Автоматизация управленческого учета на предприятии
Управленческий учет в компании Программы для ведения управленческого учета Управленческий учет, планирование и отчетность в Excel (Google sheet, Numbers…) Использование специализированных онлайн-сервисов для управленческого учета Специализированные решения для управленческого учета на базе 1С ERP-система для комплексной автоматизации предприятия
Программы управленческого учета ориентированы на предоставление заинтересованным лицам компании информации, необходимой для принятия эффективных стратегических решений. Нужно заранее определиться с кругом пользователей управленческой отчетности и их информационными потребностями. Среди них могут числиться генеральный директор (СЕО), финансовый директор (CFO), руководители структурных подразделений, менеджеры и т.д.
Управленческий учет в компании
Управленческий учет может включать в себя различные контуры:
- Формирование управленческой отчетности
- Бюджетирование
- Казначейство
- Международный учет
Контур управленческой отчетности и бюджетирования в основном состоит из трех ключевых отчетов и соответствующих им бюджетов:
- отчет о прибылях и убытках (P&L);
- отчет о движении денежных средств (ДДС);
- управленческий баланс.
Отчет о прибылях и убытках поможет определить те проекты (сегменты бизнеса), которые генерируют нулевую или отрицательную рентабельность. P&L помогает сконцентрироваться на тех направлениях бизнеса, которые приносят реальную прибыль. Для формирования отчета используется метод начисления, то есть могут учитываться обязательства, по которым еще не было оплаты.
С помощью Отчета о движениях денежных средств можно узнать, насколько компания готова генерировать денежный поток для поддержания текущей деятельности, а также для развития компании и покрытия кредитов. Часто в целях управления финансами используется еженедельный прогноз движения денежных средств – платежный календарь.
Управленческий баланс – это отчет, который сводит результаты предыдущих двух отчетов в один. Документ помогает контролировать корректность учета, направления использования прибыли, дебиторскую и кредиторскую задолженности.
Несмотря на то, что состав управленческой отчетности схож с бухгалтерской, управленческий учет может не иметь с бухгалтерским учетом ничего общего, либо быть похожим на регламентированный только в какой-то части.
В основном, управленческие отчеты от бухгалтерских отличает:
- большая детализация;
- другие методики учета;
- применение особых счетов;
- высокая регулярность составления.
Программы для ведения управленческого учета
Автоматизация управленческой отчетности возможна уже в организациях малого и среднего бизнеса, если необходимо повысить эффективность принятия и реализации управленческих решений.
Внедрение управленческого учета позволяет эффективно решать целый ряд важных задач:
- планировать хозяйственную деятельность предприятия путем бюджетирования;
- контролировать затраты на основании оперативно собранной и предоставленной информации;
- оптимизировать затраты;
- контролировать на основании отчетов отклонения фактических показателей от запланированных.
Автоматизация управленческой деятельности компании должна поддерживаться программным обеспечением, которое соответствует задачам, поставленным в компании. И при этом не должна ограничивать технических возможностей и приводить к возникновению учетных проблем.
На текущий момент можно определить следующие основные средства (программы) для автоматизации управленческого учета:
- Excel
- Облачные сервисы (в основном для управления ДДС)
- Различные специализированные конфигурации на базе 1С
- ERP-системы для комплексной автоматизации крупных предприятий
При этом любая программа управленческого учета будет иметь как подходящий функционал, так и отсутствующие блоки автоматизации, поскольку разработчики никогда не смогут учесть все возможные особенности бизнеса из разных областей. Для выбора наиболее оптимального программного продукта в организации необходимо сопоставить возможности системы и потребности управленческого учета компании.
Управленческий учет, планирование и отчетность в Excel (Google sheet, Numbers…)
Excel – одна из самых популярных программ автоматизации управленческого учета малого бизнеса и небольших предприятий. Использование дорогостоящих программ управленческого финансового учета не всегда оправдано в небольших компаниях. Excel имеет достаточный функционал для формирования основных отчетов:
- Отчет по доходам и расходам (ОДР, P&L, Profit and Loss, отчет по финансовому результату компании)
- Отчет по движению денежных средств (ДДС, CF, Cashflow)
- Баланс (БЛ, BS, Balance sheet)
Excel обладает неоспоримыми преимуществами:
- Доступность
- Специализированные финансовые функции
- Наглядность и относительная проста для небольших компаний
- Возможность развития системы с помощью макросов
Минусы:
- Использование таблиц Excel вместо специализированных программ для управленческого учета по мере развития бизнеса увеличиваются и требуют очень много времени для поддержания корректности учета.
- Минимальные возможности интеграции с другими системами.
- Увеличение сложности таблиц, невозможность решения задач управленческого учета только простыми формулами, без использования программирования.
- Низкая отказоустойчивость.
Чем крупнее бизнес, тем сложнее поддерживать актуальность учета в огромных связанных таблицах с учетом разработанных макросов. Не обладая специальным образованием и навыками программирования, вполне вероятно сделать ошибку при составлении отчетов. А это может повлечь за собой принятие неверных управленческих решений.
Данная ситуация абсолютно недопустима для бизнеса, поэтому наиболее оптимальным решением будет выбор специализированных программных продуктов для управленческого учета.
Использование специализированных онлайн-сервисов для управленческого учета
В качестве альтернативы Excel для автоматизации управленческого учета компаний малого бизнеса можно использовать готовые онлайн-сервисы или программы. Мы предлагаем воспользоваться сервисом «Управленка».
Сервис позволяет, не тратя время на внедрение и настройку отчетов, сразу получить оперативную информацию по финансам компаний, в частности:
- готовую аналитику текущих расходов;
- календарь обязательных платежей;
- прогноз кассовых разрывов;
- отчетность по проектам.
Рис. 1 Сервис «Управленка»
Для автоматизации управленческого учета в сегменте малого бизнеса сервис выполняет ряд очень важных функций:
- Осуществляет синхронизацию управленческого учета с банками.
- Предоставляет информацию по прибыльности различных частей бизнеса (проектов).
- Планирует предстоящие платежи и поступления ДС, предсказывает кассовый разрыв.
С работой в сервисе вы получите:
- Настроенный управленческий учет для небольших компаний
- Продуманную визуализацию основных показателей бизнеса
- Платежный календарь с обязательными платежами
- Интеграцию с банками, автоматическую загрузку выписки
- Синхронизацию с аутсорсингом бухгалтерского учета
- Управление с мобильного телефона через чат-бот Telegram
- Высокую отказоустойчивость
Дополнительно заказав услугу аутсорсинга управленческого учета, вы сможете забыть о ведении управленческого учета, сосредоточившись на управлении бизнесом.
В объем консультационной поддержки входит:
- помощь в первичной настройке «Управленки», добавлении статей движения денежных средств, проектов, помощь в настройке шаблонов;
- внесение данных о движении денежных средств по банковским счетам;
- внесение данных о движении наличных денежных средств по мере получения соответствующей информации;
- присвоение статей движения денежных средств и проекта каждой операции движения денежных средств на основании согласованных правил (шаблонов);
- персональное обучение ваших сотрудников работе с «Управленкой».
С помощью сервиса, даже не имея опыта в финансовом и управленческом учете, можно точно определить, сколько денег приносит тот или иной проект или оценить убыток от реализации проекта. Также он помогает планировать платежи и избегать кассовых разрывов, и вам не нужно думать, хватит ли денег на зарплату сотрудникам и оплаты подрядчикам.
Специализированные решения для управленческого учета на базе 1С
На рынке существует большое количество программ управленческого учета, построенных на платформе «1С: Предприятие», решающих задачи автоматизации функций управленческого учета и финансового блока в целом.
Одной из лучших программ является WA:Финансист – отдельный программный комплекс, включающий модули для автоматизации бюджетирования и управленческого учета:
- Для обеспечения эффективной работы казначейства и формирования БДДС может использоваться модуль «Управление денежными средствами» (сокращено «УДС»);
- Для формирования бюджета доходов и расходов и прогнозного балансового листа используется модуль «Бюджетирование»;
- Для ведения управленческого учета по корпоративным стандартам и МСФО может применяться модуль «Управленческий учет /МСФО».
Данный продукт поддерживает синхронизацию с бухгалтерскими программами и позволяет получать фактические данные в режиме реального времени.
Специализированные средства для управленческого учета рассчитаны в большей степени на крупный и средний бизнес – они позволяют получать информацию по всем аспектам управленческого учета, как по финансовым показателям, так и по качественным.
Для корректной работы «WA: Финансист» необходимо настроить под конкретное предприятие. С использованием программных продуктов «WA: Финансист» можно реализовать различные варианты автоматизации процессов учета и бюджетирования:
- Если необходимо реализовать полный комплекс бюджетирования – используется модуль «WA: Финансист. Бюджетирование».
- Если на предприятии стоит задача только управления денежными средствами на основе БДДС – может применяться модуль «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
- Для оперативного управленческого учета эффективно использовать модуль «WA: Финансист. Управленческий учет/МСФО».
ERP-система для комплексной автоматизации предприятия
Развитие бизнеса, рост компаний, усложнение бизнес-процессов приводит к необходимости использовать для автоматизации компаний системы класса ERP.
Обычно ERP-системы включают в себя несколько модулей, охватывающих все области функционирования организации:
- Управление оперативным и производственным учетом
- Бухгалтерский и налоговый учет
- Управление персоналом и расчет зарплаты
- Финансовый учет (бюджетирование, казначейство)
- Международный учет (МСФО, GAAP и пр.)
- Управление активами
Большинство современных ERP-систем достаточно универсальные – они имеют широкие возможности для реализации огромного количества процессов. Но при этом при внедрении системы используется только часть этих возможностей. Остальные модули могут понадобиться в будущем по мере роста и развития компании.
Внедрение ERP-систем позволяет объединить различные бизнес-процессы в одной мощной и удобной системе.
Основные преимущества такого решения:
- Доступность данных. Один раз внесенные данные становятся доступны в рамках целой системы.
- Согласованность данных. Применение общей базы данных позволяет избежать этапов сверки и согласования данных.
- Контроль работы сотрудников. Общая база данных позволяет выявить любые расхождения между подразделениями компании и их причины, что позволяет избежать многих злоупотреблений.
- Значительное снижение числа ошибок, связанных с человеческим фактором. Данные между подразделениями компании передаются автоматически в рамках единой системы.
- Отлаженные процессы взаимодействия различных блоков системы. Документы могут формироваться в различных подразделениях и влиять на показатели остальных блоков системы.
К недостаткам внедрения ERP-системы можно отнести в первую очередь ее высокую стоимость, которая может быть обусловлена лишь тогда, когда компания «созрела» для внедрения такого продукта. При этом стоимость внедрения системы может превышать стоимость «коробки» в несколько раз.
Во-вторых, вследствие того, что в системе работает большинство сотрудников компании, возникает проблема обеспечения безопасности данных. Необходимо настроить доступ разных подразделений к различным модулям системы. Возникающие проблемы требуют дополнительного времени на тестирование и отладку.
Необходимо особо внимательно относиться к обеспечению надежности работы сервера, на котором работает система, и настройке дополнительных систем резервного копирования.
Компания 1С-WiseAdvice уделяет особое внимание вопросам безопасности и сохранности данных своих клиентов:
- Наше серверное оборудование размещается в 15 минутах от офиса, в надежном дата-центре, оборудованном в соответствии с международными стандартами.
- Серверы надежно защищены от перегрева, скачков напряжения и других форс-мажорных ситуаций, способных вывести оборудование из строя.
- Доступ IT-инженеров компании 1C-WiseAdvice в дата-центр осуществляется круглосуточно.
- Для того чтобы окончательно исключить все, даже маловероятные случаи потери данных, мы делаем резервные копии бухгалтерских баз клиентов.
Все это исключает возможность какого-либо стороннего вмешательства в информационную систему компаний-клиентов, а также риски утраты данных.
Подпишитесь на обновления блога
-
Составление отчета о движении денежных средств (ОДДС)
08 октября 2019
-
Программы 1С
для автоматизации управленческого учета05 марта 2020 -
Кассовый разрыв
и средства его прогнозирования24 апреля 2020 -
Управленческий учет
в компании:
задачи, цели и принципы23 марта 2020