Должностная инструкция главного бухгалтера: образец

Особое внимание к должностным инструкциям ключевых фигур любой компании – отнюдь не требование законодательства, а сами инструкции – необязательный документ кадровой службы. Однако при возникновении спорных ситуаций, в том числе и с главным бухгалтером, наличие должностной инструкции переоценить сложно.

Как генеральному директору обезопасить себя

При помощи грамотно составленной должностной инструкции руководитель компании может четко прописать подчинение главного бухгалтера. Этот момент особенно важен для больших компаний, где есть:

• финансовый директор;
• внутренняя аудиторская служба;
• заместители по финансовой части.

Эти и другие сотрудники могут влиять на решения главного бухгалтера, тем не менее о последствиях таких решений должен знать, прежде всего генеральный директор. Не менее важно:

• четко разграничить полномочия руководителя и главного бухгалтера в части составления и представления отчетности;
• перечислить какие документы они должны подписывать.

И самое важное – материальная ответственность, вопрос о которой также может решить должностная инструкция.

Что входит в обязанности главного бухгалтера

Функции главного бухгалтера зависят от размера компании. Тем не менее есть функции, на которые размер бизнеса не влияет. В частности, они обусловлены требованиями:

• Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.
• Профстандарта «Бухгалтер», утвержденного приказом Минтруда РФ от 22.12.2014 № 1061н (далее – Профстрандарт).

Учитывая рекомендации, основная задача бухгалтерии – составление отчетности. В соответствии с этой задачей в функционал могут входить:

• регистрация фактов хозяйственной жизни компании;
• правильность расчета платежей в бюджет и ФСС России;
• составления отчетности всех видов;
• соблюдения сроков представления отчетности;
• своевременное перечисление всех необходимых платежей.

Однако функционал главного бухгалтера вполне может быть ограничен и решением более глобальных задач:

• участие в формирование налоговой политики;
• проведение финансового анализа деятельности;
• методологическая помощь.

Рассмотрим разные варианты функционала.

Что требуется от главбуха небольших компаний

Универсальность – главное требование к тому, кто согласен возглавить бухгалтерию в несколько сотрудников. Дополнительно к основному функционалу такой главбух должен:

• уметь делать все самостоятельно;
• без труда заменить любого рядового бухгалтера;
• обеспечить абсолютную взаимозаменяемость подчиненных бухгалтеров.

Эти требования нельзя назвать невыполнимыми, так как в настоящее время существует реальная возможность сокращения объемов учетной работы и отчетности за счет:

• применения специальных режимов налогообложения
• послаблений в учете для малого и среднего бизнеса.

Кроме того, в небольших компаниях от бухгалтерии, как правило, не требуют предоставлять:

• оперативные бухгалтерские данные;
• внутреннюю (управленческую) отчетность;
• материалы для аудиторских проверок.

Также малый и средний бизнес теоретически не должны страдать от проверок и запросов. Однако в условиях бюджетного дефицита теория стала настолько далека от практики, что функционал главбухов небольших компаний в части ответов на запросы налоговой все ближе к условиям крупного бизнеса.

Дополнительные требования к главбухам крупного бизнеса

Очевидно, что главному бухгалтеру в крупном бизнесе нет нужды заменять бухгалтера, например, на участке по начислению зарплаты. Его функционал более глобален:

• организация учетных схем и соответствующего им, подчас довольно сложного, документооборота;
• разработка учетной политики, которая, в отличие от малого бизнеса, чаще всего состоит не из одного документа, а из комплекта организационно-распорядительной документации;
• делегирование полномочий своим заместителям и нижестоящим работникам.

Подчиненные бухгалтеры должны не только успешно взаимодействовать, направляемые своим руководителем, но и быть полностью взаимозаменяемыми. Поскольку составление отчетности нередко делегировано на простых бухгалтеров, то в функционале главбуха обязателен:

• контроль и увязка данных для отчетности, включая управленческую;
• обязательное участие в финанализе;
• расчет прогнозных данных.

Еще одна особенность крупных компаний – обязательный аудит, успешное прохождение которого также обязанность главбуха.

Должностная инструкция

Очевидно, что в своей деятельности главный бухгалтер руководствуется именно должностной инструкцией. Один из пунктов общих положений должностной инструкции обычно перечисляет, какие законодательные (нормативные, методические и локальные) документы применяет главный бухгалтер. Для примера посмотрите в представленном образце пункт 1.4.

Таким образом, при наличии должностной инструкции вопрос как работать определен очень четко.

Какие разделы должна включать должностная инструкция

Помимо уже упомянутых общих положений, разделы инструкции раскрывают:

• основные задачи и функции;
• обязанности и права;
• ответственность и взаимосвязи.

Последний из упомянутых разделов о взаимосвязи нередко называют также «Взаимоотношения» или «Связи по должности». Как правило, основная часть такого раздела посвящена взаимоотношением с руководителем. Также должны быть упомянуты:

• другие сотрудники, с которыми главбух обязан обмениваться информацией (в этот перечень могут входить не только работники бухгалтерии);
• замещение подчиненных при их временном отсутствии (отпуск, болезнь и т.п.)

Отметим, что обязанность замещения на условиях внутреннего совместительства не может быть бесплатной (ст. 149 ТК РФ).

Какие моменты стоит прописать более подробно и как

Для того, чтобы иметь возможность уволить главбуха за утрату доверия, за ним необходимо закрепить права и обязанности по обслуживанию материальных и денежных ценностей.

Однако заключать договор о полной материальной ответственности с главными бухгалтерами невозможно (постановление правительства РФ от 14.11.02 № 823, постановление Минтруда России от 31.12.02 № 85). Полная материальная ответственность может быть прописана в трудовом договоре (ст. 243 ТК РФ) и в должностной инструкции главбуха.

За несвоевременную сдачу деклараций налоговики чаще всего штрафуют руководителей компании (ст. 15.5 КоАП РФ). И это несмотря на то, что обязанности заполнять и сдавать декларации нередко возложены даже не на главных, а на простых бухгалтеров.

Для защиты генерального директора закрепите контроль за действиями подчиненных за главбухом (Постановление Верховного Суда РФ от 09.03.2017 № 78-АД17-8). Например, через формулировку в разделе «Функциональные обязанности»:

Самое плохое, что может произойти – это уголовное наказание за уклонение от налогов путем непредставления деклараций (ст. 199 УК РФ). Формулировка о контроле затруднит привлечение одного главбуха, так как за ним закреплен только контроль, а в Уголовном кодексе нет четкого указания, кого считать виновным.

Как правило, следователи подозревают сговор с участием руководителя компании, вне зависимости от формулировок в должностных инструкциях. Обычно рассматривают тандем «генеральный директор + главбух», но в этом случае скорее всего будут допрашивать и простого бухгалтера.

Заказать услугу