Как найти лучшую компанию для бухгалтерского аутсорсинга и можно ли верить рейтингу?

Для того чтобы выбрать для своей компании лучшую бухгалтерскую фирму из сонма бухгалтерских аутсорсинговых компаний, достаточно сравнить ответы потенциальных аутсорсеров на несколько ключевых вопросов. Доверять рейтингам имеет смысл, только если их можно отследить в динамике.

Рейтинг бухгалтерских компаний

Безусловно, поиск ауторсера для бухгалтерского сопровождения можно и нужно начать с изучения рейтингов компаний, предлагающих:

• комплексные услуги, например – юридические услуги, бухгалтерский и налоговый учет;
• исключительно бухгалтерское обслуживание (ведение бухгалтерского учета).

Отметим, что наша работа высоко оценена рейтинговыми компаниями. По данным ведущего рейтингового агентства «Эксперт РА», компания 1С-WiseAdvice занимает:

• 3-е место среди компаний в области аутсорсинга учетных функций;
• 10-е место в категории «Аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета».

Согласно последнему исследованию RAEX, рейтинг ТОП-10 лучших компаний выглядит так:

Ознакомиться с полной таблицей можно по ссылке

И все же стоит отметить: не всем рейтингам можно доверять. Некоторые провайдеры бухгалтерских услуг воспринимают рейтинги исключительно как витрину и произвольно «играют» данными.

Таким образом, при выборе аутсорсинговой компании нельзя ориентироваться исключительно на рейтинги, которые:

• публикуют разнообразные СМИ;
• проводят рейтинговые агентства.

Однако не учитывать их было бы ошибкой. К тому же это не всегда занимает много времени. Например, рейтинговое агентство Эксперт-РА создало свой официальный Telegram-бот Expert RA (@expertrabot), настройки которого позволяют:

• получать различного рода уведомления;
• найти место компании в рейтинге по ее названию.

При наличии подобных инструментов рейтинги не сложно оценивать в динамике. Например, нашу компанию, которая постепенно поднимается на верхние строчки. 

Такую же положительную динамику 1С-WiseAdvice демонстрирует и в такой категории Рейтинга, как «Расчет зарплаты, кадровый учет и кадровое делопроизводство»

Крупные бухгалтерские компании

Величина бухгалтерской аутсорсинговой компании, как правило, прямо влияет на качество бухгалтерского обслуживания ее клиентов. Ведь такая компания по сравнению с небольшой имеет больше возможностей для:

• автоматизации многих процессов;
• организации полноценной системы хранения данных и документов.

Необходимо понимать: для того чтобы выйти на рынок с предложением бухгалтерских услуг – много не нужно.

Опытные бухгалтеры и аудиторы делают это, сколотив команду из единомышленников.

Однако, как бы ни был прекрасен каждый из отдельно взятых специалистов небольшой команды, человеческий фактор может сыграть в самый неподходящий момент.

Недостаточно просто сказать клиенту, что теперь он:

• может сосредоточить все усилия на развитии основного направления бизнеса;
• экономит время и средства на организацию финансовой работы, что необходимо при наличии внутренней бухгалтерии.

Такие заявления должны иметь под собой прочный материальный базис. Именно технические средства и программное обеспечение позволяет моментально находить нужные документы для отправки в ИФНС по полученным требованиям (уведомлениям).

Кроме того, болезнь или личные обстоятельства отдельных сотрудников в разгар отчетной кампании не должны влиять на качество работы, как этот обычно происходит в небольших бухгалтерских фирмах.

Как найти лучшую бухгалтерскую фирму

Найти в море бухгалтерских аутсорсинговых компаний ту, что нужна именно вам, помогут ответы на ключевые вопросы.

Какое программное обеспечение использует провайдер бухгалтерских услуг?

В идеале бухгалтерская программа, в которой вы сейчас ведете учет, должна совпадать с той, что применяет аутсорсер. Иногда имеет смысл перейти на более распространенное программное обеспечение, например, популярные:

• «1С:Бухгалтерия предприятия»;
• «1С:Зарплата и управление персоналом».

Однако, если аутсорсер предлагает использовать, например, его самописную программу, то здесь нужно хорошенько подумать. Применение редкого программного обеспечения затруднит смену провайдера учетных функций или возврат к самостоятельному ведению бухгалтерского учета (силами штатной бухгалтерии).

Как будет организован документооборот?

Забор первично-учетных документов – это лишь самое начало, причем весьма прозрачное. В вопросах удобства передачи документов аутсорсеры всегда идут навстречу потенциальным клиентам.

Важнее, что происходит с документами, когда они попадают на обработку. Например, мы гордимся своей уникальной технологией:

• из офиса клиента наш курьер доставляет документы прямиком в спецхранилище с промышленными сканерами;
• бухгалтерский и налоговый учет наших клиентов специалисты ведут на основе сканокопий, а не бумажных документов;
• каждая запись в 1С на основании первичного документа подтверждена сканом, подгруженным к ней;
• все замечания к документам наш специалист может делать непосредственно в программе, а клиенты имеют возможность эти примечания увидеть, не выходя из своего офиса, или ознакомиться в сводном отчете, который мы высылаем по электронной почте;
• в любой момент клиент может получить конкретный скан или весь массив отсканированных документов.

Поскольку оригиналы не покидают стен специального хранилища без особой необходимости (налоговая, как правило, требует предоставить копии), то с первого дня нашей работы не пропало ни одного документа. Кроме того, нахождение любой копии занимает буквально несколько секунд.

Как обеспечена защита базы данных?

Аутсорсер, на которого стоит обратить внимание, имеет отлаженную IT-инфраструктуру. Например, наша компания:

• хранит бухгалтерские базы клиентов не на рабочих компьютерах, а на сервере (дата-центре);
• использует дата-центр, который априори надежно защищен от хакеров, вирусов, скачков напряжения и даже перепадов температуры.

Отметим, что в настоящее время мы, став дочерней компанией фирмы «1С», уже начали частично использовать ее дата-центр, один их самых надежных в России.

Для того чтобы окончательно исключить все, даже маловероятные случаи утраты базы данных, аутсорсер обязан делать резервные копии бухгалтерских баз.

Задействованы ли в обработке документов специалисты из регионов?

Адекватные цены за ведение бухгалтерского учета, как правило, предлагают те компании, которые имеют офисы за пределами больших и, соответственно, дорогостоящих городов. Особенно этот параметр важен в Москве, так как бухгалтеры, работающие за пределами московского региона:

• при равных условиях (стаж, опыт, образование и прочее) оценивают свой труд гораздо дешевле, чем их столичные коллеги;
• не имеют возможности и желания менять место работы.

Мы убедились в указанных преимуществах, открыв back-офисы для десятков сотрудников в Волгограде, Кирове, Краснодаре и других городах.

Каковы гарантии качественного обслуживания?

Главная гарантия качества – максимальная автоматизация всех процессов бухгалтерского сопровождения. Ещё один момент – система внутреннего контроля.

Должна быть, например, не только CRM-система, но и группа внутреннего аудита, осуществляющая контроль. Причем даже такой, можно сказать, «ручной» контроль частично автоматизирован при помощи нашей разработки «Электронный аудитор»:

• каждую ночь уникальная программа ищет в базах отклонения от стандартов учета;
• сигнал о наличии подозрительной ситуации поступает специалисту, который приступает к ручной проверке.

Пожалуй, самая ощутимая гарантия – страхование рисков на случай налоговых штрафов и прочих неприятностей. Наша компания готова нести полную ответственность за возможные ошибки своих сотрудников, приведшие к негативным последствиям. Между тем некоторые бухгалтерские аутсорсинговые компании включают в договоры на ведение бухгалтерского учета, так называемые лимиты ответственности, например:

• ограничивают всего лишь одним годом срок своей ответственности, несмотря на то, что налоговая может проверить их клиента в течение трех лет;
• определяют сумму возмещения ущерба не его размером, а стоимостью обслуживания за последний квартал.

Мы же возмещаем ущерб даже в том случае, если договор уже закрыт.

Надеемся, наша публикация поможет вам разобраться в море предложений бухгалтерских услуг и выбрать действительно надежного и ответственного провайдера. Доверьте нам то, что мы делаем лучше других, а сами занимайтесь своим бизнесом – тем, что умеете делать лучше других.