Как сообщить контрагентам о переходе на НДС в 2026 году: пошаговая инструкция

С 2026 года в системе налогообложения РФ произошли значимые изменения — многим компаниям теперь нужно платить НДС. Это значит, что нужно скорректировать договоры, пересчитать цены и заранее предупредить партнеров об изменениях.

В статье разбираем, зачем обязательно сообщать контрагентам о переходе на НДС, как правильно составить уведомление и что к нему приложить, чтобы ускорить согласование.

Эксперты 1С-WiseAdvice подготовили для вас пошаговую инструкцию с образцами уведомления и допсоглашений, которая поможет избежать ошибок.

Кто платит НДС с 2026 года

Для компаний на ОСНО ставка НДС выросла до 22%. При этом налог считают по дате отгрузки или передачи товара, а не по дате договора или оплаты.

Для бизнеса на УСН правила тоже ужесточились. С 2026 года для них вступили в силу новые лимиты по применению НДС. Если доходы за календарный год их превысили — придется начислять и уплачивать налог. При этом порог ежегодно снижается:

• 2026 год — 20 млн ₽;

• 2027 год — 15 млн ₽;

• 2028 год и последующие — 10 млн ₽.

Ставки НДС

Для организаций и ИП, которые с 2026 года стали плательщиками налога, актуальны следующие ставки НДС:

В связи с ростом базовой ставки НДС в 2026 году многие фирмы столкнулись с вопросами, о том, как изменится налоговая нагрузка и насколько нужно скорректировать цены. Как бизнесу адаптироваться к переходу на ставку НДС 22% можно прочитать в нашем материале.

Кроме того, налоговые консультанты 1C-WiseAdvice готовы помочь разобраться во всех нюансах. Наши эксперты:

• рассчитают точную налоговую нагрузку с учетом специфики вашего бизнеса;

• построят математическую модель, которая учтет главные факторы — от объемов продаж до структуры затрат;

• дадут рекомендации по корректировке цен и стратегии развития.

Отметим, что множество наших клиентов работают с НДС — мы хорошо знаем специфику расчета этого налога. Наши специалисты ведут раздельный учет операций по НДС и корректно подтверждают льготы по налогу. Кроме того, они обеспечивают режим «невидимки»: контролируют ключевые параметры — от доли вычетов по НДС до соответствия налоговой нагрузки среднему уровню по отрасли, а также выдерживают сотни контрольных соотношений при формировании отчетности.

Почему нужно сообщить контрагенту о переходе на НДС

Хотя НК РФ не обязывает уведомлять контрагентов о переходе на НДС, сделать это стоит, потому что уведомление позволит избежать целого ряда проблем:

• Споры по договорам. Если в документе нет условий про НДС, а вы измените цену — контрагент может не согласиться. Есть риск возникновения разногласий, которые приведут к судебным разбирательствам.

• Снижение прибыли. Если в контракте зафиксирована цена с НДС 20%, переход на НДС 22% съест 2% вашей прибыли. Чем больше оборот, тем ощутимее убыток.

• Проблемы с вычетами. Если партнер платит НДС, он сможет принять налог к вычету — при наличии правильно оформленных документов. Раннее уведомление поможет ему спланировать расходы и, если нужно, скорректировать бюджет.

• Проблемы с налоговой службой. Если в договорах нет условий про НДС, в отчетности могут появиться расхождения — ФНС вправе предъявить претензии. Есть риск возникновения налогового разрыва, ошибок и наложения штрафов.

• Урон репутации. Неожиданное введение НДС без предварительного уведомления создает для контрагентов ряд неудобств: им приходится срочно пересматривать расчеты и корректировать учетные записи. В результате формируется негативное впечатление о вашей компании как о ненадежном контрагенте.

Как сообщить контрагенту о переходе на НДС или смене ставки

Разберем подробнее процесс уведомления контрагента о переходе на НДС.

Этап 1. Составьте предложение по новым ценам

Когда ставка НДС растет, важно грамотно обсудить цены с заказчиками. Просто накинуть НДС сверху — рискованный ход, потому что клиенты могут уйти к конкурентам.

Начните с проверки действующих договоров. Посмотрите, как в них прописан налог — если ставка НДС зафиксирована, придется договариваться об изменениях. Попробуйте предложить постепенное повышение цены. Так партнеру будет проще подстроиться под новые условия.

Еще один вариант — разделить налоговую нагрузку. Например, часть дополнительного НДС берет на себя ваша компания, часть — подрядчик. В переговорах делайте акцент на объективности изменений. Увеличение НДС — результат масштабных изменений системы налогообложения РФ, а не ваше решение. Покажите расчеты, объясните, откуда взялась новая цифра.

Этап 2. Подготовьте официальное письмо для контрагентов

Сообщите контрагентам о переходе на НДС заранее. Если нужно начать применение НДС со следующего месяца — уведомляйте сразу. Партнеры успеют подготовиться и пересчитать расходы.

Официального шаблона уведомления нет, поэтому каждая компания сама решает, как оформить письмо. Но есть базовый набор сведений, которые лучше включить:

• данные руководителя и название компании-партнера;

• название и контакты организации-отправителя;

• номер и дата;

• ссылка на нормы закона, которые обязывают начать применение НДС;

• ставка НДС;

• пояснение о том, что из‑за НДС придется пересмотреть отпускные цены;

• просьба подтвердить согласие на новые условия.

К письму контрагенту о переходе на уплату НДС стоит приложить комплект документов:

1. Проект допсоглашения к договору. В нем зафиксируйте новые условия: как считается цена с НДС, кто и когда выставляет счета‑фактуры, как меняются сроки и порядок оплаты.
2. Новый прайс‑лист. Если цены пересчитаны с учетом перехода на НДС, приложите актуальный прайс. Исходя из ставки НДС, выделите налог отдельно, чтобы партнеры сразу видели, из чего складывается сумма.
3. Образцы новых первичных документов. Если вы меняли формы счетов‑фактур или накладных, покажите контрагентам, как они теперь выглядят. Также укажите в документах, как работать в переходный период, например, как оформлять сделки, начатые до перехода на НДС.

Переходите на новую ставку НДС без стресса и ошибок. Мы возьмем на себя всю рутину: подготовим грамотные письма контрагентам, подскажем, какие документы пересмотреть и как их оформить.

Наша экспертная поддержка поможет:

• исключить ошибки в учете;

• избавиться от лишней бюрократии;

• мягко адаптироваться к новым реалиям.

Этап 3. Подготовьте допсоглашения к договору

Достигнутые договоренности не всегда нужно отражать в дополнительном соглашении к договору. Однако есть ситуации, когда без него не обойтись. Они представлены в таблице:

Оформить дополнительное соглашение к договору можно в свободной форме, но важно включить обязательные элементы:

• Дату и место составления.

• Реквизиты исходного договора.

• Суть изменений — как теперь считается цена, включается ли НДС в стоимость или начисляется сверху.

• Дату вступления в силу — с какого момента действуют новые условия.

• Уточнение о неизменности остальных условий.

• Реквизиты и подписи сторон.

Как можно сформулировать условия в допсоглашении:

Чтобы избежать дополнительных соглашений при смене ставки НДС, включите в договор условие об автоматическом пересчете цены. Формулировка может быть такой: «Стоимость товара составляет 105 000 рублей, включая НДС по ставке 5%. В случае изменения ставки НДС в соответствии с НК РФ цена подлежит автоматической корректировке по формуле: сумма без НДС x (1 + новая ставка НДС)».

Когда допсоглашение можно не составлять

Не всегда нужно подписывать дополнительное соглашение к договору, если меняется ставка НДС. Вот ситуации, когда можно действовать проще:

• Налог начисляется сверху, ставка НДС не зафиксирована. Если в договоре написано: «Стоимость товара — 10 000 рублей без учета НДС. Налог уплачивается партнером по установленной законодательством ставке НДС на дату отгрузки», — допсоглашение не требуется. Вы просто начисляете НДС по актуальной ставке сверх цены.

• В договоре есть пункт об индексации цены при изменении законодательства и ставки НДС.

• Цена и ставка НДС прописаны в спецификациях — меняйте их там, вносить изменения в договор не нужно.

Этап 4. Проработайте отказ от подписания допсоглашения к договору

Партнеры могут отказаться подписывать допсоглашение. Вот порядок действий, который позволит сократить риски и соблюсти правовые нормы:

1. Попросите предоставить письменный отказ с объяснением причин.
2. Разберитесь, почему отказали.
3. Предложите другие варианты.
4. Если не договорились — решите: расторгнуть договор или все-таки обсудить новые условия и составить новый контракт. Ваши действия должны опираться на закон № 176‑ФЗ, п. 8, 9 ст. 164 НК РФ и ст. 450−452 ГК РФ.

Как не ошибиться в формулировках

Переход на уплату НДС — сложный процесс, особенно для тех, кто впервые стал плательщиком НДС. Он требует внимания к множеству деталей. Даже незначительная ошибка может обернуться штрафами, доначислениями или затяжными разбирательствами с налоговой и партнерами.

Для оценки налоговых последствий и формулировок соглашений стоит обратиться к помощи опытных специалистов. Экспертный аутсорсинг — ваш ключ к уверенной работе при переходе на НДС. 1C-WiseAdvice не первый год работает со сложными схемами раздельного учета.

В своей работе мы придерживаемся подхода «Бухгалтерия с пользой для бизнеса»: мы не просто настраиваем учет с нуля, но и разъясняем сложные вопросы, предупреждаем о рисках и помогаем безболезненно адаптироваться к новым налоговым условиям. С нами бухгалтерия становится выгодным инструментом, который работает на ваш бизнес.