Воинский учет без ошибок: как провести сверку с военкоматом

С 1 января 2026 года воинский призыв стал круглогодичным, что кардинально меняет подход к воинскому учету в компаниях. Теперь запросы от военкоматов могут поступить внезапно, в любой квартал, превращая формальную ежегодную процедуру в постоянный источник операционных рисков.

Для HR-директора потеря контроля над этим процессом грозит не только административными штрафами, но и срывом кадрового планирования. В этом материале детально разберем, как проводится сверка воинского учета, какие новые правила важно учесть и как выстроить безупречный механизм взаимодействия с военными комиссариатами для минимизации претензий.

Почему важна сверка учетных данных в военкомате

Ежегодная сверка данных воинского учета с военным комиссариатом — это не просто сдача отчетности, а ключевой механизм контроля, позволяющий избежать серьезных административных рисков для компании. Ее главная цель — выявить и устранить расхождения между внутренними учетными документами бизнеса и базами данных военкомата.

Регулярное проведение сверки — прямая обязанность работодателя, регламентированная Инструкцией Минобороны. Эта процедура позволяет системно проверить корректность заполнения личных карточек, сверить персональные сведения сотрудников и их статус.

Таким образом, своевременная и корректная сверка становится инструментом для поддержания порядка в кадровом документообороте и надежной страховкой от претензий со стороны контролирующих органов. В условиях круглогодичного призыва важность этой процедуры многократно возрастает — поддержание учета в идеальном состоянии переходит из категории плановых задач в область постоянного оперативного контроля.

Как меняется порядок сверки по ВУ в 2026 году

Главные изменения 2026 года касаются не только режима круглогодичного призыва, но и двух других критически важных факторов:

1. Происходит активная цифровизация взаимодействия. Военные комиссариаты получают более широкий доступ к межведомственным данным. Это делает информацию в их базах более оперативной и повышает требования к точности сведений со стороны работодателя. То есть любая сверка с военкоматом будет проводиться по более полным и актуальным регистрам, а расхождения станут заметнее.
2. Из-за увеличения предельного возраста пребывания в запасе (до 53 лет), вступившего в силу ранее, существенно расширяется круг военнообязанных сотрудников в компаниях. Это требует особого внимания при первоначальном учете и последующей проверке данных.

В совокупности эти нововведения превращают ежегодную сверку с военкоматом из формального отчета в непрерывный процесс поддержания сведений в безупречном состоянии. Ведь риски ошибок и связанных с ними штрафов возрастают.

Как провести сверку с военкоматом: пошаговая инструкция

Для успешного прохождения сверки данных воинского учета с военным комиссариатом необходимо строгое соблюдение регламента. Составили пошаговый алгоритм контрольных мероприятий.

Шаг 1. Назначаем ответственного за воинский учет в организации

На начальном этапе требуется юридически зафиксировать зону ответственности за ведением воинского учета. Для этого:

• издается приказ по организации, в котором назначается конкретный работник, курирующий все вопросы воинского учета;

• в должностной инструкции сотрудника детально прописываются его функции и пределы полномочий;

• подготовленный приказ, а также проект Плана работы по воинскому учету, направляются на согласование в местный военный комиссариат.

Шаг 2. Заполняем карточки сотрудников

Для каждого сотрудника, подлежащего воинскому учету (в том числе призывников), необходимо заполнить личную карточку по утвержденной форме № 10. Ключевые правила:

• все данные вносятся строго на основании оригиналов документов — паспорт, военный билет, удостоверение призывника;

• карточки систематизируются в отдельную картотеку, что упрощает последующую работу и проведение проверок.

Шаг 3. Определяем сроки сверки с военкоматом

Сроки проведения сверки назначает военный комиссариат и, как правило, они отражаются в согласованном годовом Плане работы. Если конкретная дата не обозначена, организации следует:

• самостоятельно инициировать взаимодействие;

• направить в военкомат официальный письменный запрос с просьбой уточнить сроки предстоящей сверки.

Шаг 4. Организуем внутреннюю проверку документов

Перед визитом в военкомат необходимо выполнить внутреннюю сверку данных. Для этого ответственный сотрудник:

• сверяет каждую позицию в форме № 10 с актуальными документами работника;

• выявляет и устраняет расхождения;

• вносит в карточку отметку о проверке (простым карандашом): указывает дату, ставит подпись и фамилию лица, проводившего ревизию.

Шаг 5. Отправляем документы в военный комиссариат

В установленный срок ответственный работник передает в военкомат следующий пакет документов:

• актуализированные карточки по форме № 10 военнообязанных;

• Журнал проверок по форме, установленной Приказом Минобороны Р Ф от 22 ноября 2021 г. N 700;

• при необходимости — сопроводительное письмо с пояснениями.

Согласно Методическим рекомендациям ВС РФ, специалист военкомата проверяет личные сведения сотрудника. Подробный порядок описан в Приложении 12 к этим рекомендациям. По итогам сверки военный комиссариат:

• вносит соответствующую отметку в предоставленные документы;

• фиксирует результат в Журнале проверок.

Как не ошибиться при сверке: список типичных недочетов

Понимание того, как проводится сверка воинского учета, — это первый шаг к ее успешному завершению. Однако на практике даже при знании алгоритма компании часто допускают одни и те же ошибки, которые приводят к замечаниям от военкомата и административным штрафам.

Собрали в таблицу наиболее распространенные недочеты, а также способы их исправления и предотвращения:

Системный подход, внимательность к деталям и регулярный внутренний аудит — ключевые условия для безупречного прохождения процедуры сверки и минимизации рисков для компании.

Что грозит за нарушения в воинском учете в 2026 году

Нарушения, выявленные в ходе сверки с военкоматом, являются одним из наиболее частых оснований для привлечения организации к административной ответственности. Несвоевременное предоставление сведений, неполные или неверные данные в учетных карточках, а также непроведение обязательной ежегодной сверки трактуются как неисполнение установленных законом обязанностей.

Основная ответственность для юридических и должностных лиц предусмотрена Кодексом об административных правонарушениях. В 2026 году сохраняются значительные размеры штрафов, введенные ранее:

• За непредставление или несвоевременное представление списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет (ст. 21.1 КоАП РФ) на организацию может быть наложен штраф до 400 000 рублей, а на ответственного сотрудника или руководителя — до 50 000 рублей.

• Отдельные статьи устанавливают ответственность за неоповещение граждан о вызовах в военкомат или за неисполнение обязанностей по бронированию, где суммы санкций для юрлиц также могут достигать 400 000 рублей.

Помимо прямых финансовых потерь, ключевым риском для бизнеса является дисквалификация должностного лица на срок до трех лет за повторное нарушение. Это может парализовать кадровый учет компании. Кроме того, системные ошибки в воинском учете создают репутационные риски и повышают внимание контролирующих органов, приводя к внеплановым проверкам.

Как организовать сверки с военкоматом без ошибок и опозданий

Круглогодичный воинский призыв заметно усложнил работу кадровой службы. Теперь HR-директорам необходимо ужесточить контроль за сверкой с военкоматами. Чтобы избежать рисков и оперативно реагировать на запросы, стоит учесть следующие моменты:

• четко описать процедуру сверки для кадровиков;

• отслеживать изменения в законодательстве;

• своевременно проверять и обновлять данные военнообязанных;

• грамотно оформлять и хранить документацию.

Но что, если есть способ упростить эту задачу и сосредоточиться на стратегических целях бизнеса? 1C-WiseAdvice предлагает аутсорсинг кадрового и воинского учета — мы возьмем рутинные процессы на себя.

Почему стоит выбрать обслуживание в 1C-WiseAdvice:

• Комплексное решение «под ключ» — постановка и снятие с воинского учета, ведение учета, формирование картотеки военнообязанных, подготовка нормативных документов, сверка с военкоматами и другие услуги.

• Экономия времени и ресурсов — освободите штатных сотрудников от рутинной работы, пусть они займутся более приоритетными задачами.

• Актуальность информации — наша команда методологов следит за изменениями в законодательстве и оперативно адаптирует процессы под новые требования.

• Экспертная поддержка — мы поможем разобраться в сложных моментах и разрешить конфликтные ситуации.

• Взаимодействие с военкоматами — мы знаем, как правильно подать документы и эффективно общаться с сотрудниками военного комиссариата.

Передайте воинский учет на аутсорсинг — с 1C-WiseAdvice вы сможете сосредоточиться на развитии компании, а не тратить время на бюрократические процедуры.

FAQ

Для чего проводится сверка документов в военкомате?

Цель — выявить и устранить расхождения между сведениями работодателя и военкомата. Это обеспечивает актуальность и полноту информации о военнообязанном персонале, как того требует закон.

С какой периодичностью нужно сверяться с военкоматом?

Каждый год. Конкретную дату устанавливает сам военный комиссариат — п. 36 Инструкции № 700.

Что представляет собой список ГПЗ при сверке с военкоматом?

Это список граждан, пребывающих в запасе (форма № 23), который направляется в военкомат по месту жительства сотрудников, состоящих на учете в других регионах.

Какое количество экземпляров документов требует военкомат для сверки?

Рекомендуется готовить три экземпляра — два направляются в военкомат (один из них возвращается с отметкой). Еще один экземпляр сразу остается в компании с отметкой об отправке.

Какие меры ответственности могут быть применены за нарушение сроков сверки?

Штраф по ст. 21.4 КоАП РФ для должностных лиц — до 50 000 рублей, для юридических лиц штрафа не предусмотрено. При повторном нарушении возможна дисквалификация должностного лица.