Кто сдает СЗВ-М: кадровик или бухгалтер?

Когда персонифицированную информацию о работниках вносит один сотрудник, а использует ее в отчетах другой – конфликт интересов, как правило, неизбежен. Если речь идет о работниках разных отделов – проблема только усугубляется. Однако, кто бы не сдавал СЗВ-М – бухгалтер или кадровик, – ответственность за ошибки платит компания, и, если сотрудников много, штрафы бывают весомыми.

Почему сдачу СЗВ-М лучше поручить кадровику

Отчет СЗВ-М содержит всего три колонки с данными, которые кадровик вбивает в базу при приеме на работу нового сотрудника:

• фамилия, имя, отчество;
• СНИЛС (страховой номер работника в ПФР);
• ИНН работников.

В бухгалтерской программе (например, 1С) файл для отправки в ПФР можно сформировать, что называется, одним кликом. Основная проблема в том, что отчет СЗВ-М – ежемесячный, и крайний срок – 15-е число месяца, следующего за отчетным.

И все же не только регулярность вроде бы необременительной нагрузки вызывает порой яростное сопротивление бухгалтерии при наличии в компании отдела кадров.

Причина в том, что:

• ИНН работников для отчетности в налоговую бухгалтеру не нужен (желателен, но 2-НДФЛ уходят и без него);
• если в базе нет ИНН, нужно искать его на сайте ФНС, а это – время, к тому же результат не всегда положительный;
• СНИЛС работники уже давно получают самостоятельно, от бухгалтера ничего не зависит, он может только тратить время на то, чтобы усовестить работника пойти в ПФР и без задержки передать информацию в отдел кадров;
• если работник сменил фамилию (порой имя и даже отчество), бухгалтер узнает об этом, только когда отчет не принят из-за ошибок.

Таким образом, отчет СЗВ-М предполагает тесный контакт с работниками компании, что несвойственно для бухгалтера, чей удел все-таки цифры, а не люди. Кроме того, как показывает практика, назначение кадровиков ответственными за отчетность очень хорошо повышает их дисциплинированность и внимательность к персонифицированным данным.

Минусы передачи СЗВ-М в отдел кадров

В отличие от бухгалтеров, у кадровиков нет десятилетиями выработанного рефлекса сдавать отчетность как можно раньше, чтобы успеть своевременно исправить ошибки. Кроме того, если раньше ПФР давал возможность исправить ошибки без каких-либо санкций в 20-дневный срок после получения отрицательного протокола, то сейчас такого нет.

Все ошибки подлежат исправлению строго до 15 числа каждого месяца, с переносом на следующий рабочий день, если середина месяца выпала на:

• выходной день;
• государственный праздник.

Нет у кадровиков и рефлекса каждое утро проверять, не «прилетело» ли какое сообщение из ПФР по телекоммуникационным каналам связи. К счастью, на этот случай есть бухгалтерия, которая заметит отрицательный протокол и сообщит о проблеме кадровику.

Однако возлагать на бухгалтера отчетность, данные которой для него, по сути, кот в мешке, из-за его повышенного чувства ответственности – неразумно. Механическая работа, обзвон работников, препирательства с отделом кадров – все это отнимает время у бухгалтера. Время, которое необходимо для решения более глобальных вопросов, лежащих исключительно в компетенции бухгалтера.

Альтернативное решение с минимизацией ответственности

Вне зависимости от того, кто сдает СЗВ-М – бухгалтер или кадровик, – ответственность за несдачу (несвоевременное представление) отчета будет дорого стоить компании – 500 руб. за каждого отдельно взятого работника, в данных которого допущена ошибка (ошибки). Между тем, работники бухгалтерии или отдела кадров, если и понесут ответственность за огромные штрафы в ПФР, то в очень незначительной сумме.

Такой ситуации можно противопоставить передачу расчета зарплаты на аутсорсинг

В этом случае:

• отчет СЗВ-М, а также другие отчеты по работникам компании будут отправлены в ПФР и налоговую специалистами нашей компании;
• мы компенсируем клиенту все финансовые потери, вызванные ошибками специалистов нашей компании.

Отметим, что мы возмещаем штрафы даже в том случае, если договор с клиентом уже расторгнут, но отчетность сдавали мы.