Сотрудник пожаловался в трудовую инспекцию — как пройти внеплановую проверку

Если сотрудник пожаловался в трудовую инспекцию, это может указывать на ряд проблем, например, на ошибки в расчете зарплаты, разногласия с работодателем, нарушения ТК РФ. В таких ситуациях HR-директору важно знать, как действовать в условиях уже начавшейся проверки, что именно будут проверять инспекторы и как минимизировать риски.

Рассказываем, как вести себя во время проверки и избежать будущих жалоб сотрудников.

На что работники жалуются в Роструд

Роструд — федеральный орган власти, отвечающий за политику в сфере труда и занятости, а Государственная инспекция труда (ГИТ) — это подразделение Роструда, которое контролирует соблюдение ТК РФ. Простыми словами, Роструд задает правила, а инспекция следит за их исполнением.

Чаще всего в Роструд жалуются на:

• задержку заработной платы;
• отказ в заключении трудового договора;
• оформление работника не в соответствии с ТК РФ, например, в ситуации, когда на испытательном сроке заявлена зарплата меньше, чем на постоянный срок работы;
• оклад ниже МРОТ по региону;
• выплату «в конверте»;
• неуплату компенсации за сверхурочную работу;
• предоставление неудовлетворительных условий труда;
• несоблюдение требований техники безопасности, например, отсутствие спецодежды;
• неполный расчет при увольнении;
• нарушение трудовых прав беременных сотрудниц или других защищенных категорий;
• отказ в предоставлении отпуска;
• принуждение к увольнению по собственному желанию.

Трудинспекция в ходе проверки тщательно изучает документацию, условия труда и реальные практики, применяемые в компании, чтобы выявить возможные нарушения и защитить права работников.

Что проверяет трудовая инспекция по жалобе работника

ГИТ следит за соблюдением ТК РФ и правил охраны труда. При проверке работодателя инспекция смотрит:

• корректно ли оформлены трудовые документы;
• есть ли задержки в выплате зарплаты;
• в каких условиях работают сотрудники;
• соблюдаются ли нормы рабочего времени и времени отдыха;
• правильно ли оформлены отпуска и больничные;
• если речь идет о «вредных» условиях труда — предоставляются ли работникам необходимые средства индивидуальной защиты и другие гарантии;
• на другие аспекты, связанные с трудовыми отношениями.

В случае выявления нарушений ГИТ выносит предписание об их устранении. Игнорирование этих указаний может повлечь для нарушителя более строгие меры со стороны инспекции.

Сроки проверок по инициативе сотрудника

После того как сотрудник написал жалобу в прокуратуру или инспекцию труда, ГИТ самостоятельно выбирает формат контрольных мероприятий — выездная или документарная проверка. Все определяется тем, позволит ли документация полноценно оценить действия работодателя или для этого понадобится посетить предприятие лично.

Когда приедет инспектор. Если назначена выездная проверка, трудинспекция не всегда обязана заранее уведомлять работодателя о визите. Например, при получении сигнала об угрозе жизни и здоровью граждан, инспекция вправе организовать внеплановый визит в течение 24 часов, не информируя об этом организацию (ч. 12 ст. 66 Закона № 248-ФЗ).

В других случаях ГИТ предупреждает о внеплановых визитах уведомлением в электронной форме на e-mail, указанный при регистрации компании, или через портал «Госуслуги». В документе есть QR-код, с помощью которого работодатель может отслеживать данные о проверке в реестре. При этом согласно пункту 16 статьи 10 294-ФЗ, о проведении внеплановой выездной проверки ГИТ уведомляет компанию не менее чем за 24 часа до начала ее проведения.

Сколько длится проверка. До 2021 года внеплановая проверка ГИТ могла длиться до 20 рабочих дней, но теперь этот срок составляет не более 10 рабочих дней. При этом есть исключения:

• для микробизнеса — от 15 до 40 часов;
• для малых предприятий — до 50 часов.

Виды проверок ГИТ

Проверки ГИТ бывают нескольких видов:

Рассмотрим подробнее, как проходит документарная и выездная проверка, которые могут назначить после жалобы работника.

Как проходит документарная проверка ГИТ

Порядок проведения документарной проверки урегулирован статьей 11 закона № 294-ФЗ. ГИТ запрашивает необходимые документы удобным способом — по почте, телефону или email. После получения документов инспектор проверяет их на своем рабочем месте, без выезда в офис или на производство организации.

Как действует трудинспекция при документарной проверке:

• Уведомляет работодателя. Направляет запрос о предоставлении документов и информации, относящихся к предмету проверки. Сроки для ответа — в течение 10 рабочих дней с момента получения запроса.
• Изучает полученные документы. Если выявлены противоречия, неточности и ошибки, инспектор запрашивает пояснения и дополнительные документы. Также оформляется акт по результатам проверки.
• Выносит предписание в случае нарушений. Возможны два варианта: привлечение работодателя к административной ответственности или переквалификация документарной проверки в выездную, при необходимости.

При этом трудовая инспекция проверяет следующие документы:

• учредительные документы;
• трудовые и коллективные договоры;
• кадровые документы (например, приказы по личному составу, график отпусков и т. д.), в том числе и личные карточки, трудовые книжки сотрудников;
• ведомости на зарплату и расчетные листки;
• ЛНА;
• документы по охране труда и другие документы, относящиеся к трудовым отношениям.

Список документов может варьироваться в зависимости от предмета проверки, а период, за который могут быть запрошены бумаги, не ограничен. Если документы утилизировали по истечению срока хранения по всем правилам, работодатель должен документально подтвердить этот факт.

Также обращаем внимание, что инспектор не вправе требовать документы:

• с нотариальным удостоверением;
• не относящиеся к предмету проверки;
• которые можно получить в порядке межведомственного взаимодействия.

Алгоритм выездной проверки трудовой инспекции

Если назначается выездная проверка, инспектор лично посетит офис или производство компании. Расписали пошагово, как проходит выездная проверка и на что смотрит инспектор.

Уведомление работодателя. ГИТ уведомляет компанию о предстоящей проверке по email или заказным письмом по адресу, указанному в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Издание приказа. Приказ о проведении проверки издает руководитель инспекции или его заместитель. В документе указывают подробные сведения о предстоящем мероприятии, например, ФИО и должности инспекторов, приглашенных экспертов, при их наличии.

Проведение проверки. Инспекторы вправе быть на предприятии круглосуточно, но с соблюдением общего срока проверки. В это время они могут изучать документы и сведения. Также в список полномочий ГИТ входят беседы с персоналом, изъятие образцов, расследование несчастных случаев.

Инспекторы во время выездной проверки обязаны соблюдать ограничения, установленные законодательством (ст. 37 закона № 248-ФЗ). Им запрещено:

• запрашивать документы, не относящиеся к проверке;
• начинать проверку без присутствия руководителя или представителя работодателя;
• незаконно распространять данные о проверке;
• предлагать платные услуги;
• выходить за установленные сроки проверки.

Оформление результатов. По окончании проверки инспекторы составляют акт о проведении проверки в двух экземплярах. Работодатель подписывает акт и подтверждает свое согласие или несогласие с результатами.

Выдача предписания. Если в ходе проверки найдены проблемы, компания получает предписание. В документе будут перечислены выявленные нарушения и срок, в который их нужно устранить.

Если работодатель не выполнит предписание, инспекторы могут инициировать повторную проверку и применить более строгие меры, например, выписать штраф или добиться приостановления деятельности через суд.

Какие права есть у работодателя при проверке

Согласно ст. 36 248-ФЗ, представители бизнеса имеют право присутствовать при проведении проверки, давать устные и письменные объяснения, получать от инспектора информацию о цели проверки, ее официальных основаниях и перечне документов, подлежащих проверке.

Работодатель может знакомиться с документами, связанными с проверкой, а также с ее результатами. В случае несогласия с вердиктом можно указать свое мнение в акте и обжаловать итоги. Помимо этого, компания вправе знать о сроках проведения контрольных мероприятий.

Контролировать процесс проверки может не только руководитель компании, но и другое лицо по доверенности. Если в ходе проверки нашли нарушения, работодатель должен внимательно изучить предписание об их устранении, а в случае несогласия — обжаловать его. Обжалование результата возможно как в вышестоящих органах, так и в судебном порядке.

Штрафы от трудовой инспекции

ГИТ вправе применить меры ответственности, если зафиксированы нарушения трудового законодательства. Ниже приведены самые распространенные недочеты и наказания за них в соответствии со ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Можно ли обжаловать результаты проверки

Работодатель имеет право обжаловать предписание трудовой инспекции, если не согласен с его содержанием. Для этого необходимо подать досудебную жалобу на проверку — обращение сразу в суд недопустимо.

Что нужно указать в жалобе:

• наименование инспекции, проводившей проверку;
• реквизиты и наименование компании;
• решение ГИТ, которое планируется обжаловать — это может быть как все решение полностью, так и отдельные пункты;
• аргументы, почему работодатель не согласен с предписанием, и доказательства своей правоты;
• дату и номер предписания.

Подать жалобу можно онлайн через сайт «Онлайнинспекция.рф» или «Госуслуги», а также по электронной почте или бумажным письмом с уведомлением.

Срок подачи жалобы — 10 календарных дней со дня получения предписания. Трудовая инспекция рассмотрит запрос в течение 20 рабочих дней. В процессе рассмотрения ГИТ может запросить дополнительные документы.

Как избежать проблем с трудовой инспекцией

1C-WiseAdvice — это надежная защита вашего бизнеса от проблем с трудовой инспекцией. Если жалобу уже подали:

• наши эксперты окажут профессиональную поддержку и помогут разобраться в ситуации;
• мы поможем подготовиться к проверке ГИТ и минимизировать риски выявления недостатков;
• вместе с вами проанализируем возможные причины жалобы и разработаем план действий для устранения нарушений.

Но лучше работать на опережение и предотвратить вероятные жалобы сотрудников. 1C-WiseAdvice предлагает комплексные решения для снижения рисков трудовых споров:

• Многоуровневый контроль. Проверяем правильность расчета зарплаты и других выплат с помощью автоматизированной системы «Электронный аудитор» и ручного анализа данных экспертами. Это позволяет избежать переплат, недоплат и ошибок в отчетности.
• Контроль кадрового учета. Выявляем расхождения в данных об отпусках, командировках и других аспектах кадрового учета, что помогает предотвратить споры с сотрудниками.
• Экспертная поддержка в разрешении конфликтов. Наши специалисты помогают «разрулить» сложные ситуации между кадровой службой и бухгалтерией, а также между работодателем и сотрудниками.
• Обеспечение конфиденциальности зарплат. Мы строго соблюдаем конфиденциальность сумм заработной платы, что снижает вероятность возникновения конфликтов.
• Защита персональных данных. Мы учитываем все изменения законодательства и применяем стандарты ISO 27 001. Наши сервера размещены в защищенных дата-центрах, что исключает риск утечки информации и последующих жалоб со стороны персонала.

С 1C-WiseAdvice ваш бизнес будет защищен от проблем, связанных с жалобами сотрудников в трудовую инспекцию. Мы берем на себя все риски, связанные с расчетом зарплаты и кадровым учетом, чтобы вы могли сосредоточиться на развитии компании.