Как сформировать СЗВ-М в ЗУП

Все компании обязаны информировать Пенсионный фонд о застрахованных работниках. Осуществляется это посредством отчета СЗВ-М. Рассмотрим, как его сформировать с технической точки зрения, чтобы не допустить ошибок.

Что такое СЗВ-М и когда ее нужно сдавать

Напомним, отчет СЗВ-М содержит информацию обо всех работающих у страхователя (предпринимателя или организации) застрахованных лицах (в т. ч. тех, кто трудится по договорам ГПХ). Отчет сдается ежемесячно до 15 числа месяца, который следует за отчетным.

Сам по себе отчет несложен: включает ФИО, ИНН и СНИЛС работников. Но если таких людей много, то высок риск ошибиться в заполнении персональных данных или вообще пропустить кого-либо. Чтобы свести риски к минимуму, практически все вносят информацию в СЗВ-М в автоматическом режиме.

Кто сдает СЗВ-М: кадровик или бухгалтер?

Т.к. отчет связан с персоналом, то логично использовать для его заполнения программные продукты, предназначенные для учета кадров. Одна из самых популярных программ в этой области — «Зарплата и управление персоналом» от компании «1С» (1С: ЗУП).

Где найти СЗВ-М в 1С ЗУП?

Чтобы открыть отчет СЗВ-М в «1С:ЗУП 8» существуют два способа:

1. Выбрать в меню «1С Отчетность» раздел «Справки». Далее нажать «Создать» и в перечне отчетов выбрать «СЗВ-М».
2. Выбрать в меню «Рабочий стол» вкладку «ПФР» и далее — отчет СЗВ-М.

Как заполнить СЗВ-М в 1С?

Перед тем, как формировать отчет, нужно убедиться в корректности исходных данных. Важно, чтобы в СЗВ-М попали все сотрудники, с которыми в этом месяце были действующие трудовые или подобные договоры. Т.е. нужно проверить, чтобы все приказы о приеме на работу или увольнении, сведения о заключенных гражданско-правовых договорах были своевременно внесены в базу.

Также следует удостовериться, чтобы у всех физических лиц, которые попадут в отчет, был внесен в базу СНИЛС. Что же касается ИНН, то этот реквизит не является абсолютно обязательным, но при его пропуске нужно убедиться, что у данного сотрудника ИНН действительно нет (например, это иностранец).

Проверить наличие необходимых реквизитов можно с помощью отчета «Личные данные», сформировав его на последний день отчетного месяца.

Также важно проверить и сведения об организации: наименование, ИНН/КПП, регистрационный номер в ПФР. Если в этих реквизитах будут допущены ошибки, то отчет придется сдавать заново.

Как выгрузить СЗВ-М из ЗУП?

Сформированный отчет СЗВ-М можно распечатать и сдать в ПФР на бумажном носителе. Но такой вариант допускается только для микробизнесов, с численностью застрахованных лиц до 25 человек.

Все остальные работодатели обязаны сдавать эту форму в электронном виде. В этом случае возможны два варианта:

1. Если в конфигурации встроена система обмена данными с ПФР, то после проверки данных (кнопка «Проверить») достаточно нажать кнопку «Отправить» и выбрать пункт «Отправить в ПФР».
2. Если же для отправки используется другая программа, то после проверки нужно сохранить файл (кнопка «Выгрузить») и после запуска «почтовой» программы обратиться к нему.

После передачи сведений в ПФР отчет рекомендуется защитить от изменений. Для этого нужно установить галочку «Пачка принята в ПФР» (не редактируется) и повторно провести форму.

Как избежать ошибок при заполнении СЗВ-М

Заполнение отчетов вручную всегда повышает вероятность появления ошибок. Автоматизация рутинных процессов позволяет решить эту проблему. Чем выше уровень автоматизации, тем качественнее учет. Так, наша компания не ограничивается внедрением стандартных конфигураций, предлагаемых компанией 1С. На сегодня почти завершена доработка модифицированной версии «зарплатной» программы, которую мы назвали ЗУП:1C-WiseAdvice.

Вывод

Большинство работодателей обязаны сдавать форму СЗВ-М в электронном виде. Программа 1С:ЗУП позволяет сделать это без особых проблем, но при одном условии: если полностью и без ошибок занесены все исходные данные.

Заказать услугу