Аудит оплаты труда

Собственник бизнеса заинтересован в аудите расчетов с персоналом по оплате труда не только потому, что, благодаря заключению экспертов, станет ясно, соответствует ли деятельность компании законодательству РФ.

Объективная независимая оценка операций по оплате труда покажет, насколько эффективно формируются затраты предприятия и отвечают ли финансовые результаты его деятельности ожиданиям первых лиц организации.

Цель аудита заработной платы

Заработная плата является одним из основных видов расходов организации. Ошибки при ее расчете могут привести к завышению или занижению расходов по налогу на прибыль, а также к искажению сумм НДФЛ и страховых взносов. В результате у организации возникают налоговые риски, доначисления и претензии со стороны контролирующих органов.

Чтобы не вынуждать сотрудников ФНС приехать и самостоятельно убедиться в достоверности расчетов и отчетности, во всех смыслах выгодней опередить их и самим инициировать анализ оплаты труда и тем самым предотвратить все ошибки и последующие за ними убытки. Однако смысл аудита учета заработной платы заключается не только в этом.

Инспекторам небезразличны реальные факты экономической жизни организации. И собственникам бизнеса — тоже. В этом их интересы сходятся. В процессе организации действенной стратегии управления трудовыми ресурсами руководство сталкивается со спорными ситуациями.

Неоднозначное положение дел зачастую является причиной или следствием нарушения трудового и гражданского законодательства, а также отсутствия эффективной системы оплаты труда. Рекомендации специалистов в ходе аудита оплаты труда касаются снижения рисков предпринимательской деятельности в целом и формирования экономически обоснованного порядка начисления зарплаты в частности.

Помимо всего прочего аудит зарплаты предполагает:

1. исследование и оценку влияния всех компонентов системы оплаты труда на мотивацию персонала;
2. проверку обоснованности и рациональности использования различных форм и способов оценки труда сотрудников;
3. поиск дополнительных ресурсов повышения производительности труда для достижения стратегических целей компании.

Но главная цель аудита выплаты заработной платы — это:

• фундаментальная работа с документацией, отражающей операции в бухгалтерском учете по начислению и выплате зарплаты;

• проверка соблюдения законодательства (трудового, гражданского, налогового);

• установление степени точности применяемых в организации методик учета и налогообложения операций по начислению и выплате заработной платы;

• выявление уже допущенных ошибок и оценка их влияния на достоверность отчетности, а, следовательно, и реакцию налоговых органов.

Важная задача аудита — верно оценить, как затраты на оплату труда формируют себестоимость и финансовый результат. При проверке расходов на оплату труда за 2026 год применяют ПБУ 10/99 [1]. ФСБУ 10/2026 [2] применяется начиная с бухгалтерской отчетности за 2027 год. Признание расходов для налога на прибыль проверяют отдельно по требованиям НК РФ.

В текущем документе предусмотрено, что затраты на оплату труда входят в состав расходов по обычным видам деятельности и участвуют в формировании финансового результата. Такой подход позволяет убедиться, что учет расходов на зарплату не только соответствует требованиям бухучета, но и не создает налоговых рисков.

План аудита

Организация аудита оплаты труда начинается с составления программы и плана контрольных мероприятий. Традиционно аудиторская проверка состоит из трех этапов:

• подготовка необходимых документов;

• непосредственно сам аудит;

• обобщение изученной информации и создание аудиторского заключения.

Заработная плата по своей социально-экономической сути выходит за рамки процессов, происходящих внутри компании между руководством, персоналом и собственниками. Зарплата определяет положение работника за пределами организации, поэтому порядок ее начисления и выплаты так тщательно регулируется на законодательном уровне.

Согласно ст. 129 Трудового кодекса [3], заработная плата включает вознаграждение за труд, компенсационные выплаты и стимулирующие выплаты, в том числе предусмотренные системой оплаты труда премии и надбавки. Поэтому аудит заработной платы подразумевает работу не только с бухгалтерскими и налоговыми регистрами, но и с кадровыми документами. Аудиторское заключение должно содержать оценку взаимосвязи финансовой и нефинансовой документации.

На практике проверку оплаты труда проводят по типовому плану, где каждое действие привязано к документам, правилам и рискам.

Значение кадрового документооборота

Конкретные данные, которые понадобятся для оценки трудовых отношений в компании и соблюдения законодательства, зависят от специфики бизнеса и кадрового учета предприятия. Для системного аудита весь массив документов удобно группировать по таким блокам:

• Локальные нормативные акты. Именно с них начинается работа аудитора — ведь изначально необходимо выяснить, существуют ли вообще в компании системные документы, прямо или косвенно регулирующие принципы оплаты труда. К ним относят положение об оплате труда, положение о премировании, правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), а также штатное расписание. От содержания штатного расписания напрямую зависит кадровый потенциал организации, а значит, и фонд оплаты труда. Очень важно, чтобы нормативный акт, регламентирующий порядок и основания для начисления основных и стимулирующих выплат, совпадал по основным стратегическим пунктам со штатным расписанием. Расхождения здесь часто становятся поводом для претензий проверяющих. В дополнение к базовым ЛНА аудиторы запрашивают документы, закрепляющие особые режимы работы, например, регламенты по вахтовому методу или суммированному учету времени.

• Кадровые документы. Включают трудовые договоры, приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, изменения условий), личные карточки работников, табель учета рабочего времени. При проверке особое внимание уделяют соответствию условий договоров и приказов о режимах труда. Например, при сменном режиме работы проверяют графики сменности, при вахтовом — графики вахты и дни междувахтового отдыха. Несогласованность этих документов — частая причина доначислений и штрафов.

• Первичные документы. В их число входят расчетно‑платежные ведомости по сотрудникам, больничные листы, авансовые отчеты, подтверждающие целевое расходование подотчетных сумм, исполнительные листы по судебным решениям. Для аудита расчетов по исполнительным листам дополнительно запрашивают журнал регистрации исполнительных документов и расчеты удержаний. Это позволяет отследить соблюдение лимитов удержаний и очередность взысканий. Также аудиторы проверяют документы-основания для стимулирующих выплат (служебные записки, приказы о премировании). Они подтверждают обоснованность расходов на премии.

• Регистры бухгалтерского учета. Карточки счетов 70, 68, 69 содержат детализацию по зарплате, НДФЛ и страховым взносам. Оборотно‑сальдовые ведомости дают свод оборотов и остатков по основным счетам. Главная книга отражает общую картину по всем счетам. При анализе регистров аудиторы сопоставляют начисления по счету 70 с данными табелей и приказов, а удержания с исполнительными документами и лимитами по ТК РФ.

• Отчетность. Включает форму 6‑НДФЛ, которая отражает удержанный налог и доходы физлиц. Расчет по страховым взносам (РСВ) содержит данные по начисленным и уплаченным взносам. Форма ЕФС‑1 объединяет сведения о стаже, кадровых событиях и взносах на травматизм. Статистические формы предоставляют показатели по численности персонала, фонду оплаты труда и другим значимым параметрам.

• Воинский учет (ВУ). Включает внутренние документы по ВУ, бронирование граждан, пребывающих в запасе, подготовку отчетности в военкоматы и сопровождение проверок. Этот блок требует отдельного внимания, т.к. отсутствие документов или просрочка отчетности грозит значительными штрафами.

Применяемый в компании порядок премирования определяет, насколько пропорционально вознаграждение за труд отдельного работника его производственным успехам. Опираясь на эту информацию при аудите, инспекторы в свою очередь будут судить, не пытается ли организация уйти от налогов, необоснованно увеличив расходы на оплату труда. При этом аудиторы анализируют не только сами положения о премировании, но и первичные документы-основания. Они должны содержать четкие критерии оценки результатов труда и быть согласованы с показателями эффективности подразделений.

Изучив, кто и как работает в компании и по каким принципам получает зарплату, аудитор может приступить к работе с первичными документами и сводными регистрами, применяемыми в компании.

Проверке выплаты заработной платы и формированию отчетных показателей предшествует анализ порядка начисления заработной платы и удержаний. Анализ фонда оплаты труда предусматривает и проверку бухгалтерских проводок при начислении и выплате дивидендов.

При аудите рабочего времени важно проверить полноту и корректность табелей. В них должны быть учтены все режимы — от ненормированного дня до разъездного характера работы. Для производственных и логистических компаний это особенно важно, т.к. ошибки здесь ведут к переплатам и судебным искам.

Отдельного внимания требует учет сверхурочных часов.

Аудит удержаний — еще один высокорисковый блок. Ошибки здесь приводят к искам от сотрудников и претензиям приставов. Аудитор проверяет очередность удержаний по исполнительным листам согласно ст. 111 Закона № 229‑ФЗ [8] и следит, чтобы их общий размер не выходил за установленные лимиты.

Отдельно проводят аудит расчетов алиментов, в т. ч. с больничных и отпускных. Удержания по заявлению сотрудника (профсоюзные взносы, страховки) допустимы только при наличии письменного согласия работника, этот факт тоже подлежит проверке.

Такой подход к организации кадрового документооборота не только закрывает потребности аудита и проверок, но и делает процессы прозрачными, управляемыми и менее рискованными для компании.

Конкретные способы обработки информации зависят от применяемой методики аудита.

Методика аудита

Особенности аудита заработной платы зависят от учетной политики организации.

Из того, о чем говорилось выше, ясно, что многое в подходе аудитора зависит от рабочих взаимоотношений внутри коллектива. Тем не менее, ответы на следующие вопросы помогут сделать выводы относительно оплаты труда практически в любой компании:

• выявлены ли суммы невыплаченной заработной платы;

• есть ли расхождения между данными расчетной (расчетно-платежной) ведомости и регистрами;

• можно ли из сведений аналитического учета получить необходимую информацию по каждому дебитору и кредитору, а также узнать суммы, удержанные из зарплаты работников;

• содержит ли аналитический учет по счетам 70, 73 данные по каждому сотруднику;

• были ли установлены причины переплат и недоплат работникам (если такие случаи имеют место быть).

Анализируя информацию во время проверки, как правило, используют международный стандарт аудита 500 «Аудиторские доказательства». Словом, аудитор должен оценить, является предоставляемая организацией информация надежной и достаточно ли ее для формирования подробного заключения.

Зарплата и налоги без рисков с аутсорсингом от 1С-WiseAdvice

Ошибки в расчетах по зарплате оборачиваются доначислениями, штрафами и претензиями со стороны ФНС и трудовой инспекции. Даже одна неверно рассчитанная выплата может исказить налогооблагаемую базу, повлиять на отчетность и создать риски для бизнеса. Особенно остро проблема стоит при сложных начислениях, например, расчете среднего заработка, оплате сверхурочных, работе в праздники, оформлении отпусков и больничных.

Эксперты 1С-WiseAdvice не просто проведут аудит расчета зарплаты, но и параллельно осуществят кадровый аудит, укажут и помогут исправить пробелы в работе штатных кадровиков и бухгалтеров. В ходе проверки наши специалисты проверят:

• расходы на заработную плату персонала за конкретный период и насколько грамотно оформляется документально и отражается в учете каждый вид начислений;

• точность расчета налогооблагаемой базы;

• своевременность выплаты зарплаты, налогов и отпускных;

• насколько соблюдаются все нюансы расчета среднего заработка для отпусков, больничных, командировок, а также оплаты сверхурочной работы и работы в выходные и нерабочие праздничные дни согласно ТК РФ;

• «зарплатную» отчетность: по НДФЛ и страховым взносам. При этом правильность удержания и перечисления НДФЛ оценивается на основании гл. 23 НК РФ [10]. Именно она служит базой для проверки корректности расчета налога, применения налоговых вычетов, соблюдения сроков уплаты и формирования отчетности, в том числе формы 6‑НДФЛ.

По итогам проверки за согласованный период мы укажем обнаруженные ошибки в расчете выплат, налогов и взносов и предложим способы их исправления.

Однако аудит решает только прошлые проблемы. Чтобы снизить риск повторения выявленных ошибок, передайте расчет зарплаты на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice.

• В 1С-WiseAdvice работают только профильные специалисты с полной взаимозаменяемостью. Все руководствуются едиными стандартами и соблюдают сотни регламентов. Вы даже не заметите замены одного нашего специалиста на другого, т.к. результат всегда одинаково высокий.

• Наша деятельность застрахована по полису с расширенным перечнем рисков. Ответственность за ошибки при оказании услуги и порядок возмещения убытков определяются договором.

• Мы применяем многоуровневый контроль. Сначала проводится автоматическая проверка «Электронным аудитором», затем экспертная ручная проверка каждой операции. Мы контролируем расчет зарплаты, НДФЛ и страховых взносов, проверяем коэффициенты и правильность начислений, чтобы исключить ошибки в отчетности.

• Вам не нужно самостоятельно разбираться в изменениях законодательства. Наша команда методологов регулярно мониторит поправки, перекладывает теорию в практику и дает клиентам понятные рекомендации по сложным вопросам.

• Мы уверенно работаем со сложными схемами расчета зарплаты. Для многих наших клиентов стандартных возможностей 1С: ЗУП недостаточно, мы адаптируем систему под реальные задачи бизнеса. Наши аналитики и программисты дорабатывают функционал, чтобы расчеты точно соответствовали вашей кадровой политике и требованиям закона.

Аутсорсинг расчета зарплаты

Предотвратим ошибки за счет многоуровнего контроля и строгих регламентов

Подробнее

FAQ

Что включает программа аудита оплаты труда?

Чтобы не упустить ни одну зону риска, программу аудита выстраивают как последовательную цепочку следующих этапов:

Что запрашивают аудиторы для камеральной проверки расчетов по зарплате?

При аудите зарплаты проверяют документы:

• Локальные нормативные акты: положение об оплате труда, положение о премировании, ПВТР, штатное расписание.

• Кадровые документы: трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, изменении условий, личные карточки, графики работы, табели учета времени.

• Первичные документы: сводные ведомости (расчетные и платежные), больничные листы, авансовые отчеты, исполнительные листы, служебные записки на премии.

• Документы по особым категориям и режимам: приказы и допсоглашения для совместителей, дистанционных работников, вахтовиков, карточки СОУТ и приказы о доплатах за вредные условия, расчетные листки, приказы на отпуск, командировки, сверхурочные, работу в выходные и праздничные дни.

• Регистры учета: карточки счетов 70, 68, 69, оборотно‑сальдовые ведомости, Главную книгу.

• Отчетность: 6‑НДФЛ, РСВ, ЕФС‑1, статистические формы.

• Воинский учет: приказ об организации ВУ и назначении ответственного, карточки по форме № 10 на военнообязанных, журнал проверок ВУ, уведомления о приеме/увольнении военнообязанных, план работы по ВУ, отчеты по бронированию (формы № 6, № 19 при наличии брони).

Какие специальные категории персонала требуют повышенного внимания при проверке кадровых и расчетных данных?

Особое внимание при аудите следует уделять таким группам работников:

• Иностранные граждане. Проверяют наличие и сроки патентов, разрешений, уведомлений в МВД. В отношении высококвалифицированных специалистов обращают внимание на повышенные минимальные требования к вознаграждению и отдельные правила уведомлений и контроля.

• Несовершеннолетние. Фиксируют соблюдение сокращенного рабочего времени, также по общему правилу работников до 18 лет нельзя привлекать к ночной и сверхурочной работе. Исключения для отдельных категорий и видов работ применяются в случаях, прямо предусмотренных ТК РФ.

• Инвалиды. Сверяют индивидуальную программу реабилитации и абилитации с условиями труда и графиком, проверяют льготные категории сотрудников по НДФЛ и страховым взносам.

• Работники Крайнего Севера и приравненных территорий. Подтверждают применение районных коэффициентов и северных надбавок, правильность расчета стажа для надбавок, учет дополнительных отпусков.

• Персонал на вредных и опасных работах. Сопоставляют должности со списком спецоценки условий труда (СОУТ), проверяют наличие доплат и дополнительных отпусков, начисление повышенных тарифов страховых взносов. Доплаты за вредность подтверждают картами спецоценки и приказами. Отсутствие действующей СОУТ повышает риск споров, претензий и непризнания доплат.

• Дистанционные сотрудники. Уточняют место работы по договору, т.к. это влияет на применение районных коэффициентов, проверяют порядок обмена документами, учет рабочего времени и компенсацию расходов.

• Совместители. Контролируют объем нагрузки для внутреннего и внешнего совместительства, отраслевые и специальные нормы, отсутствие конфликта графиков, раздельный учет времени и выплат, корректность удержаний и льгот.

• Доноры. Фиксируют предоставление дней отдыха и их оплату по среднему заработку, проверяют оформление заявлений и приказов, отражение в табеле.

По этим категориям сотрудников чаще всего фиксируют ошибки, ведущие к доначислениям и штрафам.

Какие ошибки чаще всего допускают при расчете зарплаты и во сколько они могут обойтись компании?

В таблице представлены частые ошибки и финансовые рики:

Отдельно стоит выделить ошибки с материальной выгодой, например, при беспроцентных займах сотрудникам. НДФЛ с экономии на процентах рассчитывают, если выполнены условия ст. 212 НК РФ [13]. Учитывают отношения заемщика и кредитора, дату и условия договора, применимую ставку и предусмотренные законом освобождения. Одна лишь низкая процентная ставка не означает возникновения облагаемого дохода.

Также важно отличать арифметические ошибки от методологических (технических). Если бухгалтер ошибся в сложении — это счетная ошибка. Если ошибка в алгоритме, например, неверно применен коэффициент индексации, не учли премию в среднем заработке, — это техническая ошибка.

Работодатель вправе удержать из заработной платы излишне выплаченную сумму только по основаниям и в порядке, предусмотренном ст. 137 ТК РФ [14]. Техническая ошибка сама по себе не равна счетной. Если одностороннее удержание недопустимо, работник может вернуть сумму добровольно; возможность взыскания через суд определяется обстоятельствами дела.

Проверка расчетов по этим точкам снижает риск доначислений, штрафов и трудовых споров.

Что получает клиент по итогам аудита и как исправить выявленные ошибки?

Результаты аудита включают:

• Акт с нарушениями и приоритетами (сначала риски крупных доначислений).

• Расчеты корректировок: доплаты, НДФЛ, взносы, компенсации.

• Проекты исправленных ЛНА: положения, шаблоны приказов.

• Список настроек для 1С: ЗУП: начисления, удержания, контрольные отчеты.

• Готовые формы уточненной отчетности: 6‑НДФЛ, РСВ, ЕФС‑1.

Как исправлять ошибки после аудита:

1. Провести внутреннее расследование. По каждой ошибке фиксируют причину (человеческий фактор, неверную настройку 1С, отсутствие ЛНА) и ответственного.
2. После выявления ошибки определить, какие расчеты необходимо уточнить и какие уточняющие отчеты нужно подать. При налоговой недоимке рассчитывают налог и пени. Освобождение от штрафа при подаче уточненного расчета возможно только при соблюдении условий ст. 81 НК РФ [15], включая необходимые платежи до подачи и требования к моменту выявления ошибки налоговым органом.
3. Настроить 1С:ЗУП: обновить начисления и удержания, добавить контрольные отчеты, автоматизировать учет по СОУТ и особым режимам.
4. Актуализировать ЛНА: закрепить критерии выплат, порядок индексации, правила среднего заработка, режимы работы.

Источники информации

1. Минфин РФ. Приказ от 6 мая 1999 г. N 33н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету „Расходы организации“ ПБУ 10/99» (с изменениями и дополнениями).
2. Минфин РФ. Приказ от 24 апреля 2026 г. № 53н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 10/2026 «Расходы».
3. ТК РФ. Статья 129.
4. ТК РФ. Статья 136.
5. ТК РФ. Статья 236.
6. Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ.
7. ТК РФ. Cтатья 99.
8. Федеральный закон № 229-ФЗ. Статья 111.
9. ТК РФ. Статья 138.
10. НК РФ. Глава 23.
11. НК РФ. Статья 122.
12. НК РФ. Статья 123.
13. НК РФ. Статья 212.
14. ТК РФ. Статья 137.
15. НК РФ. Статья 81.