Локальные нормативные акты — разработка и применение

Любая компания сталкивается с необходимостью издания внутренних правовых актов, чтобы урегулировать трудовые отношения. Процесс разработки и оформления таких документов вызывает много вопросов.

Разбираемся, какие локальные нормативные акты должен разработать работодатель и как избежать штрафных санкций от трудовой инспекции за ошибки.

Локальные нормативные акты — что это такое

Локальные нормативные акты (ЛНА) — это внутренние правила компании. Они регламентируют работу, закрепляют стандарты, социальные гарантии и обязанности сотрудников (ст. 8 ТК РФ).

Все юрлица и ИП должны составлять ЛНА (ст. 309.2 ТК РФ). Исключение — микропредприятия и НКО, которые используют типовую форму ТД и отказались от ЛНА, но все равно должны иметь положение об обработке персональных данных.

Работодатель сам разрабатывает свои ЛНА, с помощью них он регулирует трудовые отношения между организацией и работниками. В них прописывают зоны ответственности, фиксируют субординацию и правила поведения.

Документ имеет юридическую силу и считается локально-нормативным актом, если:

• Соответствует трудовому законодательству в части прав сотрудников. ЛНА не должны ухудшать положение сотрудников — они не могут уменьшать гарантии, установленные ТК РФ.
• Подразумевает многократное применение — для действия ЛНА не установлен конкретный срок.
• Действие документа ограничено одной организацией.
• Издан по согласованию с представителем работников или профсоюзом (если есть).

Частота внесения изменений в ЛНА не регулируется на законодательном уровне. Организации делают это по мере необходимости. Так, с 1 сентября 2025 года вступили в силу новые правила расчета зарплаты и кадрового делопроизводства. Во внутренних документах теперь должны быть отражены детально все виды премий, чтобы верно отнести их в расходы по налогу на прибыль компании.

Виды локальных нормативных актов

Работодатель сам выбирает, какие ЛНА оформлять и в каком виде — это может быть инструкция, правила, приказ, положение, устав, график или регламент.

Например, общие требования к работникам фиксируют во внутренних правилах трудового распорядка. Периоды отдыха — в графике отпусков. Конкретные вопросы решают приказом.

ЛНА также подразделяются на группы:

Разберем подробнее, какие локальные нормативные акты должен разработать работодатель.

Обязательные документы

Эти ЛНА должны обязательно быть в компании, чтобы работодателю не прилетел штраф:

• Штатное расписание. Включает сведения о структуре организации, количестве работников, их должностях и уровне оплаты труда. Оформляется по унифицированной форме Т-3.
• Правила внутреннего трудового распорядка. Регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, права и обязанности сторон, режим работы и время отдыха, систему поощрений и взысканий (ст. 189 ТК РФ).
• Табель учета рабочего времени. Документ ведут согласно ст. 91 ТК РФ. В нем проставляют часы работы каждого сотрудника, время отпуска, больничного или отсутствия по иным причинам.
• Система оплаты труда. Положение об оплате труда регламентирует систему оплаты труда и правила индексации выплат (ст. 135 ТК РФ). Его составляют в обязательном порядке, если условия оплаты не прописаны в Правилах внутреннего трудового распорядка.
• Положение о работе с персданными. В соответствии с п. 8 статьи 86 ТК РФ, всех сотрудников ознакамливают с ним.
• График отпусков. Составляют по форме Т-7 и утверждают за две недели до начала календарного года. Сотрудник должен быть предупрежден о дате начала отпуска не менее чем за 2 недели (ст. 123 ТК РФ).
• Правила охраны труда. Содержат инструкции по технике безопасности, порядок проведения инструктажей, а также устанавливают правила использования средств индивидуальной защиты и регламентируют действия при чрезвычайных ситуациях (ст. 214 ТК РФ).

Помимо разработки локальных нормативных актов, необходимо следить за тем, чтобы они соответствовали действующему законодательству. Это создает существенную нагрузку на кадровую службу. Наша специализация — сложные задачи. У нас на обслуживании много клиентов с многостраничными локальными нормативными актами. Специалисты 1C-WiseAdvice:

• Разрабатывают и актуализируют ЛНА. Берут в работу любые, даже самые объемные и сложные документы, и приводят их в полное соответствие с законом и вашей кадровой политикой.
• Предотвращают конфликты. Выступают «мостом» между кадровой службой и бухгалтерией, исключая разногласия в расчетах и трактовках. Представляют интересы работодателя в государственных органах.
• Экономят ваше время. Освобождают ваших сотрудников от рутины, позволяя им сосредоточиться на стратегических задачах.

Необязательные документы

Чтобы наладить определенные процессы в компании, разрабатывают и другие ЛНА:

• Должностные инструкции. Их оформляют, если трудовой договор не содержит детальных обязанностей работника. Документы устанавливают требования к образованию и квалификации сотрудника, а также определяют, кому он подчиняется.
• Положение о коммерческой тайне. Работники подписывают документ и несут ответственность за разглашение конфиденциальной информации. Положение разрабатывают на основе ст. 11 закона № 98-ФЗ.
• Положение о кадровом электронном документообороте (КЭДО). Определяет правила работы с электронными документами, порядок доступа к ним и их хранения.

Руководство компании вправе предусмотреть принятие и иных нормативных актов.

Как разработать ЛНА

Действующее законодательство не устанавливает жестких требований к порядку создания и оформлению внутренних документов коммерческих организаций. Особые правила действуют только в госучреждениях. Для них разработана обязательная инструкция, включающая детальные требования к работе с ЛНА (Приказ Росархива от 11 апреля 2018 года № 44). Коммерческие организации могут использовать его в качестве образца и создать свои правила разработки ЛНА.

Процесс разработки ЛНА включает несколько ключевых этапов:

1. Планирование и подготовка. Назначьте ответственного за подготовку проекта. Начните с четкого определения целей — сформулируйте, какую проблему должен решить новый акт. Определите его границы: на каких сотрудников и ситуации он будет распространяться. Установите, как он соотносится с уже действующими в компании правилами.
2. Правовой анализ. ЛНА не должны противоречить действующему законодательству. Тщательно изучите ТК РФ, отраслевые законы и подзаконные акты. Помните главное правило: внутренний документ не может менять положение персонала в худшую сторону.
3. Создание ЛНА. Текст нормативного акта должен быть четким, исключать двусмысленные трактовки. Логично выстройте структуру: от общих целей к конкретным процедурам. Убедитесь, что документ охватывает все значимые аспекты и его требования реально выполнить в рабочих условиях.
4. Согласование ЛНА. Проект необходимо согласовать со всеми заинтересованными сторонами: юристы проверяют его на соответствие правовым нормам, а кадровая служба оценивает практическую применимость. Профильные департаменты также вносят свои корректировки. Все замечания и изменения должны фиксироваться.

Как утвердить локальный нормативный акт

Есть три способа утверждения ЛНА:

• грифом утверждения — на документе ставят гриф «УТВЕРЖДАЮ» с подписью руководителя, этот способ самый распространенный;
• приказом с приложением самого ЛНА;
• в составе другого документа — небольшие ЛНА включают в большие документы.

Далее ЛНА регистрируют и присваивают ему уникальный номер.

Как ознакомить сотрудников с ЛНА

Документ необходимо дать прочитать сотрудникам, которых он касается. После ознакомления каждый из них должен подписать акт на специальном листе ознакомления либо в журнале учета (ст. 22 ТК РФ). Также можно предусмотреть список документов для ознакомления в трудовом договоре.

Если в компании большой штат сотрудников, ознакомление с ЛНА может отнимать много времени. 1C-WiseAdvice предлагает готовые ИТ-решения для автоматизации кадрового учета, которые кардинально упрощают взаимодействие со всеми сотрудниками — независимо от масштаба компании.

Подписание локальных актов и уведомлений больше не будет занимать дни и недели. Например, подключение Личного кабинета сотрудника (ЛКС EmplDocs) обеспечит мгновенную рассылку документов, ускоренное подписание ЛНА сотрудниками с любого устройства и снижение бумажного документооборота. Через ЛКС работники могут подавать заявления на отпуск, отгул, перевод, а также запрашивать справки и иные документы.

Этим успешно пользуются наши клиенты. Один из них — международная компания Olympus, в которой работают 170 сотрудников, большая часть из них трудится удаленно. Специалисты 1C-WiseAdvice в течение двух месяцев:

• автоматизировали кадровое делопроизводство компании;
• провели переход с платформы IScala на 1С: ЗУП без остановки бизнес-процессов;
• внедрили ЛКС, интегрированные с 1С: ЗУП;
• доработали функционал 1С: ЗУП под индивидуальные процессы клиента, включая автоматизацию всех печатных форм документов и видов начислений;
• взяли на себя расчет зарплаты со 100% выполнением SLA (без единой ошибки);
• интегрировали решение на базе 1C с другими корпоративными платформами компании (банковское ПО, система финотчетности).

Каковы последствия отсутствия ЛНА

ЛНА — это обязательный элемент документооборота организации. Их отсутствие может привести к серьезным последствиям для компании и ее руководителей и будет считаться административным правонарушением согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

За отсутствие обязательных ЛНА предусмотрены следующие штрафы:

• для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 ₽;
• для индивидуальных предпринимателей — от 1 000 до 5 000 ₽;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽.

FAQ

Процесс составления локальных правовых актов в компании часто приводит к возникновению ряду вопросов. Для вашего удобства мы подготовили на них короткие и содержательные ответы.

Какова процедура разработки локального нормативного акта?

Сначала ответственный исполнитель готовит текст ЛНА. Проект проходит внутреннее согласование со всеми профильными подразделениями, например, кадровой службой, бухгалтерией и правовым отделом. Если ЛНА касается интересов сотрудников — требуется учесть мнение их представительного органа (при наличии). Затем руководитель утверждает изменения приказом или иным документом.

Как правильно оформить локальный нормативный акт?

Правильно составленный документ позволяет избежать правовых споров и конфликтов. Каждый ЛНА должен включать реквизиты:

• наименование юрлица — точное соответствие учредительным документам;
• название документа — положение, инструкция и т. д.;
• номер и дату — для систематизации;
• подпись директора — для утверждения ЛНА;
• печать компании — если это предусмотрено внутренними правилами.

В ЛНА также включают такие разделы:

• общие положения — цель, основные термины;
• основную часть — подробное регулирование вопросов;
• права и обязанности;
• ответственность за нарушения;
• заключение — порядок внесения корректировок и вступления документа в силу.

Можно ли отменить или изменить локальный нормативный акт? Как это сделать?

Процедура внесения изменений в ЛНА строго регламентирована — она повторяет порядок принятия нового документа. Корректировки можно оформить по-разному — при значительных правках проще утвердить совершенно новую редакцию, а для точечных исправлений подойдет отдельный документ с перечнем изменений.

Что касается отмены документов, ст. 12 ТК РФ определяет условия прекращения действия ЛНА:

• Истек срок действия. Если в ЛНА был изначально установлен определенный срок, по его истечении он автоматически прекращает действовать. Если нужно продлить его действие, можно издать отдельный приказ.
• Признание утратившим силу. ЛНА можно отменить полностью или частично (отдельные его положения). Это часто происходит при изменении законодательства или по инициативе самой компании. Новый локальный акт должен прямо указать, какой предыдущий документ или его часть утрачивает силу.
• Появление более выгодных условий для персонала. Например, когда вступает в силу новый закон, коллективный договор. Если они предусматривают более высокий уровень гарантий для сотрудников, чем текущий ЛНА, в документы вносятся изменения.

Каким образом локальные нормативные акты доводятся до сотрудников?

По закону, все работники должны быть ознакомлены с правилами компании под роспись. При приеме на работу человека ознакамливают со всеми внутренними документами до того, как он подпишет трудовой договор. Если он работает удаленно и не может приехать в офис, то используют электронный документооборот.