Все, что нужно знать о бухгалтерском аутсорсинге перед переходом

Обычно в компании есть штатный бухгалтер, который ведет бухучет: занимается первичными документами, считает зарплаты и отчитывается перед налоговой. Но часто его ресурсов не хватает, чтобы сделать работу качественно и в срок. В таких случаях бизнес может обратиться за бухгалтерскими услугами к сторонней компании — это называется бухгалтерский аутсорсинг.

Рассказываем, что такое бухгалтерский аутсорсинг, какому бизнесу он полезен, и как выбрать компанию для ведения бухучета компании, чтобы не столкнуться с претензиями со стороны налоговой.

Что такое бухаутсорсинг

Бухгалтерский аутсорсинг — это организация и ведение бухгалтерского учета в бизнесе сторонним специалистом или компанией, при котором исполнитель полностью замещает функции бухгалтерии у заказчика, но остается юридически самостоятельным. В рамках сотрудничества сторонние бухгалтеры полностью или частично берут на себя работу с документацией, отчетностью контроль бухгалтерской деятельности и другие задачи.

Обычно услуги бухгалтерского аутсорсинга включают:

• работу с первичными документами;
• расчет налогов;
• подготовку и сдачу отчетности в ФНС;
• защиту прав заказчика как работодателя;
• отслеживание юридической чистоты документации и проверка отсутствия претензий к клиенту со стороны контролирующих органов;
• ведение отдельных участков бухгалтерии: расчет зарплаты, авансовые отчеты, валютный контроль, кадровый учет и так далее.

Бухгалтерский аутсорсинг позволяет бизнесу законно вести предпринимательскую деятельность без претензий со стороны контролирующих органов и без найма штатных сотрудников. Это выгодно фирмам, которые не хотят собирать собственную бухгалтерию и зависеть от наемных работников.

Какому бизнесу полезен бухгалтерский аутсорсинг

Необходимость отдать бухгалтерию на аутсорсинг может возникнуть у любого бизнеса независимо от формы, ниши и масштабов. Тем не менее, есть предприятия, которые прибегают к услугам сторонних компаний и специалистов для ведения бухгалтерии чаще всего.

Микропредприятия и ИП

Микропредприятия обращаются к бухгалтерскому аутсорсингу крайне часто. Это связано с тем, что компании не могут обеспечить штатного сотрудника достаточным объемом работы из-за малого числа финансовых операций. Еще одна причина — владельцы бизнеса часто не обладают достаточными ресурсами и навыками для найма квалифицированных бухгалтеров.

Кажется, что вести бухгалтерию в бизнесе с небольшим оборотом не сложно. Но даже при низкой загруженности возникают нюансы, связанные с постоянным изменением в законодательстве. Самому предпринимателю сложно отслеживать каждое изменение. Привлечением бухгалтера на аутсорсе предприниматели избавляют себя от необходимости самостоятельно разбираться в нюансах ведения бухгалтерского учета.

Иностранные компании

В зарубежных компаниях давно стало нормой отдавать бухгалтерию на аутсорсинг. Это связано с тем, что за границей передача функций предпринимательской деятельности сторонним специалистам или фирмам более развита, чем в России.

Еще одна причина, почему иностранные компании делегируют бухгалтерию — это избавляет зарубежный бизнес от необходимости разбираться в тонкостях российского финансового и налогового законодательства. По этой причине многие предприятия из-за рубежа, которые работают в России, используют именно труд сторонних бухгалтеров.

Стартапы

Начинающие предприниматели порой недооценивают трудозатраты на ведение и поддержание деятельности фирмы. Они думают, что могут вести бухучет своими силами или с помощью одного бухгалтера, но в результате тратят большое количество времени и сил на функции, которые не относятся к управлению компанией.

Передача бухгалтерии на аутсорсинг позволяет сосредоточиться на управлении бизнесом и его развитии. Предпринимателю не нужно самому разбираться в нюансах бухучета или нести ответственность за ошибки — все задачи берут на себя профессиональные бухгалтеры с профильным образованием и опытом.

Малые и средние предприятия

Малые и средние компании обращаются за аутсорсингом бухгалтерского учета чаще всего. Это позволяет оптимизировать работу бухгалтерии и привлечь квалифицированных специалистов с минимальными затратами. У подобных предприятий часто возникают ситуации, когда бухгалтер оказывается недостаточно загружен работой или наоборот излишне перегружен.

Из-за недостатка или избытка задач у бухгалтера предприятие постоянно оплачивает его переработки или снижает оклад. Это негативно влияет на качество труда, так как в первом случае специалист нарушает сроки и некачественно ведет учет, а во втором — недостаточно зарабатывает и не видит мотивации в работе. Автоматизация и попытка перераспределить функции не помогают, так как часть задач неизбежно остается невыполненной.

Чтобы обеспечить сотрудника бухгалтерии нормальной загрузкой или отказаться от его услуг, бизнес может найти бухгалтера на аутсорсинге. В бухфирмах оплата происходит исключительно за объемы работы, так что компании не придется переплачивать или недоплачивать штатному специалисту.

Холдинги

Часто к услугам сторонних бухгалтерских фирм прибегают группы компаний. Обычно у холдингов уже есть сформированная команда, поэтому на аутсорс отдают не весь бухгалтерский учет, а его отдельные участки. Крупные предприятия передают сторонним специалистам узкие и специфические задачи, которые требуют профильных знаний и опыта: обработка первички, авансовые отчеты или расчеты зарплат.

Аутсорсинг отдельных участков бухгалтерии позволяет холдингу решить точечные запросы, сэкономить на инфраструктуре и снизить трудозатраты. Например, бизнесу не приходится тратить время на найм и адаптацию специалиста и внедрение собственных решений автоматизации.

Компании в специфических нишах

Если бизнес ведет деятельность в нестандартной сфере, например, занимается импортом и экспортом или производством пищевых продуктов, его бухгалтерский учет осложняется дополнительными требованиями и факторами. Государство требует от таких компаний платить нестандартные налоги или предоставлять больше документов, что повышает риск допустить ошибки в бухучете.

Бухгалтеры на аутсорсе обычно знают нюансы ведения учета в разных нишах и могут подготовить документацию и учетом специфической деятельности фирмы. В результате руководители освободятся от необходимости разбираться в требованиях законодательства.

Сезонный бизнес

Сезонному бизнесу: отелям, туроператорам и агрокомплексам бухгалтер нужен только на период финансовой активности. В остальное время содержать специалиста в штате невыгодно, поэтому предприятия прибегают к бухгалтерскому аутсорсингу.

В каких случаях используют бухгалтерский аутсорсинг

Необходимость в бухгалтерском аутсорсинге может возникнуть по множеству причин. Обычно нужду провоцируют следующие факторы:

• штатный бухгалтер не может продолжить работу из-за увольнения или болезни;
• сотрудники допустили ошибку в ведении бухучета и бизнес получил штраф или блокировку счета;
• в компании нет ресурсов для найма штатных бухгалтеров;
• компания не может нагрузить штатного сотрудника работой и переплачивает за простои;
• сотрудники или подрядчики стали иметь претензии к штатной бухгалтерии;
• команда бухгалтеров не справляется с объемом работы, не владеет достаточными знаниями, опытом или ресурсами для ведения бухучета;
• бухгалтеров заподозрили в мошенничестве;
• компания резко нарастила обороты и не успела нанять достаточное количество сотрудников;
• бухгалтерия работает по устаревшим методам, не отслеживает изменения в законодательстве и не адаптируется к новым условиям.

Часто нужда в бухгалтерии на аутсорсе возникает, когда штатные специалисты некачественно выполняют работу: медленно работают, совершают ошибки и упускают важные детали. Еще одна причина — в бизнесе изначально нет сформированного штата бухгалтеров или их ресурсов не хватает для ведения учета.

Кто выполняет услуги по бухгалтерскому аутсорсингу

Аутсорсинг бухгалтерского учета для ООО и других форм бизнеса обычно выполняют бухгалтерские компании или частные бухгалтеры. Это специалисты, которые имеют экономическое образование, знают особенности ведения бухучета для разных предприятий и обладают опытом для работы с бухгалтерией.

Компании, предоставляющие аутсорсинг, полностью или частично заменяют работу штатной бухгалтерии. При этом, специалисты бухгалтерской фирмы не становятся штатными сотрудниками компании-заказчика, а служат сторонними исполнителями.

Различают несколько видов юридических и физических лиц, которые предоставляют аутсорсинг бухгалтерии:

Самозанятые бухгалтеры или бухгалтеры-ИП

Часто работают удаленно с мелкими и средними компаниями.

Приходящие бухгалтеры

Работают неполный рабочий день в офисе по договору ГПХ.

Онлайн-сервисы удаленной бухгалтерии

Предоставляют готовые инструменты, с помощью которых предприниматель может самостоятельно вести бухучет.

Мелкие бухгалтерские компании (ИП и ООО)

Маленькая команда из 3-10 бухгалтеров, которая работает по аналогии удаленной бухгалтерии с небольшими фирмами.

Средние бухгалтерские фирмы (ООО)

Работают командой 10+ человек, автоматизируют процессы на базовом уровне. В основном работают с микробизнесом из-за недостатка квалификации и технологий.

Топовые бухгалтерские фирмы

Большие команды из сотен специалистов разных областей — от юристов до кадровиков. Работают с компаниями разных уровней от микробизнеса до холдингов. В таких компаниях четко отлажены бизнес-процессы, а задачи автоматизированы с помощью специализированного ПО.

Аудиторские и юридические компании

Занимаются бухгалтерским аутсорсингом в дополнение к основной деятельности. Часто не имеют такого высокого уровня экспертизы и отлаженных процессов, как бухфирмы. Качество услуг таких компаний очень разнится, и может быть как низким, так и высоким, в зависимости от квалификации сотрудников.

Бухгалтерский аутсорсинг банков

Бухгалтерский сервис предоставляет сам банк или под брендом банка выступает бухгалтерская фирма-партнер.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Частные бухгалтеры и бухгалтерские фирмы предлагают множество услуг по ведению бухгалтерского учета. В зависимости от специфики бизнеса компания может поручить исполнителям как все задачи, связанные с бухгалтерией, так и часть.

Чаще всего бухгалтерский аутсорсинг подразумевает следующие услуги.

Работа с первичной документацией

Подготовка и формирование договоров, счетов на оплату, платежных документов, товарных накладных, счетов-фактур и так далее.

Функция главного бухгалтера

Управление учетными процессами, контроль деятельности штатных бухгалтеров и детальная формализация работы.

Подготовка и сдача отчетности

Подготовка всех видов отчетной документации для подачи в контролирующие органы.

Расчет и уплата налогов

Расчет налоговых выплат в соответствии с действующей системой налогообложения.

Расчет зарплат

Расчет аванса и заработной платы за месяц штатным сотрудникам: начисления, удержания, налоги, компенсации и пособия.

Проведение финансового аудита

Оценка бухгалтерского учета в бизнесе на соответствие требованиям закона, оценка потенциальных рисков и изучение финансового «здоровья» компании. Подготовка к проверкам.

Оценка чистоты контрагентов

Исследование финансовой стабильности, репутации, прозрачности сделок и других параметров, которые могут указывать на сомнительную деятельность контрагента.

Смежные с бухгалтерией услуги

Поддержка юристов, оптимизация налогов, проверка бухгалтерии, консультирование.

Полный аутсорсинг бухгалтерии

Полный бухгалтерский аутсорсинг — это полная передача бухгалтерского учета в руки сторонней организации. Услуга также называется «бухгалтерией под ключ». При полном бухгалтерском аутсорсинге все задачи по бухучету в бизнесе выполняют специалисты бухгалтерской фирмы. Штатные бухгалтеры при такой схеме работы обычно отсутствуют.

Обычно в бухгалтерский аутсорсинг под ключ входят следующие услуги.

Аутсорсинговая бухгалтерия по эффективности ничем не уступает обычной и часто даже превосходит ее. Она дополнительно избавляет собственника компании от необходимости организовать и контролировать работу специалистов. С аутсорсом бухгалтерии не нужно решать вопросы найма и адаптации персонала, думать о размерах зарплат, графике, обустройстве офиса и других вещах.

Выборочный аутсорсинг

Обычно комплексный бухгалтерский аутсорсинг появляется в бизнесе по инициативе генерального или финансового директора. Но с выборочным аутсорсингом все обстоит иначе. Почти всегда инициатором передачи части бухгалтерских задач сторонним специалистам выступает главный бухгалтер.

У главных бухгалтеров есть множество причин отдавать функции на аутсорс:

• недостаток знаний и компетенций в узких областях бухгалтерского учета;
• нежелание расширять штат, участвовать в процессах найма и адаптации персонала, заниматься мотивацией сотрудников;
• недостаток технологий из-за ограниченных материальных возможностей бизнеса;
• желание делегировать механические функции, чтобы сосредоточиться на стратегических задачах бизнеса с позиции финдиректора;
• нужда в сторонней экспертизе, которая поможет избежать ошибок;
• потребность разделить с исполнителем ответственность за ведение особо сложных или высокорисковых участков бухгалтерии.

В бухгалтерском учете любого бизнеса есть функции, которые отнимают много времени и сил, но не требуют квалификации главного бухгалтера. Как раз для подобных задач удобно привлекать специалистов на аутсорсе.

Часто компании с собственной командой бухгалтеров делегируют следующие участки бухгалтерии:

• расчеты заработных плат персоналу;
• обработка первичной документации;
• кадровое делопроизводство;
• учет кассовых операций;
• экспортно-импортные операции;
• расчеты с арендодателями.

В зависимости от собственной специфики компания выбирает, какие функции оставить штатным сотрудникам, а какие — делегировать бухфирме. Каким-то предприятиям может временно потребоваться дополнительная помощь с бухгалтерией, в таком случае также полезно воспользоваться аутсорсингом.

Аутсорсинг функций главного бухгалтера

Часто бухгалтеров на аутсорсе используют, чтобы закрыть определенный участок бухгалтерии под руководством главного бухгалтера фирмы. Но бывает и противоположная ситуация, когда бизнес оставляет своим сотрудникам только рядовые задачи, а бухгалтерский менеджмент передает сторонней организации.

Не каждая компания может позволить себе иметь в штате квалифицированного главбуха. Это связано с тем, что у управленцев-бухгалтеров обычно более высокие требования к работодателю, зарплатам и условиям труда. Поэтому предприятия прибегают к услугам главного бухгалтера на аутсорсе для решения задач, с которыми не могут справиться штатные специалисты.

Обычно потребность в главном бухгалтере на аутсорсинге возникает, когда:

• прежний главбух резко заболел или уволился;
• компания долго и безрезультатно ищет главного бухгалтера в штат;
• в компании не налажены процессы, связанные с бухучетом, отсутствуют стандарты и регламенты;
• качество ведения бухгалтерского учета страдает из-за недостатка сильного управленца;
• все процессы бухгалтерии держатся на одном человеке, который разрывается между множеством задач.

Главный бухгалтер на аутсорсе берет на себя управление всеми процессами в бухгалтерии. Он организует работу штатных специалистов таким образом, чтобы задачи выполнялись в срок и без ошибок. Главбух также внедряет в бизнес-процессы стандарты и регламенты, которые упрощают труд штатных специалистов.

Бухгалтерское консультирование

У предпринимателей почти всегда есть вопросы, которые касаются разных аспектов бухгалтерии: налогообложения, кадрового учета или валютного контроля. Поэтому в рамках бухгалтерского аутсорсинга подрядчик предоставляет не только услуги по бухучету, но и информационную поддержку бизнеса.

Обычно бухгалтерские фирмы включают экспертную поддержку в дополнение к ведению бухучета и не берут дополнительной платы за информацию. Однако, консультации требуют от компании дополнительных профессиональных ресурсов и компетенций, которые не всегда имеются у нее в достаточном объеме.

Предварительно оценить качество консультирования подрядчика можно еще на этапе переговоров. Если в процессе общения эксперты проявляют интерес, подробно рассказывают об всех аспектах своей работы и предлагают стратегии улучшения текущей ситуации — это показатель, что вы всегда получите ответ на ваш вопрос без напоминаний.

Перед подписанием договора обсудите с бухгалтерской фирмой, как она будет информировать вас о значимых поправках в законодательстве, которые могут отразиться на вашем бизнесе. Возможно, вам покажут примеры информационных материалов, которые получают заказчики аутсорсинга в рамках сотрудничества. Это должен быть не просто скопированный с новостного сайта текст, а материал с экспертными комментариями и профессиональными рекомендациями.

Некоторые бухфирмы устанавливают лимит на экспертную поддержку — уточняйте этот момент заранее. Обычно устные консультации не ограничены по объему и входят в услуги бухучета, а письменные — предоставляются за дополнительную разумную плату.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерии

У предпринимателей есть множество причин выбрать бухгалтерию на аутсорсе вместо штатной:

Независимость от сотрудников
Деятельность бухгалтерии не останавливается, когда кто-то заболевает или уходит в отпуск, так как в бухфирмах сотрудники всегда легко заменяют друг друга.

Экономия
Аутсоринг избавляет собственника бизнеса от необходимости закупать дорогостоящее ПО, тратиться на оборудование и офис.

Обезличенность
Владелец бизнеса поддерживает с аутсорс-бухгалтерией исключительно деловые отношения и может непредвзято оценить их работу.

Многопрофильность
В бухфирмах работают специалисты разных направленностей — юристы, зарплатники, налоговые консультанты. В тандеме они имеют более сильную экспертизу чем один бухгалтер.

Ответственность
Бухгалтерия на аутсорсе несет материальную ответственность за штрафы и пени, которые начислили из-за её ошибок. В таком случае исполнителя легче привлечь к ответственности, чем штатного работника.

Оплата за объемы работы
Заказчик платит исключительно за количество и сложность функций, которые берет на себя бухфирма. Ему не нужно доплачивать за простои, если у бухгалтерии мало работы.

Четкое соблюдение сроков
Бухгалтерия на аутсорсе всегда прописывает в договоре сроки и соблюдает их. Дедлайны не срываются даже в период подготовки отчетности, когда бухгалтеры особенно загружены.

Любые задачи
Команда со штатом более 20-30 бухгалтеров может решить проблему почти любого уровня, тогда как возможности штатных работников зачастую ограничены.

Свобода от кадровых вопросов
Собственнику бизнеса не нужно тратить время и деньги на поиск специалиста, организовывать адаптацию, предоставлять рабочее место.

Технологичность
Как правило фирмы на аутсорсе используют более продвинутые инструменты и методы ведения бухучета, на которые у компаний со штатной бухгалтерией нет средств.

Надежность
Бухгалтерские компании гарантируют выполнение работы по договору. На них можно положиться без страха внезапной болезни бухгалтера и других непредвиденных обстоятельств.

Недостатки аутсорсинга бухгалтерии

Есть несколько проблем и рисков, которые могут ожидать бизнес при переходе на бухгалтерский аутсорсинг. Избежать их помогает тщательный подбор подрядчика и доверие бухгалтерии только добросовестной компании.

Среди возможных недостатков бухгалтерского аутсорсинга:

Риск утечки данных
При работе с бухгалтерией на аутсорсе неизбежно придется передавать ей конфиденциальную информацию. Если подрядчик недостаточно следит за безопасностью, его базы данных могут взломать, вследствие чего данные компании попадут в руки третьих лиц.

Материальные риски
Если бухгалтер на аутсорсе допустит ошибки в бухгалтерском учете, компания рискует столкнуться со штрафами и дополнительными начислениями. Во избежание этой проблемы нужно прописать в договоре с бухфирмой ответственность бухгалтера на аутсорсинге за ошибки, которые возникли по вине подрядчика. Еще один надежный метод защитить себя — доверять компаниям, чья деятельность застрахована.

Срывы сроков
Если доверить бухгалтерию недобросовестным специалистам, они могут не успеть подготовить документацию в срок.

Репутационные риски
Некомпетентные бухгалтеры допускают ошибки в учете, что приводит к порче репутации бизнеса.

Непрозрачное ценообразование
Некоторые бухфирмы специально добавляют скрытые платежи и считают стоимость своих услуг по непонятным тарифам, чтобы взять за работу больше.

Сложности выбора подрядчика
Сотни компаний предлагают услуги бухгалтерского обслуживания, но лишь часть компаний выполняют работу качественно.

Сравнение аутсорсинга со штатным бухгалтером

Одни компании предпочитают вести бухучет силами штатного бухгалтера, а другие — с помощью сторонних специалистов. Есть миф, что к своим сотрудникам у бизнеса больше доверия, однако, многие организации передают бухгалтерию на аутсорс именно потому, что бухгалтерская фирма дает им гарантии и берет оплату не за просиженные часы, а за выполненную работу.

С одной стороны, обычно и знает все нюансы ведения бухучета. Кажется, что он более заинтересован в делах компании, чем сторонний бухгалтер. С другой стороны, штатный работник требует большего контроля, может уволиться и заболеть, а еще его работа оплачивается работодателем даже в том случае, когда задач нет.

Выбирая бухгалтерию на аутсорсе, владелец бизнеса избавляет себя от кадровых и организационных вопросов. Ему больше не приходится нести финансовую ответственность за возможные штрафы и пени, которые начислили по вине бухгалтера, и оплачивать время специалиста в периоды простоев.

При выборе между бухгалтером на аутсорсе или в штате важно учитывать специфику бухгалтерского учета, потребности команды и материальные возможности компании. В одних случаях бизнесу будет выгоднее держать в команде собственного специалиста, а в других — работать с бухгалтерами со стороны.

Кто несет ответственность за отчетность и ведение бухгалтерии на аутсорсинге

Многих владельцев бизнеса привлекает в бухгалтерском аутсорсинге потенциальная возможность снять с себя ответственность за ведение бухучета. Они думают, что если бухгалтерией занимается сторонняя фирма, подрядчик автоматически берет на себя все риски. На самом деле ответственность в любом случае несет генеральный директор предприятия, даже если бухгалтерский учет ведет аутсорсинговая компания.

Отчетные документы при бухгалтерии на аутсорсе все равно подписывает директор юридического лица. Обычно это делается дистанционно через электронно-цифровую подпись. Подрядчик несет исключительно материальную ответственность за штрафы и пени, если это прописано в договоре с компанией.

Кем бы не осуществлялся бухучет на предприятии, ответственность за подлинность и достоверность документации всегда лежит на генеральном директоре предприятия. Фрилансер, штатный работник или фирма-подрядчик могут ошибиться в бухгалтерии, и только в последнем случае бизнес может рассчитывать на материальную компенсацию.

Взыскать материальные издержки со штатного сотрудника крайне сложно, так как трудовое законодательство часто в таких вопросах становится на сторону работника. Единственный шанс добиться компенсации в случае ошибки — прописывать ответственность в трудовом договоре. Правда, бухгалтеры неохотно вступают в трудовые отношения с фирмами, которые могут в любой момент взыскать с них денежные средства за ошибки в документации.

Даже если компания пользуется услугами бухгалтерского аутсорсинга, документы подписывает генеральный директор. Но, в отличие от штатного бухгалтера, подрядчик имеет страховку на свою деятельность и несет материальную ответственность за возможные риски.

Как контролировать бухгалтерский учет на аутсорсе

Многие предприниматели боятся отдавать бухгалтерию на аутсорсинг. Они переживают, что при такой схеме работы не смогут контролировать бухгалтерию, и все важные процессы будут происходить без их участия.

На самом деле все добросовестные бухфирмы организуют максимально прозрачное взаимодействие с заказчиком, ведь от этого зависит их репутация на рынке. С момента начала работы фирма-подрядчик поддерживает связь с клиентом через индивидуального менеджера.

Бухгалтерская фирма заинтересована в длительном сотрудничестве. Поэтому она ведет работу максимально прозрачно и всегда держит клиента в курсе того, что происходит с его бухучетом. Это избавляет клиента от беспокойства за то, что подрядчик не успеет выполнить работу в срок или допустит какие-либо ошибки.

В современных бухгалтерских фирмах инструменты контроля реализуются с помощью автоматизированных технологий: специальных платформ, сервисов и CRM-систем. Если вы сомневаетесь, что подрядчик обеспечит вам достаточный уровень информированности, перед началом работы расспросите его о том, как он будет держать вас в курсе происходящих процессов и операций.

Что должно быть в договоре на аутсорсинг бухгалтерских услуг

Перед подписанием юридического договора с бухгалтерской компанией нужно тщательно изучить условия сотрудничества. Это необходимо, чтобы определить объемы работ, которые обязуется выполнить подрядчик и другие важные нюансы.

Образец договора на бухгалтерский аутсорсинг должен обязательно содержать общие пункты: стороны договора, условия, сроки, цены на услуги, а также права и обязанности сторон соглашения.

Важно, чтобы в договоре был пункт о материальной ответственности подрядчика. В идеале, исполнитель должен гарантировать, что в случае ошибок возместит ущерб в течение трех лет с момента подачи отчетной документации. Обычно налоговая проверка охватывает именно трехлетний срок, поэтому штрафы и пени начисляются именно за этот период времени.

Иногда подрядчик может гарантировать возмещение средств только в течение года или исключительно в размере, не превышающем стоимости бухгалтерских услуг. Если согласиться на такие условия, есть риск недополучить компенсации в случае ошибки со стороны бухгалтеров компании.

Перед подписанием договора полезно передать его на проверку штатному юристу. Также стоит проверить наличие у бухгалтерской фирмы действующего страхового полиса на бухгалтерскую и гражданскую деятельность.

Перед соглашением важно проверить следующие пункты договора с подрядчиком:

• Гарантии
  Как подрядчик гарантирует, что выполнит услуги в должном объеме и с соблюдением всех условий.
• Формат оказания услуг
  Только консультирование или ведение бухгалтерского учета.
• Порядок оплаты
  За какой период необходимо оплачивать услуги: месяц или квартал.
• Услуги
  Перечень работ, которые обязуется выполнить фирма.
• Конфиденциальность данных
  Как подрядчик будет работать с закрытыми коммерческими сведениями, которые получит в процессе ведения бухучета.
• Порядок взаимодействия
  Как будет происходить выполнение обязательств с обеих сторон.

Также в договоре должно быть закреплено обязательство предоставлять бухгалтерской фирме всю необходимую документацию для ведения бухучета.

Если договор составлен подробно, и в нем описаны все перечисленные пункты, подрядчик с большей вероятностью качественно окажет услуги по ведению бухгалтерию.

Ценообразование услуг по бухаутсорсингу

Бухгалтерские компании обычно формируют ценовую политику по-разному. Часто бухфирмы рассчитывают размер услуг в зависимости от системы налогообложения и объема хозяйственных операций за определенный период, например, месяц.

При расчете стоимости организации обычно исходят из следующих критериев:

• выручка клиента за период;
• объем первичной документации;
• действующая система налогообложения;
• число штатных работников;
• специфика учета;
• действующая учетная система клиента и необходимость ее интеграции с другим ПО.

При любом подходе к подсчету итоговая цена ведения бухучета также зависит от фактического объема работ, который был выполнен подрядчиком за месяц. Заказчик всегда оплачивает только оказанные услуги независимо от того, сколько специалистов было вовлечено в проект.

Как найти компанию для ведения бухгалтерии на аутсорсе

При выборе компании для бухгалтерского аутсорсинга стоит обращать внимание на ряд критериев. Не стоит соглашаться не предложение первой попавшейся организации, так как бухгалтерия — это ответственное дело, ошибки в котором грозят вашему бизнесу материальными и репутационными потерями.

Если вы подбираете компанию для ведения бухгалтерии, смотрите на:

Опыт и квалификацию сотрудников

В штате компании, предоставляющей аутсорсинг, должны быть исключительно профессиональные бухгалтеры с профильным образованием и опытом. Идеально, если в организации работают специалисты разной направленности: бухгалтеры, кадровые специалисты, методологи, юристы, налоговые консультанты.

Срок существования и масштаб организации

Лучше обращаться к фирмам, которые работают на рынке более 7-10 лет и имеют в штате более 50 сотрудников. Это связано с тем, что более молодые организации не смогут предоставить вам взаимозаменяемость бухгалтеров и обеспечить должный уровень качества ведения бухучета.

Наличие стандартов

Лучше отдавать предпочтение компаниям, которые работают и обучают персонал по четким регламентам. В таких организациях деятельность организована системно, сотрудники реже нарушают сроки или допускают ошибки, так как имеют четкие инструкции.

Материальная ответственность

У добросовестной бухгалтерской фирмы всегда есть действующий полис страхования профессиональной ответственности. Также компания должна прописать свою ответственность в договоре.

Наличие отзывов и рекомендаций

У бухгалтерской аутсорсинговой фирмы, которая качественно оказывает услуги, в открытом доступе всегда есть рекомендательные письма от клиентов. Также организация может привести примеры предприятий, с которыми работала.

Наличие офиса и актуального сайта

Бухгалтерские организации не скрывают свой юридический адрес и регулярно обновляют информацию о своей деятельности на сайте, в том числе добавляют отзывы и указывают гарантии.

Технологии

Добросовестные организации используют в своей работе специализированное программное обеспечение, которое обеспечивает контроль качества, сохранность бухгалтерской базы и конфиденциальность информации заказчика. Без них фирма почти наверняка превратит бухгалтерию в бардак и не сможет качественно выполнить обязательства.

Скорость реакции и качество коммуникации

Бухгалтерская компания должна быстро отвечать на ваши запросы, всегда держать в курсе того, что происходит с вашей бухгалтерией и при необходимости присылать в офис собственных представителей.

Стоимость обслуживания

Избегайте компаний, которые сильно занижают цены в сравнении с конкурентами и предоставляют огромные скидки — это может быть признаком того, что организация экономит на своих бухгалтерах и берет на работу всех подряд.

Черные и серые схемы работы

Не доверяйте фирмам, которые предлагают вам снизить налоги собственными нелегальными методами. Если вы будете нечестно вести бухучет, обман может раскрыться, и бизнесу придется выплачивать штрафы.

Личные ощущения

Стоит отдавать предпочтение компаниям, сотрудники которых производят приятное впечатление. Такие организации всегда открыты к диалогу, оперативно решают проблемы и придерживаются сроков. Если же в поведении фирмы появляются тревожные звоночки — лучше избегать работы с ней.

Отдайте учет на аутсорсинг и занимайтесь развитием бизнеса

Доверьте аутсорсинг бухгалтерии специалистам 1C-WiseAdvice. Наша компания входит в топ-3 бухгалтерских компаний по данным RAEX и ведет бухгалтерию для малого, среднего и крупного бизнеса уже более 18 лет. В штате 1C-WiseAdvice работают свыше 450 квалифицированных специалистов, среди которых бухгалтеры, налоговые консультанты, юристы, кадровики.

Наши бухгалтеры восстанавливают и наводят порядок в учете, так что в любой момент времени бизнесу не страшна проверка. Специалисты учитывают налоговые и финансовые риски и помогают устранить слабые места в документации законными методами. Мы берем оплату за результат, предоставляем прозрачные тарифы и работаем без простоев.

Есть 5 причин доверить бухгалтерский учет команде 1C-WiseAdvice:

Собираем команду под ваш бизнес

С вашими бухгалтерами работают несколько специалистов разных профилей — от юристов до расчетчиков зарплат. Бизнес не привязан к одному сотруднику, который может уволиться или заболеть.

Не боимся сложных задач

Наши бухгалтеры обладают компетенциями для ведения бухгалтерии в любом бизнесе самой сложной и узкой направленности. Они могут разобраться в чем угодно, будь то северная надбавка или новые оффшорные зоны.

Легко адаптируемся

У компании достаточно ресурсов, чтобы подстроиться под актуальные растущего потребности бизнеса. Специалисты в компании взаимозаменяются, а работа происходит на основании четких стандартов, так что учет не остановится даже при резких изменениях и внештатных ситуациях.

Опираемся на задачи бизнеса

Предоставляем руководству компании информацию, которая важна для принятия управленческих решений. Формируем подробные отчеты для топ-менеджеров клиента, партнеров и инвесторов.

Несем ответственность

В течение трех лет несем материальную ответственность по договору, даже если клиент прекратил сотрудничество.

Мы предоставляем технологичный аутсорсинг бухгалтерского учета для ООО, в котором значимая часть процессов автоматизирована. Храним всю документацию в программах, которые автоматически замечают ошибки и формируют отчеты:

• автоматизированная обработка первичных документов;
• API-интеграция с банками;
• собственная система уведомлений о финансовом состоянии бизнеса;
• CRM 1C-WiseAdvice для отслеживания задач и нюансов учета;
• личный кабинет сотрудника с поддержкой кадрового документооборота;
• автоматизация ручного труда: взаиморасчеты с сотрудниками и государством, расчет зарплаты, кассовые операции;
• электронный аудит для проверки на соответствие стандартам бухгалтерского учета.

Уже более 1000 компаний доверили 1C-WiseAdvice аутсорсинг бухгалтерии, чтобы заниматься развитием бизнеса. Оставьте заявку, и вы узнаете, сколько будет стоить бухгалтерский учет для вашей компании. Заказать услугу