Памятка по изменениям с 2026 года: расчет зарплаты и кадровый учет

Как было

Федеральный МРОТ в 2025 году составлял 22 440 рублей.

Что изменится

С 1 января 2026 года федеральный МРОТ увеличен до 27 093 рублей. Рост составил около 20%.

Как повлияет
на бизнес

• Увеличатся расходы на сотрудников с зарплатами на уровне МРОТ или привязанными к нему.
• Вырастут выплаты, рассчитываемые на основе МРОТ (пособия, больничные, гарантированные компенсации).
• Возможно, потребуется пересмотр окладов, корректировка ФОТ и бюджетов на персонал.

Важно: Изменения в оплате труда наёмного персонала надо оформить документально.

Как было

Для директоров страховые взносы рассчитывались исходя из фактически начисленных выплат. Если выплат не было или они были ниже МРОТ, взносы могли быть минимальными или нулевыми.

Что изменится

С 1 января 2026 года для директоров коммерческих организаций вводится минимальная обязательная база для расчёта взносов, равная федеральному МРОТ. Это означает:

• Если фактические выплаты директору за месяц ниже МРОТ, страховые взносы рассчитываются исходя из МРОТ (27 093 рублей в 2026 году).
• Даже если выплаты директору отсутствуют или нет трудового договора, взносы всё равно начисляются с МРОТ.

Норма действует только для коммерческих организаций, НКО и ИП изменения не затрагивают.

Как повлияет
на бизнес

• Налоговая нагрузка увеличится, если директор получает меньше МРОТ — база для взносов будет выше фактических выплат.
• Невозможно будет экономить на страховых взносах за счёт символических выплат директору или их отсутствия.
• Даже при отсутствии деятельности компании взносы придётся платить, что создаёт дополнительную финансовую нагрузку.

Как было

Все субъекты МСП могли применять льготный тариф:

• 30% — с выплат в пределах 1,5×МРОТ;
• 15% — с выплат сверх этой величины.

Вид деятельности значения не имел.

IT-компании применяли единый льготный тариф 7,6% на любые выплаты.

Что изменится

С 1 января 2026 года пониженный тариф 15% для МСП будет доступен только по приоритетным ОКВЭД, перечень которых утвердит Правительство.

Для применения льготы необходимы:

• соответствующий ОКВЭД — основной;
• доходы от него — не менее 70% выручки.

При несоблюдении требований льгота отменяется с начала периода, в котором произошло нарушение.

Исключения:

• Общепит с численностью > 250 чел. сохраняет прежний порядок (30%/15%).
• МСП-обрабатывающие производства сохраняют льготный тариф 7,6% (при основном ОКВЭД из перечня и доле доходов ≥70%).

Для IT-компаний вводятся новые тарифы:

• 15% — в пределах предельной базы;
• 7,6% — сверх лимита.

Компании-участники «Сколково» применять эти тарифы не смогут.

Как повлияет
на бизнес

Для МСП:

• Усложнится контроль за соответствием ОКВЭД и долей профильных доходов.
• Возрастёт риск потери льгот при колебании структуры выручки.

Для IT-компаний — повысится налоговая нагрузка.

Как было

В 2025 году предельная величина базы для страховых взносов составляла 2 759 000 рублей нарастающим итогом за календарный год по каждому сотруднику.

Что изменится

С 1 января 2026 года лимит предельной базы увеличен до 2 979 000 рублей.

Как повлияет
на бизнес

• Налоговая нагрузка вырастет, так как дольше будет применяться ставка по страховым взносам 30%/15% (в зависимости от применяемого тарифа).
• В целом годовые расходы на персонал увеличатся.

Как было

Единого порядка выделения доли районных коэффициентов и северных надбавок в среднем заработке не было.

Что изменится

Теперь нужно будет разделять сумму среднего заработка:

• основная часть — облагается по общим ставкам;
• часть, относящаяся к РК/СН, — по ставкам 13%/15%.

Закон не прописывает конкретный метод выделения доли, допускается расчёт пропорционально доходам за период.

Как повлияет
на бизнес

Расчёт НДФЛ по отпускным, больничным, компенсациям и командировкам усложнится — потребуется выделять «северную» часть дохода.

Риск для компании: при неверном выделении доли и неправильном применении ставки налога возможны   претензии со стороны ИФНС.

Как было

Материальная помощь при рождении или усыновлении ребёнка освобождалась от НДФЛ и страховых взносов, если её размер не превышал 50 000 рублей на каждого ребёнка и выплата была произведена в течение первого года после рождения или усыновления.

Что изменится

С 2026 года необлагаемый лимит увеличится до 1 000 000 рублей на каждого ребёнка. Выплаты в пределах этой суммы также будут освобождены от НДФЛ и страховых взносов.

Важно: приказ о выплате должен быть оформлен на единую сумму, а выплачивать помощь можно частями.

Как повлияет
на бизнес

• Появится возможность выплачивать существенно более крупную материальную поддержку сотрудникам при рождении ребёнка без налоговой нагрузки.
• Работодателю нужно будет обновить внутренние документы и корректно оформить приказ на всю сумму, чтобы сохранить льготу.

Как было

Ранее при расчёте лимита для детских вычетов (450 000 рублей) работодатели включали все доходы сотрудника, в том числе районные коэффициенты и северные надбавки. То есть лимит определяли по общей сумме доходов без разделения по налоговым базам.

Пример расчёта, как было в 2025 году:

Лимит — 450 000 рублей.

Доходы за год:

• зарплата — 400 000 рублей.
• РК и СН — 100 000 рублей.

Расчёт:

Общий доход — 500 000 рублей.

500 000 > 450 000 → вычет прекращался.

Что изменится

С 2026 года:

• в расчёт лимита будут включаться только доходы, облагаемые по пятиступенчатой шкале НДФЛ 13–22% — доходы основной налоговой базы;
• доходы, облагаемые по ставкам 13/15%, — районные коэффициенты (РК) и северные надбавки (СН) — не будут включаться в лимит.

Пример расчёта, как будет с 2026 года:

Лимит — 450 000 рублей.

Доходы за год:

• зарплата — 400 000 рублей (учитывается).
• РК и СН — 100 000 рублей (не учитываются).

Расчёт:

Учитываем только зарплату — 400 000 рублей.

400 000 < 450 000 → вычет продолжается.

Как повлияет
на бизнес

Потребуется корректно разделять доходы на основные и «северные» при расчёте лимита.

Ошибки могут привести к неправильному прекращению или продолжению вычетов и перерасчёту НДФЛ.

Как было

С 2025 года за сдачу норм ГТО и получение знака давали право на единовременный налоговый вычет в размере 18 000 рублей.

Для получения вычета требовалось:

• получение или подтверждение знака ГТО;
• прохождение в том же году диспансеризации;
• представление справки о диспансеризации работодателю.

Что изменится

С 2026 года для вычета за ГТО достаточно будет пройти профилактический медицинский осмотр (необязательно диспансеризацию). То есть условие «диспансеризация» заменяется на более простое «медосмотр».

Как повлияет
на бизнес

Расширился список документов и оснований для получения вычета, что делает его ещё более доступным.

Как было

Социальный налоговый вычет за занятия спортом можно было получить только за свои расходы (а также за детей). Возможности оформить вычет за родителей-пенсионеров не было.

Что изменится

Появится право получать вычет за родителей, которые получают пенсии, назначаемые по пенсионному законодательству РФ. Максимальная сумма расходов для расчёта вычета останется прежней — 150 000 рублей в год.

Спортивные услуги должны быть оказаны только организациями и индивидуальными предпринимателями из специального перечня Минспорта.

Как повлияет
на бизнес

• Можно будет компенсировать часть расходов на спорт, оплаченных за родителей-пенсионеров.
• Требования к поставщикам услуг останутся прежними — только из перечня Минспорта.

Как было

Трудовые доходы граждан ЕАЭС облагались НДФЛ по ставкам 13–22% только если по итогам года работник приобретал статус налогового резидента РФ.

Если статус резидента не подтверждался, доходы за весь год пересчитывали и облагали по ставке 30%.

Что изменится

В соответствии с законом:

• трудовые доходы граждан ЕАЭС будут облагаться НДФЛ по прогрессивной шкале 13–22% сразу и без привязки к резидентству;
• годового перерасчёта по ставке 30% больше не будет.

Как повлияет
на бизнес

• Исключается необходимость пересчитывать налог по итогам года — расчёты упрощаются.
• Налоговая нагрузка на сотрудников из ЕАЭС станет предсказуемой, без риска доначисления 30%.
• Сотрудники из ЕАЭС будут получать более стабильный доход «на руки», что снижает вопросы и споры при начислениях.
• Налоговые вычеты по прежнему предоставляются сотрудникам со статусом резидента РФ.

Как было

Расходы на оформление полиса добровольного медстрахования (ДМС), необходимого для въезда и пребывания за рубежом в служебных командировках, не были прямо отнесены к командировочным. 

В результате компенсацию таких расходов работодателем могли рассматривать как доход работника, облагаемый НДФЛ.

Что изменится

Компенсация стоимости полиса ДМС, оформленного для въезда и пребывания в иностранном государстве в период командировки, будет включена в перечень командировочных расходов, освобождаемых от НДФЛ.

То есть такая выплата больше не будет считаться доходом сотрудника.

Как повлияет
на бизнес

• Компенсации ДМС для зарубежных командировок можно будет выплачивать без начисления НДФЛ.
• Уменьшается риск налоговых претензий и споров по квалификации этих выплат.

Как было

• Коды профессий и должностей в ОКПДТР состояли из 5 цифр.
• Классификатор не содержал многих современных профессий (например, коуч, SMM-менеджер, копирайтер и др.).
• Синхронизация с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ) была неполной.

Что изменится

• Код ОКПДТР теперь станет шестизначным.
• В классификатор добавлены современные профессии (например, коуч, SMM-менеджер, копирайтер и т.д.).
• Обновили некоторые названия должностей.
• Новый классификатор синхронизирован с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ).

Как повлияет
на бизнес

Требуется обновить названия должностей (особенно связанных со льготами) и перейти на использование новых шестизначных кодов ОКПДТР в кадровых документах и отчётных формах, а именно:

• Если есть должности, которые гарантируют сотрудникам льготы/компенсации (например, вредные/опасные условия труда, досрочная пенсия и т.п), необходимо переименовать их в соответствии с новым ОКПДТР. Это важно для сохранения предусмотренных гарантий.
• Если название у должности новое, но гарантий, льгот и ограничений она не предполагает,               переименование не является строго обязательным. 
• При подготовке отчётности необходимо внимательно отслеживать и использовать новые коды ОКПДТР.
• Применение устаревших пятизначных кодов может привести к ошибкам и непринятию отчётности контролирующими органами.

Как было

Трудовое законодательство не содержало прямого основания для расторжения трудового договора с иностранным работником в связи с необходимостью соблюдения введённых на региональном уровне ограничений.

Что изменится

• Добавлено новое основание для расторжения трудового договора по инициативе работодателя в отношении иностранных граждан и лиц без гражданства.
• Согласно п. 9 ч. 1 ст. 327.6 Трудового кодекса РФ, увольнение будет допустимо для приведения численности таких работников, в том числе в соответствии с нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Изменения действуют с 1 марта 2026 года.

Как повлияет
на бизнес

• У работодателей появляется чёткое и законное основание для приведения численности иностранных работников в соответствие с региональными требованиями.
• Работодателю необходимо усилить мониторинг регионального законодательства субъекта РФ, в котором работает компания, на предмет установления ограничений для иностранных работников.

Как было

Субъекты Российской Федерации могли устанавливать квоты для приёма на работу инвалидов, но их действие распространялось только на представительства и филиалы работодателя.

Обособленные подразделения, не имевшие статуса филиала или представительства, не подпадали под действие региональных квот.

Что изменится

Региональные квоты будут распространяться не только на филиалы и представительства, но и на все обособленные подразделения работодателя, находящиеся в регионе, отличном от региона головного офиса. 

Изменения действуют с 1 марта 2026 года.

Как повлияет
на бизнес

Работодателям, имеющим обособленные подразделения в других регионах, необходимо:

• проверить, подходят ли они к категории работодателей, которым необходимо устанавливать квоту (квота устанавливается для работодателей, чья численность превышает 35 человек);
• уточнить в законодательстве каждого соответствующего субъекта РФ, установлена ли там квота для приёма на работу инвалидов и каков её размер.

Также возрастает риск ответственности для работодателя: невыполнение (или несоблюдение) квоты в любом из обособленных подразделений, расположенном в регионе с таким требованием, будет являться административным правонарушением со стороны работодателя и может повлечь штраф до 100 000 рублей на юридическое лицо, по ст. 5.42 КоАП РФ.

Как было

Призыв граждан на срочную военную службу проводился дважды в год (весной и осенью).

Что изменится

Призыв на военную службу будут проводить с 1 января по 31 декабря. В течение всего года смогут вызывать на медосвидетельствование, заседания призывной комиссии и пр. Основанием для призыва останутся указы Президента.

Отправлять к месту службы в большинстве случаев станут с 1 апреля по 15 июля и с 1 октября по 31 декабря.

Как повлияет
на бизнес

• Период, в течение которого работник призывного возраста может быть вызван для прохождения мероприятий, связанных с призывом (медкомиссия, заседание комиссии), расширяется на весь год.
• При прохождении мероприятий для призыва работодатель должен освободить сотрудника от работы и сохранить за ним рабочее место.

Как было

Основным документом, подтверждающим постановку физического лица на учёт в налоговом органе и его идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), являлось свидетельство.

Что изменится

Свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе больше выдаваться не будут. 

Для физических лиц подтверждать постановку на учёт будет выписка из Единого государственного реестра налогоплательщиков (ЕГРН). При этом, выданные ранее свидетельства менять не придётся, они сохраняют свою силу.

Информация об ИНН будет доступна на портале «Госуслуги». Запросить выписку из ЕГРН на бумаге можно обратившись лично в налоговый орган или в отделение МФЦ.

Как повлияет
на бизнес

Теперь при приёме на работу сотрудники могут предоставлять не только свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе, но и выписку из ЕГРН.

Как было

Граждане получали справки об инвалидности исключительно на бумаге.

Что изменится

С 1 марта 2026 года справки об инвалидности станут формировать в электронном виде и направлять гражданам (или их представителям) в личные кабинеты на Госуслугах. 

Бумажный формат сохранят только для отдельных случаев, например, если инвалид захочет забрать документ в бумажном виде.

Справки, которые оформят до 1 марта 2026 года, будут действовать до окончания срока установленной в них инвалидности и менять их на электронные не потребуется.

Как повлияет
на бизнес

Теперь при предоставлении гарантий сотруднику-инвалиду, следует быть готовым принять справку об инвалидности в электронном виде.