Должностная инструкция бухгалтера по авансовым отчетам

Налоговики, особенно начинающие, с особым интересом рассматривают авансовые отчеты, даже если проверка не по НДФЛ. Нередко требуют авансовые отчеты и банки. Нюансов оформления настолько много, что компании передают этот участок на аутсорсинг или берут «на подотчетников» отдельного бухгалтера и самостоятельно разрабатывают для него подробную должностную инструкцию.

Обязанности бухгалтера по подотчетным лицам

Если в компании возникает много проблем по командировочным расходам, то из обычного бухгалтера-кассира, имеющего опыт учета товарно-материальных ценностей (далее –ТМЦ) и оформления приказов делают еще более универсального специалиста. После того, как он подпишет новую должностную инструкцию, в его обязанности будет входит не только:

• выдача наличных под отчет;
• перечисление подотчетных сумм на банковские карты работников и на корпоративные карты компании.

Другие обязанности бухгалтера в новой должности вы можете изучить, в частности, в наших статьях:

• Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
• Проверка оформления командировочных документов

Осуществляя аутсорсинг участков бухгалтерии наших клиентов, мы уже давно выделили участок «Авансовые отчеты» из-за обилия специфики в различных компаниях.

Обязанности наших бухгалтеров можно взять за основу, если выдачу наличности (пополнение карт) ваш бухгалтер по авансовым отчетам не осуществляет. В частности, наши клиенты доверяют нам такие функции, как:

• проверка предоставленных подотчетными лицами первичных документов (комплектность, наличие всех необходимых реквизитов и общая правильность оформления);
• внесение полученных документов в программу 1С для формирования авансовых отчетов с последующей распечаткой для подписи подотчетных лиц и руководителя компании (другого ответственного лица) и подшивкой подтверждающих документов;
• проверка бухгалтерских записей, сформированных программой, при необходимости формирование аналитики;
• подготовка информации для расчета налогов и определения взаиморасчетов с сотрудниками;
• сверка взаиморасчетов с контрагентами (при необходимости), закупки у которых осуществлены подотчетными лицами;
• контроль соблюдение лимитов подотчетных расходов.

Конкретный перечень возможных обязанностей бухгалтера по подотчетным лицам (авансовым отчетам) вы можете найти в представленном ниже образце должностной инструкции.

Должностная инструкция бухгалтера по авансовым отчетам – образец

Поскольку должностная инструкция специалиста по сути самого широкого профиля включает в себя обслуживание смежных участков бухгалтерии, то:

• найти типовую инструкцию довольно сложно;
• содержание должностной инструкции зависит от хозяйственной практики компании.

Можно составить должностную инструкцию на основе уже разработанных отделом кадров инструкций, по которым работают:

• бухгалтер-кадровик (в части подготовки приказов на командировки);
• бухгалтер-кассир;
• бухгалтер по расчету с контрагентами (включая сверки);
• бухгалтер по учету ТМЦ (если подотчетные лица их приобретают);
• бухгалтер по налогам.

Скачать должностную инструкцию бухгалтера по авансовым отчетам

Причем в отношении налогов речь идет не только о НДФЛ, возникающем в случае превышения нормированных расходов. Бухгалтер по авансовым отчетам должен уметь определить для расчета по налогу источник расходов:

• себестоимость или внереализационные расходы;
• чистая прибыль (в случае превышения нормированных сумм).

Немаловажен и такой, ставший в настоящее время очень проблемным из-за усиленной проверки налоговикам, налог, как НДС.

Чтобы выполнить свои многочисленные обязанности, бухгалтер по авансовым отчетам должен хорошо знать свои права по отношению к другим работникам компании.

Права работника

Бухгалтер по авансовым отчетам – типичный пример работника, которому не подходит должностная инструкция, составленная на основе профстандарта. Дело в том, что профстандарты еще не успели привести в соответствие с изменениями в п. 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

В частности, бухгалтеры получили право письменных требований недостающих документов от работников, начиная с 26 июля 2019 года – даты вступления в силу Федерального закона от 26.07.2019 № 247-ФЗ. Отметим, что использовать такое право целесообразнее с упоминанием графика документооборота – краеугольного камня в работе бухгалтера по авансовым отчетам.

Если по каким-то причинам график документооборота в компании отсутствует, бухгалтер может использовать свое право вносить предложения по повышению эффективности своего труда, предложив ввести график. Остальной перечень прав в последние годы был неизменен, и его по сути можно взять из любой бухгалтерской должностной инструкции.

За что несет ответственность бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами?

Участок по учету авансовых отчетов – очень ответственный. Он важен как для контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и для правильного расчета налогов. Контролировать такие расчеты жизненно необходимо любой компании.

Если бухгалтер по авансовым отчетам производит денежные расчеты, например, по командировочным расходам, то с ним можно заключить договор о полной материальной ответственности. Однако заключать такой договор допустимо только по типовой форме из которой следует, что ответственность установлена только в пределах «вверенного имущества», то есть денежных средств.

Если в результате бухгалтерских ошибок возникнут проблемы с налогами, взыскать деньги за причиненный ущерб, нанесенный компании, полностью будет проблематично. Компании, которые уже понесли такие убытки или осознают их высокую вероятность, как правило, выбирают аутсорсинг.

Например, наша компания страхует свою профессиональную ответственность. В отличие от других компаний, мы готовы компенсировать клиентам убытки, которые теоретически могут возникнуть вне рамок страховых случаев, но по нашей вине. Более того, убытки мы готовы возместить и тем компаниям, которые перестали быть нашими клиентами. Такое возможно в течение трех лет со дня расторжения договора, если ошибки привели, например, к искажению отчетности.