СЗВ-М не принята или принята частично: что делать?

Несмотря на то, что налоговики с 2017 года взяли на себя контроль за пенсионными взносами, организации по-прежнему должны отчитываться и перед ПФР. Речь идет о персональных сведениях по застрахованным лицам. Рассмотрим, какие проблемы могут возникнуть у работодателей в связи со сдачей одной из таких форм — отчета СЗВ-М.

Что такое отчет СЗВ-М и кто должен его сдавать

В 2016 году была поставлена на паузу индексация пенсий для граждан, которые продолжают работать. Если же такой пенсионер принимает решение о завершении трудовой деятельности, то выплаты ему необходимо пересчитать. Обычная персонифицированная отчетность, сдаваемая один раз в год, для сбора такой информации, естественно, не подходит.

Именно по этой причине в 2016 году появился новый ежемесячный отчет — СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном…», постановление Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п). Отчет достаточно прост: кроме сведений об организации он включает в себя ФИО, ИНН и СНИЛС сотрудников. Речь идет о любых физических лицах, с которыми у работодателя есть действующие договоры, облагаемыми пенсионными взносами. Здесь важно учесть следующее:

1. Имеются в виду не только трудовые отношения, но и выплаты по договорам ГПХ и т.п.
2. Важно именно то, чтобы договор действовал в отчетном месяце. Были в это время выплаты или нет — значения не имеет.
3. Если получатель дохода не подлежит обязательному пенсионному страхованию, то его не нужно включать в отчет. Это относится, например, к иностранным гражданам, кроме тех, которые перечислены в п. 1 ст. 7 закона от 12.12.2001 №167-ФЗ.

Следовательно, СЗВ-М должны обязательно сдавать все юридические лица. Ведь в любой организации, даже если она фактически не работает, есть хотя бы один штатный сотрудник — директор.

Как принимается отчет СЗВ-М в ПФР?

Формат сдачи отчета зависит от количества физических лиц, включенных в него. Если их менее 25, то форму можно сдать «на бумаге». Если же застрахованных лиц больше, то допускается только электронный формат.

Срок сдачи СЗВ-М не зависит от формы — это 15 число месяца, следующего за отчетным. Иногда из-за простоты отчета его сдают раньше, а малые компании — даже в течение отчетного месяца (например, если бухгалтер собирается в отпуск). Но поступать таким образом нужно с осторожностью. Ведь до конца месяца может быть принят новый сотрудник, и тогда получится, что отчет сдан с ошибкой.

Почему ПФР может не принять СЗВ-М?

Наиболее распространенными ошибками при сдаче СЗВ-М «на бумаге» являются:

1. Отсутствие или некорректность необходимых реквизитов работодателя (ИНН, регистрационный номер ПФР, подпись).
2. Отсутствие части сведений о сотруднике (нет фамилии или имени, ИНН или СНИЛС).
3. ФИО и СНИЛС не соответствуют друг другу по данным базы ПФ.

При электронном формате сдачи ошибки могут быть теми же, но к ним добавляется неверное имя или формат файла, либо некорректная электронная подпись.

Ошибки кодируются в зависимости от их «тяжести»:

1. Код 10 и 20 — незначительные ошибки (например, отсутствие или опечатка в ИНН). Этот код не является критичным для пенсионного отчета, к тому же у некоторых сотрудников может и вообще не быть ИНН. При наличии таких ошибок отчет принимается.

   Эксперты 1C-WiseAdvice советуют:

   Если ИНН фактически есть, но его просто забыли включить в форму, ошибку необходимо устранить.

2. Коды 30 и 40 — ошибки, связанные с ФИО или СНИЛС сотрудников. В этом случае отчет считается принятым частично, и нужно исправить сведения по этим застрахованным лицам, направить отчетность с типом формы «доп».
3. Код 50 — ошибки в формате или сведениях о работодателе (ИНН, регистрационный номер ПФ). В этом случае отчет не сдан, его нужно подготовить заново с типом формы «исхд».

Отчет СЗВ-М приняли частично, что делать?

При исправлении ошибок, выявленных по отдельным сотрудникам, возможны несколько вариантов:

1. Если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет, то нужно подать по ним отдельную форму с типом «доп».
2. Если в отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде), то их включают в корректирующий отчет с типом «отмн».
3. По тем работникам, в отношении которых допущены опечатки, придется подать две уточняющие формы: сначала аннулировать ошибочную запись («отмн»), а затем добавить правильную («доп»).

Последствия отказа в принятии отчета СЗВ-М

За нарушение срока сдачи СЗВ-М придется заплатить штраф — 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Такое же наказание предусмотрено и за предоставление ошибочных сведений (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Кроме того, виновному должностному лицу придется заплатить от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

В этом же разделе инструкции предусмотрено право страхователя самостоятельно корректировать неверную информацию. Штрафы в таких ситуациях не применяются.

Однако, по мнению ПФ РФ, без штрафа можно исправить только ошибочные данные по тем сотрудникам, которые уже были в отчете. Если же работодатель «забыл» про кого-то из сотрудников, а затем сдал на него дополняющую форму, то наказания не избежать (письмо ПФ РФ от 28.03.2018 № 19-19/5602).

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Есть решения как в пользу страхователей (постановление 2ААС от 21.05.2018 № 02АП-2626/2018), так и в пользу чиновников (постановление 14 ААС от 28.04.2018 № 14 АП-10424/2017).

Высшие судебные инстанции пока не высказали однозначного мнения по данному вопросу. Поэтому страхователю, который нашел «пропущенных» сотрудников, нужно быть готовым к уплате штрафа или к судебным тяжбам.

Как без проблем сдать отчеты в ПФ

Часто бухгалтеры легкомысленно относятся к сдаче СЗВ-М, особенно перед уходом в отпуск или увольнением. Ведь эта форма внешне проста и не связана напрямую с бухучетом и начислением налогов.

Однако из-за ошибок в ней компания может серьезно пострадать. Например, если численность сотрудников составляет 100 человек, то при просрочке или сдаче СЗВ-М с искажениями формата организацию оштрафуют на 50 тыс. руб. А для крупных компаний суммы санкций возрастают многократно.

Передав всю рутинную работу с учетом и отчетностью на аутсорсинг, вы можете сосредоточиться на своем бизнесе и не думать о проблемах с Пенсионным фондом и другими контролирующими органами.

Вывод

Все юридические лица, а также ИП с наемными работниками должны ежемесячно сдавать форму СЗВ-М.

Если отчет не принят отделением ПФР, то нужно исправить ошибки в пятидневный срок. Это позволит избежать штрафа.

Если же вы нашли ошибку самостоятельно, то в некоторых случаях, чтобы отбиться от санкций, придется идти в суд.

Заказать услугу