Автоматизация управленческого учета на предприятии: обзор программ, сервисов, решений Автоматизация управленческого учета на предприятии: обзор программ, сервисов, решений
собственнику  финдиректору  12 минут на прочтение

Автоматизация управленческого учета на предприятии

Юрий Мартынов

Автор: Юрий Мартынов
Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

Программы управленческого учета ориентированы на предоставление заинтересованным лицам компании информации, необходимой для принятия эффективных стратегических решений. Нужно заранее определиться с кругом пользователей управленческой отчетности и их информационными потребностями. Среди них могут числиться генеральный директор (СЕО), финансовый директор (CFO), руководители структурных подразделений, менеджеры и т.д.

Управленческий учет в компании

Управленческий учет может включать в себя различные контуры:

  1. Формирование управленческой отчетности
  2. Бюджетирование
  3. Казначейство
  4. Международный учет

Контур управленческой отчетности и бюджетирования в основном состоит из трех ключевых отчетов и соответствующих им бюджетов:

  • отчет о прибылях и убытках (P&L);
  • отчет о движении денежных средств (ДДС);
  • управленческий баланс.

Отчет о прибылях и убытках поможет определить те проекты (сегменты бизнеса), которые генерируют нулевую или отрицательную рентабельность. P&L помогает сконцентрироваться на тех направлениях бизнеса, которые приносят реальную прибыль. Для формирования отчета используется метод начисления, то есть могут учитываться обязательства, по которым еще не было оплаты.

С помощью Отчета о движениях денежных средств можно узнать, насколько компания готова генерировать денежный поток для поддержания текущей деятельности, а также для развития компании и покрытия кредитов. Часто в целях управления финансами используется еженедельный прогноз движения денежных средств – платежный календарь.

Управленческий баланс – это отчет, который сводит результаты предыдущих двух отчетов в один. Документ помогает контролировать корректность учета, направления использования прибыли, дебиторскую и кредиторскую задолженности.

Несмотря на то, что состав управленческой отчетности схож с бухгалтерской, управленческий учет может не иметь с бухгалтерским учетом ничего общего, либо быть похожим на регламентированный только в какой-то части.

В основном, управленческие отчеты от бухгалтерских отличает:

  • большая детализация;
  • другие методики учета;
  • применение особых счетов;
  • высокая регулярность составления.

Программы для ведения управленческого учета

Автоматизация управленческой отчетности возможна уже в организациях малого и среднего бизнеса, если необходимо повысить эффективность принятия и реализации управленческих решений.

Управленческий учет в компании можно собирать и вести в Excel (что актуально для малого бизнеса), а можно использовать более специализированные средства автоматизации для объединения разных источников информации в одной системе, то есть программы или облачные сервисы. В текущее время компании по мере роста могут проходить путь от простых Excel-таблиц к сложным ERP-системам.

Внедрение управленческого учета позволяет эффективно решать целый ряд важных задач:

  • планировать хозяйственную деятельность предприятия путем бюджетирования;
  • контролировать затраты на основании оперативно собранной и предоставленной информации;
  • оптимизировать затраты;
  • контролировать на основании отчетов отклонения фактических показателей от запланированных.

Автоматизация управленческой деятельности компании должна поддерживаться программным обеспечением, которое соответствует задачам, поставленным в компании. И при этом не должна ограничивать технических возможностей и приводить к возникновению учетных проблем.

На текущий момент можно определить следующие основные средства (программы) для автоматизации управленческого учета:

  1. Excel
  2. Облачные сервисы (в основном для управления ДДС)
  3. Различные специализированные конфигурации на базе 1С
  4. ERP-системы для комплексной автоматизации крупных предприятий

При этом любая программа управленческого учета будет иметь как подходящий функционал, так и отсутствующие блоки автоматизации, поскольку разработчики никогда не смогут учесть все возможные особенности бизнеса из разных областей. Для выбора наиболее оптимального программного продукта в организации необходимо сопоставить возможности системы и потребности управленческого учета компании.

Управленческий учет, планирование и отчетность в Excel (Google sheet, Numbers…)

Excel – одна из самых популярных программ автоматизации управленческого учета малого бизнеса и небольших предприятий. Использование дорогостоящих программ управленческого финансового учета не всегда оправдано в небольших компаниях. Excel имеет достаточный функционал для формирования основных отчетов:

  • Отчет по доходам и расходам (ОДР, P&L, Profit and Loss, отчет по финансовому результату компании)
  • Отчет по движению денежных средств (ДДС, CF, Cashflow)
  • Баланс (БЛ, BS, Balance sheet)

Excel обладает неоспоримыми преимуществами:

  • Доступность
  • Специализированные финансовые функции
  • Наглядность и относительная проста для небольших компаний
  • Возможность развития системы с помощью макросов

Минусы:

  • Использование таблиц Excel вместо специализированных программ для управленческого учета по мере развития бизнеса увеличиваются и требуют очень много времени для поддержания корректности учета.
  • Минимальные возможности интеграции с другими системами.
  • Увеличение сложности таблиц, невозможность решения задач управленческого учета только простыми формулами, без использования программирования.
  • Низкая отказоустойчивость.

Чем крупнее бизнес, тем сложнее поддерживать актуальность учета в огромных связанных таблицах с учетом разработанных макросов. Не обладая специальным образованием и навыками программирования, вполне вероятно сделать ошибку при составлении отчетов. А это может повлечь за собой принятие неверных управленческих решений.

Данная ситуация абсолютно недопустима для бизнеса, поэтому наиболее оптимальным решением будет выбор специализированных программных продуктов для управленческого учета.

Использование специализированных онлайн-сервисов для управленческого учета

В качестве альтернативы Excel для автоматизации управленческого учета компаний малого бизнеса можно использовать готовые онлайн-сервисы или программы. Мы предлагаем воспользоваться сервисом «Управленка».

Хотите автоматизировать рутинное формирование управленческой отчетности?
Попробуйте бесплатно сервис «Управленка»

Сервис позволяет, не тратя время на внедрение и настройку отчетов, сразу получить оперативную информацию по финансам компаний, в частности:

  • готовую аналитику текущих расходов;
  • календарь обязательных платежей;
  • прогноз кассовых разрывов;
  • отчетность по проектам.

Сервис Управленка

Рис. 1 Сервис «Управленка»

Для автоматизации управленческого учета в сегменте малого бизнеса сервис выполняет ряд очень важных функций:

  • Осуществляет синхронизацию управленческого учета с банками.
  • Предоставляет информацию по прибыльности различных частей бизнеса (проектов).
  • Планирует предстоящие платежи и поступления ДС, предсказывает кассовый разрыв.

С работой в сервисе вы получите:

  • Настроенный управленческий учет для небольших компаний
  • Продуманную визуализацию основных показателей бизнеса
  • Платежный календарь с обязательными платежами
  • Интеграцию с банками, автоматическую загрузку выписки
  • Синхронизацию с аутсорсингом бухгалтерского учета
  • Управление с мобильного телефона через чат-бот Telegram
  • Высокую отказоустойчивость

Дополнительно заказав услугу аутсорсинга управленческого учета, вы сможете забыть о ведении управленческого учета, сосредоточившись на управлении бизнесом.

В объем консультационной поддержки входит:

  • помощь в первичной настройке «Управленки», добавлении статей движения денежных средств, проектов, помощь в настройке шаблонов;
  • внесение данных о движении денежных средств по банковским счетам;
  • внесение данных о движении наличных денежных средств по мере получения соответствующей информации;
  • присвоение статей движения денежных средств и проекта каждой операции движения денежных средств на основании согласованных правил (шаблонов);
  • персональное обучение ваших сотрудников работе с «Управленкой».

С помощью сервиса, даже не имея опыта в финансовом и управленческом учете, можно точно определить, сколько денег приносит тот или иной проект или оценить убыток от реализации проекта. Также он помогает планировать платежи и избегать кассовых разрывов, и вам не нужно думать, хватит ли денег на зарплату сотрудникам и оплаты подрядчикам.

Специализированные решения для управленческого учета на базе 1С

На рынке существует большое количество программ управленческого учета, построенных на платформе «1С: Предприятие», решающих задачи автоматизации функций управленческого учета и финансового блока в целом.

Одной из лучших программ является WA:Финансист – отдельный программный комплекс, включающий модули для автоматизации бюджетирования и управленческого учета:

  • Для обеспечения эффективной работы казначейства и формирования БДДС может использоваться модуль «Управление денежными средствами» (сокращено «УДС»);
  • Для формирования бюджета доходов и расходов и прогнозного балансового листа используется модуль «Бюджетирование»;
  • Для ведения управленческого учета по корпоративным стандартам и МСФО может применяться модуль «Управленческий учет /МСФО».

Данный продукт поддерживает синхронизацию с бухгалтерскими программами и позволяет получать фактические данные в режиме реального времени.

Специализированные средства для управленческого учета рассчитаны в большей степени на крупный и средний бизнес – они позволяют получать информацию по всем аспектам управленческого учета, как по финансовым показателям, так и по качественным.

Для корректной работы «WA: Финансист» необходимо настроить под конкретное предприятие. С использованием программных продуктов «WA: Финансист» можно реализовать различные варианты автоматизации процессов учета и бюджетирования:

  1. Если необходимо реализовать полный комплекс бюджетирования – используется модуль «WA: Финансист. Бюджетирование».
  2. Если на предприятии стоит задача только управления денежными средствами на основе БДДС – может применяться модуль «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
  3. Для оперативного управленческого учета эффективно использовать модуль «WA: Финансист. Управленческий учет/МСФО».

ERP-система для комплексной автоматизации предприятия

Развитие бизнеса, рост компаний, усложнение бизнес-процессов приводит к необходимости использовать для автоматизации компаний системы класса ERP.

Обычно ERP-системы включают в себя несколько модулей, охватывающих все области функционирования организации:

  • Управление оперативным и производственным учетом
  • Бухгалтерский и налоговый учет
  • Управление персоналом и расчет зарплаты
  • Финансовый учет (бюджетирование, казначейство)
  • Международный учет (МСФО, GAAP и пр.)
  • Управление активами

Большинство современных ERP-систем достаточно универсальные – они имеют широкие возможности для реализации огромного количества процессов. Но при этом при внедрении системы используется только часть этих возможностей. Остальные модули могут понадобиться в будущем по мере роста и развития компании.

Внедрение ERP-систем позволяет объединить различные бизнес-процессы в одной мощной и удобной системе.

Основные преимущества такого решения:

  • Доступность данных. Один раз внесенные данные становятся доступны в рамках целой системы.
  • Согласованность данных. Применение общей базы данных позволяет избежать этапов сверки и согласования данных.
  • Контроль работы сотрудников. Общая база данных позволяет выявить любые расхождения между подразделениями компании и их причины, что позволяет избежать многих злоупотреблений.
  • Значительное снижение числа ошибок, связанных с человеческим фактором. Данные между подразделениями компании передаются автоматически в рамках единой системы.
  • Отлаженные процессы взаимодействия различных блоков системы. Документы могут формироваться в различных подразделениях и влиять на показатели остальных блоков системы.

К недостаткам внедрения ERP-системы можно отнести в первую очередь ее высокую стоимость, которая может быть обусловлена лишь тогда, когда компания «созрела» для внедрения такого продукта. При этом стоимость внедрения системы может превышать стоимость «коробки» в несколько раз.

Во-вторых, вследствие того, что в системе работает большинство сотрудников компании, возникает проблема обеспечения безопасности данных. Необходимо настроить доступ разных подразделений к различным модулям системы. Возникающие проблемы требуют дополнительного времени на тестирование и отладку.

Необходимо особо внимательно относиться к обеспечению надежности работы сервера, на котором работает система, и настройке дополнительных систем резервного копирования.

Компания 1С-WiseAdvice уделяет особое внимание вопросам безопасности и сохранности данных своих клиентов:

  • Наше серверное оборудование размещается в 15 минутах от офиса, в надежном дата-центре, оборудованном в соответствии с международными стандартами.
  • Серверы надежно защищены от перегрева, скачков напряжения и других форс-мажорных ситуаций, способных вывести оборудование из строя.
  • Доступ IT-инженеров компании 1C-WiseAdvice в дата-центр осуществляется круглосуточно.
  • Для того чтобы окончательно исключить все, даже маловероятные случаи потери данных, мы делаем резервные копии бухгалтерских баз клиентов.

Все это исключает возможность какого-либо стороннего вмешательства в информационную систему компаний-клиентов, а также риски утраты данных.



Наши лучшие статьи
false