Электронные трудовые книжки: инструкция по переходу

В декабре 2019 года был принят Федеральный закон, регулирующий введение на территории России электронных трудовых книжек.

Отныне сведения о трудовой деятельности будут храниться на стороне Пенсионного фонда.

Если сотруднику потребуются данные о трудовом стаже - для получения визы, банковского кредита или для других целей, - работодатель может выдать "справку" по утвержденной форме СТД-Р (правда, лишь о текущем месте работы).

Чтобы получить полные сведения, включающие предыдущие места работы, сотруднику придется делать запрос через сайт gosuslugi.ru или через Личный кабинет на сайте ПФР. Если потребуется заверенная распечатка, необходимо будет лично прийти в ближайший МФЦ или отделение ПФР.

Переход на электронные трудовые книжки будет осуществляться постепенно, т.е. на какое-то время сохранится бумажный формат. Давайте разбираться.

Что обязательно придется сделать?

Закон обязывает каждого работодателя:

• в срок до 31.10.2020 - уведомить своих сотрудников о возможности выбора: перейти на электронный формат Сведений о трудовой деятельности (СТД) или сохранить бумажный вариант трудовой книжки;

Образец Уведомления сотрудника работодателем – скачать бесплатно

• в срок до 31.12.2020 - внести изменения в локально-нормативные акты компании (добавить в Правила внутреннего трудового распорядка пункты, касающиеся электронного формата сведений о трудовой деятельности), и ознакомить всех сотрудников под роспись;
• с 01.01.2020 – начать ежемесячно уведомлять ПФР обо всех кадровых перемещениях работников, для чего вводится новый формат отчетности СЗВ-ТД. Отчетность подается независимо от того, какой формат трудовой книжки выбрал сотрудник (бумажный или электронный), не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые события. Если кадровых изменений нет, отчетность СЗВ-ТД сдавать не нужно.

В свою очередь каждый сотрудник, в срок до 31.12.2020 должен оформить заявление с указанием: переходит он на электронный формат трудовой книжки или нет (то есть если принято решение остаться в бумажном формате, заявление писать все равно придется).

Образец заявления сотрудника – скачать бесплатно

Если в 2020 году сотрудник не напишет заявление по уважительной причине (болезнь, отпуск, отсутствие работы в 2020 году), он сможет это сделать в любое время, без ограничения по срокам.

Как только заявление сотрудником написано:

• не позднее 15 числа следующего месяца работодатель должен передать в ПФР сведения о решении сотрудника (все та же форма СЗВ-ТД)
• если сотрудник выбрал электронный формат, в бумажный вариант трудовой книжки вносится запись, а сама книжка выдается на руки под роспись.

Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку?

Как отрабатывают механизмы на стороне Пенсионного фонда, будет понятно не раньше конца года.

Если в 2020 году сотрудник решит остаться с бумажной трудовой книжкой, текущий работодатель продолжит её вести. При устройстве на новую работу, новый работодатель также обязан будет спросить у сотрудника: хочет тот оставаться с бумажной книжкой или перейти в электронный формат.

Другими словами, сотрудник, выбравший в 2020 году бумажный формат трудовой книжки, не органичен в сроках принятия решения и может в любой момент (хоть на текущем месте работы, хоть на следующем) перейти в электронный формат. А вот наоборот уже не получится. Так что с переходом лучше не торопиться.

Что меняется при оформлении, увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой?

При увольнении такому сотруднику должна выдаваться "справка" по форме СТД-Р («Сведения о трудовой деятельности, выдаваемой сотруднику работодателем»), в которой отражаются сведения о периоде его работы в этой организации.

"Справку" СТД-Р сотрудник в обязательном порядке предоставляет по новому месту работы. Вместе со "справкой" СТД-Р работодатель вправе потребовать бумажную трудовую книжку (например, чтобы убедиться в наличии стажа, необходимого для предлагаемой должности).

Заказать услугу