аналитик, который:

  • еще до заключения договора на бухгалтерское обслуживание станет вашим консультантом по бухучету и налогообложению: изучит ваш бизнес, подскажет оптимальный вариант сотрудничества с нами
  • в период сотрудничества - ответит на любые ваши вопросы по бухучету и налогам: проконсультирует по ведению и восстановлению бухгалтерского учета, построению эффективной бухгалтерской службы, налоговому учету; смоделирует и поможет внедрить наилучшее решение по налоговому планированию и оптимизации налогов;
  • в случае изменений в вашем бизнесе (расширение, укрупнение, новые виды деятельности) адаптирует ваш бухгалтерский и налоговый учет под новые реалии;
  • выстроит взаимодействие с другими подразделениями группы компаний WiseAdvice для решения других, не менее важных для вашего бизнеса задач.

Все клиенты делают это…

или 3 типичные ошибки в общении с аутсорсерами

Скажем прямо: задача по переводу штатной бухгалтерии на аутсорсинг возникает не каждый день, поэтому накопить достаточного опыта в ее решении даже «продвинутому» руководителю негде и некогда. По нашей практике 99% клиентов не знают, как подступиться к этому вопросу и совершают множество ошибок, в итоге получая негативный результат.

Деревянные счёты, прислонённые к высокой стопке папок с документами
Ваш бухгалтер вас разоряет
Узнайте – как!
1. Стоимость бухгалтерского обслуживания запрашивается по телефону или почте (без встречи)...

...и на основании полученных коммерческих предложений делается вывод, что выгоднее: штатная бухгалтерия или бухгалтерский аутсорсинг.

Почему это неправильно?

Все, что вы можете получить по телефону или по почте (без личной встречи с аутсорсером) – это шаблонное, «коробочное» решение с усредненной ценой, в которую заложено множество допущений.

Ваш бизнес глубоко не знают, нюансов учета не понимают, реальную трудоемкость не оценивают. Поэтому при дистанционном общении аутсорсеры либо «перезакладываются» в цене, либо, наоборот, демпингуют, чтобы показать цену попривлекательнее. И в том, и в другом случае полученное вами коммерческое предложение не будет иметь ничего общего с реальностью.

«Коробочные» решения с усредненной ценой хороши для компаний с простой орг.структурой и примитивными бизнес-процессами, где с ценой сложно ошибиться. Вряд ли ваша компания относится к таким.

Кроме того, без встречи с аутсорсером есть риск начать сравнивать «не сравнимое»: ведь вы не знаете, как формируется цена у данной фирмы, как цена может расти или снижаться в зависимости от объемов работ в каждом конкретном месяце, и чего вообще ждать от обслуживания в данной компании. Может, у нее такой уровень качества, что даже даром такой бухгалтерии не надо.

А как правильно?

Познакомиться лично. Назначить встречу, пообщаться с сотрудниками и руководством. Посмотреть – какие вопросы вам будут задавать на встрече, какую информацию запросят дополнительно. И что в итоге вам предложат: разработанную именно под ваши задачи, индивидуальную модель аутсорсинга или ту самую «коробку», просто в другой упаковке.

2. Цены на обслуживание разных бухгалтерских фирм арифметически сравниваются между собой
Почему это неправильно?

К сожалению, на рынке аутсорсинга пока не сложилось единого подхода к ценообразованию. У разных бухгалтерских фирм стоимость обслуживания базируется на абсолютно разных показателях.

Это могут быть:

  • объем обрабатываемых документов
  • количество проводок / операций
  • фактическое время бухгалтера (почасовая тарификация)
  • наполнение услуг (что входит в стоимость, что – нет; у каждого свои стандарты)
  • уровень сервиса и пр.

Таким образом, предложения разных компаний, которые формируются на основании разных (и не всегда очевидных с первого взгляда) показателей, арифметически сравнивать невозможно. Это как сравнивать минуты с килограммами, или коробки с штуками.

Кроме того, в бухгалтерском аутсорсинге нет фиксированных цен за месяц обслуживания. Фактическая оплата всегда зависит от реального объема работ, выполненных в данном конкретном месяце. И очень важно понимать от чего зависят те или иные переменные у каждого конкретного аутсорсера.

А как правильно?

Попросить аутсорсеров привести свои предложения к единообразным, понятным для вас, показателям.

Например, лучше всего привязывать стоимость обслуживания к количеству обрабатываемых документов. Это тот показатель, который легко проверить, даже не обладая бухгалтерскими знаниями. В отличие, например, от такого показателя, как «проводки» (количество которых меняется в зависимости от видов документов; не говоря уже о том, что их объем можно искусственно завысить: например, если в систему 1С сначала вводить оплату, а потом реализацию, то в зависимости от настройки системы будет автоматически генериться от 1 до 3 проводок, не нужных для учета, но нужных для включения их в стоимость обслуживания…).

Кстати, привязка цены к объему документов позволит спрогнозировать колебания в стоимости обслуживания (если вы знаете по году свои периоды спада/роста деловой активности).

3. Стоимость аутсорсинга сравнивается с ФОТ штатной бухгалтерии
Почему это неправильно?

Чтобы понять реальные расходы на бухгалтерию, не достаточно суммировать зарплаты специалистов. Штатная бухгалтерия генерит для компании множество косвенных затрат, которые также важно учитывать:

  • «зарплатные» налоги (49% от официального оклада);
  • оплата НЕ рабочего времени бухгалтера (в виде отпускных / больничных);
  • оплата покупки и ежемесячного обслуживания программных продуктов для ведения учета и сдачи отчетности (1С; Консультант+/ Гарант; Контур/ СБиС)
  • накладные расходы (аренда помещения, обслуживание IT / телефонии, канцтовары и пр.)
  • оплата регулярных аудиторских проверок (бухгалтера контролировать просто необходимо)
  • всякие «приятные» мелочи в виде подписки на проф.журналы, оплата проф.семинаров и т.д.(учитывая темп изменений в налоговом и бухгалтерском законодательстве – без этого никак не обойтись)
А как правильно?

Именно расходы на бухгалтерию имеет смысл сравнивать со стоимостью бухгалтерского аутсорсинга, поскольку все эти расходы бух.фирма в итоге возьмет на себя.

Что дает аутсорсинг

помимо привлекательной цены

К сожалению, штатная бухгалтерия обычно выстраивает свою работу так, как удобно ей, а не бизнесу.

Смена бухгалтерии / переход на аутсорсинг – это прекрасная возможность пересмотреть сложившуюся ситуацию с учетом (которая не факт, что является оптимальной и полезной для бизнеса).

В рамках перехода на аутсорсинг мы поможем вам:

  • 1

    Перестроить

    текущий учет задач, которые стоят перед бизнесом

  • 2

    Внедрить

    стандарты сбора/накопления данных в системе 1С для построения аналитических и управленческих отчетов (в помощь финансовому директору и руководству компании)

  • 3

    Разработать

    действенную и безопасную систему налоговой оптимизации (которую в дальнейшем будем сами обслуживать, поддерживать и совершенствовать)

Другие плюсы перевода штатной бухгалтерии на аутсорсинг:
  • Независимость от человеческого фактора: вас обслуживает не один бухгалтер, а целая компания, где сотрудники легко заменяемы, и услуги оказываются бесперебойно и стабильно высокого качества.
  • Соразмерность расходов на бухучет в зависимости от фактически выполненного объема (в отличие от штатной бухгалтерии, где ежемесячные траты на бухгалтерию не коррелируют с текущей загруженностью специалистов, их отсутствием на рабочем месте из-за отпусков, больничных и т.д., - на аутсорсинге вы платите только за результат работы).
  • Материальная ответственность: при наличии претензий к отчетности со стороны гос.органов – возможный финансовый ущерб в виде штрафов и пени будет компенсирован за наш счет.

3 веские причины

доверить оказание бухгалтерских услуг именно нам
  • 1

    Бесплатная оптимизация налогов

    Есть тема, которая всех задевает за живое – это налоги. С одной стороны - никто не хочет проблем с государством, с другой - платить в казну «чересчур много». Мы уделяем серьезное внимание налоговой оптимизации и налоговой безопасности наших клиентов, минимизируя их налоговые риски.

    Наш опыт показывает, что для каждого второго клиента можно найти законные способы оптимизации налогов, чтобы снизить его налоговую нагрузку. Специально для этого в нашей команде работают опытные налоговые консультанты и налоговые юристы.

    Становитесь нашим клиентом, и мы приведем ваши налоги в идеальный порядок!

  • 2

    Автоматизированный документооборот

    Наверняка, вы представляете себе, как выглядит бухгалтерский кабинет: бесконечные ряды шкафов с папками документов, и чтобы найти какой-то нужный документ – требуется много времени и сил.

    Благодаря нашим техническим разработкам, бумажный документооборот остался в прошлом. Мы не только сразу оцифровываем ваши документы, но и моментально вводим эти электронные копии в программу 1С.

    Теперь можно нажатием кнопки найти документ в базе, увидеть как он использован в учете и, если нужно, его распечатать. Поверьте, при налоговых проверках, сверках с контрагентами и пр. – это дает колоссальную экономию времени, удобство и защищенность наших клиентов.

  • 3

    Двухуровневый контроль

    Мы вложили более 100 тыс. долларов в усовершенствование наших продуктов 1С. Совместно с лучшими методологами по бухучету мы разработали такую систему автоматизированного контроля, которая позволяет снизить риск «человеческого фактора» до минимума.

    Программа жестко контролирует последовательность и правильность учетного процесса. А «интеллектуальная» часть работы бухгалтера контролируется нашими внутренними аудиторами: они консультируют бухгалтеров в процессе подготовки отчетности и тщательно проверяют ее качество при сдаче в госорганы.

    Такой двусторонний контроль: программный, с одной стороны, и интеллектуальный - с другой, позволяет оказывать нашим клиентам бухгалтерские услуги на высочайшем профессиональном уровне.

258 клиентов мы уже убедили

Если вас интересует наш опыт работы с компаниями определенных видов и масштабов деятельности, или обладающими какими-либо иными специфическими характеристиками, мы предоставим вам их контакты для получения рекомендаций о качестве нашей работы.

Обращаем ваше внимание, что некоторые рекомендательные письма даны на имя юридического лица ООО "ИНТЕЛИС - аудит", которое было переименовано в 2010 году в рамках перехода на бренд “Wiseadvice".

Все клиенты
  • Все клиенты
  • Малый бизнес
  • Средний бизнес
  • Крупный бизнес
  • Иностранные
    клиенты
  • Все страны
  • Австрия
  • Беларусь
  • Бразилия
  • Великобритания
  • Германия
  • Дания
  • Испания
  • Италия
  • Китай
  • Польша
  • Сингапур
  • США
  • Тайвань
  • Франция
  • Швеция
  • Япония

Факты о нас

  • Более 300 сотрудников
    Членство в Ассоциации европейского бизнеса
    Наша компания сертифицирована по международному стандарту ISO:27001
  • 8 место среди компаний в области аутсорсинга учетных функций
    Членство в Палате налоговых консультантов
    Членство в Американской Торговой Палате в России
  • Более 5 000 клиентов (в WiseAdvice Consulting Group)
    Членство в Российско-Германской внешнеторговой палате
  • Являемся резидентом инновационного центра «Сколково»

Остались вопросы? Пообщайтесь с нами ;)

Комментарии временно не доступны
false