Ревизия заработной платы: когда требуется и как проводится?

Как показывает наша многолетняя практика проведения аудита расчета зарплаты, в 85% случаев внутренняя бухгалтерия наших клиентов ошибается именно в расчете заработной платы сотрудников.

Причем большинство выявленных в ходе ревизий оплаты труда нарушений чревато проблемами с налоговой, трудовой инспекцией, прокуратурой и нередко ведут к судебным разбирательствам. Как понять, нужна ли ревизия, и как провести ее с минимальными затратами, – читайте в нашем материале.

Когда ревизия необходима

Тревожные звоночки о том, что ревизия зп как никогда необходима компании, могут быть самыми разными:

• увольнение работников со скандалом;
• недовольство «декретниц» размером пособия;
• отказ в возмещении выплаченных пособий на социальное страхование;
• регулярные запросы налоговой относительно страховых взносов и НДФЛ.

Сомнения может вызвать и размер фонда оплаты труда, особенно, если его нельзя просчитать простыми способами из-за того, что в компании действует:

• сложная система надбавок и премий;
• коллективный договор, предусматривающий множество компенсаций и выплат.

• в компании с расчетом зарплаты все в порядке;
• выгода перехода на аутсорсинг зарплаты не голословна, а выражена в конкретных суммах.

Отметим, что даже самая простая ревизия расчетов по оплате труда решает сразу несколько задач:

• перепроверка бухгалтера;
• исправление найденных ошибок.

Акт проверки начисления заработной платы

Вне зависимости от того, в каком режиме контроль и ревизия оплаты труда были осуществлены нашими специалистами – как отдельная оплаченная клиентом услуга или по акции, о которой было сказано выше, – в любом случае они обязательно готовят подробнейший отчет, который содержит:

• описание каждого недочета или ошибки;
• анализ возможных последствий выявленных нарушений.

Так как акция действует только для перерасчета заработной платы, то ревизия зп будет завершена актом проверки зарплатных начислений, который отражает, в том числе результаты перерасчета заработной платы при отпуске, командировках или болезни сотрудников. Полноценный аудит расчета зарплаты предполагает, что специалист проверит:

• правильность и достоверность расчетов по начислению заработной платы и удержанию из нее, расходы по выплатам в рамках трудовых (коллективных) договоров (безошибочность сумм, их учет на основании верно оформленных документов);
• отчетность в налоговую и соцстрах (не только составление самих расчетов, но и корректность формирования базы, облагаемой налогами и взносами);
• своевременность выплат по трудовым договорам (контрактам), налоговых отчислений, страховых взносов;
• сроки выплаты отпускных;
• соответствие выполненных операций действующему законодательству;
• правильность отражения в регистрах бухгалтерского учета операций по учету расчетов по заработной плате.

Также наши аудиторы проверят правильность расчета среднедневного заработка. Этот показатель необходим не только для отпусков, но и для больничных, командировок. Чаще всего бухгалтеры не пересчитывают этот показатель, особенно, если его рассчитала учетная программа. Между тем, если в программе отсутствуют какие-либо данные, то, соответственно, конечные цифры будут ошибочны.

Процедурные моменты ревизии

Порядок проведения ревизии расчетов по оплате труда включает в себя, прежде всего, оценку состояния систем, обеспечивающих расчеты для определения сумм различных выплат работникам компании. Причем это системы, как учетные, так и контрольные, например:

• программа 1С:Зарплата и управление персоналом (которая стала уже целой системой, а не просто программой для учета);
• внутренний аудиторский контроль.

От результатов завершенной оценки систем зависят методы проведения ревизии, например: смотрят ревизоры все подряд или же проверяют отдельные моменты, важные для составления общей картины. В ходе других процедурных мероприятий аудиторы проверяют:

• соответствие начисленных сумм выплаченным и собственно основаниям для начисления, а также их достоверность;
• разницу между начисленными и выплаченными суммами на предмет законности и полноты удержаний, причем как в пользу самой компании, так и бюджета (сторонних юридических или физических лиц);
• взаимосвязь и соответствие аналитики расчетов по оплате труда синтетическому учету.

И только после этого аудиторы приступают к контролю соблюдения компанией налогового законодательства.

Отметим, что ревизия расчетов по оплате труда, как правило, подразумевает, что аудиторы будут использовать выборочный способ проверки правильности начисления:

• пособий по временной нетрудоспособности;
• отпускных выплат.

Такой способ вполне решает задачи проверки на:

• достоверность и правильность оформления документации, подтверждающей необходимость выплаты пособий;
• законность начислений в рамках трудового законодательства (сюда входит проверка стажа работы сотрудника, соблюдения наибольшего размера пособия по временной нетрудоспособности, числа дней, проведенных в отпуске).

Также высокая эффективность и у выборочной проверки бухгалтерских расчетов, по которым производится начисление пособий. При этом есть перечень документов, проверяемых сплошным методом:

• штатное расписание (проверка структуры, штатного состава и численности, перечня должностей и назначенных каждой окладов, наличия прибавок, информации о месячном фонде оплаты труда);
• кадровые приказы и распоряжения;
• трудовые договоры.

Последние две группы документов проверяют на соответствие трудовому законодательству и локальным актам самой компании. Основой для проверки правильности начисления заработной платы служат:

• ведомости (расчетные и расчетно-платежные);
• карточки-справки.

Данные из указанных документов или их аналогов ревизоры в обязательном порядке сверяют с табелем учета рабочего времени. Кроме проверки достоверности основного заработка также проводится контроль наличия документов оправдательного характера, которые подтверждают иные выплаты сотрудникам (например, по коллективному договору). Также сплошным методом обычно проверяют:

• приказы на доплаты, связанные с отклонениями от условий труда, признанных нормальными;
• приказы руководства о выдаче премий или материальной помощи.

В большинстве случаев выявление несанкционированных выплат, устранение ошибок и прочие корректировки приносят компании выгоды, гораздо превышающие стоимость ревизии.

Заказать услугу