главбуху  собственнику  финдиректору  9 минут на прочтение

Электронный документооборот между организациями: как это работает?

Екатерина Соловьева

Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант 1C-WiseAdvice

При слове «документооборот» в первую очередь приходят на ум столы, заваленные бумагами, шкафы с папками, почтовые конверты и т.п. Однако с каждым годом понятие «документ» все меньше и меньше связано с бумагой: бизнесмены активно осваивают работу с информацией в онлайн-формате. Рассмотрим, как настроить обмен документами в электронном виде и чем он может быть полезен для компании.

Как работает электронный документооборот?

Полностью бумажные документы, т.е. заполняемые с помощью авторучки, сейчас используются на практике очень редко. Почти каждый документ в процессе изготовления проходит электронную фазу: его формируют в бухгалтерской программе или текстовом редакторе, а затем распечатывают, подписывают и высылают контрагенту.

Иногда компании пересылают друг другу скан-копии бумажных документов. Но, несмотря на пересылку онлайн, такой информационный обмен нельзя считать полноценным электронным документооборотом (ЭДО). Ведь все равно необходимо тратить время и ресурсы сначала на распечатку документа, а затем — на его сканирование. Да и юридической силы такая копия не имеет.

Возникает вопрос: почему бы не отправить непосредственно файл, а не тратить бумагу, расходные материалы и время на пересылку? Но здесь появляются две проблемы:

  • подтверждение достоверности документа и обеспечение его юридической значимости;
  • защита информации, содержащейся в файле.

Первая задача решается с помощью электронной подписи, вторая — за счет работы через специализированного оператора.

Что такое электронный документ?

Электронный документ (ЭД) — это файл, содержащий всю необходимую информацию по хозяйственной операции, например: сведения о товаре, цену, реквизиты отправителя и получателя. Он может быть создан как в привычных всем форматах .doc или .pdf, так и в других вариантах.

Главное, чтобы у получателя было соответствующее программное обеспечение (ПО), и он мог прочитать документ, а при необходимости — распечатать.

Чтобы все стороны сделки были уверены в достоверности документа, часть файла представляет собой зашифрованную определенным образом информацию — электронную подпись (ЭП).

ЭЦП бывает трех «уровней» (статья 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ):

  1. Простая ЭП (пароль) позволяет только идентифицировать отправителя документа. Чаще всего используется только внутри компании, т.к. при внешнем обмене нет возможности проконтролировать, что документ не был изменен.
  2. Усиленная неквалифицированная ЭП. Этот вариант заверения ЭД формируется с помощью специализированного ПО и гарантирует защиту от исправлений. Но юридическую силу неквалифицированная подпись имеет только, если это указано в законе. Еще вариант — существует соглашение между контрагентами.
  3. Усиленная квалифицированная ЭП работает так же, как и предыдущий вариант, но ее надежность подтверждается сертификатом удостоверяющего центра (УЦ), аккредитованного Минсвязи. В этом случае электронный документ приобретает юридическую силу, равную бумажному, без каких-либо дополнительных условий.

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами?

Сначала нужно договориться с контрагентами. Ведь обязательный электронный документооборот на сегодня предусмотрен только при сдаче налоговой и некоторых других видов отчетности. А ваши партнеры по бизнесу вполне могут продолжать работать по-старому и не хотеть никаких изменений.

Электронный документооборот в бухгалтерии

Если же согласовать переход удалось, то далее следует:

  1. Проанализировать существующую систему документооборота. Как правило, при углубленном анализе любого процесса в компании выявляется немало ошибок и нет смысла переносить их из бумажного в электронный формат.
  2. Выделить те разделы документооборота, которые будут автоматизированы.

Важно!

Нужно понимать, что одномоментно оцифровать всю бумажную работу в организации, скорее всего, не получится. Вряд ли все контрагенты сразу согласятся перейти на электронный обмен данными.

  1. Внести изменения в существующие регламенты, касающиеся «бумажного» обмена информацией, и разработать новые, относящиеся к электронному обмену. Необходимо чтобы эти две ветви документооборота дополняли друг друга, вместе давая полноценную информацию о состоянии компании.
  2. Получить электронную подпись.
  3. Выбрать оператора для обмена данными.

Покупаем электронную подпись

Теоретически для обмена информацией между компаниями подойдет и неквалифицированная подпись. Но ее использование связано с рядом неудобств. Во-первых, с каждым контрагентом придется отдельно согласовывать возможность ее применения. Во-вторых, если возникнут проблемы и вопрос придется решать в суде, то юридическая значимость таких документов будет сомнительна.

Поэтому лучше сразу ориентироваться на максимальный вариант, т.е. получить усиленную квалифицированную ЭП. Для этого достаточно обратиться в любой аккредитованный УЦ из списка, размещенного на портале Минсвязи.

Выбираем оператора документооборота

Электронный документ теоретически можно отправить и по обычной электронной почте. Но в этом случае есть риск, что конфиденциальная информация попадет в руки злоумышленников. Поэтому лучше пересылать данные через специализированную организацию — оператора ЭДО.

К тому же пользоваться услугами такого оператора так или иначе придется. Ведь электронные налоговые декларации пересылать по обычной e-mail нельзя.

Рынок предоставляет весьма богатый выбор. Несколько десятков компаний готовы предложить вам услуги по обмену информацией.

Оценить их можно по следующим критериям:

  • тарифы;
  • возможность бесплатного демо-доступа;
  • квалификация сотрудников техподдержки;
  • возможность интеграции с бухгалтерским ПО, в первую очередь — с 1С;
  • наличие мобильных приложений (при необходимости);
  • условия обмена в роуминге, т.е. с клиентами других операторов ЭДО.

Также важным критерием может быть то, услугами каких операторов уже пользуются ваши контрагенты. Ведь на сегодня роуминговый обмен в данной сфере пока реализован не всеми операторами.

Преимущества подключения к системе ЭДО

Основным плюсом работы через ЭДО является снижение затрат на работу с документами, как материальных, так и временных (а ведь время в бизнесе — это тоже деньги). Кроме прямой экономии, ведение документооборота в электронном виде дает компании и другие дополнительные преимущества:

  1. Мгновенный круглосуточный доступ к информации.
  2. Унификация процедур формирования и обработки документов.
  3. Защита конфиденциальной информации с помощью шифрования.
  4. Повышение дисциплины: руководство в любой момент может проконтролировать исполнение каждого документа в режиме онлайн.

Проблемы, связанные с внедрением ЭДО

Переход на ЭДО связан с дополнительными финансовыми затратами, в частности, на оформление электронной подписи. Но для большинства предприятий они компенсируются за счет снижения расходов на пересылку документов. Подробнее об этом рассказано в следующем разделе.

Не следует забывать и о человеческом факторе. Для многих сотрудников, привыкших работать с «бумагой», переход на ЭДО может стать серьезным стрессом. Помочь здесь может организация обучения и дополнительная мотивация, например, премии за быстрый переход на новую систему работы.

Также нужно помнить о рисках потери информации из-за сбоев в системе, компьютерных вирусов и т.п. Чтобы избежать подобных проблем, необходимо создать систему резервного копирования данных. Обычно информация ежедневно по завершении работы переносится на независимый носитель. Лучше всего, если оборудование с резервной копией находится в отдельном помещении. Тогда, даже в случае форс-мажорных ситуаций, будут потеряны данные только за один день.

Сколько стоит переход на электронный документооборот?

Затраты на ЭДО состоят из двух частей: приобретение электронной подписи и плата за информационный обмен.

Каждый УЦ самостоятельно определяет тарифы, но в среднем минимальная стоимость электронной подписи для юридического лица начинается от 2,5–3,0 тыс. руб. В эту цену входит как установка специализированного ПО, так и сама подпись (сертификат) на информационном носителе (флешке).

Важно!

ЭП имеет ограниченный срок действия, обычно — не превышающий 12 месяцев. По его истечении потребуется покупать новый сертификат.

Что же касается услуг операторов ЭДО по пересылке документов, то здесь тарифы не менее разнообразны, чем при покупке самой ЭП. Можно провести аналогию с оплатой мобильной связи: чем больше документов включено в купленный пакет услуг, тем дешевле обойдется каждый из них. В среднем стоимость одного исходящего документа составляет от 5 до 15 руб. Входящий трафик у всех операторов бесплатен.

Пересылка одного обычного бумажного письма по России на сегодня стоит от 30 руб., заказного — от 60 руб. Таким образом, при переходе на ЭДО экономия составит не менее 15 руб. на каждый отправляемый документ.

Выше мы говорили, что получение ЭП на год обойдется примерно в 3000 руб. С финансовой точки зрения, переход на ЭДО будет обоснован, если исходящий трафик превышает 200 документов в год (3000/15).

Как наладить работу с документами

Оптимизация работы с документами позволяет не только экономить деньги, но и снижать риски, например, связанные с утратой конфиденциальной информации. Кроме того, упрощение доступа к данным повышает эффективность работы компании в целом.

Однако перестроить процесс документооборота весьма непросто. Сначала нужно провести его полный аудит, затем выявить слабые места, наметить способы оптимизации, разработать и внедрить новые регламенты и т.п.

Лучше всего в подобной ситуации обратиться в специализированную компанию и получить готовый документооборот под ключ

Переход на корректный электронный обмен документами позволяет существенно экономить как деньги, так и время, особенно — средним и крупным компаниям. Кроме того, применение более эффективных методов работы с информацией помогает оптимизировать процесс управления в целом.



Наши лучшие статьи
false