Расчет сверхурочных часов при окладе

Трудовой кодекс РФ регламентирует время, которое сотрудники должны посвящать работе. Однако иногда из-за производственной необходимости или чрезвычайных ситуаций им приходится трудиться больше, чем установлено трудовым договором и ТК. Работодатель в этом случае должен оплатить переработку за сверхурочное время по увеличенной ставке.

Рассмотрим, как производится расчет сверхурочных и как упростить расчеты.

Общая информация о переработках

Напомним, сверхурочный труд — это работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени (ст. 99 ТК РФ).

Регламент расчета здесь зависит от того, по какому графику работы трудится специалист. Если это «стандартная» схема, с определенным количеством часов в день, то превышение лимита может быть определено ежедневно. Если же используется суммированный учет рабочего времени, то переработка определяется за учетный период. Обычно это месяц, но закон допускает использование и более длительных временных промежутков, вплоть до года (ст. 104 ТК РФ).

Общие правила учета оплаты сверхурочных

Первые два часа переработки оплачиваются с коэффициентом не ниже 1,5 к «обычному» уровню зарплаты, включая компенсации и премии. Если же работник продолжает трудиться и далее, то вознаграждение за последующие часы должно быть не менее, чем удвоенным (ст. 152 ТК РФ).

Работодатель может установить по этим оплатам и более высокую «планку», утвердив ее в своих внутренних документах.

Если работник захочет, то надбавка в повышенном размере может быть заменена предоставлением отгулов. Их длительность должна быть не меньше, чем период, отработанный сверхурочно.

Кого нельзя привлечь к сверхурочной работе

При этом существуют категории сотрудников, которых запрещено привлекать к работе сверх нормы даже с их согласия (ст. 99 ТК РФ):

• беременных женщин;

• сотрудников до 18 лет.

В отдельных случаях допускается привлечение к сверхурочной работе с письменного согласия и если это не запрещено из-за проблем со здоровьем. Например, под такие условия попадают инвалиды, матери и отцы одиночки, женщины с ребенком в возрасте до 3-х лет и другие.

Оплата сверхурочных при окладной системе оплаты труда

Чтобы рассчитать сумму доплаты для месячного оклада, необходимо сначала определить стоимость отработанного часа. Порядок ее расчета ТК РФ не устанавливает, поэтому здесь возможны следующие варианты:

• Исходя из количества часов в текущем месяце.

• На основе среднемесячного количества часов в году.

Использование второго варианта расчета сверхурочных часов при окладе позволяет «сбалансировать» доплаты. В этом случае работник будет получать одинаковую сумму за переработки, независимо от того, в каком месяце они произошли. Однако организация имеет право воспользоваться любым из указанных способов, закрепив это в локальных нормативных актах.

Если же используется часовая тарифная ставка (например, при сменном графике), то здесь все проще. Стоимость отработанного часа в норме уже известна, остается применить к ней повышающие коэффициенты.

Приведем пример. Бухгалтер Яковлева Н. А. отработала сверхурочно 2 часа 14.02.2025 г. и 3 часа 21.02.2025 г. Ее месячный оклад вместе с премиями и компенсациями — 60 000 ₽. Работает она 40 часов в неделю.

При первом варианте расчета нужно использовать число рабочих часов в феврале 2025 года — 160.

Часовая тарифная ставка: 60 000 / 160 = 375 ₽.

Оплата за работу: 375×4×1,5 + 375×1×2 = 2 250 + 750 = 3 000 ₽.

Если же в организации используется расчет по среднемесячному количеству часов (СМЧ), то сначала нужно определить этот показатель. 2025 год включает в себя 1 972 рабочих часов.

СМЧ = 1972 / 12 = 164,3 часа

Далее аналогично предыдущему варианту:

Тариф = 60 000 / 164,3 = 365,2 ₽.

Оплата = 365,2×4×1,5 + 365,2×1×2 = 2 191,2 + 730,4 = 2 921,6 ₽.

Оплата сверхурочных при суммированном учете

В этом случае лимит рабочего времени определяется не на день, а на весь расчетный период, который может иметь продолжительность до года. Возникает вопрос — какую часть «дополнительных» часов оплачивать с тем или иным коэффициентом?

По мнению Минздравсоцразвития с коэффициентом 1,5 оплачиваются только первые 2 часа сверх нормы труда в рамках всего расчетного периода. Все остальные сверхурочные часы работы за период нужно оплатить в двойном размере (Письмо от 31.08.2009 № 22−2-3363). А как было сказано выше — периодом может быть и целый год.

Однако Верховный суд в решении от 15.10.2012 № АКПИ12−1068 указал, что в данном случае следует руководствоваться Постановлением Госкомтруда СССР № 162 от 30.05.1985.

В соответствии с этим документом, полуторный коэффициент применяется к двум часам переработки, которые в среднем приходятся на каждый рабочий день расчетного периода. И только оставшиеся часы (если таковые будут) подлежат оплате в двойном размере.

Чем грозит неверный расчет сверхурочных часов и доплат за них

Если организация не начислила работнику полагающиеся по закону доплаты, то ее руководитель и другие ответственные лица (например, главбух) могут быть привлечены к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Кроме того, выплаты в повышенном размере облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Следовательно их занижение влечет за собой налоговые правонарушения. С организации в этом случае могут быть взысканы штрафы и пени, а к должностным лицам применены административные санкции по ст. 15.11 КоАП.

Если же ошибки в расчете были сделаны в пользу работника, то и это принесет компании немало проблем:

1. Во-первых, речь идет о финансовых потерях. Ведь если работник не вернет переплату, то правовых оснований для взыскания ее у работодателя не будет (определение Верховного Суда Р Ф от 20.01.2012 № 59-В11−17).
2. Кроме того, завышение выплат в пользу сотрудников уменьшает базу по налогу на прибыль, что также влечет за собой налоговые, административные, а при наличии оснований — и уголовные санкции.

Что делать, если переплатили зарплату работнику, читайте здесь.

Как избежать ошибок при расчете и выплате сверхурочных

Первое, что нужно сделать — убедиться, что правила расчета доплаты правильно отражены во внутренних локальных актах, иначе могут возникнуть трудовые конфликты и репутационные риски для компании.

Как же пройти по этой узкой грани, не допустив ошибок? Оптимальный вариант — передать расчет зарплаты на аутсорсинг 1С-WiseAdvice.

Наш подход «Бухгалтерия с пользой для бизнеса» гарантирует отсутствие нарушений:

• У нас есть целая команда методологов, которая отслеживает изменения в законодательстве и передает их исполнителям. Мы быстро адаптируемся к изменениям, а если нововведения масштабные — оперативно организуем полноценное обучение сотрудников.

• Наша запатентованная технология «Электронный аудитор» автоматически находит расхождения в данных по любым заданным параметрам. А после него расчеты сверхурочных просматривает эксперт, чтобы убедиться, что ошибок нет.

• Помимо этого, в 1С-WiseAdvice внедрены в работу сотни контрольных точек для предупреждения налоговых, финансовых и репутационных рисков. Наши расчетчики следуют четким регламентам, где невозможно пропустить ни одного пункта.

• Дорабатываем 1С: ЗУП под нестандартные задачи вашей бухгалтерии — если в компании распространена работа сверхурочно, выполним соответствующие настройки 1С, доработаем базы и обеспечим их обслуживание и обновление на наших серверах с соблюдением всех требований по информационной безопасности (сертификат ISO 27 001).

Поэтому вы можете быть уверены, что все обязательные выплаты в повышенном размере за сверхурочную работу рассчитаны корректно.