Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М

Короткий отчетный период по СЗВ-М (отчет — ежемесячный) не позволяет большинству компаний избежать штрафов из-за отсутствия у вновь принимаемых работников ИНН или СНИЛС. Как главному бухгалтеру снять с себя ответственность, не испортив при этом отношения с отделом кадров, — читайте в нашей статье.

Ответственность за непредоставление СЗВ-М

Долгое время штрафы, налагаемые ПФР, мало отличались от тех, что компаниям начисляет соцстрах.

Сейчас, когда ПФР, в отличие от соцстраха, не администрирует даже часть взносов, санкции сходны только в части:

• от 300 до 500 руб. — административный штраф, накладываемый на должностных лиц;
• 1 000 руб. — размер штрафа на компанию с количеством застрахованных лиц от 25 человек, отправившей отчет в бумажном виде по почте (если сдавать лично, то скорее сотрудники фонда просто откажут в приемке).

Все остальные случаи подпадают под стандартный размер штрафа — 500 рублей. На первый взгляд, сумма выглядит скромной, однако ее необходимо умножить на количество застрахованных, если:

• их персонифицированные данные содержат ошибки;
• сведения не сданы в срок.

В какой срок необходимо сдавать СЗВ-М?

Наиболее крупный штраф — по 500 рублей за каждого застрахованного — возникает по вполне банальным причинам:

• не сдан вовремя бумажный СЗВ-М;
• просрочили отправку по телекоммуникационным каналам связи;
• опоздали запросить СНИЛС по вновь принятому работнику.

Все эти причины можно объединить в одну — нарушение сроков сдачи СЗВ-М. Причем нарушения, как правило, совершают рядовые работники, а отвечать перед руководством главному бухгалтеру.

Стандартный срок сдачи СЗВ-М — 15-е число месяца, следующего за отчетным, при его выпадении на выходной или праздничный день можно перенести на ближайших рабочий. В оставшейся части 2019 года — это такие даты, как:

• 16 сентября 2019 года (СЗВ-М за август 2019 года);
• 16 декабря 2019 года (СЗВ-М за ноябрь 2019 года).

Очевидно, что тянуть до крайнего срока нельзя — за любой ошибкой, даже исправленной, но за пределами крайнего срока сдачи может последовать штраф 500 руб.

Как главбуху снять с себя ответственность за СЗВ-М

Сам по себе не сложный отчет из трех колонок (ФИО, ИНН и СНИЛС) формирует обычно не главный бухгалтер. И даже порой не бухгалтер, а вообще кадровик.

Однако все чаще к нам приходят новые клиенты, которые из-за обилия отчетности, связанной с зарплатой и персонифицированной информацией, решили передать на аутсорсинг единственный участок — по заработной плате. Как правило, и руководители, и главные бухгалтеры получают у нас именно то, что хотят.

Так, руководителей компаний привлекает то, что наша ответственность застрахована, в том числе и для тех случаев, когда уже не обслуживаем компанию. Огромный бонус для главбуха — сложение с него не только части полномочий, но и различных видов ответственности (личной и профессиональной) за:

• качество и результат (теперь все спрашивается с нас);
• решение кадровых вопросов.

Кроме того, аутсорсинг освобождает от необходимости тратить время на второстепенную отчетность вместо того, чтобы направить ресурсы в пользу более существенных для компании проблем.

Наши специалисты умеют наладить идеальную сдачу «зарплатной» отчетности не только в части СЗВ-М, так как имеют в своем распоряжении автоматизированный процесс, который:

• отлажен на высоком уровне;
• детально регламентирован.

Такой подход позволяет легко и быстро передать участок расчета зарплаты любому исполнителю без ущерба для качества обслуживания.

Доверив участок заработной платы 1C-WiseAdvice, вы получаете:

• целую команду профессионалов, каждый из которых решает свою задачу;
• возможность получения дельных советов по самому широкому кругу вопросов, включая эффективную организацию сбора персонифицированной информации.

Качество наших услуг обусловлено тем, что в процессе подключения и предоставления услуги мы:

• анализируем источники информации и документов, необходимые не только для расчета зарплаты, но и для формирования персонифицированной информации;
• решаем, без привлечения главбуха, вопросы с ответственными за предоставление необходимой, в том числе для СЗВ-М, информации;
• изучаем текущие средства автоматизации компании и их настройки;
• проектируем оптимальные бизнес-процессы, включая донастройку/доработку программных продуктов;
• регламентируем все процессы взаимодействия (письменно фиксируются документы и источники информации, порядок движения документов, ответственные, сроки);
• разрабатываем контрольные процедуры;
• налаживаем обмен данных между кадровой, бухгалтерской и зарплатной системами (если компания не использует 1С: ЗУП).

Таким образом, помимо решения проблемы с отчетностью (и ее своевременной сдачей) главбухи получают много дополнительных бонусов и высвобождают свое драгоценное время.

Что делать если СЗВ-М не сдали вовремя?

В некоторых случаях мы помогаем нашим клиентам избежать взыскание штрафа за сданный самостоятельно СЗВ-М. И это при том, что ПФР не обязан снижать или вовсе снимать штрафы — законодательство не содержит оснований для таких действий. Однако наши специалисты знают, на какие рычаги можно надавить, чтобы уменьшить размер штрафа или даже отменить его.

Если речь не идет о нарушении сроков представления СЗВ-М или о неполной подаче сведений из-за того, что не был известны СНИЛС или ИНН отдельных сотрудников, то самое важное в процессе смягчения санкций — оперативно обнаружить и устранить неточности. В этом случае есть шанс, что ПФР не станет начислять штраф. Такой вывод мы сделали на основе нашей обширной практики и общения с самыми разными отделениями ПФР.

Если же штрафа не избежать, компании вынуждены использовать свое право на обращение в суд. Судебная практика показывает, что штраф по решению суда может быть снижен даже не два раза, а в 100 (см. решение Арбитражного суда Свердловской области от 12.09.2016 № А60−33 366/2016).

Судьи принимают во внимание такие обстоятельства, как:

• компания стала нарушителем при сдаче СЗВ-М в первый раз;
• период просрочки незначителен (как правило в подобных ситуациях речь идет об одном, максимум, нескольких днях);
• ошибка в форме не является принципиальной;
• пропуск срока вызван техническими проблемами у провайдера или оператора передачи данных по телекоммуникационным каналам связи.

Примечательно, что технический сбой засчитывается судом, даже если в результате опоздания СЗВ-М:

• пенсия застрахованного была рассчитана в завышенном размере;
• бюджету был нанесен урон.

Такой вывод судей зафиксирован в постановлении Арбитражного суда Северо-Западного округа от 30.07.2018 № Ф07−8267/2018.

Секрет правильного искового заявления — правильная формулировка своих требований.

Суд чаще всего не даст истцу больше того, о чем он просит. Даже в той же Оренбургской области, судьи которой снизили в 2016 году штраф в 100 раз, есть решения о снижении только в два раза — так, как попросил истец. Для того чтобы определить максимальное снижение штрафа, имеет смысл изучить судебную практику своего округа.